35 съвета за Google Drive, които не можете да си позволите да пропуснете

Повдигнете ръката си, ако си спомняте Writely. Четиричленна компания, наречена Upstartle, стартира онлайн текстовия процесор само през август 2005 г., възползвайки се от новата тогава технология на браузъра, наречена AJAX. Това позволи на потребителите незабавно да запазват и извличат съдържание, генерирано в браузъра, но съхранено на сървъра. И работи толкова добре, че Google купи Upstartle по-малко от година по-късно. По това време продукт като Writely беше уникален (софтуерът не идваше на компактдиск) и се смяташе за хазарт.

Бързо напред към днес. Онлайн наборът от инструменти на Google не е направил нищо друго освен да расте и да се подобрява. Сега под чадъра на Google Drive ще намерите услуга за управление на файлове и съхранение, както и различни уеб-базирани и мобилни приложения. Те включват: текстообработващ компютър (Документи или Написани, всички пораснали), електронна таблица (Таблици), презентации (Слайдове), рисунка и форми.

Това е пълен набор от инструменти, които сега заемат далеч по-зрелия Office на Microsoft; всъщност спорният Google Drive караше Microsoft да създава онлайн версии на Word, Excel и PowerPoint, за да работи със своята услуга за съхранение / синхронизиране OneDrive.

Фирмите могат да използват G Suite, версия на Google Drive с всички хранилища и инструменти, плюс интегриране на Gmail, Календар, Сайтове и други под собственото си име на домейн. Ценообразуването започва от 6 долара на потребител на месец за 30 GB онлайн хранилище на потребител; нестопанските организации и училищата могат да го получат безплатно.

Drive - нашият избор на редактор за продуктивност в офиса - е сериозен набор от инструменти за сериозна (или забавна) работа, всички изцяло безплатни. Потребителите плащат само за допълнително съхранение. Но си струва да знаете повече от само основите. Ето как да извлечете максимума от Google Drive.

Съхранението на файлове е безплатно, сортиране

Всеки личен акаунт в Google Drive - който получавате, ако имате услуга на Google, като Gmail или Google Photos - се предлага с 15 гигабайта безплатно хранилище. Винаги можете да надстроите това чрез Google One, но имайте предвид: само тези неподходящи файлове - като файлове на Microsoft, PDF файлове или изображения - се хранят с тези 15 GB. Файловете на Google Doc / Sheets / Слайдове, които създавате, не се отчитат от разпределението за съхранение в Google Drive.



Синхронизирайте всичките си файлове

Google Drive се синхронизира между устройства, така че можете да стартирате проект на компютъра и да го вземете на телефона, таблета или домашния си лаптоп. И работи с всякакъв вид документи, не само с родните Документи, Таблици и Слайдове. Инсталирайте програмата за архивиране и синхронизиране на Google на работния плот, за да архивирате автоматично файлове от вашия компютър, камера или SD карти на Google Drive.

Това е аспектът на Google Drive, който може да изразходва вашите 15 GB безплатно хранилище, тъй като обслужва други видове файлове. Ако свършите, може да се наложи да платите за допълнително съхранение чрез Google One. Но опциите започват от 1, 99 долара на месец (или 19, 99 долара годишно) за 100 GB. Дори 2TB е само $ 10 на месец или $ 99, 99 на година.



Сътрудничество добре с други

Името на играта с Google Docs е „колаборация“. Няма значение дали всички сте на лаптопи, таблети или смартфони, повече от един човек наведнъж може да работи над документ - до 50 едновременно.

За да поддържате раздели за това, което са направили вашите приятели, семейство и / или колеги, прегледайте историята на ревизиите чрез Файл> История на версиите> Вижте История на версиите. (Или кликнете върху Всички промени, запазени в Диск в горната част, ако се показва.) Списъкът от дясната страна ще ви покаже кой е актуализирал документа и кога; щракнете върху име, за да видите какво са направили. Дайте различни имена на различни версии, за да ги улесните в проследяването - щракнете върху бутона в горната дясна част, за да видите само посочените версии.



