Google Drive за преглед и оценка на работата

Google Drive for Work започва от 5 долара на потребител на месец за основния си план и представлява солидна опция за клиенти с малък и среден бизнес (SMB), които търсят или решение за съхранение на бизнес облак или прилично включен инструмент за управление на документи. От страна на услугата за съхранение, Google Drive for Work има отличен набор от функции, но силният, понякога неизбежен тласък към Google G Suite ще добави ненужна тежест за определени организации, което ще доведе до класирането му малко зад победителите в избора на редактори Dropbox Business и Egnyte Business.

Можете да го изпробвате безплатно чрез 30-дневна пробна версия, без да е необходима кредитна карта. След изтичане на пробния период има два плана, от които да изберете: G Suite Basic и G Suite Business. G Suite Basic ви предоставя 30 GB хранилище, интегрирани календари, бизнес имейл адреси и основни администраторски и защитни контроли. G Suite Business (10 долара на потребител на месец) ви дава всичко, което прави основният план и добавя разширени администраторски контроли, сигурно архивиране на жизненоважни бизнес документи и неограничено съхранение (или 1 TB на потребител, ако имате по-малко от пет потребители). Както Основните, така и Бизнес плановете Ви осигуряват 24/7 поддръжка по имейл и телефон. Google Drive for Work е отличен инструмент за сътрудничество и редактиране на документи.

От страна на управление на документи, продуктът също се справя добре, но ако се нуждаете от управление на задачи и работен поток, тогава нашият избор на редактор Zoho Docs Standard е по-добър избор.

Първи стъпки с Google Drive

За да се регистрирате, трябва да предоставите информация за контакт, име на фирмата си, брой служители и да изберете името на вашия домейн. Ако нямате такъв, можете да закупите домейн чрез Google или друга уеб хостинг услуга. Накрая задавате парола и след това доказвате, че не сте робот, като идентифицирате серия от изображения. Преди да продължите по-нататък, трябва да потвърдите своя домейн, което можете да направите по най-различни начини, включително добавяне на малко HTML код към вашия уебсайт и качване на текстов файл към вашата хостинг услуга. Опитахме няколко различни метода и успяхме само с опцията HTML. Добрата новина е, че ако не успеете, вие (като администраторът на акаунта) можете да се свържете с Google поддръжка по телефон, имейл или чат.

Потребителският интерфейс на Google Drive for Work (UI) е прост. Като администратор имате собствено табло за управление, където можете да настроите фирмен профил, да преглеждате отчети за употреба, да управлявате устройства, да изберете кои приложения на Google ще използва вашата компания, да настроите мрежи и да добавите и управлявате потребители. Можете също да мигрирате имейли, контакти и данни от календара към вашия акаунт.

Google Drive за бизнес изглежда точно като Google Drive. Единствената разлика е, че при първия вход в системата вие получавате предупреждение за факта, че имате неограничено място за съхранение, за разлика от потребителския продукт, който ви ограничава до 15 GB. Можете обаче да надстроите до 100 GB ($ 1, 99 на месец) или 1 TB ($ 9, 99 на месец).

Споделяне на документи и сътрудничество

Споделянето работи по същия начин, както при Google Drive, насочен към потребителите. Можете да споделяте файлове една по една или цели папки наведнъж. Можете да редактирате файлове на Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и Microsoft Word, без да ги преобразувате. Това е хубаво надграждане, въпреки че можете да коментирате само файлове в Google. За всяка папка и файл можете да променяте настройките за споделяне, като ги правите публични, видими за конкретни потребители или за всеки, който има връзка. Няма очевиден начин за споделяне на нови файлове и папки. Следователно, най-добрият ви залог е да създадете една папка, в която да се съхраняват всички файлове и подпапки, които искате да споделите. Ако имате голям брой служители, тогава можете да създадете групи, за да улесните споделянето. Всъщност трябва да създадете групи или иначе ще трябва да запомните имейл адреса на всеки и да рискувате да излезете някой.

Можете да поканите потребители да създадат акаунт или да добавите потребители, като в този случай ще им зададете временна парола. Можете също да добавите масово потребители, като качите CSV файл. От администраторската конзола можете да нулирате паролата на потребителя и да го преименувате, изтриете или спрете. Когато поканите нови потребители, те получават имейл адрес с вашия домейн. Всички потребители имат достъп до устройството си, в което се съхраняват техните файлове и папка, наречена „Споделено с мен“, което е самообоснователно. Можете също така да видите наскоро отворени файлове и файлове със звезда (които са тези, които сте маркирали като любими).

Ако сте често потребител на Google Drive, вероятно сте забелязали, че не винаги имате пълен контрол върху документите и папките, които са били споделени с вас. Google изглади тази бръчка и сега потребителите могат да преместват споделени файлове в различни папки и да добавят файлове към споделените папки. Преди това често имахме проблеми с намирането на споделени файлове, тъй като те не бяха организирани по начина, по който ги харесвахме.

В допълнение към Google Drive, Google App for Work включва имейл, календар и друг софтуер на Google. Понастоящем обаче Google няма инструмент за управление на проекти или начин за управление на задачи като екип. За това е по-добре да разгледате Zoho Docs Standard, нашия избор на редактор в управлението на документи и неговия колега Zoho Projects, който също спечели избора ни на редактор.

