Съдържание:
Видео: Реклама подобрана на основе следующей информации: (Септември 2024)
Споделяне на документи и сътрудничество
Потребителите могат да споделят документи по няколко различни начина. Първо, всеки файл, който поставите в екипната папка, автоматично ще бъде достъпен за всички в същия акаунт на Standard. Второ, можете да споделите папка или връзка с документи, както можете с Google Drive, които можете да зададете като обществени (всеки, който има връзка), или да го ограничите по няколко начина. Ако не искате файл или папка да бъдат публични, тогава можете да го защитите с парола, да го ограничите само до членове на екипа и / или да зададете дата на изтичане. Можете също да зададете разрешения за редактиране както за папки, така и за файлове.
Не можете да редактирате документи в Dropbox; когато щракнете върху бутона Отваряне на файл, вие се пренасочвате към Microsoft Office 365 онлайн, където трябва да настроите акаунт на Enterprise или да влезете в съществуващ. Това не е идеално, особено тъй като Box (for Business) включва безплатен достъп до онлайн приложенията на Microsoft. (Профилите Dropbox Basic и Pro включват също безплатен достъп.)
Освен това можете да се регистрирате за Dropbox Paper, който е в бета версия, но е отворен за всички потребители на Dropbox. С Dropbox Paper можете да създавате и редактирате документи, да коментирате и да възлагате свързани задачи. След като свържете стандартния си акаунт с Dropbox Paper, можете да получите достъп до документите си за Dropbox Paper от таблото за управление на Dropbox. Можете да вмъкнете документи на Dropbox в документи на Dropbox Paper, но те няма да бъдат редактируеми. Ако искате да си сътрудничите върху документи, най-добре е първо да ги създадете в Dropbox Paper.
Липсата на истински възможности за редактиране на документи не се сравнява благоприятно с Google Drive for Work, който има онлайн редактиране и проследява промени. Други системи на DM като Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online и Zoho Docs Standard също предлагат такава функционалност.
Ако изтеглите настолното приложение Dropbox, тогава можете да използвате функция, наречена значка Dropbox, която разширява някои функции на Dropbox до файлове на Microsoft Excel, PowerPoint и Word. Значка се появява на всеки от документите, запазени във вашия Dropbox, така че можете да видите кой преглежда или редактира файла, да добавяте коментари, да споделяте файла и да преглеждате историята на файловете. Dropbox също препоръчва да използвате приложението за настолни компютри, за да качвате цели папки и големи файлове, тъй като устройството за качване на уебсайт има ограничение от 10 GB.
Всички файлове, които маркирате като любими, също ще са достъпни офлайн, въпреки че трябва да го направите един по един, както и в Citrix ShareFile. Това е хубава функция, въпреки че Evernote for Business и Google Drive for Work ви позволяват да използвате всичките си файлове офлайн.
Освен настолно приложение, Dropbox има и мобилни приложения за Android и iOS. Dropbox Business наскоро добави някои нови мобилни функции в iOS, които позволяват на потребителите да виждат активността на файловете и обратната връзка на екипа при преглед на файлове. Компанията планира да добави тези функции в Android скоро. Всички тези мобилни приложения се синхронизират с вашия онлайн акаунт. Мобилните приложения ви позволяват да създавате файлове и папки и да ги споделяте. Тя включва и друга важна мобилна способност, а именно сканиране на документи с вашия телефон, или от съществуващата ви ролка на камерата, или като направите снимка и я трансформирате в документ. Dropbox върши добра работа с очертаването на какъвто и да е документ, който се опитвате да сканирате, независимо дали е малък като визитна картичка или страница с пълен размер. Тя изправя изображението нагоре (дори в случай на леко смачкана разписка, която сме му хвърлили по време на тестване) и ви позволява да заснемате до 10 страници наведнъж, които можете да запишете във всяка папка Dropbox или като PDF или PNG файл. Както и при други документи в системата Dropbox, можете да добавите коментари към него или да споделите някой, който да я уведоми, че тя трябва да погледне.
Dropbox Business е отличен по отношение на споделянето или коментирането на документи по този начин, стига все още да работите с мобилното приложение. Можете да добавите подпис към документа, ако имате инсталиран Adobe Acrobat или можете да го направите директно от приложението. Можете също да коментирате изображението с дата или персонализиран текст.
