Преглед и оценка на счетоводител

Първоначално клиент / сървърно приложение, когато е създадено в средата на 80-те, AccountMate си партнира с IBM и неговите миникомпютри, за да захранва половината от уравнението на сървъра. Сега можете да закупите AccountMate или на място, или в облака (макар че той започва от 3125 долара на потребител за инсталация на място). Но като повечето от другите малки и средни приложения за управление на малки и средни предприятия и управление на запасите, които тествахме в нашия кръг за преглед, AccountMate се продава само чрез канала на доставчика на решения. Това означава, че ще се занимавате с партньор, а не със софтуерната компания. Имайте предвид, че този факт най-сигурно ще се отрази на крайната му цена за вас.

Системата AccountMate е напълно модулна. Състои се от задължителен компонент на System Manager и подбор от други модули, насочени към конкретни бизнес типове или процеси, всеки от които може да бъде конфигуриран според изискванията на потребителя. С необходимото персонализиране това води до повече или по-малко персонализирано решение. Като цяло това е солидна система, която ще бъде привлекателна за много потребители. Но някои недостатъци в отчитането и дизайн, който не е толкова интуитивен, колкото другите в тази категория, го държат зад Acumatica, Intacct и Oracle NetSuite OneWorld, победители в нашия избор на редактори в това пространство.

Рязко кацане и навигация

За разлика от повечето приложения, ориентирани към малки и средни предприятия (МСП), които разгледах за този обзор, стартовият екран на AccountMate е доста безплоден. Повечето от счетоводните системи на другите доставчици стартират с екран, пълен с приспособления или поне технологична схема за навигация. Началният екран на AccountMate е доста оскъден за сравнение, като осигурява предимно празно място, две ленти в лентата в горната част на екрана и вертикален панел в ръба.

Това не означава, че AccountMate няма същата функционалност като другите счетоводни продукти в своя клас, само че те не са толкова интуитивни на пръв поглед. Например, докато много други приложения поставят ключови индикатори за ефективност (KPI) на страницата за стартиране под формата на джаджи, AccountMate предоставя резюме, като те са достъпни през лентата с инструменти на системата, която е в горната част на екрана под основната лента на лентата, Тази основна лента осигурява достъп до транзакции, отчети, поддръжка, домакинско обслужване и комунални услуги. Щракването върху един от тези възможности заменя основната лента с инструменти, подходяща за избора. Не е интуитивен при движение, но преминете през него веднъж или два пъти и ще запомните как да го използвате.

Вертикалният панел в лявата част на екрана съдържа списък с инсталирани модули, преки пътища както за отделните лица, използващи системата, така и за тези, приложими за група потребители (като персонал за плащане на задължения) и други документи, програми и уебсайтове, до които искате лесен достъп. Преки пътища ви отвеждат към конкретни задачи, но те трябва да бъдат конструирани от вашия системен администратор или който и да е доставчик на решения, разположил софтуера. Не са предоставени никакви шаблони, но след като сте задали пряк път, можете да го копирате и модифицирате в друг пряк път.

AccountMate не използва диаграми на задачи или процеси, но те всъщност са илюстрирани в някои от обширните видеоклипове с инструкции, които съставляват помощната система. В помощната система също е включена пълна документация за приложенията, ръководство за започване на работа и помощна функция, зависима от контекста.

Не видях много графични опции в моето тестване. Повечето графики са в секциите „Поддръжка“ на различни модули в раздела „Анализ“. Но това се компенсира от възможността лесно да се прехвърлят данни от отчетите в различни изходни формати, включително Microsoft Excel, който има отлични възможности за графики и графики или, по избор, до F9 Report Manager, който също осигурява значително предлагане на графики и графики.

Една от характеристиките, която ще се окаже полезна за почти всеки потребител, са възможностите за акаунт на AccountMate. От финансов отчет или много отчети е възможно да се извлече от отчет до цялата първоначална транзакция. AccountMate позволява отваряне на няколко екрана едновременно и тези екрани могат да бъдат от различни модули. За да направите няколко екрана по-четими, можете да ги облицовате.

А за компаниите, които са обект на одити, има отчет за одитната следа, който проследява транзакциите обратно в базата данни. Вие задавате кои полета искате да проследявате и AccountMate записите имат достъп и промяна на данни. Това е функция, която вашият одитор наистина ще оцени и е силен фактор за изискванията за вътрешен контрол и спазване на регулаторните норми, като Sarbanes-Oxley.

Много от счетоводните системи за МСП, които разгледах, предлагат опции в много валути. AccountMate прави добре и в допълнение, сметкопланът улеснява създаването на няколко компании. Има радио бутон, когато създавате акаунт, който пита дали профилът е за компанията-майка на дъщерно дружество (или ако не консолидирате компании, трети избор). Консолидирането на няколко компании изисква незадължителният модул за консолидирана книга.

