Организирайте се: 10 съвета за управление на вашите цифрови бележки

Феновете на Seinfeld ще запомнят славна сцена от шоуто, когато Джери и Илейн се появяват в агенция за коли под наем. Джери моли да вземе среден автомобил, който той запази. Агентът на гишето отговаря, че нямат останали средни модели, защото са изчерпали. "Вижте", казва Джери, "знаете как да направите резервацията. Просто не знаете как да задържите резервацията." Мисля по същия начин и за цифровите бележки. Много е лесно да си правите бележки, но много по-трудно да ги използвате .

За да използвате всъщност бележките, които правите, трябва да се организирате и да знаете как да ги намерите. Тези съвети за започване на работа с приложение за бележки и организиране на вашите бележки ще ви помогнат.

1. Изберете страхотно приложение за бележки

Приложението за водене на бележки, което сте избрали, силно влияе върху това дали и как някога ще виждате бележките си отново. Основното приложение за водене на бележки, което беше предварително инсталирано на вашия телефон или таблет, вероятно не е много добро. Разбира се, че сте го използвали и преди, и работи добре, но може би не знаете какви функции ви липсват, които отделят просто задоволителни приложения от отлични.

Три функции, които правят приложенията за водене на бележки наистина полезни са:

• папки,
• тагове и
• оптично разпознаване на символи (OCR).

Ще разгледам по-подробно всяка точка за момент.

Трите приложения, които препоръчвам най-много въз основа на моето лично тестване на много приложения за бележки през годините, са:

• Microsoft OneNote, ако искате безплатно приложение за бележки,
• Evernote, ако нямате нищо против да платите абонамент за Premium и
• Съвет за съвместно водене на бележки.

2. Създайте входяща кутия

Когато записвате бележка бързо, имате нужда от място, за да я запишете там, където няма да се изгуби. Създайте папка „Входяща“ в приложението си за бележки и я задайте като място за съхранение по подразбиране.

Преглеждайте редовно Inbox, за да добавяте повече информация за вашите бележки и ги сортирайте. Ще видите как да направите това в следващите няколко съвета. Не е необходимо да почиствате Inbox по зададен график, но се опитайте да го направите, когато приложението ви за бележки е отворено на пълен екран (вижте # 10 по-долу). По-лесно е да виждате какво правите и да виждате всички опции, които имате.

Не е необходимо да снимате за Inbox Zero в приложение за вземане на бележки. Входящата кутия е чудесно място за съхраняване на бележки, които често посещавате. Например, аз си водя бележка с имената и паролите на всички мои приятели на Wi-Fi, така че ако донеса ново устройство в къщата им или изтрия паролата за запазване, мога отново да се присъединя към мрежата, без да ги притеснявам за подробностите. Тази бележка има постоянен дом във входящата ми поща.

3. Сортиране на бележки в папки или тетрадки

Папките, които някои приложения също наричат ​​Notebooks, ви помагат да организирате бележките си ръчно. Те стават полезни по-късно, когато искате да проучите бележки по определена тема, като всички бележки, които са рецепти.

Създадените от вас папки и начина, по който ги назовавате зависи от това какви видове бележки правите и как ги използвате. Ако не сте сигурни, започнете с папки за Inbox, Reading, Household, Personal и Work. Винаги можете да ги промените и да създадете повече, след като усетите как ги използвате.

4. Направете преки пътища за любимите си папки

Всяко добре използвано приложение за вземане на бележки има папки, които виждат повече действие от другите. Направете тези папки леснодостъпни, като им създадете преки пътища или ги маркирате като предпочитани. Това са папките, в които често разглеждате направените от вас бележки и добавяте нови.

Вероятно имате други папки, които просто държат бележки до неочакван момент, когато имате нужда от тях. Те не трябва да са отпред и в центъра.

5. Използвайте етикети

Маркерите ви помагат да намерите съществуващи бележки. Те могат да стеснят това, което виждате в определена папка или да ви показват всички бележки, маркирани с обща тема в множество папки. Те също така ви помагат да намерите бележки, които се отнасят до някаква тема, дори ако тематичната дума не се появява в самата бележка. Нека да дам няколко примера.

Пример 1: Кажете, че имате папка, наречена Рецепти, и планирате парти за някои вегетарианци. Можете да изтеглите всички бележки само от тази папка, които са маркирани вегетариански за идеи какво да направите.

