Видео: Intro to Evernote Business (Септември 2024)
Може да мислите за Evernote като за обикновена платформа за водене на бележки, но тя се е разширила далеч отвъд това, като включва инструменти за споделяне на документи и сътрудничество. Това е чудесно средство за заснемане на мозъчни атаки на сесии, съхраняване на документи и вграждане на аудио и изображения в бележки. Най-добре е обаче за малки екипи с ограничени нужди; по-големите компании, които се нуждаят от стабилни инструменти за сътрудничество, ще останат разочаровани.
Evernote Business предлага безплатна 30-дневна пробна версия, която изисква предварително кредитна карта. След това ще плащате 12 долара на потребител на месец за до 25 потребители; ако имате нужда от повече от това, можете да се свържете с продажбите за персонализиран план. Evernote предлага също безплатен основен план, план плюс ($ 34, 99 на година) и план за премиум ($ 69, 99 на година). Бизнес планът добавя администраторски контроли и управление на потребителите. Въпреки че предлага функции за съвместна работа, споделяне на документи и офлайн достъп до всички файлове на всичките ви устройства, той все още не може да се конкурира с Zoho Docs Standard, нашия избор на редактори в тази категория.
Първи стъпки с Evernote for Business
Регистрацията за Evernote Business е проста. Първо предоставяте информация за контакт и създавате парола, а след това добавяте данни за плащане и избирате план за плащане и накрая се съгласявате с условията за обслужване на Evernote. Можете да плащате годишно с кредитна карта (120 долара на потребител), месечно с кредитна карта (12 долара на потребител) или годишно по фактура (120 долара на потребител). След това можете да поканите членовете на екипа един по един или групово или да го запишете за по-късно; можете също да попълните профила си със снимка, номер на мобилен телефон и размера на вашата компания.
Спортните ви бутони на таблото за управление, работещи надолу в лявата част на екрана за добавяне на бележки, търсене, отваряне на работен чат, създаване на преки пътища, преглед на бележки и тетрадки и маркери. По-долу можете да видите данните за вашия акаунт и администраторската конзола. Вдясно от тези бутони се намира списък с вашите бележки, които са разделени на лични бележки (не споделени) и бизнес бележки (споделени с други). Можете да сортирате списъка по дата на създаване, кога е последно актуализиран или по заглавие. Задържането на курсора върху бележка разкрива бутони за споделяне, настройка на напомняния, добавяне на преки пътища или изтриване. Кликнете върху бележка и можете да я видите на дясната конзола.
Споделяне на документи и сътрудничество
Въпреки че Evernote може да бъде известен предимно като софтуер за вземане на бележки, можете също да го използвате за съхранение и споделяне на файлове, макар и не по същия начин като Box for Business или Dropbox Business. Можете да създавате тетрадки, които са основно папки и бележките вътре в тях, но за да споделяте документи, трябва да ги прикачите към бележка. След това, за да редактирате документите, трябва да ги отворите от настолното приложение Evernote; можете да преглеждате файлове само от онлайн интерфейса. След като редактирате документ с помощта на настолното приложение и го запазите, прикаченият файл ще бъде актуализиран във всички платформи и потребители, така че не е нужно да го качвате отново. Една чудесна функция: когато вградите файл в Evernote, това съдържание става напълно търсено.
Вашият акаунт в Evernote вече може да бъде свързан с Google Drive; след като го активирате, можете лесно да вградите файлове на Google във вашите бележници и бележки Evernote. Всички редакции във файла на Google се запазват автоматично, което служи като решение за съвместно редактиране. По същия начин можете да свържете към Evernote бележки в профила си в Google Drive. Това ви позволява да се възползвате от функциите, които харесвате и на двете платформи. Можете също да свържете Evernote с Dropbox и Box за облачно съхранение и Basecamp, за управление на проекти.
Evernote Business също има масив от налични шаблони, като календар, проследяващ разход, телефонен дневник и други специфични за индустрията документи.
Можете да каните потребители един по един или групово, като поставите адреси в поле. След това поканените трябва да създадат акаунт или да влязат в съществуващ и да попълнят потребителски профил. Тогава потребителят ще бъде подканен да изтегли приложението за десктоп, без начин да го пропусне, освен ако не отворите нов прозорец и не влезете. Това беше малко досадно, дори ако настолното приложение е необходимо за достъп до някои функции.
Въпреки че Evernote не е свързан с вашия домейн, както е Google Drive for Work, можете да посочите домейна си в настройките и всеки с имейл адрес, завършващ в този домейн, ще може автоматично да се присъедини към вашия бизнес акаунт; не се изисква покана или одобрение.
За да споделяте отделни тетрадки и бележки, използвате вградения работен чат, който намерих малко досаден. Трябваше да потърся помощната секция на Evernote, за да разбера как да споделям Бележници и друго съдържание с целия си персонал. Оказа се, че това е друга функция само за десктоп. Там щракнете върху бутона за споделяне в бележник и изберете „публикуване на бележник“. След това можете да изберете разрешения: да видите, редактирате или редактирате и поканите.
Членовете на екипа могат да си сътрудничат с помощта на бележки, но потребителите не могат едновременно да редактират бележка. Сигурни сте, ако се опитате да отворите бележка, която някой вече редактира, но все пак можете да изберете да я отворите. В този случай, ако направите някакви редакции, Evernote ще създаде второ копие на файла, което може да стане объркващо. Няма начин да заключите други потребители от файл.
Един голям бонус е, че можете да получите достъп до всички ваши преносими компютри и файлове от всяко устройство, дори когато сте офлайн. Това е много по-удобно от това да избирате документи един по един за офлайн достъп, както трябва да правите с Citrix ShareFile и Dropbox Business.
В рамките на бележките можете да създавате контролни списъци и да задавате напомняния за управление на проекти в малки мащаби. Evernote има приложения за Android, iOS и Windows, които предлагат офлайн достъп до вашите файлове.
Evernote Business Ви дава основно управление на документи
Когато имате нужда от помощ, можете да получите достъп до учебния център на Evernote, който включва ръководства за стартиране, ръководства и статии за отстраняване на проблеми. Можете също да се свържете с поддръжката, като използвате уеб формуляр; когато предоставяте конкретна ключова дума, свързана с проблема ви, Evernote предоставя връзки към статии, които могат да отговорят на вашия въпрос. Освен това получавате ръководството за бизнес Evernote Business, след като се регистрирате.
Потребителският софтуер на Evernote е много лесен за използване; бизнес планът му предлага повече функционалност и, за съжаление, повече усложнения. Обичам, че той предлага офлайн достъп до всички файлове на всичките ви устройства, но да се разчита на настолно приложение или Google Drive за редактиране на документи е неудобно. Ако имате нужда от тази функция, препоръчвам да разгледате Box Business, Google Drive for Work или нашия стандарт за избор на редактори Zoho Docs Standard.