Разпръснато, но гъвкаво отчитане

AccountMate твърди, че има няколкостотин отчета. Това може да е вярно, ако използвате всеки един модул, който е на разположение, но има значително по-малко само в модулите на System Manager и General Ledger. Имайки предвид, че присъстващите доклади са тези, които ще намерите полезни. Също така установих, че настройката на отчетите е по-лесна от много от предложенията на други доставчици, с прости радио бутони за избор на функции като сравнителни отчети.

Две неща трябва да се отбележат при обсъждането на възможностите за отчитане на AccountMate. Първият е, че можете да избирате между общоприети счетоводни принципи (GAAP) и международни стандарти за финансово отчитане (IFRS). Няколко от счетоводните пакети за МСП, които тествах, предлагат и това, и това е изключително важно, ако управлявате многонационален бизнес, тъй като форматите на финансовите отчети са различни в страни, различни от САЩ.

Един доклад, който пропуснах, беше работен пробен баланс, който е много полезен при приключване на периода. Но AccountMate има широки експортни възможности (както и възможности за импортиране), така че е малко проблеми да експортирате наличните данни от пробния баланс в Microsoft Excel и да добавите няколко колони, за да можете да работите с коригиране и затваряне на записи. И с инструментите за администратор открих, че не беше трудно да създам прост ad hoc отчет.

Втората забележителна характеристика е, че AccountMate предоставя изходния код за генериране на всички свои отчети. Други модули с изходен код могат да бъдат закупени, но в първоначалната покупка са включени RPT и PRG файловете за тези модули. AccountMate включва комунални услуги, които осигуряват сравнително малко настройване на отчетите, без да се налага да се гмуркате в кода. Но ако вие или вашият доставчик на решения притежавате експертен опит в програмирането, можете да изградите всеки доклад, който може да се наложи, или да извършите широко персонализиране на пакетните отчети.

Разширяване в ERP

Освен силния набор от функции за главна книга (G / L), AccountMate е и платформа за цялостно планиране на корпоративните ресурси (ERP). Както при някои други модулни системи, разгледани тук, като Acumatica, AccountMate има тенденция да се изкривява до определен тип корпоративно образувание. В този случай изборът на модули прави AccountMate силен избор за производствените компании поради наличието на няколко модула, които разширяват запасите, както и силните финансови модули за процеса на поръчка и дистрибуция (т.е. обработка на продажби и поръчки).

Друга област, в която AccountMate е силна, е анализът и отчитането. В макромащаб, бизнес сигналите на AccountMate, задвижвани от модулите си за информация-предупреждение, ви позволяват да зададете параметри за условията на данни, при които искате персоналът да бъде уведомен, ако определеното ниво е надвишено. Тези условия може да са нещо като клиент да е надвишил кредитния си лимит или може би определени поръчки за покупка не са попълнени до обещана изискуема дата. Някои от тези функции ще намерите в отделните модули за поръчки за продажба на други доставчици, но Business Alerts ви позволява да задавате тези условия на макро ниво за цялата компания. Можете също така да посочите действия, които ще бъдат автоматично предприети при откриване на условие, като изпращане на напомняне за плащане при възникване на ситуация с кредитен лимит.

Както бе споменато, AccountMate предоставя ключови показатели за ефективност (KPI) в своя раздел „Резюме на резюмето“. Ако имате нужда от по-подробни анализи и графични възможности, можете да закупите BusinessMate Business Analysis Powered от F9 или модула Business Intelligence. F9 улеснява създаването на сложни аналитични електронни таблици от данните, съдържащи се в базата данни на AccountMate, с съветника за доклад, който ви превежда през процеса. И модулът Business Intelligence (BI) разширява броя и видовете отчети за продажби, клиенти, доставчици и други области, което ви позволява да създавате персонализирани табла за управление, които може да липсват от базовите модули.

Управление на инвентара

Основните възможности за управление на инвентара на AccountMate могат да бъдат надстроени чрез неговата модулна архитектура. Това позволява на клиентите да добавят допълнителни модули за подобряване на запасите с повече възможности и функции. Тези допълнителни модули включват Мениджър на инвентаризацията на клиенти, който ви позволява да управлявате вашите инвентарни артикули, като използвате клиентските артикули и номера на части. След това има спецификация на инвентара, която ви позволява да категоризирате инвентара си според характеристики като цвят, размер, текстура и тегло, тъй като проследява разходите и количеството по тази спецификация. И накрая, има модул за китиране, който разширява възможностите на Бил за материали (BoM), така че ви позволяват да групирате елементи и да създадете група от по-висок ред, която се използва като елемент в BoM. Други незадължителни модули и модули, свързани с инвентара, включват модул за производство, който осигурява подобрен BoM за производство и модул за планиране на ресурсите на материалите (MRP), който е функционален, но не толкова изчерпателен, някои от MRP модулите на други доставчици, особено Acumatica и Syspro. Тестовата система, предоставена ми за преглед, имаше всички горепосочени модули.

