Видео: Маленькое королевство Бена и Холли - Вылазка ⭐Лучшие моменты (Ноември 2024)
Ако вашата компания обмисля софтуер за управление на бизнес документи, нека номерата ви ръководят. Разбира се, вероятно сте загрижени за още една такса за постоянно лицензиране на софтуер, която ще се събира месец след месец и година след година, но бъдете сигурни, че тези инструменти в крайна сметка ще спестят повече пари, отколкото струват. Инструмент за избор на редактори като Zoho Docs ви предоставя повече гъвкавост, функции за сътрудничество и капацитет за съхранение, които някога ще имате с хартия, папки с файлове и шкафове за съхранение.
Разговарях с Lisa Croft, мениджър на групови продукти в Adobe Document Cloud, способен и рентабилен инструмент за управление на бизнес документи, за многото начини, по които управлението на бизнес документите може да спести време, пространство и по-важното - на вашите пари. Ето четирите най-очевидни начина, по които тези инструменти осигуряват отлична възвръщаемост на инвестициите.
1. Разходите за печат
Ако сте в състояние напълно да се отървете от хартиените документи, като направите цялата си операция цифрова, ще завършите да купувате много по-малко хартия от конкурентите си. Освен това ще спестите по-малко пари за печат, което включва разходи за енергия, мастило и пощенски разходи, свързани с физическо изпращане на документи до отдалечени места.
Фирмите, които отпечатват 10 000 документа, ще спестят приблизително 2740 долара чрез преминаване към цифрови документи (10 000 документа са приблизително 1/6 от GB; повече за това по-късно), според изчисленията на Adobe. Ако цената на хартията не ви влияе, помислете колко ще помогнете на околната среда. Десет хиляди документа изискват 11 426 галона вода, 961 килограма отпадъци и 3 725 паунда дърво за производство. Това е много вреда за нашата екосистема.
"Опитайте се изобщо да не печатате", каза Крофт. "След като отпечатате документ, вие въвеждате разходи за управление на този документ. Ако го поддържате цифрово от край до край, спестявате пари от самото начало."
2. Разходи за съхранение
Цената на търговските недвижими имоти в Midtown Manhattan, където се намират офисите на PCMag, е приблизително 73 долара на квадратен фут. Ако отделите само 100 квадратни фута за съхранение на документи, харчите около 7 300 долара на месец или 87 600 долара на година, само за съхранение на хартия.
Ако обаче изцяло цифровизирате работата си на хартия, ще можете да съхраните 64 800 страници с документи на Microsoft Word в по-малко от 1 GB дигитално облачно хранилище. С Zoho Docs например можете да платите само 96 долара за 100 GB хранилище годишно. Сто гигабайта е еквивалент на 64 800 000 страници на Word. С Zoho Docs ще получите достъп до функции като групово споделяне на файлове, онлайн и едновременно редактиране на екипи и дори дневници за одит, които ви казват точно кой е осъществил достъп и е направил промени във вашите документи (повече за това по-късно).
3. Правете повече за по-малко и го правете по-бързо
По-рано споменах няколко цифрови функции, които правят системите за управление на бизнес документи по-ценни за вашия бизнес от стандартните документи на хартия. В този раздел ще отида малко по-задълбочено. Например с Adobe Document Cloud можете да изпратите един файл до множество потребители и да поискате подписи от всеки получател. Помислете колко по-сложен и скъп би бил този процес с хартия и пощенската служба на САЩ. Сега умножете тези разходи по колкото и много пъти да повторите процеса през годината.
"Електронното подписване на документ ви спестява пари", каза Крофт. "Не е нужно да го FedEx. Не е нужно да чакате да го изпратите обратно. Това намалява времето и допълнителни копия на документа. Освен това премахвате проблеми с хората, които променят документа, така че знаете документа, който излезе и се подписа е документът, който всъщност сте изпратили. " Ще вляза в сигурността в следващия раздел.
Какво ще кажете за груповото редактиране? С инструменти като Zoho Docs можете да съберете група и да правите едновременни промени в документите, без да е необходимо да ги изпращате напред и назад от член на член. Дори ако вече използвате Microsoft Word и имейл, този процес би бил много по-бавен и по-малко съвместен. Вероятно ще създадете документ и ще го изпратите нагоре по командната верига за множество прегледи, в този момент документът ще ви бъде изпратен обратно за ревизия. Със софтуера за управление на бизнес документи всички инвестирани страни могат да правят редакции в документа наведнъж, всички в рамките на един и същ преглед на документи.
„Определено е полза да сътрудничите върху документ е полза, “ каза Крофт. „Цената е, че спестява пари за пътуване, а също така намалява цикъла на преглед. Взимате документ от началото до края чрез доста сложен цикъл. Всеки път, когато можете да намалите това време, спестявате пари. Онези периферни неща, за които хората не мислят, но ви спестяват пари в дългосрочен план."
4. Многобройните аспекти на сигурността на документите
Невъзможно е да се определи количествено доколко сигурността на документите може да спаси вашата компания, докато не стане твърде късно. Например: Какво става, ако някой вземе договор, който сте им изпратили на физически лист хартия и направи непотвърдени промени в условията на споразумението? Възможно е да не видите промените, отразени в измамния документ, преди да го подпишете. Сега сте юридически отговорни за условията на новото и фалшиво споразумение.
Освен това, какво ще стане, ако някой загуби лист хартия, който съдържа жизненоважна корпоративна информация и тази информация попадне в грешни ръце? Може да загубите конкурентно предимство или да бъдете съдени. Въпреки че няма начин да поставите цифра върху това, което може да струва тази вреда на вашия бизнес, почти сигурно е по-ниска от цената на годишния абонамент за управление на бизнес документи.
Бизнес "инструменти за управление на документи ви позволяват да знаете кой има достъп и какво може да направи с документ", каза Крофт. "Мога да ви изпратя файл и да кажа, когато го отворихте, ако го погледнахте, отпечатахте ли го. Знам къде е документът. Дали този документ ще попадне в грешни ръце? Тези инструменти премахват този риск изцяло. Това е нещо, на което не мислите да спестите пари, но в дългосрочен план това може да стане."
Намерете подходящия инструмент за вас
Въпреки че Zoho Docs и Adobe са сред най-добрите инструменти на пазара, други продукти като Google Drive, Microsoft SharePoint и Dropbox Business предлагат уникални набори от функции, които може да отговарят по-добре на вашите нужди.
Например: Google Drive предлага пълен онлайн достъп до документи, може да чете файлове на Microsoft Office и предлага неограничено съхранение за повече от пет потребители. SharePoint е идеалният инструмент за компании, които разчитат предимно на инструменти на Microsoft Office 365 като Word, PowerPoint и Excel. Dropbox е най-добрият за съхранение, управление и прехвърляне на файлове. Компанията дори наскоро добави ИТ администраторски инструменти, за да ви осигури по-голяма гъвкавост относно това кой вижда кои документи.
