22 Excel съвети за превръщането в професионална таблица

На планетата Земя има много, много малко хора, които някога биха могли да кажат, че са усвоили напълно всяко сложно нещо за Microsoft Excel. Това е световното премиерно приложение за електронни таблици и е отрасловият стандарт от почти 35 години, замествайки някогашния почитател Lotus 1-2-3, първото приложение за убийство за персонални компютри през 80-те години.

Доминирането на Microsoft Excel като електронна таблица все още не е истински тествано, със сигурност не от Quattro Pro на Corel (все още се продава днес в WordPerfect Office Pro), инструментите с отворен код от Apache или LibreOffice, или дори от Google Sheets (електронната таблица на Google Drive).

Има причина за това. Excel е повече от марка, която всички познават: той е мощен. Той прави почти всичко, което човек може да поиска в електронна таблица. Текущата версия на Excel 2019, налична в Microsoft Office 2019 като част от абонамент за Microsoft 365 и други методи, е избор на редактори на PCMag.

Не е само за числата. Множество хора попълват привидно безкрайните мрежи на Excel с данни, използвайки ги като база данни с плоски файлове. Той може да направи сравнително ефективен мениджър за контакти или пълен ръководител на връзки с клиенти. Не е чак толкова шокиращо да видите хората, които го използват за своя текстов процесор, въпреки че Microsoft Word обикновено седи до него.

Едно нещо, което почти всеки потребител на Excel има общо: не знае достатъчно. Има толкова много начини за нарязване и нарязване на числата, придаване на тези данни на нов облик и още нещо, че е невъзможно да ги преброите всички. По темата са написани цели книги. Но е лесно да овладеете някои от по-интересните и сложни съвети, които ще направят времето ви с помощта на програмата малко по-лесно и ще ви накарат да изглеждате като гуру на вашия офис на високотехнологична електронна електронна таблица. Така че костите на всеки или всички тези трикове, за да постигнете отличен успех в Excel.

Прекъсвания на реда и опаковане на текст

Въвеждането в клетките на електронната таблица може да бъде разочароващо, тъй като по подразбиране текстът, който въвеждате, е да продължи завинаги, без да се завърта обратно към нов ред. Можете да промените това. Създайте нов ред, като въведете Alt + Enter (натискането на Enter само ви извежда от клетката). Или щракнете върху опцията за обгръщане на текст в раздела Начало в горната част на екрана, което означава, че всички текстове се увиват точно в края на клетката, в която се намирате. Преоразмерете реда / колоната и повторно увиване на текста, за да пасне.



Ctrl + Shift за избор

Има много по-бързи начини за избор на набор от данни, отколкото използване на мишката и плъзгане на курсора. Щракнете в първата клетка, която искате да изберете и задръжте Ctrl + Shift, след това натиснете или стрелката надолу, за да получите всички данни в колоната по-долу, стрелка нагоре, за да получите всички данни по-горе, или лява или дясна стрелка, за да вкарате всичко в ред (вляво или вдясно, разбира се). Комбинирайте упътванията и можете да получите цяла колона, както и всичко в редовете отляво или отдясно. Той ще избира само клетки с данни (дори невидими данни). Ако използвате Ctrl + Shift + End, курсорът ще скочи до най-долната дясна клетка с данни, избирайки всичко между тях. Така че, ако курсорът е в горната лява клетка (A1), това е всичко. Още по-бързо: Ctrl + Shift + * (звездичката) ще избере целия набор от данни, независимо коя клетка е избрана. ( Изображение от xuuxuu от Pixabay )



Попълване

Това е не-мозъчен, но толкова лесно се пренебрегва. Започвате да пишете серия от повтарящи се неща като дати (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 и т.н.) и знаете, че сте в дълъг ден. Вместо това започнете серията и преместете курсора на екрана в долната дясна част на последната клетка - дръжката за запълване. Когато се превърне в знак плюс (+), щракнете и плъзнете надолу, за да изберете всички клетки, които трябва да попълните. Те ще запълнят магически, използвайки шаблона, който сте започнали. И също може да се издигне нагоре по колона, или наляво или надясно по ред.

