Поглед върху индустрията: къде отива управлението на документи?

Инструментите за управление на документи (DM) дават на бизнес потребителите възможността не само да редактират файлове, но да трансформират създаването на съдържание, да оптимизират работните процеси и да управляват като цяло по-организиран бизнес. Тези инструменти, които често използват PDF файлове, са били толкова повсеместни, че вероятно използвате DM управление в ежедневния си работен живот, без да му обмисляте много. Все пак полето продължава да се развива и модернизира през цялото време.

Наскоро разговаряхме с Юджийн Кьонг, основател и Председател на Foxit Software Inc., за това как се променя конкурентният пейзаж, що се отнася до PDF технологията и някои от предизвикателствата, с които бизнесът все още се сблъсква, когато става въпрос за тази вездесъща технология. В нашата дискусия разгледахме текущата посока на DM и някои прогнози за интелигентните функции в пространството.

PCMag (PCM): Къде виждате пространството на DM като цяло през следващите 18 месеца?

Eugene Xiong (EX): Едно нещо виждаме по-специално е, че DM се фокусира върху това да даде на отделния документ ново усещане за идентичност. Много е трудно да имаш пълен, общ дигитален работен процес с днешните стандартни системи за DM. Понякога трябва да изтеглите файла от системата и след това да използвате различен инструмент, за да го обработите. В този случай този документ е напълно извън контрола на документационната система.

Преди няколко години разработихме технология, която наричаме ConnectedPDF , Основната идея беше, че ако се възползваме от връзките, вградени в документа, това ще даде на файла повече смисъл. Свързаният PDF работи така: След като документ е споделен, създателят може да следи кой го е получил, какво са направили с него и да види кога задачите са завършени. Той също така предлага силен контрол на достъпа на отделни потребители. Всичко това се случва в реално време. Можете да конфигурирате PDF разрешения дори и след като файлът бъде изпратен.

Именно тук разбрахме, че променящият се пейзаж на пространството в DM е свързан с това да се даде на компаниите повече контрол върху PDF файла им и да го накарат да се почувства много по-„жив“ от стандартен документ. Мисля, че в бъдеще, в рамките на периода, който споменахте, в рамките на година или две, мисля, че системите на DM ще изместят фокуса върху самия документ. Това ще бъде тенденцията вместо просто да има различни системи, които не работят заедно. Това се надяваме да се опитаме да направим: да популяризираме документа в по-свободно пространство, основано на отворени стандарти, а също и облачни услуги. Ние изграждаме облак, който свързва всички различни документи заедно.

PCM: Какви технологии ще засегнат DM в бъдеще? Виждате ли PDF пространството, използващо функции за изкуствен интелект (AI)?

ЕХ: Всъщност не мисля, че това е подходящо. Това са много неструктурирани данни в PDF. Ако просто вземете всички видове различни PDF файлове и ги поставите в AI двигател, това не генерира смислени резултати. Това, което се опитваме да направим, е да разберем документа малко повече, така че, започвайки от създаването на файла, ние присвояваме идентификатор на документа. Това позволява на документа да пътува до различни места и да разбере какво правят хората по отношение на файла. След като имаме достатъчно данни за документа, тогава можем да се обърнем към прилагането на AI, като разгледаме някои от по-структурираните данни. Това ще генерира много по-смислен резултат.

Самите документи съдържат така наречените неструктурирани данни. Много е трудно да извлечете данни по надежден и последователен начин от нещо като PDF бяла книга. Мисля, че е много лесно в наши дни да се популяризира AI във вашия продукт защото това е много вълнуваща технология. Истината на въпроса е, че документите са проектирани само за консумация от човека. Те имат много неструктурирани данни, които настоящите технологии на AI просто не могат да дешифрират ефективно. С казаното, ще видим още инициативи за извличане на структурирани данни - неща като информация за цените, заглавия и имена - и това ще доведе до по-смислена интелигентност на документите на потребителите и мениджърите. Той ще осигури много по-голяма помощ по отношение на повишената производителност на работещите със знанието.

PCM: За какво трябва да мислят малките за средни предприятия (SMB), когато става дума за DM?

Ех: Това е добър въпрос и малките предприятия трябва да обмислят много мисли на DM. Самият Foxit не е голямо предприятие; ние сами все още сме SMB. И дори тогава виждаме огромно количество информация, обменяна в рамките на нашата организация и между себе си и други компании. Отговорът на това е да се изгради цялостно решение за документи, което е базирано на облак и уеб.

Много малки фирми може да се изплашат, когато говорят за DM. Те трябва да платят много пари, а също и да преминат през много усилия за внедряване, конфигуриране и поддръжка тези видове на DM системи. Виждаме, че в близко бъдеще много доставчици, включително и ние тук от Foxit, ще осигурят цялостно решение - не само система за DM, но и инструменти за производителност на документи. Имаме лесна за използване, базирана на браузъра PDF версия, която предлага всички функции за персонализиране като всеки друг продукт, но не изисква допълнителна инсталация. По-малките предприятия трябва да бъдат съсредоточени върху приемането на по-леки и разумни решения за своите PDF операции.