Пример 2: Може би сте писател, който пише за различни публикации. Можете да правите бележки за статиите и да ги организирате в папки въз основа на мястото, където са публикувани. Възможно е обаче да има времена, когато искате да проучите всички бележки, които имате по определена тема, независимо кой е публикувал парчето. Ако сте маркирали бележките си с тази тема, можете да потърсите маркера и да ги видите всички, независимо в коя папка се намират.

Пример 3: Препращате имейл, свързан с проект, над който работите, в приложението си за бележки. Съобщението никога не казва името на проекта или за какво става въпрос. Така хората общуват, когато са в гъстотата на нещо. В този случай можете да добавите етикети, за да определите бележката (име на проекта, клиент, описание на работата), така че да можете да намерите бележката, когато имате нужда от нея.

6. Cull тагове

Има такова нещо, че да има твърде много тагове. Колкото повече добавяте тагове, толкова по-слоецът те получават. Затова от време на време съкращавайте маркерите си. Ето как да го направите.

Изтеглете списък с всички използвани маркери. Често можете да видите броя на бележките до маркера. Първо, потърсете почти дубликати. Ако имате маркери както за „app“, така и за „app“, отървете се от който и да е по-малко бележки. Отворете засегнатите бележки и добавете маркера, който ще запазите. Изтрийте другия маркер.

Освен това, ако имате маркери с две или по-малко бележки, помислете как да се отървете от тях. Вероятно не ви носят никаква полза.

7. Създайте пряк път на телефона си

Направете пряк път на телефона си, за да започнете нова бележка в приложението си за водене на бележки, така че заснемането на идеи и информация да бъде винаги наблизо. На устройства с iOS можете да направите пряк път Siri, а на Android да потърсите опция за новата бележка в приложението.

8. Диктувайте

Когато нещо ви дойде на ум, искате да запишете, но сериозно се втурвате или разхождате кучето си и трудно можете да държите едновременно каишката и телефона си, диктувайте.

Повечето смартфони имат функция от реч към текст. Използваи го! Започнете нова бележка, натиснете иконата на микрофона на клавиатурата и произнесете всичко, което искате да запишете. Освен това можете да запишете гласова бележка и да я препишете по-късно. Ако влезете в навика и в крайна сметка често диктувате дълги пасажи, може да искате да използвате услуга за транскрипция, за да си спестите известно време. Налични са много добри безплатни и платени опции, въпреки че платените опции обикновено са значително по-точни.

9. Прикачете изображения и PDF файлове, използвайте OCR

Ако приложението ви има OCR, то може да търси текста, намерен в изображения, PDF файлове и други файлове, които качвате в него. Не се срамувайте да добавяте файлове в бележките си, когато имате нужда от тях. Това включва щракане на снимки на информационни табели, ръкописни бележки, страници с книги и т.н.

Можете да видите как е полезно чрез пример. Да приемем, че прикачвате PDF документ за разписка за храна, която трябва да поискате в отчета за разходите. Забравихте да го маркирате „квитанция“ и не знаете къде е. Ако си спомняте името на ресторанта, можете да го въведете в лентата за търсене и OCR ще го открие.

Обърнете внимание на ограниченията на приложението или типа на вашите бележки, поставени върху вашата OCR употреба и съхранение. Например, безплатната версия на Evernote изпълнява OCR на изображения, но не и PDF и документи на Office. За това се нуждаете от Premium или Business акаунт. Ако вашето приложение няма вградено сканиране, може да помислите да го сдвоите с мобилно приложение за сканиране.

10. Организирайте се на голям екран

В идеалния случай приложението ви за бележки ще има приложение за настолни компютри и уеб приложение. Използвайте един от тях (най-общо казано, настолните приложения са по-добри за тази цел), когато сортирате входящата си поща и организирате вашите бележки. Наличието на голям екран ви помага да видите повече от приложението и следователно повече от структурата на папките ви, маркерите и друга информация, която добавяте към бележките, за да ги поддържате организирани. Ако можете да видите всичките си опции, е по-вероятно да изберете правилните.

Вземете бележката, задръжте бележката, прегледайте бележката

Когато организирате опита си за водене на бележки, подобрявате шансовете си не просто да правите по-подходящи бележки, но и да ги съхранявате по начин, който ви позволява да ги преглеждате, когато е време.