Още по-добре - можете да попълните автоматично без много шаблон. Отново изберете клетка или клетки, преминете към дръжката за пълнене, щракнете и плъзнете. Ще получите меню от опции. Колкото повече данни въвеждате в началото, толкова по-добре ще бъде опцията Fill Series, създавайки вашите опции за автоматично попълване. Вижте този урок за Microsoft.



Flash Fill

Flash Fill интелигентно попълва колона въз основа на модела от данни, които вижда в първата колона (помага, ако горният ред е уникален заглавен ред). Например, ако първата колона е всички телефонни номера, форматирани като „2125034111“ и искате всички те да изглеждат като „(212) -503-4111“, започнете да пишете. Във втората клетка Excel трябва да разпознае шаблона и да покаже това, което смята, че искате. Просто натиснете Enter, за да ги използвате. Това работи с числа, имена, дати и др. Ако втората клетка не ви даде точен диапазон, въведете още нещо - шаблонът може да бъде трудно разпознаваем. След това отидете на раздела Данни и щракнете върху бутона Flash Fill. Вижте този урок за Microsoft за още.



Текст към колоните

Кажете, че имате колона, пълна с имена, първа до последна, но искате две колони, които ги разбиват. Изберете данните, след това в раздела Данни (в горната част) щракнете върху Текст до колони. Изберете да ги разделите или от разделители (въз основа на интервали или запетаи - чудесно за стойностите на CSV данни), или от фиксирана ширина. Фиксираната ширина се използва, когато всички данни са натъпкани в първата колона, но разделени от фиксиран брой интервали или период. Останалото е като магия, с допълнителни опции за определени числа.



Специално поставяне за транспониране

Имате куп редове. Искате те да са колони. Или обратното. Бихте ходили, движейки нещата клетка по клетка. Копирайте тези данни, изберете Paste Special, поставете отметка в полето Transpose и щракнете върху OK, за да поставите в друга ориентация. Колоните стават редове, редовете стават колони.



Множество клетки, същите данни

По някаква причина може да се наложи да пишете едно и също нещо отново и отново в клетки в работен лист. Това е мъчително. Просто щракнете върху целия набор от клетки, или като плъзнете курсора си, или като задържите клавиша Ctrl, докато щракнете върху всяка от тях. Въведете го в последната клетка, след това натиснете Ctrl + Enter - и това, което въведете, отива във всяка избрана клетка.



Специална паста с формули

Да речем, че имате огромно количество числа в десетичен формат, което искате да покажете като проценти. Проблемът е, че цифрата 1 не трябва да е 100%, но това ви дава Excel, ако просто натиснете бутона Percent Style (или натиснете Ctrl-Shift-%). Искате този 1 да е 1%. Така че трябва да го разделите на 100. Точно там влиза Paste Special.

Първо напишете 100 в клетка и я копирайте. След това изберете всички числа, които искате да се преформатират, изберете Специално поставяне, щракнете върху радио бутона " Разделяне " и бумът преминава динамита: имате числа, преобразувани в проценти. Това също работи за незабавно добавяне, изваждане или умножение на числата, очевидно.



Използвайте графика в диаграми

Можете да поставите графика във всеки елемент от диаграмата на Excel. Всеки елемент. Всеки бар, парче пай и т.н., може да поддържа свой собствен образ. Например по-горе има флага на щат Южна Дакота на диаграмата на пай (поставена чрез избиране на резена, използване на менюто за отхвърляне на опциите на серията и избор на „Картина или запълване на текстурата“), плюс вградено лого на PCMag (поставено с Бутон Снимки на вмъкване на раздела). Можете дори да преминете с „без запълване“ изобщо, което предизвика тази липсваща филия.