Ревизирайте като в Microsoft Word

Какво става, ако искате ревизиите да изглеждат така, както правят, когато проследявате промените в документ на Microsoft Word? Документи поддържа функция, наречена Предложи редакции. Щракнете върху бутона за редактиране (с иконата на молив) нагоре от бутоните Коментари и споделяне. Ще получите меню, което ви позволява да редактирате, да правите предложения (с видими проследени промени, които вие или другите можете да приемете по-късно) или да видите финалния документ.



Потърсете сътрудник

Ако не можете да си спомните името на документа, който искате, но можете да си спомните кой го е споделил с вас, щракнете върху Споделено с мен в лявото меню на Google Drive. Ще получите списък с всички документи, които хората са споделили с вас. Ако списъкът е твърде дълъг за разбор, въведете името на сътрудника в полето за търсене в горната част.



Направете документ публично достояние

За да бъде част от сътрудничеството, документът трябва да бъде споделен. Ограничението е 200 души, но ако повече от 50 сътрудници се опитват да редактират документ, късните участници могат да видят промените само.

Собственикът (ите) на документа може да определи кой има права за редактиране. Но за да избегнете караница, направете документ публично достояние. Кликнете върху бутона „Споделяне“ в горния десен ъгъл, отидете на Разширени, след което кликнете върху „Промяна“ под „Кой има достъп“. Изберете обществени в мрежата или всеки, който има връзката; някои клиенти на G Suite може да могат да предоставят документите си само на всички в своята организация.

Публичните документи се предоставят на търсачките… и Google също притежава един от тях.



Задайте ниво на достъп

Когато правите всичко това споделяне на документи, може да мислите, че всички са равни. Не е така. Има четири нива за достъп до документи. Собствениците могат да направят всичко с файла - дори да го изтрият - и да поканят още сътрудници. Разбира се, редакторите могат да редактират, но само поканят повече сътрудници, ако Собственикът го разреши. Зрителите трябва да видят какво става. Коментаторите могат да го видят, плюс да оставят коментари по него. Зрителите и коментаторите могат да правят копия на документи, така че не мислете за документите като „защитени“.



Комуникирайте, докато си сътрудничите

Google Drive показва вашите колеги сътрудници на документи в горния десен ъгъл. Можете да оставяте вътрешни коментари или въпроси за конкретни хора, докато работите, но можете също да им изпратите незабавно съобщение. Щракнете върху балончето за чат до четерите на сътрудника и напишете съобщението си. Това обаче не е лично съобщение. Всички останали в документа могат да видят и вашата дискусия.



Прегърнете добавките

Има редица добавки, които могат да разширят функционалността, която вече получавате безплатно в Документи и Таблици. Намерете или активирайте, като щракнете върху Добавки> Вземете добавки при редактиране на документ.



Прегърнете го с приложения

За да не се бъркате с добавките, има и редица приложения на Google Drive - изцяло уеб базирани приложения, които можете да свържете към вашия Google Drive. Има някои припокривания с добавките - вероятно нямате нужда от приложението и добавката HelloFax. Но приложенията, намерени в уеб магазина на Chrome, правят лесно някои допълнителни редактиране другаде.



Качване чрез влачене и пускане

Google Drive има голям бутон „Ново“ в интерфейса за създаване на нови файлове. Това е и начина, по който качвате файл или папка. Пропуснете тази част - плъзнете файлове от Windows Explorer или macOS Finder направо в списъка с файлове на Google Drive. В долната част на екрана на браузъра ще видите облак със стрелка нагоре, за да посочите, че можете да пуснете файла, който влачите, да го пуснете право в Диск.



