Преглед и оценка на настолни предприятия за бързи книги

Всеки, който дори и отдалечено участва в счетоводството на малкия бизнес, знае името Intuit и неговата почитаема платформа QuickBooks. Въпреки че започна съсредоточаването на маркетинга си върху облачно ориентирана версия, наречена Intuit QuickBooks Online, където е изправена пред силна конкуренция, Intuit остава невероятно силна марка и дори спортен колега от средния клас, който разглеждаме тук, наречен QuickBooks Desktop Enterprise edition. Тази версия на софтуера обхваща счетоводството в среден клас, включително главната книга и управлението на запасите, и се лицензира на място, като цените започват от 1100 долара годишно за годишен абонамент за едно място. С различни достъпни абонаменти за достъп до различни нива на функционалност, включително Advanced Reporting, Advanced Payroll и различни степени на поддръжка, клиентите на QuickBooks Desktop Enterprise могат да проектират решения, които са доста добре насочени към конкретни нужди. Въпреки това, собствена база данни, доста нисък лимит за максимален потребител и разчитане на нейната потребителска общност за помощна документация поддържат тази система малко зад Acumatica и Intacct, настоящите победители в избора на редактори в тази категория.

Можете също така да плащате за абонамента месечно, започвайки от 75, 60 долара на месец за лиценз с едно място. Повечето от малките и средни бизнес приложения (SMB), прегледани в този кръг, работят на базата на тежки бази данни като Microsoft SQL Server, Oracle или SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise използва собствена база данни Intuit и мащабируемостта е ограничена до само 30 едновременни потребители. Това е сериозно ограничение, когато прегледаните приложения на други доставчици могат да бъдат увеличени до стотици или дори хиляди потребители. От друга страна, много от тези конкуренти, включително Intacct и NetSuite OneWorld са предназначени в крайна сметка да превърнат клиента в разширяване на платформата до истинска среда за планиране на корпоративни ресурси (ERP). QuickBooks Desktop Enterprise няма такива цели, тъй като е проектиран строго за счетоводство.

Освен това QuickBooks Desktop Enterprise и Microsoft Dynamics GP бяха единствените два продукта, които всъщност трябваше да инсталирам локално, въпреки че и двата са достъпни като платформи, хоствани в облак (чрез различни хостинг услуги, които действат като партньори за добавяне на стойност на съответните производители). Intuit предлага и хоствана в облак версия на самата QuickBooks Desktop Enterprise, за лека премия над локалната версия.

Инсталацията премина бързо, без проблеми. Типовете структури по подразбиране като строителство, с нестопанска цел, професионални услуги, консултации и други са достъпни по време на процеса на инсталиране и трябва да бъдат избрани, за да конфигурират правилно системата. Изборът на тип бизнес влияе на схемата по подразбиране на сметкоплана и този процес е абсолютно същият като при другите версии на QuickBooks, така че ще бъде познат на предишните клиенти. За разлика от повечето от другия софтуер в тази група, можете да закупите QuickBooks Desktop Enterprise директно от Intuit или чрез широката мрежа на продавача на продавача. Въпреки че е напълно възможно сами да конфигурирате и персонализирате QuickBooks Desktop Enterprise, може да искате да обмислите използването на сертифициран ProAdvisor, ако смятате, че ще ви е необходима широка персонализация или ако смятате, че вашата настройка може да изисква нестандартна конфигурация. Също така е много възможно вашият счетоводител да е сертифициран ProAdvisor или да работи с такъв, предвид широкото приложение на приложението, така че развитието на връзка по тези линии може да бъде от полза, ако смятате, че ще използвате платформата дълго време.

