Преглед и рейтинг на Microsoft Visio Pro за Office 365

Това беше тежест за изготвяне на блок-схеми, организационни схеми, етажни планове, мрежови диаграми и други визуални изображения, често използвани в бизнеса. Visio беше едно от най-ранните програми за опростяване на начина, по който се прави чрез предоставяне на предварително изработени форми и предмети, а не виртуални химикалки и транспортиращи устройства. Visio, който е собственост на Microsoft от 2000 г., все още е едно от най-важните приложения за диаграма и диаграми. Той е мощен и пълен с опции за опции, но е най-подходящ за по-големи фирми с известна ИТ поддръжка, тъй като процесът на закупуване и настройка е объркващ.

Покупка и настройка

Получаването на Visio е сложно поради няколко причини. Част от проблема е, че не можете просто да отидете на уебсайт и да купите Visio. Първо трябва да се уверите, че имате или регистрирате правилния вид акаунт в Microsoft, или бизнес акаунт (когато се регистрирате, получавате имейл адрес, който завършва в „onmicrosoft.com“) или акаунт в Office 365 абонамент. След това, в зависимост от това какъв профил имате и коя версия на Office сте инсталирали, трябва да разберете коя версия на Visio можете да инсталирате. След като влезете в акаунта си в Microsoft, уебсайтът поне проверява дали отговаряте на изискванията и ви подтиква към правилните опции, но стигането до тази точка изисква някои действия.

Друго препятствие е, че Visio е достъпен само като локално инсталиран софтуер в Windows. Не можете да го използвате на Mac или Linux машина и няма версия, базирана на браузъра. Въпреки името си, Visio Online не е напълно функциониращо уеб приложение. Повече за това малко. В епоха, когато толкова много бизнес софтуер е базиран само на уеб и можете да стигнете до него от всяка машина с интернет връзка, това може да е достатъчно разочароващо, за да ви отвърне от самото начало. Всички други приложения за диаграми, които съм тествал - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart и SmartDraw - предлагат уеб приложения.

Ако приемем, че стигате дотук, има три актуални версии на Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 и Visio за Office 365 (която е версията, която разгледах тук). Две по-стари версии, Visio 2010 и Visio 2013, все още се движат и могат да бъдат правилната версия за някои хора, в зависимост от системните им изисквания и акаунта на Microsoft. Вижте сравнителната таблица на Microsoft Visio за повече информация за Visio 2010 и 2013.

Visio Pro за Office 365 (версията, която тествах) и Visio Pro 2016 са почти идентични, с изключение на това, че за Pro за Office купувате абонамент, който включва актуализации на продукта, тъй като те са налични. Версията Pro for Office също има още няколко шаблона и форми, особено тези, които се отнасят до образованието. Visio Standard обаче е различен по това, че не включва никаква поддръжка за сътрудничество и има далеч по-малко шаблони и форми.

Цени и сравнения

Visio Pro за Office 365 се продава на абонаментна основа. Той струва $ 15, 50 на месец или $ 13 на месец с годишен ангажимент, което работи до $ 156 за годината. Visio Standard 2016 струва $ 299, 99, а Visio Pro 2016 струва $ 589, 99. И двете последни две цени са еднократни такси.

В сравнение с други приложения за диаграмиране, Visio е скъп. Lucidchart, например, е най-добрият избор за този вид софтуер и струва само $ 5, 95 на месец или $ 59, 40 годишно за основен потребителски акаунт. Профилният акаунт, който е ниво, който препоръчвам, струва $ 9, 95 на месец или $ 107, 40 годишно. Lucidchart е наличен само в браузъра, така че няма нужда да се притеснявате за съвместимостта.

SmartDraw също е избор на редактори и цената му е по-близка до тази на Visio. Онлайн версията, наречена SmartDraw Cloud, струва $ 179, 40 годишно. SmartDraw също има настолно приложение за Windows и се предлага на три нива: $ 297 за Standard, $ 397 за Business и $ 2995 (начална цена) за Enterprise.

Има и други инструменти за диаграми, които струват още по-малко. Draw.io е напълно безплатен и предлага доста добра услуга. Две други приложения, Gliffy и Creately, имат много ниски цени. Gliffy предлага няколко нива на обслужване, но най-малко скъпото му струва $ 14, 85 на всеки три месеца, което се равнява на около $ 3, 99 на месец или $ 59 на година. Творчески струва почти същото. Онлайн абонамент за уеб приложението на Creately работи 5 долара на месец или 49 долара годишно за личен план. Версията за работен плот за изтегляне на Creately струва еднократна такса от 75 долара за физически лица (наречена Desktop Personal) и е достъпна за Windows, OS X и Linux.