Бързи връзки за създаване

Ако искате бързо да създадете нов документ, електронна таблица, презентация или рисунка, добавете следните връзки към лентата на отметките на браузъра си:

http: //doc.new - нов документ на Google

http: //sheets.new - нов Google Sheet

http: //deck.new - нов Google Слайд

http: //site.new - нов сайт на Google

http: //form.new - нов формуляр на Google



Използвайте Companion за стартиране на Windows

Разширението Drive Companion за Google Chrome изпълва специфична нужда: разбиване на стартирания ви документ / слайдове / листове на Google Drive в изскачащи прозорци на браузъра, които осигуряват облика на специална програма на работния плот. В Windows изскачащите прозорци дори получават икона на Google Drive в лентата на задачите, така че можете лесно да се върнете към нея. Новият прозорец може да се стартира с празен документ или да се отвори съществуващ.



Достъп до файлове с диск офлайн: Настолен

Обикновено имате достъп до файлове, съхранявани на Google Drive, когато браузърът ви е свързан с интернет. Но за онези времена, когато Wi-Fi не е наличен, Google Drive поддържа офлайн достъп.

Първо инсталирайте разширението на Google Документи офлайн Chrome (това работи само в браузъра на Google), след което отидете в настройките на Google Drive. Поставете отметка в квадратчето до „Създаване, отваряне и редактиране на последните ви файлове в Google Документи, Таблици и слайдове на това устройство, докато сте офлайн.“ Това активира услугата, но ще трябва да изберете кои файлове искате офлайн. Отворете drive.google.com, щракнете с десния бутон върху желаните документи (натиснете Shift / Ctrl или Command за няколко файла) и включете "Налично офлайн" на.



Достъп до файлове с диск офлайн: мобилни

Ако искате да работите с файл на Google Drive на вашия смартфон, но нямате достъп до интернет, настройте файла да е достъпен офлайн преди време. Отворете файл с документи, слайдове или таблици, докоснете менюто с три точки ( ) горе вдясно и превключете превключвателя до „ Налично офлайн “. Следващия път, когато влезете в интернет, всички направени от вас промени ще се синхронизират отново с Google Drive.



Запазете за по-късно с Google Drive

Evernote е онлайн хранилище за всичките ви цифрови неща. Можете да използвате Google Drive по подобен начин. Разширението на Google Chrome, наречено Запазване в Google Диск, прави лесен за запазване на почти всичко, което видите онлайн, в папка в Google Диск. Има някои предупреждения обаче. Наистина не можете да запазите само добрите текстови части на страницата - можете да запазите изглед само като PNG файл, целия изходен код на HTML или да го запишете като Google Doc (което ще изхвърли форматирането). Щракнете с десния бутон върху изображение и можете да запазите точно това. За сериозно спестяване на информация се придържайте към Evernote, OneNote или Pocket.



Директно споделяне на документи чрез Gmail

Ако използвате Gmail и Google Drive, имате късмет: никога повече не трябва да прикачвате документ. Това означава, че никога няма да се сблъскате с ограничението за прикачване от 25 MB, вместо това изпратете до 10 гигабайта файлове.

Файловете трябва първо да бъдат качени в хранилището на Google Drive. Поставете файловете в съобщение в Gmail с щракване върху иконата на Google Drive ( ) в долната част на екрана за съставяне на имейл. Ако файловете са на вашия твърд диск, плъзнете и ги пуснете от раздела Качване.



Използвайте отделни мобилни приложения за редактиране

Google предлага приложение за Диск за iOS и Android отдавна, но редактирането на файлове беше смесен пакет, така че Google премести тази функционалност, за да отдели приложения за Документи (iOS, Android), Таблици (iOS, Android) и Слайдове (iOS, Android). Приложението Диск живее, за да осигури достъп и преглед на съхранени файлове; когато трябва да редактирате, той ще ви прехвърли към някое от другите приложения, при условие че са инсталирани.



Преобразуване във формат Google Документи

Можете да добавите почти всеки файл в Google Диск за съхранение, но как да работите с тях, след като са качени? Конвертирането на файл във формат Документи, Таблици или Слайдове на Google е доста лесно. Качете файла и щракнете с десния бутон, за да изберете "Отваряне с." Ще се появи подменю на избор с опции, които ви позволяват да промените например Word документ в Google Doc. Ще създаде копие, оставяйки оригиналния файл непокътнат.