Ако не погледнете отблизо, изглежда, че QuickBooks Desktop Enterprise използва строго наречен сметкоплан, лишаващ от познатите номера, използвани от други счетоводни системи. В действителност номерата на сметките са там, просто не се показват по подразбиране. Под менюто Редактиране на предпочитания има отметка за „Използване на числата“. QuickBooks Desktop Enterprise използва същата четирицифрена система за номериране (1000 серии за активи, 2000 за пасиви, 3000 за собствени сметки, 4000 за приходи и 5000 за разходи), които използват другите версии на QuickBooks. И както при другите версии на QuickBooks, можете да имате няколко слоя под-акаунти, за да осигурите по-подробно проследяване на основните акаунти или да зададете разделения или местоположения. От минус страна, QuickBooks Desktop Enterprise не предоставя истински мултифирмени функции, въпреки че вероятно бихте могли да фалшифицирате Сметната карта, за да се сблъскате с това. Той обаче има способността да борави с няколко валути.

Всички задачи на палубата

Стартирането на QuickBooks Desktop Enterprise ви поставя на началната страница, която е набор от диаграми на процеси. QuickBooks беше един от първите доставчици, които въведоха този потребителски интерфейс (UI) и той се превърна в нещо като стандарт, защото много помага при подпомагане на потребителите чрез специфична за процеса серия от задачи. Това, което се показва на блок-схемата на началната страница, се определя от това как отговаряте на редица въпроси по време на настройката. Тестовата компания, която използвах за тези прегледи, включваше три хоризонтални нива: Доставчици отгоре, Задачи на служителите отдолу и Клиентски задачи в средния слой. Конкретни задачи са включени или изключени в зависимост от това дали използвате функцията. Например, ако не използвате клиентско изявление, тогава икона за изпълнение на тази конкретна задача няма да бъде показана (въпреки че можете да я добавите по-късно). Две допълнителни вертикални стъкла от дясната страна съдържаха задачи „Компания и банкиране“. Допълнителна навигация се осигурява от горна лента на лентата и вертикална лента от менюто в най-левия край на екрана, която може да бъде скрита, ако желаете.

Всички счетоводни приложения, които разгледах, предлагаха някакъв вид табло. QuickBooks Desktop Enterprise също прави, и се нарича Insights. Таблото за управление се превключва от раздел в горния ляв ъгъл на началния екран. Както при много табла за управление, задържането на курсора върху точка от данни води до числовата стойност на точката и можете да пробиете няколко слоя в отделни транзакции директно от екрана на Статистика. Предлага се и нещо, което Intuit извиква моментални снимки, достъпни от менюто отляво. Това представя това, което повечето други доставчици наричат ​​ключови показатели за ефективност (KPI).

Туит тук, ощипвам там

Някои от програмите, които прегледах, включително SAP Business One Professional и NetSuite, ви позволяват да персонализирате почти всеки аспект на приложението. Напредъкът на гъвкавостта е, че можете да прецизирате софтуера, за да пасне точно на работните процеси на вашата компания. Недостатъкът е, че да измисляме как да го направим е звяр, поради което клиентите обикновено разчитат на партньори с добавена стойност за подобни проекти.

QuickBooks Desktop Enterprise не предлага такава степен на персонализиране. Можете обаче да добавяте и изтривате колони и полета с данни във формуляри и отчети. Правенето на тези видове ощипвания е лесно и до голяма степен интуитивно. Филтрите за отчети също ви дават доста голям контрол върху това, което се случва в отчет. Филтрите на QuickBooks Desktop Enterprise са лесни за използване, но вероятно няма да са ви необходими. За много компании, които намират QuickBooks Desktop Enterprise за добро напасване, големият брой стандартни отчети ще работи добре. Има дори отчети за обвързване на сметки с конкретни редове за данъчна декларация и коригиран (т.е. работен) пробен баланс. И двете са страхотни в края на годината.

Много клиенти изобщо няма да трябва да персонализират отчети или шаблони за въвеждане на данни. Обширната потребителска общност на QuickBooks не само служи като отличен източник на помощна помощ, но предлага голям брой персонализирани доклади и шаблони, създадени от други потребители и пуснати онлайн за безплатно изтегляне. Те са там за вземане. И тъй като QuickBooks съществува от толкова дълго време, има и допълнителни добавки за разширяване на възможностите на QuickBooks Desktop Enterprise, но първо проверете безплатните.

