16 Съвети за думите на Microsoft, които трябва да научите сега

Microsoft Word е най-повсеместната програма за обработка на текстове на пазара; той е интуитивен дори за най-технологично неграмотните потребители на компютри и е подкрепен от мощния Microsoft Office пакет.

Подтикнат от облачни базирани програми като Google Docs, Word се развива през годините с онлайн абонаменти, които предлагат достъп на множество устройства, както и безплатна, облачна версия на Word. Но въпреки конкуренцията, софтуерът на Microsoft остава идеалният инструмент за създаване на важни документи. И защо не? Това е надеждно, персонализирано и има много вградени функционалности, които може би още не сте опитвали. Прочетете за някои полу-скрити лакомства, които само потребителите на власт знаят.

Определете вашата статистика за четимост

Word има силата да преценява не само вашата граматика и правопис, но и сложността на писането ви. Например, вашето писане отговаря ли на нивото на разбиране на някой, който следва следдипломна степен, или някой все още научава техните форми и цветове?

Word използва езикови тестове като теста Flesch Reading Ease, който изчислява резултат по 100-точкова скала. Колкото по-голямо е числото, толкова по-лесно е да се разбере. Собствената документация на Office предполага, че искате оценка между 60 и 70.

Освен това Word ще проведе подобен лингвален тест, тест Flesch-Kincaid Grade Level, който ще ви каже за какво ниво на САЩ е написан текст; повечето документи трябва да се стремят между 7.0 и 8.0, казва Microsoft.

За да използвате тази функция, първо трябва да я включите, като отидете на Файл> Опции> Проверка. След това изберете Покажи статистиката за четене под правопис и граматика. Сега, когато помолите Word да стартира проверка на правопис, той също ще генерира статистически данни за четене на вашия документ.



Маркирайте квадратно поле с текст

Ето една функция, която ще бъде използваема само в много конкретни случаи. Ако задържите клавиша Alt в Windows или клавиша Option на Mac, докато щракнете и плъзнете мишката, ще можете да нарисувате поле в документа, което ще подчертае всички знаци в това поле. Ако някога сте искали да създадете перфектен квадрат с лилав текст в средата на парче текст, ето как ще го направите.



Генериране на случаен текст

Ако трябва да добавите Lorem Ipsum в документа си като заместител, Word ви покри. Просто напишете: = lorem (p, l) и заменете "p" с броя на абзаците, които искате, и заменете "l" с броя на изреченията, от които се нуждаете. Можете също така просто да включите едно число в скобите и това ще създаде толкова много абзаци. Когато сте готови, поставете курсора в края на уравнението и натиснете Enter, за да генерирате вашия текст.

Можете също да използвате случайна документация на Office gobbledygook като изходен материал за вашия пълнител. Използвайте вместо това уравнението = rand (p, l).



Добавете калкулатор към Word

Word има вграден калкулатор, който може да ви помогне да решите уравнения направо във вашия документ. Първо, добавете го в менюто на Word, като отворите до Файл> Опции> Лента с бърз достъп и изберете Всички команди от падащото меню. Намерете изчисление и щракнете върху Добави, за да го преместите в колоната с бърз достъп. Щракнете върху OK, за да се върнете към вашия документ.

Ще забележите, че в горната част на вашия Word документ е добавен малък сив кръг. Сега можете да въведете математически уравнения и ако ги маркирате, тази икона ще промени цвета си. Натиснете иконата и Word ще изчисли отговора.



Маркирайте изречение с едно щракване

За да подчертаете бързо цялото изречение, задръжте клавиша Ctrl в Windows или клавиша Command на Mac и щракнете в началото на изречението. Word ще се погрижи за останалото.



Хоп около редактиране на горещи точки

Натискането на Shift-F5 ще ви позволи да преминете през частите на вашия документ, които неотдавна сте редактирали. Този трик дори ще запомни къде сте редактирали последно, след като отново отворите документ.



Напишете текст навсякъде

Можете да използвате Word като бяла дъска от сортове и лесно да поставяте текст навсякъде на страницата. Просто кликнете два пъти върху всяко място на страницата и Word ще ви позволи да започнете да пишете там. Word автоматично вмъква твърди връщания и раздели, за да ви позволи да въведете текст. Авангардни поети, тази функция е за вас.