Можете също да използвате разширението Office Editing за документи, таблици и слайдове Chrome, за да редактирате всички документи на Office, които плъзнете в браузъра. След това можете да ги запишете обратно в първоначалния им формат или да ги запазите във формата на Google Drive, за да спестите място.



Превърнете всички изображения / PDF в текст

Ако искате всеки елемент, който качвате на работния плот, дори PDF файлове, да се преобразува в текст, който можете да редактирате като Google Документ, отворете Google Drive (не Документи) на работния плот, щракнете върху иконата на зъбчатка ) отгоре и изберете Настройки. В изскачащото поле поставете отметка в квадратчето до Конвертиране на качвания. Качването на файлове може да отнеме малко повече време, но си заслужава. Ще се свържете с Google Doc, в който е поставено изображението, с текст за редактиране отдолу.



Сканирайте с мобилното приложение

Една уникална особеност на мобилното приложение на Google Drive (не в отделните приложения на Документи и Таблици) е възможността да се качи снимка. Защо направи това? Думите в изображението се сканират от Google и стават текст за търсене. Чудесно е за правене на снимка на рецепта, меню, съхраняване на часове - всичко, което трябва да намерите по-късно, но не искате да въвеждате отново. (Приложението iOS обаче не прави текста за редактиране с OCR - това работи само от работния плот или от Android.)



Събирайте данни от други

Едно приложение в колектива на Google Drive, което не привлича много внимание, е Forms, но е удобно. Мислете за това като свой личен SurveyMonkey. Създайте анкета, проучване, какво имам и го споделете. Събраните данни се вмъкват във файл с таблици с таблици. Формите са също толкова съвместни за изграждане, колкото всеки документ. Формите поддържат ленти за напредък (за да покажат на респондентите колко време трябва да стигнат до финала), изображения и видеоклипове в YouTube.



Рисувайте в Документи

Приложението Рисунки в Google Drive всъщност не е за редактиране на снимки. Но може да се използва за размахване на някои графики. Ако имате нужда от част от това творчество на изображение в документ, имате го. В Документи, Таблици или Слайдове отидете на Вмъкване> Рисуване> + Ново - ще получите мащабирана задна версия на приложението Рисуване, което го прави лесно да включва вашето изкуство. Ако вече имате запазено изкуство, което сте създали в Диск, изберете Рисуване> От Drive от менюто Insert.



Отидете на цял екран (два пъти)

Имате нужда от време за писане без разсейване? Изберете Изглед> Цял екран, за да се отървете от менютата и лентите с инструменти в горната част (натиснете клавиша Esc, за да ги накарате да се върнат). Натиснете F11 в режим на цял екран, за да скриете и менютата на браузъра, и отново, за да се върнат.



Панел за изследвания намира повече

Когато имате главата на пара върху проекта и недвижимите имоти с ограничен екран, последното нещо, което искате да направите, е да оставите страницата, за да извършите търсене. Панелът за изследвания (достъпен само в Документи) заобикаля това. Щракнете върху Инструменти> Проучете (или Ctrl + Alt + Shift + I), за да получите достъп до него. Улеснява вмъкването на цитиране в бележка под линия в документа ви, което се свързва с резултатите. Използвайте Ctrl + Shift + Y, когато курсорът ви е върху определена дума и прозорецът показва дефиницията. Можете дори да използвате екрана Explore, за да вмъкнете изображения, които намерят.



Вмъкване на връзки с търсене

Лесно е да вмъкнете връзка в Google Документ. Изберете текста, щракнете върху иконата на веригата или натиснете Ctrl-K и ще се появи меню, където можете да поставите URL адреса. Но ако все още нямате URL адрес за връзката, Google ще намери такъв за вас, тъй като търсенето с Google е интегрирано. Тя първо ще търси в термина, който сте подчертали. Ако това не работи, въведете друга заявка - тя няма да промени текста на документа. След като намерите връзка, която ви харесва, щракнете върху нея, за да я вмъкнете незабавно.