От друга страна, QuickBooks Desktop Enterprise не предоставя истинска функция за експортиране. Можете да експортирате някои от списъците, като клиенти и доставчици, във формат CSV. Но за да получите достъп до основната база данни, ще ви трябва помощна програма на трети страни. Това, което QuickBooks Desktop Enterprise има, е възможността да експортира копие от своите данни до вашия счетоводител, който може да прави записи и корекции в журнала дистанционно в „Копие на счетоводителя“ и да обединява тези промени в съществуващите ви данни. Можете обаче да импортирате файлове на Microsoft Excel в системата и да изтегляте извлечения от банкови и кредитни карти от голям брой банки и компании за кредитни карти, които поддържат платформата QuickBooks.

Резюме на управлението на запасите

Изданието Quickbook Enterprise, което Intuit ми предостави за тестване, включваше споменатите по-горе елементи на Advanced Advanced Reporting, Enhanced Payroll, Field Support и Data Protection, но също така включваше Advanced Inventory. Този модул е ​​общ, в смисъл, че Intuit го възнамерява за повечето видове субекти, но ги разгражда на следните опции, от които ще трябва да изберете един, когато настройвате модула: Строителство, Нестопанска цел, Търговия на дребно и Производство и търговия на едро, което е избран тип субект.

Активирането на модула Advanced Inventory предоставя функции с приличен масив от функции за управление на инвентара, включително разходи за първоначално излизане (FIFO) в допълнение към претеглените средни разходи, предоставени в базовото издание, кодиране на ленти, проследяване на контейнери и серийни номера и поддръжка за многократно складиране. За разлика от системи като Acumatica, QuickBook's Advanced Inventory не е истинско приложение за тип производство, тъй като не предоставя функции като незавършена работа и проследяване на инвентара в производствения етаж. И отново, това е значително по-евтино от повечето системи за планиране на корпоративни ресурси (ERP), които предоставят тези функции.

Влизането в модула с инвентара е просто. В горната лента на лентата има раздел „Описи“, както и иконата „Дейности с инвентаризацията“ в раздела „Стартиране / Начален екран“ в секцията „Компания“. И двамата ви отвеждат в Инвентарния център, където са изброени наличните инвентарни елементи и тяхното състояние. Центърът за инвентаризация е адаптивен и можете лесно да добавяте отчети и други ключови показатели за ефективност (KPI).

Инвентаризацията също е тясно интегрирана както с продажбите, така и с покупките, както трябва да бъде, с инвентаризацията се актуализира при извършване на продажби или при закупуване на нов инвентар. Инвентаризацията на QuickBooks не позволява отрицателни инвентаризации, но предоставя предупреждения и знаци, когато нямате достатъчно части, за да завършите компилациите за доставка на продукти. Би било хубаво да има някакво прогнозиране на запасите, като например икономическо количество поръчки (EOQ), но това е функция, която обикновено се намира в по-модерните ERP системи за инвентаризация. Това, което получавате в QuickBooks Inventory, е способност за разчет на материали (BOM), където можете да изградите сглобяване на компоненти. Липсва обаче по-подробната функционалност за китиране, която поддържа дори и приложения за управление на инвентара от по-нисък клас, като Cougar Mountain Denali Summit.

QuickBooks също е донякъде ограничен, що се отнася до методите за разходи. Липсата на разходи за Last-In First-Out (LIFO) няма да бъде значителна за повечето потребители, тъй като в днешно време тя рядко се използва. Но по-притеснителна е липсата на стандартни и специфични разходи. QuickBooks разчита най-вече на средните разходи като основен метод за остойностяване на инвентара, въпреки че разширеният опис, който тествах, добави FIFO, който е широко популярен.