Приготвяме се да започнем

Придобиването на копие на Visio може да е объркващо, но да започнете с него, след като стартирате приложението, това не е така. Той има познато оформление на Microsoft Office за навигация по основни менюта и опции. Работното ви пространство е в центъра с лента от менюта с раздели (лентов интерфейс) в горната част. Вляво е панел, който държи предмети. Това, което намирате там, се променя въз основа на каква диаграма създавате или редактирате. Още опции се появяват вдясно, когато са подходящи, като опции за форматиране, когато са избрани конкретни обекти.

Шаблоните могат да направят или прекъснат приложение за диаграми, тъй като огромната причина приложенията за диагностициране са полезни на първо място, защото те ви помагат да правите блок-схеми, етажни планове и други визуални изображения, без да се налага да ги рисувате на ръка така, както бихте използвали, ако използвате вектор софтуер. Visio има десетки шаблони. Няколко примера за категориите шаблони, които ще намерите са Бизнес, Блок-схема, Инженеринг, Мрежа и План на етажите.

Във всяка от категориите има много по-конкретни шаблони. Групата на етажа има опции за домашен план, план на сайта, оформление на Office, 3D карта с посока, електрически и телекомуникационен план и други. Продължете да изследвате и ще намерите диаграми на Гант, диаграми за мозъчна атака и дори много конкретни диаграми, свързани с използването на SharePoint.

Някои от шаблоните съдържат съдържание в тях, когато ги отворите. Когато стартирах орга диаграма, например, тя беше предварително запълнена с главен изпълнителен директор, няколко мениджъри под тази длъжност и служители под тях. Но други шаблони ви започват с празно платно и списък с вероятни форми и обекти, които ще използвате от панела вляво.

Използване на Visio

Много е лесно да плъзгате и пускате обекти, преоразмерявате ги, завъртате ги, добавяте текст, добавяте свързващи линии, за да показвате връзки и т.н. Инструментите са ясни, но има много от тях и интерфейсът със сигурност може да стои, за да бъде запазен. Това е тромаво по същия начин, по който са много софтуерни продукти на Microsoft. Толкова е опаковано в едно приложение, че прелитането през менюта и опции може да се умори. Adobe, друга компания, която се бори с това как да вгради стотици функции в едно приложение, има известен успех при създаването на персонализирано работно пространство, така че в зависимост от вида работа, която правите, интерфейсът се подрежда според вашите нужди. Приложенията за диаграмиране, включени и Visio, са склонни да правят същото по отношение на това да ви дадат подходящи обекти за избор, но в случая на Visio може да работи добре и да пасира останалата част от интерфейса въз основа на избрания от вас шаблон.

Щракването с десния бутон върху обект или група от обекти също създава подходящи инструменти. Можете лесно да подравните и разпределите обектите, да ги групирате и разгрупирате и да направите други промени, въпреки че отново списъкът с опции е по-дълъг, отколкото трябва да бъде.

Visio има няколко удобства, повечето от които се предлагат и от конкуренцията. Например, нарисувах етажен план и исках да групирам заедно някои обекти. Когато обвързах курсора си около желаните предмети, приложението интелигентно не подбира стените или формата, представляваща общото пространство на пода. Друг пример е възможността за бързо пренаписване на орга диаграмата, която бях направил в различна подредба, като странична, вертикална или хоризонтална. Има и опции за стилизиране, като вида, видян в Microsoft PowerPoint, които променят цветовата схема на цялата диаграма с едно щракване. Ако работите с машина с Windows с докосване, можете да използвате стилус или пръст, за да работите и с Visio.

Файлове, управлявани от данни

Една от най-големите продавани точки на Visio е, че можете да свържете диаграма към набор от данни от друг продукт на Office и да генерирате диаграми въз основа на данните. Подобно е на създаването на диаграма в Excel въз основа на данни в други клетки. Когато промените основните данни, диаграмата се актуализира автоматично.

Можете да създавате управлявани от данни диаграми и диаграми, като използвате данни от няколко различни източника, като Excel (трябва да бъде хостван в SharePoint) и Microsoft Access, а можете да изведете окончателните диаграми като уеб чертежи, така че всеки да ги вижда, дори хората които нямат копие на Visio.