Google Drive for Work има приложения за Android и iOS, в които можете да преглеждате, редактирате и споделяте файлове, както можете на вашия компютър. Собствениците на акаунти могат да изтеглят и приложението Google Admin за Android и iOS. Потребителите на Android вече могат да се възползват от добавки за Документи и Таблици, като DocuSign за електронни подписи и Scanbot за мобилно сканиране. Освен това, за собствениците на Google Pixel има опция за архивиране, която си струва да се разгледа внимателно.

Google Drive for Work обаче има и сканиране на документи, вградено в мобилната му версия. С телефона си можете да сканирате снимка и след това да интерпретирате текст, като използвате оптично разпознаване на символи (OCR). Тази способност работи и върху всички PDF файлове, които бихте могли да запазите в Google Drive. Като цяло тази функция за сканиране също има удобен, неограничаващ потребителски интерфейс. Сканирането на изображение е толкова лесно, колкото да изберете "използвайте камера" в диалоговия прозорец "добавяне на нов документ".

Въпреки че Google докосва OCR като интегриран с тази възможност за сканиране, нашето тестване не даде много точни резултати. Търсенето на текст се прехвърля в PDF файлове и ако отворите PDF след OCR, то може да покаже доста груб текст. Например, не бихме искали да опитаме да готвим от това усилие с най-добри предположения:

Не можете да кажете на мобилното приложение за Google Drive да запази тази рецепта като PDF файл или дори да я преобразува в такава по-късно с помощта на уеб интерфейса. Вероятно можете да намерите добавка на трета страна, която ще го направи в Chrome, но ние тествахме само възможностите на мобилното приложение за този преглед. Реално, помислете за функцията за сканиране на мобилни устройства в Google Drive като начин да импортирате изображения, а не да извършвате OCR операции, особено върху голям куп документи. Ако това е вашата мисия, тогава е по-добре да използвате един от нашите победители в приложението за сканиране на мобилни приложения Редактор на избор на редактори Abbyy FineScanner или Evernote Scannable.

Когато имате нужда от помощ, можете да получите достъп до пълната база знания на Google и форумите на общността. Тъй като Google предлага както потребителски, така и бизнес софтуер със същото име, понякога може да е трудно да намерите това, от което се нуждаете. Администраторите могат също да получат 24/7 поддръжка по телефон, имейл или чат.

Сигурност и интеграция

Google Drive следва индустриалните указания по отношение на сигурността, което означава, че е съвместим с ISO 27001, SOC2 и SOC3. Освен това Google ще подпише споразумение за спазване на Закона за преносимост и отчетност на здравно осигуряване (HIPAA), което е минимално изискване за използване на всеки продукт за съхранение в облак в сектора на здравеопазването. Данните се криптират в покой с военния, 256-битов разширен стандарт за криптиране (AES), а информацията, прехвърлена от и от Google, винаги е защитена със слой за сигурен сокет (SSL). Единственият недостатък е, че няма действащ механизъм за управлявани от клиента ключове за криптиране. Google Drive също така предлага пълна поддръжка за многофакторно удостоверяване (MFA), за да се избегнат атакуващите. В комбинация с отлично решение за одит на файлове е лесно да се чувствате сигурни с този продукт.

Цялата технология на Google е изградена върху собствен набор от полирани интерфейси за програмиране на приложения (API). Google Drive не прави изключение от това. Синхронизирането с парола на Active Directory (AD) е достъпно за бизнес потребителите чрез G Suite Password Sync (GSPS), за да улесни управлението на акаунти в G Suite. Това не е директна интеграция с пълно управление на акаунта, но работи достатъчно добре. Също така има огромно разнообразие от конектори за приложения на трети страни за тези, които се нуждаят от него. За организации, които се нуждаят от повече, можете да получите достъп до обществен API след кратък процес на регистрация и след това да накарате разработчиците си да го използват, за да интегрират и персонализират вашия опит в Google Drive for Work.

Примерно споделяне на документи и достъп офлайн

Като цяло, Google Drive for Work предлага цялостно решение за сътрудничество и съхранение на данни на базата на вече защитената и високоефективна платформа за приложения G Suite. Най-добрите части на Google Drive for Work са неговите инструменти за редактиране и споделяне, както и неговият неограничен офлайн достъп, което е чудесно за тези, които трябва да работят по пътя, когато интернет връзките са ненадеждни. Освен това е чудесно, че за разлика от повечето други продукти на Google, администраторите имат достъп до поддръжка на живо чрез телефон, имейл и чат, вместо да разчитат на помощни статии и форуми. Всички компоненти на G Suite са висококачествени и достъпни, така че това е привлекателна опция за клиентите на пазара за нова платформа за производителност в допълнение към управление на документи или съхранение в облак. А за тези, които вече използват приложенията на G Suite на Google, това е абсолютно неразбиращо.

Въпреки това, използването му в пълна полза изисква закупуване на поне по-голямата част от продуктовия пакет от Google, което не е подходящо за всеки бизнес, тъй като мнозина вече са стандартизирани за други решения за тези проблеми и нямат нужда от миграция. Така че, ако търсите само специализирано решение за управление на документи или обикновена платформа за съхранение на бизнес облак, Google Drive for Work може да има проблеми с конкуренцията с избора на редактори, съответно Zoho Docs Standard или Dropbox Business и Egnyte Business, дори и с атрактивния си цена и набор от функции.