Организирайте се: 3 съвета за по-добра пощенска кутия на Gmail

Претоварването на имейли може да осакате вашата производителност. Когато имате броене на непрочетени съобщения, номериране в стотици или хиляди, системата за уведомяване престава да действа. Когато инструментите по подразбиране не работят за вас и е време да помислите как да направите някои промени. Ако сте потребител на Gmail, има три много прости трика, които можете да използвате, за да филтрирате съобщения и да възстановите контрола над входящата си поща. Те са толкова отдавна, че едва ли някой вече говори за тях, но те са мощни, както винаги, за да ви помогнат да почистите входящата си поща.

1. Добавете точки към вашия имейл адрес

С Gmail добавянето на периоди или точки в имейл адреса на някого не се отразява. Например, ако имате адреса и някои изпращат съобщение до или дори, то все пак ще ви достигне.

Ако вашата пощенска кутия е разхвърляна, можете да използвате това в своя полза.

Например, можете да кажете на приятелите и семейството си да изпращат имейли на адреса на „johnsmith“, но да кажете на познати на бизнеса, че сте „john.smith“. По този начин можете да създадете филтър в Gmail, за да разделите двата типа съобщения автоматично, когато те пристигнат.

Не е необходимо да правите нищо, за да започнете да използвате новия адрес (и), но трябва да настроите филтри, ако искате съобщения, изпратени до един от вашите псевдоними, за да пропуснете входящата и да отидете директно в друга папка.

Настройте филтър с тези стъпки:

1. От иконата на зъбчатка в горния десен ъгъл отидете на Настройки.
2. Изберете филтри и блокирани адреси.
3. Изберете Създаване на нов филтър (той е в долната част).
4. В полето To въведете адреса на Gmail с периодите.
5. Изберете Създаване на филтър.
6. На следващия екран изберете къде искате да отидат входящите съобщения. Ако искате входящите съобщения за този адрес да влязат директно в определена папка, изберете две опции: а) Пропуснете входящата кутия и б) Приложете етикета (след това изберете етикета, който искате или създайте нов). Трябва да приложите и двата филтъра, иначе новата поща пак ще се озове във входящата ви поща.
7. Натиснете Създаване на филтър, за да запазите промените.
8. И накрая, ако вече сте получили съобщения до този псевдоним, може да искате да добавите опцията „Също така да приложите филтър към X съвпадащи разговори“. По този начин веднага се премества цялата съответна поща в новата папка.

Следващият съвет е подобен на този. Това е различен вариант при създаването на псевдоними по имейл. Тази с точките обаче е фина. Добре е да се използва с хора, защото те не могат да кажат, че ще филтрирате съобщения от тях. Следващият вариант за създаване на псевдоними е по-добре да се направи с роботи и автоматизирани процеси.

2. Филтрирайте автоматизираните съобщения с псевдоним на псевдонима

Вторият трик е почти същият като първия, но тук използвате знак плюс и думи преди символа @, за да създавате псевдоними, а не периоди. Ако вашият адрес е, всички тези псевдоними ще работят, без да се налага да настройвате нещо специално в настройките си:

Това е чудесен трик, който да използвате, когато се регистрирате за нов уеб акаунт или приложение. Ако направите акаунт на, да речем, уебсайта на JCrew, можете да използвате адреса като ваше име за вход. Вие се възползвате по два начина. Първо, можете автоматично да филтрирате цялата си поща от JCrew в отделна папка. Второ, ако имейл адресът ви някога изтече или се продаде, ще можете да кажете кой е източникът.

Когато започнете да използвате новите си имейл адреси „+ word“, не забравяйте да създадете филтри, като използвате стъпките, изброени по-горе.

3. Персонализирайте входящата си поща с едно щракване

Последният съвет е да персонализирате това, което влиза във входящата ви поща с едно щракване. Ако нямате намерение да създавате цял куп папки и филтри, това е съветът, който си струва да използвате.

Задръжте курсора на мишката над думата „Вх. Поща“ отляво на профила си в Gmail. Щракнете върху триъгълника надолу, за да отворите менюто. Ще видите няколко опции как да персонализирате входящата си поща:

• По подразбиране
• Важно първо
• Непрочетени първо
• Първа звезда
• Приоритетна входяща кутия (която комбинира аспекти на Важни, Непрочетени и със звезда, за да опитате да поставите най-смислените съобщения пред очите си на първо място).

Когато приложите една от опциите (различна от стандартната), Gmail резервира горната част на входящата поща за избрания от вас вид съобщение. Той също така ви дава превключване, така че можете да свивате и разширявате съобщенията в различните секции.

• 11 съвета за по-ефективно управление на електронната поща 11 съвета за по-ефективно управление на електронната поща
• Как да убиваме имейл с подходящия софтуер за управление на проекти Как да убиваме имейла с правилния софтуер за управление на проекти
• Как да архивирате имейл акаунта си и да го достъпте офлайн Как да архивирате имейл акаунта си и да го достъпте офлайн

Направете това, което работи за вас

Тези функции на Gmail са особено полезни за хора, които искат да управляват по-добре своите пощенски кутии, без да създават нови имейл адреси. Напълно приемливо е просто да създадете повече имейл адреси и да ги използвате за различни цели. По-важно е да правите това, което работи за вас, отколкото да следвате някакъв предписан „правилен път“. Докато изберете метод, към който можете да се придържате, той ще ви помогне да поддържате разума с входящата си поща.

Може, разбира се, да решите, че Gmail не е за вас. В такъв случай трябва да прочетете нашия грунд за това как да излезете от Gmail и да започнете работа с нов доставчик.