Изобразителното изкуство може да бъде отрязано и залепено до елемент - доларови сметки за показване на изразходвани долари, вода капе за водопроводни разходи, такива неща. Смесването и съвпадението на твърде много графични елементи прави невъзможно да се чете, но опциите, които имате, си струва да си помислите. Позволете на резидентния графичен дизайнер да ги провери, преди да ги използвате.



Запазване на диаграмите като шаблони

Excel има повече видове диаграми от зъбите на Джими Картър и фъстъците, но е почти невъзможно да се намери диаграма по подразбиране, която е идеална за вашата презентация. За щастие, възможността на Excel да персонализира всички тези графики е примерна. Но когато трябва да го създадете отново ? Това е болка. Това не трябва да бъде. Запазете оригиналната си диаграма като шаблон.

След като графиката се усъвършенства, щракнете с десния бутон върху нея. Изберете Запазване като шаблон. Запишете файл с разширение CRTX в папката шаблони на Microsoft Excel по подразбиране. След като го направите, прилагането на шаблона е торта. Изберете данните, които искате да графирате, отворете раздела Вмъкване, щракнете върху Препоръчителни графики и след това раздела Всички диаграми и папката Шаблони. В полето Мои шаблони изберете този, който да приложите, след което щракнете върху OK.

Някои елементи, като действителния текст в легендите и заглавията, няма да се превеждат, освен ако не са част от избраните данни. Ще получите всички селекции на шрифт и цвят, вградена графика, дори опции за серия (като капка сянка или светене около елемент на диаграма).



Работете с клетки в листове

Този, наречен 3D сума, работи, когато имате няколко листа в работна книга, които всички имат еднакво основно оформление, например тримесечни или годишни отчети. Например, в клетка B3, винаги имате сумата в долара за същата съответна седмица във времето.

В нов работен лист в работната книга отидете на клетка и напишете формула като = sum ('Y1: Y10'! B3). Това показва формула на SUM (добавяне на нещата) за всички листове, които са озаглавени от Y1 до Y10 (така струва 10 години) и разглеждащи клетка B3 във всеки. Резултатът ще бъде сумата от всички 10 години. Това е добър начин да направите главна електронна таблица, която се отнася до постоянно променящите се данни.



Скрий се в обикновена гледка

Лесно е да скриете ред или колона - просто изберете цялото нещо, като щракнете върху заглавката на буквата или цифрата, щракнете с десния бутон на мишката и изберете „Скриване“. (Можете да покажете скриване, като изберете колоните от двете страни наведнъж, щракнете с десния бутон и изберете „Скриване“). Но какво ще стане, ако имате само малък раздел от неудобно поставени данни, които искате да скриете, но все пак искате да работите? Лесно. Маркирайте клетките, щракнете с десния бутон на мишката и изберете Форматиране на клетки. В раздела Номер в горната част отидете на Категория и изберете „ Персонализиран “. Въведете три точки и запетая (;;;) в полето Тип:. Щракнете върху OK. Сега числата не се виждат, но все още можете да ги използвате във формули.



Скрий цял лист

Вашата типична работна книга за Excel - файлът, в който работите - може да се зареди с много работни листове (всеки лист, обозначен от раздел в долната част, който можете да назовете). Скрийте лист, ако искате, вместо да го изтриете, като данните му все още са достъпни не само за справка, но и за формули на други листове в работната книга. Щракнете с десния бутон върху раздела на долния лист и изберете Скриване. Когато трябва да го намерите отново, трябва да отидете на раздела Изглед отгоре, да щракнете върху Скриване и да изберете името на листа от списъка, който се появява.

Също така има бутон Скриване в менюто Преглед отгоре. Какво се случва, когато щракнете върху това? Той крие цялата работна книга, която използвате. Изглежда, че сте затворили файла, но Excel продължава да работи. Когато затворите програмата, тя ще ви попита дали искате да запазите промените в скритата работна книга. Когато отидете да отворите файла, Excel ви предоставя това, което изглежда като празна работна книга - докато отново щракнете върху „Скриване“.