За съжаление начинът, по който AccountMate е организирал своите функции в тези различни модули за инвентаризация, вероятно няма да ви спести никакви пари. Ако използвате нещо различно от много основен инвентар, тогава ще трябва да закупите почти всички горепосочени допълнителни модули, свързани с инвентара, за да надстроите до по-напълно функционална система. Това е особено вярно, ако управлявате лека производствена компания с производствени проблеми. Инвентаризацията на AccountMate, дори и с модула „Производство“, не разполага с изчерпателни характеристики на магазина, въпреки че предлага възможност за проследяване на работни поръчки, работа в процес и време за доставка, както и време за доставка на доставчика.

Интересна способност, която забелязах в модула „Производство“, е възможността да се присвои номер на стъпка на компонент, който се използва при производството на завършен елемент. Ще искате да наблюдавате внимателно запасите по тези артикули, тъй като срещането на запаси за важен компонент, използван в производствения процес, може да доведе до спиране на производството.

Както и повечето други системи за инвентаризация, които тествах, Инвентаризацията на AccountMate има цялостни методи на разходите, включително First-In First-Out (FIFO), Last-In First-Out (LIFO) и Средни разходи. Системата поддържа стандартни разходи и можете да я разширите с конкретни артикули и серийни номера, ако е необходимо. Поддържат се множество складове, както и кошчета, и можете да зададете тезиси, както и мерни единици, код на приходите, комплект и други спецификации на артикули в регистъра на инвентара. Поддържа се и кодиране в лента.

Пълният трансфер на инвентаризация между складовете се поддържа и можете да включите товари и други разходи (разтоварени разходи) при изчисляване на стойността на прехвърлената инвентаризация. Можете също така да създадете складови помещения, които да поддържат доставката директно от доставчици до клиенти. Полезна характеристика е възможността да закупите един и същ артикул от различни доставчици, като използвате различни разходи и дори различни мерни единици.

Като цяло бях впечатлен от възможностите за инвентаризация на AccountMate. Многобройните модули, налични за инвентара и други области на ERP, означават, че можете да изградите добре персонализирана система, като изберете кои функции да активирате и внедрите. Както и в други области на ERP приложението на AccountMate, неговите инвентарни модули имат голям брой полезни отчети, които са лесни за генериране и лесни за разбиране. И както при цялата ERP система, AccountMate предоставя изходен код, така че вашият дистрибутор трябва да може да персонализира системата на разумна цена, включително да създава персонализирани отчети и табла за управление. Единственият недостатък, който трябва да отбележа, е, че в системата за инвентаризация на тестовете, която ми беше предоставена, липсват разширени възможности за прогнозиране и анализ, които са присъщи на някои от другите системи на доставчици, включително не само Syspro, но и SAP Business One Professional. Можете да направите някои прогнози в модула „Производство“, но не до степента, която е налична в някои от приложенията на други доставчици „Опис“.

Не е силен във всички области

Малко от ERP системите, които разгледахме, са еднакво силни в цялата област и това със сигурност е вярно за AccountMate. Малко не се възпрепятства истинското управление на проектите (PM), обработката на тежките натоварвания на материалите (MRP) или управлението на веригата за доставки (SCM), като инвентаризацията Just-In-Time (JIT). Описът обаче е силен в някои области като Kitting (въпреки че това изисква отделен модул) и Bin Tracking.

Заплащането е доста общо, но трябва да бъде адекватно за много потребители в пространството на МСП. Въпреки че един забележителен пропуск е, той има ограничена възможност да определя различни ставки на заплащане на един и същ служител въз основа на изпълняваната работа, нещо, което е необходимо в много компании със синдикални договори. И в тези компании често е необходимо и отчитане пред различни съюзи, което е друга способност, която не е вградена в AccountMate (макар че можете да заобиколите това ограничение с внимателно планиране и преодоляване).

По-важното е, че AccountMate понастоящем не предлага модули за човешки ресурси (HR) или точка на продажба (POS). Това далеч не е само, тъй като малко от ERP системите за МСП, които разгледах, предлагат разширени възможности за администриране на HR или ползи. Въпреки това, тъй като софтуерът за управление на човешките ресурси и свързаните с тях технологии продължават да печелят популярност, би било хубаво да имате достъп до такива функции в рамките на единна ERP платформа за цялата компания. Ако имате нужда от силни възможности в тези области, може да е по-добре да погледнете друг доставчик с по-вертикални версии на тяхната ERP система или да проучите някои партньори и разработчици на трети страни, специализирани в добавки и вертикални реализации, които разширяват възможностите на AccountMate.

