Видео: ShareFile and the New Remote Workstyle (Септември 2024)
Подходящото име Citrix ShareFile предлага управление на документи, подходящо както за предприятия, така и за малки и средни предприятия (SMBs). Citrix ShareFile има безплатна, 30-дневна пробна версия (не се изисква кредитна карта) и три платени плана. Личният акаунт ($ 16 на месец, таксуван ежегодно) предлага 100 GB хранилище с максимален размер на файла 10 GB. Една стъпка нагоре е акаунтът на екипа (60 долара на месец, които се таксуват годишно за 5 акаунта на служители; 8 долара за допълнителен акаунт), който предлага 1 TB място за съхранение с максимален размер на файла 10 GB и добавя електронни подписи, редактиране на мобилни устройства, електронна поща, интеграции и интеграции на трети страни. И накрая, бизнес акаунтът (100 щатски долара на месец, които се таксуват годишно за 5 акаунта на служители; 10 долара за допълнителен акаунт) предлага неограничено пространство за съхранение с максимален размер на файла от 100 GB и добавя функции за защита, проверка и напускане на файлове, покани на папки и Повече ▼. Това е добро средство за споделяне на основни файлове, но ако се нуждаете от функции за сътрудничество като коментари и задачи, по-добре се справете с нашия избор на редактора Zoho Docs Standard.
Първи стъпки с Citrix ShareFile
За да се регистрирате за безплатната пробна версия на Citrix ShareFile, трябва да предоставите само вашето име и имейл и да зададете парола. След това въвеждате името на вашата компания, което след това създава персонализиран уебсайт на Citrix ShareFile. В горната част на таблото за управление се показва времето, останало в изпитанието ви, с връзка към надстройката.
Когато посетите уебсайта си за първи път, можете да направите обиколка на функциите, която ви показва как да създавате папки и да управлявате разрешения, да качвате и споделяте файлове с вътрешни и външни потребители, да заявите файл и да изтегляте мобилни приложения. Можете да намерите тази обиколка, видеоклипове за обучение и статии за поддръжка в секцията Помощ. Във вашия акаунт е поставено ръководство за започване на 10 страници. Софтуерът също ви подканва да правите общи задачи, за да започнете, като например качване и споделяне на файлове, създаване на папки и други подобни.
Потребителският интерфейс на Citrix ShareFile (UI) е оскъден, но не е датиран. Подобно на Zoho Docs Standard, той прилича на оформлението на Google Drive, въпреки че се отличава със своята цветова схема и графика. В левия прозорец са връзки към вашите файлове и папки, споделени файлове, любими папки и конектори, които са връзки към други услуги за съхранение на файлове, включително Box for Business, Dropbox Business и Google Drive for Work или към вашия компютър. Точно под това има входяща кутия, кош за отпадъци и кутия с файлове за временно съхранение и за приемане на исканите файлове. Можете да разширите меню „Други опции“, което ви позволява да преглеждате дневника на дейностите, да получите връзка за заявка, да добавяте бележки, да добавите URL адреси, да копирате папки и други. Меню в горната част на таблото ви за управление ви позволява да управлявате потребители, да споделяте и заявявате документи, да влизате в административни настройки (неща на високо ниво) и „Моите настройки“ (вашата парола, часова зона и т.н.).
Споделяне на документи и сътрудничество
Можете да споделяте файлове по три различни начина: от вашия Citrix ShareFile акаунт, чрез качване на файлове от вашия компютър или чрез плъзгане и пускане на файлове във формата за изпращане. Когато споделяте файл с външен потребител, той може или да го прегледа в уеб приложението на Microsoft Word или да го изтегли.
В раздела Управление на потребителите можете да създадете служител или клиент. Със служителите първо въвеждате техния имейл адрес, след това име и адрес, последвано от задаване на парола за тях и задаване на ограничение на честотната лента, ако искате. След това можете да редактирате основни разрешения, например дали потребителите могат да създават папки на коренно ниво, да редактират споделената адресна книга и да променят паролата си. Можете също да зададете администраторски привилегии като достъп до файловите кутии на други потребители, да управлявате потребители на служители, да редактирате информация за фактуриране и дори да делегирате администраторски права на други. След това можете да добавите потребителите към определени папки и да разрешите разрешения за изтегляне и качване и можете да задавате известия. Можете да клонирате от съществуващите потребители, ако ги имате. След това можете да изпратите приветствен имейл, който можете да прегледате или копирате връзка за активиране на имейл в друг момент.
Добавянето на клиент е подобен процес, с изключение на това, че можете да им предоставите по-малко потребителски разрешения и без администраторски права. Имах проблеми с добавянето на служители и клиенти към папки, функция, която беше малко блъскана. По всяко време можете да влезете в потребителски акаунти и да изпратите отново имейл съобщения. Ако разрешите на потребителите да променят паролата си, тогава ще бъдете подканени да го направят веднага.
Потребителите могат да поискат по имейл някой да качи файлове или в тяхната кутия или в папка, която обозначава. Първият път, когато изпратих заявка, тя отиде в папката със спам на получателя. Когато се опитах да кача файл, случайно натиснах бутона за качване, преди да прикачам файл, но не получих сигнал, което беше странно. Заявителят получава предупреждение по имейл, след като потребителят успешно качи искан документ.
Citrix ShareFile има плъгин за Microsoft Outlook, който ви позволява да споделяте и изисквате файлове директно от платформата за електронна поща. След като го инсталирате и влезете в акаунта си, ще видите опции в горната дясна част за Конвертиране на прикачени файлове, Прикачване на файлове и заявка на файлове, когато създавате ново съобщение. Има и придружително настолно приложение Citrix ShareFile, което можете да изтеглите, ако предпочитате да работите извън уеб браузър. Можете да изберете да синхронизирате всичките си файлове на Citrix ShareFile на вашия работен плот, както можете с Dropbox Business и Evernote Business.
Citrix ShareFile няма задачи, коментари или вградено онлайн редактиране. За да редактирате документи онлайн, вашата компания трябва да има платен абонамент за Microsoft 365. Конкурентът Zoho Docs предлага всички тези функции. За да редактирате файл в Citrix ShareFile без абонамент за Microsoft, трябва да го „проверите“ и след това да се върнете обратно. Можете да посочите файлове за офлайн достъп, което е полезно, но можете да го правите само един по един. Google Drive for Work ви дава достъп до всичките си файлове офлайн.
За просто споделяне на документи Citrix ShareFile прави трика
Citrix ShareFile има основни приложения за Android, BlackBerry, iOS и Windows Phone, където можете да преглеждате и споделяте файлове и папки. Можете също така да получите достъп до уебсайта си Citrix ShareFile на мобилен браузър.
Ако имате нужда от помощ по този начин, тогава Citrix ShareFile има база от знания за търсене, видеоклипове за обучение, ръководство за начинаещи и общност на потребителите. Можете също да изпратите заявка за помощ онлайн и да видите списък с известни проблеми и техните състояния. Можете също така да получите 24-часова поддръжка по телефона, поддръжка по имейл, да се регистрирате за обучение на живо и дори да получите поддръжка от Twitter, понеделник-петък, 9 AM-5PM EST.
Ако имате нужда от хранилище за важните ви бизнес файлове, тогава Citrix ShareFile ви покрива. Ако обаче търсите надежден инструмент за редактиране и начин за управление на работния процес, ще останете разочаровани. По-добрите опции включват Box for Business, Dropbox Business и нашия редакторски избор Zoho Docs Standard, които предлагат инструменти за сътрудничество като коментари и управление на задачи.