Поддържани типове файлове

Когато става въпрос за работа с голямо разнообразие от типове файлове, Visio е приложението за победа. Той има повече възможности за импортиране и експортиране от всяко друго приложение за диаграмиране на пазара. Visio може да експортира в BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF и много други формати, когато използвате опцията Запиши като, а не Експортиране. PDF, AutoCAD чертеж, VSS за шаблон и VST за шаблон, са само няколко примера. Visio има и най-силната поддръжка за типовете файлове, които можете да импортирате: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF и WMF.

Поддръжката на всички тези типове файлове може да е важна за вашата работа, ако често сменяте диаграми с хора, използващи други инструменти, например AutoCAD.

Имайте предвид, че Visio не поддържа импортиране на формати от конкурентни приложения за диаграми, като например собствените типове файлове, използвани от редактора на Choice Lucidchart.

Сътрудничество и интеграция

Visio поддържа известна колаборация, но има няколко изисквания, които първо трябва да отговаряте, за да работи. Сътрудничеството се поддържа само от Visio Professional 2016 и Visio Pro за Office 365 (не Visio Standard 2016), което означава, че всички сътрудници първо трябва да отговарят на всички изисквания, необходими, за да получат едно от тези приложения. Тогава всеки, който иска да си сътрудничи, се нуждае или от SharePoint, или от Office 365 акаунт, в допълнение към софтуера Visio.

Ако отговаряте на изискванията, тогава получавате средства за съавторство, коментиране и пояснения. Както и при другите продукти на Office, можете също така да настроите Skype за бизнес интеграция, за да се срещнете практически от Skype, докато работите заедно.

Казано по-конкретно, можете да си сътрудничите напълно с други във Visio, но само ако всички имат вече инсталирано работно копие на Vision Professional или Visio Pro. Така че може да работи за вътрешно-организационно сътрудничество.

Как споделяте диаграми с хора извън организацията или с такива, които нямат копие на Visio? Microsoft пусна Visio Online наскоро (той бе в бета от края на 2016 г.), но не се вълнува твърде много - името му е малко подвеждащо. Ако това, което очаквате, е, например, онлайн приложение, което предлага същите функции като версиите на Windows на Visio, вие сте за разочарование. Visio Online е много по-ограничен от това. Да речем, че създавам диаграма и искам да я споделя със Сюзън, която няма копие на Visio. Мога да й изпратя връзка към версия, която е само за преглед на моя файл, която ще се появи в уеб браузъра ѝ. Сюзън може да види файла и да добави коментари към него. Но тя не може да го редактира. Тя все още ще се нуждае от локално инсталирано копие на Visio за това.

Ако Сюзън има копие на Visio, тя може да премине от разглеждане на онлайн версията до редактиране на диаграмата само с едно щракване или две. Visio Online намира файла за нея, за да не се налага да я търси. Това е всичко - не особено впечатляващо.

Ако сътрудничеството е важно за вашата работа, бих препоръчал да прехвърлите Visio и да разгледате Lucidchart, защото той предлага съвместно редактиране в реално време и не е нужно да прескачате обръчи, за да го получите. Тя работи просто и лесно и работи за всички нива на обслужване. Единственото предупредително слово е, че ограниченията на различните типове акаунти все още се прилагат при сътрудничество. Например, ако някой с абонамент за екип покани притежател на безплатен акаунт да сътрудничи на диаграма, безплатният потребител може да редактира файла само ако има по-малко от 60 обекта върху него и ако не включва обекти, които са ограничени до плащащи потребители.

По-добре за по-големи бизнеси

Visio е безспорно мощно приложение с много възможности. Освен това е сложно да започнете, скъпо е и работи само на компютри с Windows. Плюс това не можете да си сътрудничите с потребители, които не са Visio, като им изпратите линк към диаграма и ги накарате да влязат в уеб приложение. Има и други приложения за диаграми, които са по-лесни за получаване, струват по-малко и правят това, което повечето хора имат нужда от тях.

Visio е качествен софтуер, но вероятно е най-подходящ за големи организации с ИТ администратори, които отговарят за закупуването и настройката. Въпреки силата на Visio, собствениците на малки фирми може да намерят други възможности за избор по-привлекателни. Изборите на редакторите По-специално Lucidchart и Smartdraw са много по-лесни за започване и използване.