Използвайте лична работна книга за макроси

Когато скриете цяла работна книга, вероятно ще видите в списъка работна книга, която не сте знаели, че сте скрили: личният файл.XLSB. Това всъщност е личната работна книга Excel, създадена за вас; тя се отваря като скрита работна книга всеки път, когато стартира Excel. Причината да го използвате? Макроси. Когато създавате макрос, той не работи във всяка една електронна таблица, която създавате по подразбиране (както се прави в Word) - макрос е обвързан с работната книга, в която е създаден. Въпреки това, ако съхранявате макроса в Personal.XLSB, тя ще бъде достъпна през цялото време във всичките ви файлове с електронни таблици. Номерът е, когато записвате макроса, в полето „Запазване на макроса в“ изберете „Лична работна книга за макроси“. (Можете да запишете макрос, като включите раздела Developers - отворете раздела File, изберете Options, щракнете върху Персонализиране на лентата, след това в полето Main Tabs, проверете Developers, щракнете върху OK.)



Шарнирен болт! Шарнирен болт!

Цели книги са посветени на PivotTabels. Те са обобщения на вашата гигантска колекция от данни, което прави много по-лесно да анализирате информацията въз основа на вашите референтни точки. Например, ако сте получили целия набор от оценки за всичките си студенти през всички тестове за цялата година, PivotTable може да ви помогне да стесните нещата до един ученик за един месец. Стартира всеки, който има големи данни, да играе с тях (направи първо копие на оригиналните данни, за да играе с тях).

За да създадете такъв, проверете дали всички колони и редове са озаглавени така, както трябва да бъдат, и след това изберете PivotTable в раздела Вмъкване. Още по-добре, опитайте опцията Препоръчителни PivotTables, за да видите дали Excel може да избере правилния вид за вас. Или опитайте PivotChart, който създава PivotTable с включена графика, за да улесните разбирането.



Условно форматиране

Гледайки огромно количество данни и се чудите къде са акцентите? Кой има най-висок (или най-нисък) резултат, какви са първите пет и т.н.? Условното форматиране на Excel ще направи всичко - от поставяне на граница около акцентите до цветно кодиране на цялата таблица. Той дори ще изгради графика във всяка клетка, така че можете да визуализирате горната и долната част на диапазона от числа с един поглед. (По-горе, най-високите числа са със светло зелено, най-ниските в спиране в червено, със спектър между тях.) Използвайте подменюто Маркирани правила за клетки, за да създадете повече правила за търсене на неща, например текст, който съдържа определен низ от думи, повтарящи се дати, дублиращи се стойности и т.н. Има дори повече от / по-малко от опцията, за да можете да сравните промените в броя.



Валидирайте данните, за да направите отпадащи места

Създаване на електронна таблица за използване от други? Ако искате да създадете падащо меню от селекции, които да използвате в определени клетки (за да не могат да го прецакат!), Това е лесно. Маркирайте клетката, отворете раздела Данни и щракнете върху Валидиране на данни. Под „Разрешаване:“ изберете „ Списък “. След това в полето "Източник:" въведете списък със запетаи между опциите. Или щракнете върху бутона до полето Източник и се върнете в същия лист, за да изберете поредица от данни - това е най-добрият начин за обработка на големи списъци. Можете да скриете тези данни по-късно, те ще работят. Проверката на данните също е добър начин за ограничаване на въведените данни - например, дайте период от време и хората не могат да въвеждат никакви дати преди или след това, което сте посочили. Можете дори да създадете съобщението за грешка, което те ще видят.



Вмъкване на екрана

Excel прави изключително лесно да направите екранна снимка на всяка друга отворена програма на вашия работен плот и да я вмъкнете в работен лист. Просто отидете на раздела Вмъкване, изберете Снимка и ще получите падащо меню, показващо миниатюра на всички отворени програми. Изберете един, за да вмъкнете изображението в пълен размер. Преоразмерете го по ваше желание.