Родови или вертикални?

Имайки предвид тези ограничения, AccountMate предлага селекция от модули, които ви позволяват да изградите своя собствена ERP система, като използвате само основните компоненти, приложими към вашата операция. Той осигурява мулти-компания (с модула за консолидирана книга) и мулти-валутни счетоводни възможности, а за компании, които са съсредоточени върху производството и дистрибуцията, модулите за киттинг, лот контрол и производство са добре проектирани и трябва да отговарят на повечето изисквания на малките производители и търговци на едро.

Управлението на взаимоотношенията с клиентите (CRM) е друг крайъгълен камък в повечето ERP внедрения, който често се интегрира в някакъв модул за продажби. С AccountMate се реализира в няколко отделни модула. Има модул Мениджър за взаимоотношения с клиенти, който предоставя подробни отчети за всяка записана транзакция с потенциален, клиент, доставчик, контакт или клон. Има и отделен модул за управление на контакти, който е тясно интегриран с Microsoft Office; тя ви позволява да създавате кампании за продажба и да изтегляте данни от финансови записи, които да включвате в материалите за контакт с клиенти. Третият свързан с клиентите модул, Управление на Upsell, ви позволява да поддържате списък с аксесоари или елементи на продажби, които можете да изберете да подредите в текуща поръчка или конкретно да насочите към клиент, където смятате, че има шанс да ги заинтересувате в upsell. Не прегледах този конкретен модул, но това е добра идея и трябва да бъде ценна за всяка компания, която извършва директни продажби.

Цената може бързо да се добави

AccountMate е напълно модулен, което означава, че в много случаи ще трябва да плащате допълнително за необходимите функции, защото те ще бъдат част от незадължителен модул. Тогава отново важи и обратното: ако не е необходимо да извършвате мултифирмени консолидации, няма нужда да купувате модула за консолидирана книга. Бюджетирането е друг незадължителен модул, както и модулите за субектите, които извършват дистрибуция и производство.

Както споменахме по-рано, можете да изберете коя версия на AccountMate ви е необходима: или версията, която работи на Microsoft SQL, или тази, която работи на Express версията на SQL. AccountMate за SQL Express е най-евтината опция, но е ограничена до петима потребители. „Списъчна цена“ за пълната версия на Microsoft SQL Server започва с еднократна такса от 3125 долара на потребител, със задължителни такси за поддръжка през първата година и по избор в следващите години. С тази покупка получавате системния мениджър, главна книга, изискуеми и вземания, поръчки за продажби, поръчки за покупки, банково съгласуване, контрол на инвентаризацията, кит, лот контрол и няколко модула на изходния код. Разбира се, подобно на другият софтуер за МСП, това е преди неизбежните такси на доставчика на решения, които ще натрупате, тъй като не можете просто да закупите този софтуер от производителя и да го инсталирате сами. Това изискване може значително да увеличи вашите крайни разходи в зависимост от това колко трябва да направи партньорът по време на първоначалното внедряване и дългосрочната поддръжка.

С версията на SQL Express, пакетът за един потребител за малък бизнес ще струва 4000 долара и включва системния мениджър, главна книга, изискуеми и вземания и банково съгласуване.

От гледна точка на ERP, многото налични модули на AccountMate осигуряват голяма гъвкавост в начина, по който можете да конфигурирате системите според вашите конкретни нужди, като се предполага, че не липсват никакви функции, изисквани специално във вашия бизнес. Но това също означава, че покупната цена върви с всеки модул, който добавите, така че крайната цена може да бъде значително по-голяма от базовата цена. Това не е критика, тъй като повечето ERP системи в този набор от прегледи ще ви поставят в същото положение. Но това означава, че трябва внимателно да разгледате вашите нужди и да ги съпоставите с възможностите, които предлага основната система и всеки незадължителен модул. По този начин вие не приключвате да плащате за възможности и функции, които не са ви необходими и никога няма да използвате.

Чисто, но мощно

В сравнение с някои от другите счетоводни системи в този кръг, като Acumatica или дори QuickBooks Enterprise Solutions, AccountMate не е много блестящ. И не съм прекалено впечатлен от навигацията, особено направо извън кутията, преди партньорът да промени, за да настрои преки пътища.

Но просто използвайки приложението, нямах много проблеми с заобикалянето. И аз харесвам лекотата на филтриране на отчети и факта, че можете да пробиете от много места в системата, чак до оригиналната транзакция. Цялостна система с повечето от наличните модули ще струва доста пари, но това е вярно за почти всички продукти на пазара на МСП. Като цяло AccountMate се представя добре, предлага използваеми функции, отлична документация и електронно обучение и е добра стойност, ако можете да се справите с модулността и дизайна.