Преглед на всеки един пряк път

Прегърнете клавишните комбинации и ще бъдете бог в Google Drive. Освен какви са те и как ги намерите? Независимо в какво приложение на Диск, в което се намирате, дори основната страница в Google Диск, просто въведете Ctrl + / и менюто за бърз достъп ще разкрие всяка налична опция за клавиатура.



Превод на мухата

Имате ли документ на чужд език? Качете го в Google Диск, отворете го (като Google Doc), щракнете върху Инструменти> Превод на документ. Ще получите дублиран документ на предпочитания от вас език.

• Гласов тип в документи

  Отворете чисто нов празен файл в Google Doc за обработка на текстове на работния плот и ако компютърът ви има микрофон, имате възможност да направите гласово въвеждане. Намерете го в менюто Инструменти или натиснете Ctrl + Shift + S. Той поставя иконата на микрофона до документа - кликнете върху него, за да говори, и това, което казвате, се появява в документа. Иконата на микрофона се оцветява в червено и ще получи насочен контур, когато ви чуе.

  Google направи много за усъвършенстване на гласовото разпознаване и диктовка през последните няколко години и това работи доста страхотно. Не само за записване на това, което казвате (включително основни препинателни знаци - например „период“, когато завършвате изречение, например), но и за извършване на корекции и форматиране на промени чрез глас и навигация около документа, без да докосвате мишка. Списъкът с поддържани езици също надхвърля само американския английски. Това обаче ще цензурира проклятието ви със звездички - ще трябва да въведете отново тези глупости по-късно.



Перфектно вашето търсене на файлове

Търсите конкретен файл или документ в Google Диск? Google свали търсените неща, така че обикновено е лесно. Ако трябва да направите разширено търсене, отворете опциите за това със стрелката надолу в полето за търсене. Оттам потърсете типа на файла, собственика му, ако е поставен със звезда или кошче, кога е последно променен, с кого е споделен и други.

Още по-добре, използвайте обработка на естествен език, когато търсите Диск. Това означава, че можете да пропуснете езотеричните оператори за търсене и да опитате нещо от рода на „намерете минути за срещата ми с продажбите от миналия юли“.



Оцветете папките си

Помага да поддържате папките в ред, но понякога просто искате окото ви да бъде привлечено към най-използваните папки чрез, да речем, избор на цвят. Google Drive предлага дъга на избор. Щракнете с десния бутон върху която и да е папка и изберете Промяна на цвета, за да получите менюто.



Вземете нов изглед

Ако използвате Outlook.com или приложението Outlook за iOS или Android, не сте ограничени да използвате Microsoft OneDrive за достъп до файловете в облака. Можете да ги получите и от Dropbox, Box, Facebook и да, от Google Drive.



Защита на специфични клетки

Можете да настроите защита на цял работен лист в Google Sheet с помощта на Tools> Protect Sheet, дори ако споделяте листа. Въпреки това, още по-подробна и полезна е възможността да се защитават само части от данни. Под Data> Protect Sheets and Ranges можете да зададете диапазона от клетки, до който никой освен вас или избраните от вас няколко да не могат да се докоснат.



Намерете повече шрифтове

Ако смятате, че изборът на шрифт в документите на Google Drive ограничава творчеството ви, добавете още малко. В менюто Font (на лентата с инструменти) най-добрият избор е More Fonts. Диалоговият прозорец, който се появява, ви позволява да показвате шрифтове по тип като почерк, монопространство, сериф или sans-serif; след това можете да сортирате по популярност или добавена дата или тенденция. Потърсете име за специфичен шрифт. След това поставете чек до всеки шрифт, до който искате бърз достъп, от самия документ. Шрифтовете не са специфични за документа - ако изберете нов, той е достъпен за всички ваши документи, таблици и слайдове в Google. Всички шрифтове на Google могат да се видят на fonts.google.com, но не всички са достъпни за използване в Google Drive.



Организирайте този диск

Ако сте сериозни потребители на Google Диск, вероятно сте били на това достатъчно дълго време, за да превърнете съдържанието на вашия Диск в объркана бъркотия. Ако е така, вижте 7 прости стъпки за почистване на вашия Google Drive.