Вмъкнете Excel Data в Word

Преди тридесет и пет години мисълта за поставяне на данни от Excel в Word или PowerPoint беше страхотна в света на Office Suites. Днес няма нищо. Независимо дали вземате клетки с данни или пълноценна графична диаграма, копирайте и поставете в другата програма. Трябва да се знае, че това е процес на свързване и вграждане - ако промените данните в електронната таблица, това ще се промени и в Word DOC или PowerPoint PPT. Ако не искате това, го поставете като графика. Използвайте собствения инструмент на Word за специална паста за това. Или, когато го вземете от Excel, отидете на раздела Начало в горната част, изберете менюто Копиране и използвайте опцията Копиране като снимка. След това изобщо можете да поставите графиката във всяка програма.



Използвайте $ за предотвратяване на смяна

Когато пишете формула, препращате клетките по тяхната позиция, като А1. Ако копирате формула и я поставите в следващата клетка надолу, Excel ще измести тази реферирана клетка, така че вместо това ще каже A2. За да предотвратите изместване, използвайте знака на долара ($). Въведете $ A1 и го изрежете и поставете например в нова клетка, което предотвратява изместване на колоната (A); A $ 1 предотвратява преместването в реда (1), а $ A $ 1 предотвратява промяната на смяната във всяка посока при копиране на формула.

Това е удобно, когато имате една клетка, която да използвате в цял куп формули. Кажете, че искате да разделите всичко на 100. Бихте могли да направите формула като = (A1 / 100), но това означава, че не можете да промените 100 лесно през целия борд. Поставете 100 в клетка B1 и използвайте = (A1 / B1) - но след това, когато я изрежете и залепите, тя се превръща в = (A2 / B2), след това = (A3 / B3) и т.н. $ $ поправя, че: = (A1 / $ B $ 1) може да бъде отрязан и поставен ред, но референтната стойност на $ B $ 1 никога не се променя. След това можете да промените стойността на 100 в клетката, както е необходимо, за да експериментирате с други промени.



Извършете бърз анализ

Ако не знаете каква точно информация искате да приложите към данните в Excel, опитайте менюто за бърз анализ, за ​​да стартирате бързо опциите. Изберете данните и щракнете върху полето за бърз анализ, което се показва в долната дясна част. Ще получите меню, което се появява с опции за бързо прилагане на условно форматиране, създаване на диаграми, обработване на суми, показване на искри и други.



Страхотни клавишни комбинации в Excel

Excel, като всеки страхотен софтуер, има много отлични клавишни комбинации. Ето някои от най-добрите.

Ctrl +; -Включва днешната дата.

Ctrl + Shift +: -Включва текущото време (двоеточието е това, което е в четене на часовник, например 12:00).

Ctrl + Shift + # - Променя формата на дата.

Ctrl + 5 - прилага очертание на текста в клетка.

Ctrl + 0 - Скрива текущата колона.

Ctrl + 9 - Скрива текущия ред.

Ctrl + F6 - превключва между отворени работни книги (тоест отваряйте Excel файлове в различни прозорци).

Ctrl + ` - това е знака за акцент, натиснат с клавиша 1. Това комбо превключва изгледа в листа, за да покаже всички формули.

Ctrl + PageUp или PageDown - Бързо преместване между листовете в текущо отворената работна книга.

F2 - Започнете редактиране на текущата избрана клетка (много по-бързо от двойно щракване).

Shift + F10 - Отваря менюто с десния бутон за клетката, в която се намирате.



16 Съвети за Microsoft Word, които трябва да научите сега

Мислите, че знаете всичко за Microsoft Word? Ето някои скрити трикове и пестене на време хакове, които трябва да знаете за приложението за обработка на текстове на Redmond.