Единствената пропуск е с помощен текст, в който има само кратко споменаване за това как да разпознавате текст и този запис беше предимно безполезна информация. Дори се свързахме с техническата поддръжка за повече информация (без да ги информираме, че сме пресата) и те просто поискаха повече информация и след това никога не отговориха, след като им ги предоставихме. Причината за заявката е, че мобилното приложение има поле за търсене, което предполага, че можете да извършите текстово търсене на сканиран документ, който сте запазили в PDF. Търсенето на думата „шоколад“ в документ от две страници, който се отнася конкретно за шоколада, даде нулеви резултати. Доколкото можем да кажем тогава, потребителите трябва да разглеждат функцията за сканиране на мобилни устройства повече като механизъм за улавяне на изображение, а не като инструмент за оптично разпознаване на символи (OCR). Ако в бъдещето ви има голям куп документи, нуждаещи се от OCR, ще бъдете по-добре с един от победителите в избора на редактора в нашия кръг от приложения за сканиране на мобилни приложения, Abbyy FineScanner или Evernote Scannable.
Други възможности бяха сбъркани по подобен начин, като споделянето. Можете да изпратите на имейл сканиран документ на някого или да създадете връзка, която можете да споделите в почти всичко, но ще прекарате няколко разочароващи минути в намирането на тези функции в интерфейса. След като ги намерите обаче, мобилното сканиране на Dropbox е достатъчно приличен инструмент, въпреки че пълният OCR би бил много търсено допълнение в бъдещите версии.
Интеграция и сигурност
Dropbox е в играта за съхранение в облак от дълго време и има значително присъствие на API за персонализирани интеграции. Всъщност поддръжката на Dropbox е повсеместна сред някои от най-популярните приложения от компании като Adobe, Microsoft, Salesforce и Slack. Освен това е един от най-достъпните API, поддържащ голямо разнообразие от достъпни езици за програмиране. Това се превежда директно към удовлетворяването на бъдещите бизнес изисквания в допълнение към днешните потребности от процес и сътрудничество. В допълнение, Dropbox DBX платформата предлага интеграция с множество инструменти и осигурява централно място за свързване на съдържание, устройства и приложения.
От страна на сигурността на данните Dropbox поддържа ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 и ISO 22301 сертификати. Той поддържа също SOC1, SOC2 и SOC3 гаранции. Спазването на Закона за преносимост на здравно осигуряване и отчетност (HIPAA) не е активно по подразбиране и изисква Споразумение за бизнес асоцииране (BAA) с вашата организация, преди да се съобрази. Журналите за одит на дейността също са достъпни за администраторите, което може да бъде полезно за поддържане на спазването на Sarbanes-Oxley Act (SOX). Dropbox постига този регулаторен успех и до голяма степен ги приписва на инвестициите си в собствени центрове за данни. За разлика от Jungle Disk, например, който просто предлага своето софтуерно решение на базата на Amazon Web Services (AWS) или Rackspace Managed Cloud инфраструктура за съхранение, Dropbox инвестира в свои собствени центрове за данни. Това му дава по-пряк контрол върху безопасността на данните и потенциалните проблеми на спазването на регулаторните норми от конкурентите, които оставят това на трети страни.
Dropbox все още не е създал функция за управление на ключовете за криптиране на потребителите, така че всички клавиши са под контрола на Dropbox. Те обаче поставят много строг контрол върху това, какви данни са достъпни за техниците за целите на отстраняването на неизправности и само когато това е абсолютно необходимо. Това не е пълна поверителност, но те са работили усилено, за да гарантират, че доверието им е спечелено. Въпреки че това може да не е достатъчно, за да се класирате за FedRAMP, най-вероятно е достатъчно добро за много случаи.
Dropbox също така поддържа няколко стратегии за двуфакторна и многофакторна автентификация (MFA), които включват използването на SMS текстово съобщение, което доставя отделен код на мобилното устройство на потребителя, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA или Windows Authenticator. Dropbox силно препоръчва на потребителите да се възползват от тези функции, защото те добавят приятен слой на безопасност около чувствителните данни.
Почти едно гише
Dropbox предлага много помощ, ако се сблъскате с проблеми, включително PDF ръководство, самонасочена поддръжка, търсещ Помощен център и поддръжка чрез чат на живо, имейл и телефон (делнични дни, 8:00 до 20:00 ET). За телефонна поддръжка трябва да генерирате пинов код, което можете да направите директно от главната страница за помощ.
С опростен потребителски интерфейс (UI), неограничено съхранение и извличане на файлове и огромни потребителски разрешения, Dropbox Business помага на вашия екип да сътрудничи по-ефективно. Всъщност Dropbox може да се похвали, че 300 000 екипа използват Dropbox Business. За да редактирате файлове онлайн, трябва да получите отделен акаунт в Microsoft 365, който може да повиши разходите или да използвате Dropbox Paper, който не е напълно интегриран. За най-добрият софтуер за управление на документи вижте Избор на редактора Zoho Docs Standard. Но за универсално решение за съхранение в облак за съхранение на бизнес клас и споделяне на файлове, Dropbox Business е отлично решение и напълно заслужава наименованието на избора на редактора на PCMag.