Дата и час за автоматично актуализиране

Понякога имате документ, който използвате отново и отново, като актуализирате само няколко ключови подробности. Ако това се окаже документ като писмо, което включва датата и / или часа, един чудесен малък трик е да разрешите на Word да актуализира автоматично датата.

В раздела Вмъкване щракнете върху бутона Дата и час и ще се появи изскачащ прозорец. Кликнете върху желания формат за дата и след това не забравяйте да кликнете върху полето „актуализиране автоматично“ в долния десен ъгъл. Сега датата автоматично ще се актуализира всеки път, когато отворите (или отпечатате) документа.



Преобразуване в PDF и HTML документ

Word улеснява преобразуването на вашия документ в PDF или HTML файл. Когато "запишете като" файл, ще видите падащо меню "Запазване като тип", което ще предостави множество опции, включително PDF и уеб страница.

Обърнете внимание, че функцията за уеб страница може да включва много допълнителен код. Това не се отразява непременно на страницата, но може да направи нещата малко объркани, ако трябва да промените нещо. Друг вариант е да използвате безплатен сайт за преобразуване като Word to Clean HTML, който - както подсказва името - ще създаде HTML код от текст, който е директно копиран и поставен от документ на Word.



Промяна на капитализациите по лесния начин

Можете лесно да промените главни букви на всеки текст с едно натискане на бутон. Маркирайте селекция и щракнете върху падащото меню „Аа“, за да промените текста си между малки букви, всички големи букви или малки букви. Можете също така да накарате всяка дума да започне с главна буква и да превключвате между букви.



Показване на скрити герои

Ако работите върху сложен документ с различни стилове, колони и формати, редактирането може бързо да се превърне в досадно упражнение. Най-добрият начин да видите какво се случва с форматирането на вашия документ е да направите видими всички невидими маркировки (твърди връщания, меки връщания, раздели, интервали). Натиснете Ctrl-Shift-8 в Windows или Command-8 на Mac.



Заменете невидимите символи и форматирането

Инструментът „Намиране и замяна“ в Microsoft Word е спасител. Можете бързо и лесно да правите масови промени, без да се налага да ловите и кълвате за всеки екземпляр от нещо, което имате нужда от промяна. Но можете също така да направите „Намиране и замяна“ на скритите знаци в документа си.

Кликнете върху бутона Намиране и замяна в Word, след което щракнете върху Още в диалоговия прозорец. Кликнете върху Формат, за да потърсите форматиране в документа си - падащото меню включва полета, шрифт, стилове и разстояние между редовете. Така че можете например да търсите и замените зелен шрифт с лилав шрифт. Щракнете върху Специални, за да търсите специални символи (тире, бяло пространство и т.н.).

Можете също така да вмъкнете команди в текстовото поле, за да търсите форматиране и символи директно. Използвайте ^ p ^ p за търсене / замяна на двойни интервали и ги заменете с ^ p за единично пространство. Можете също да използвате ^ t за търсене на раздели, ^ # за търсене на цифри, ^ $ за букви и ^ w за всякакви бели интервали.



Вмъкване на обекти в Word

Ако някога се почувствате, че вашият документ може да използва малко нещо, добавено към копието на тялото, Word ви позволява да вмъквате обекти директно върху страницата. Кликнете върху Вмъкване> Обект, за да отворите диалогов прозорец, който ви показва какво можете да добавите. Ето как бихте добавили диаграма към вашия документ, но можете също да вградите PDF или електронна таблица в Excel.



Вмъкнете уравнения

Можете да добавите сложни математически уравнения в Word, като щракнете върху Вмъкване> Уравнение и след това изберете уравнението, което искате да добавите. След като бъде поставен във вашия документ, можете да промените форматирането или да замените букви с цифри.



Защитете вашия документ

Word има доста голямо количество вградена защита, която ще шифрова писането ви. Щракнете върху Файл> Информация, за да управлявате разрешенията за гледане и редактиране, да активирате криптирането на паролата и да създадете парола за документа.



Полето за търсене е ваш приятел

Не сте сигурни къде е нещо? В по-новите версии на Microsoft Word можете да въведете това, което търсите, в полето за търсене за бърз достъп.