Отчитането е смесена торба. Има само няколко стандартни отчета за инвентара, въпреки че наличните са полезни. От положителна страна е лесно да персонализирате тези отчети, а разширеното отчитане ви позволява да генерирате ad hoc отчети, когато имате нужда от тях. Хубаво ощипване тук е, че когато играчите от по-нисък клас като Cougar Mountain или Zoho Inventory разчитат на отделен двигател като SAP Crystal Reports или Zoho Reports, за да правят персонализирани или ad hoc отчитания, QuickBooks включва тази възможност в основния пакет. Тези отчети могат да бъдат запазени за бъдеща употреба.

Като се има предвид пазарът, който Intuit е насочен с QuickBooks Enterprise, функциите, които съдържа, включват Разширено отчитане, възможности за форматиране на персонализирани отчети и огромен брой доклади, предоставени от потребители, трябва да задоволят изискванията на много потребители на достъпна цена. Това всъщност създава една желана функция, предлагана от Intuit, която не се съдържа в софтуера, а именно огромната база от потребители на QuickBooks и професионални консултанти. Ако имате проблем или нужда от персонализиране, има вероятност тази широка мрежа да има решение за вас някъде и вероятно такава, която да не разбие банката.

Има обаче няколко потенциални нарушители на сделки. Ако се нуждаете от разходи извън предлаганото, например стандартно ценообразуване или конкретна цена на артикула, тогава нямате късмет. Софтуерът също не предлага проследяване на етажа, което е почти стандарт в истинските производствени запаси. Също така липсва всякаква възможност за икономическа поръчка, която винаги е приятна функция в системата за инвентаризация. Ако имате нужда (или искате) тези функции, тогава има вероятност да се наложи да преминете към по-висока степен до истинска ERP система, за да ги намерите. Но за много от множеството потребители на QuickBooks, надстройката до Advanced Inventory и Advanced Reporting ще пасне на сметката доста добре.

По-добро от входно ниво, но не съвсем ERP

QuickBooks Enterprise със сигурност е жизнеспособна опция за съществуващи потребители на QuickBooks, които смятат, че превъзхождат версията, която използват в момента. Това е безболезнен преход, с познати менюта и лесен път за надграждане. Въпреки това, в сравнение с другите приложения, които разгледах, това е по-скоро система за счетоводство на малък бизнес, а не истинско счетоводно приложение за по-малко предприятие с нужда от широка мулти-компания или многонационална функционалност. За да бъдем честни, Intuit всъщност не е насочен към Enterprise Solutions към тези потребители.

Бях разочарован и от документацията на Intuit, която е най-вече помощни файлове. Донякъде това е съставено от огромна и гласова потребителска общност и вероятно на всеки въпрос, на който не може да се отговори с помощта на клавиша за помощ, вече е отговорен с онлайн публикация някъде. Ако възнамерявате да инвестирате в QuickBooks Desktop Enterprise (или което и да е друго издание на QuickBooks за този въпрос), след това изразходвайте малко допълнителни пари и вземете копие на QuickBooks 2016, изчезналото ръководство на Bonnie Biafore. Това е практически задължителен ресурс за администратор на QuickBooks и струва по-малко от 30 долара.

И накрая, ако искате да имате достъп до QuickBooks Desktop Enterprise от мобилно устройство, тогава ще трябва да преминете към хостваната версия. Вътрешната версия, която прегледах, не поддържа отдалечен достъп от смартфон или таблет; тя му предоставя само услуга за добавяне.

Всичко казано, ако сте настоящ клиент на QuickBooks, който просто трябва да добави повече потребители, тогава ще откриете, че QuickBooks Desktop Enterprise е безболезнена надстройка с минимални изисквания за преквалификация. Но бъдете сигурни, че счетоводството и общото управление на запасите е всичко, което искате. Ако смятате, че ERP някой ден ще бъде в бъдещето на вашата компания, тогава ще искате платформа, която може да прерасне в такава система, без да изисква миграция на мотокари, а Intuit не изгражда QuickBooks Desktop Enterprise с този път на растеж.