Работен преглед и оценка

Workful е най-новият онлайн сайт за заплати, който сме тествали. Тя е разработена от същата компания, която произвежда TaxSlayer, онлайн заявление за лична подготовка на данъци, което започва като малък, семеен данъчен бизнес през 1965 г. Добре стартира в тази нова посока, предлагайки нещо, което конкурентите не предлагат за безплатно: вграден часовник. Сайтът позволява неограничен брой работни заплати и задълбочени записи и портали на служителите, както и разрешения за достъп, които могат да бъдат определени до ниво на екрана в някои случаи. Отличен потребителски интерфейс и навигационни инструменти улесняват справянето дори на неопитни ръководители на заплати. Би било по-лесно обаче, ако онлайн помощта беше по-здрава и ако Workful пое отговорността за подаването на данъци върху заплатите, както правят Gusto Choice Guitor и други.

Странни цени

Ценообразуването на Workful не прилича на никоя от конкуренцията. Няма базова цена; просто ви таксуват 10 долара на служител на месец (ако се плаща месечно; 8 долара на месец, ако годишно), с минимална такса от 50 долара на месец. Ако имате по-малко от петима служители, все още плащате за петима. Това прави Workful един от по-скъпите сайтове, прегледани тук. Само QuickBooks Пълна работна заплата струва повече, на $ 80 на месец плюс $ 4 на служител на месец. Основната версия на софтуера Patriot е абсолютно най-евтината - от 10 долара на месец плюс 4 долара на служител на месец; сайтът обаче не подава данъци върху заплатите на това ниво.

Настройка работеща

След като създадете потребителско име и парола, Workful изисква име на компанията, брой служители и информация за контакт. След това ще бъдете помолени да изберете важни за вас функции (проследяване на времето, отчитане, портал за служители и т.н.), но тази стъпка не е задължителна. След като щракнете върху миналото, влизате в началната страница на Workful, където ви се пита дали искате помощ на живо при настройката.

След това има списък от четири стъпки за качване в изскачащ прозорец, през който ще проработите, като например настройка на часовника и графика на заплащане. Не е необходимо да правите това директно от екрана за настройка. Можете просто да затворите прозореца и да направите настройка, като използвате основните настройки на сайта, но това ви дава добра представа какво трябва да направите, преди да стартирате ведомост.

Първата стъпка е задаване на часовник. Workful се предлага с вграден часовник, за който ще трябва да зададете параметри. Това е уникално сред сайтовете за заплати, които разгледахме. Вие влизате в офисните часове на вашата компания и посочвате дали часовете се изтеглят автоматично в заплащането и дали ще се включват почивки. Вие също трябва да кажете на Workful как да намерите служители, така че те да могат да влизат и излизат. Има две опции: Можете да им разрешите да го правят само когато те са в Wi-Fi мрежата на вашата компания или ако са в рамките на определен крак от едно от местата на вашия офис.

Това може да звучи сложно, но не е така. Просто въвеждате името на вашата Wi-Fi мрежа или предоставяте физическия адрес на вашия бизнес, заедно с максимално разрешената близост (на колко фута от реалния офис могат да бъдат и все още да влизате и излизате?). Вашата схема за заплащане идва следващата. Каква ще бъде честотата на вашите заплати? Седмичен? На две седмици? Коя дата ще отбележи края на първия период на заплащане и каква ще бъде първата дата на заплащане?

Отлични записи на служителите

След това ще бъдете помолени да въведете записи на служителите. Харесва ми начина, по който Workful показва информация за служителите в отделни записи. Има шест раздела за разделение, няколко от които не съм виждал на сайтове на конкуренти - Разходи и Часовник. Кликнете върху раздела Профил, за да видите стандартна информация за контакт, дата на раждане и номер за социално осигуряване. Разделът „Часовник“ показва часовници и изходи за седмица наведнъж.

Екранът „Документи“ е хранилище за файлове с персонал, като наръчници за служители и оценки на служителите. Ако работникът е представил разходи, те ще се покажат в раздела Разходи, заедно със статута на одобрение. Разделът Time Off отваря най-добрия, най-изчерпателен информационен екран, който съм виждал за тази цел. Можете да превключвате между трите поддържани типа: ваканция, болни и PTO. Тази страница също показва - и в числата, и в графиката - колко общи часове са натрупани и какъв е текущият баланс (това може да бъде коригирано ръчно). Освен това ви казва колко часа са одобрени и използвани и колко са в очакване. Таблица по-долу изброява историята на почивните дни на служителя.

Ще намерите подробности за гайките и болтовете, които трябва да включите за служителя в раздела Заплащане: информация за директен депозит, федерално и местно удържане, видове доходи и начални салда за всички попълнени по-рано заплати. Няколко вида печелене са стандартни и са включени почивка и болно време, но не можете да добавите свои собствени типове, както можете в OnPay и други.

Записите на изпълнителя се обработват отделно. Трябва само да въведете имена и имейл адреси; Работен изпраща на контрагентите имейл, който ги отвежда до екран, където те могат да завършат борда си.

Накрая въвеждате информацията, необходима за свързване на вашата банкова сметка към Workful за директни депозити. Трябва да предоставите името на банката и вида на сметката, номера на маршрута и номера на сметката. Трябва също да предоставите информация на главния служител (име, дата на раждане и номер на социално осигуряване) и изображения на формуляр за разрешение на ACH и шофьорска книжка на администратора, както и социалния осигурителен номер на това лице.

Изчерпателна лента с инструменти за навигация

След като затворите бордовия инструмент на сайта, независимо дали сте изпълнили всички стъпки или не, ще можете да видите основния потребителски интерфейс. Workful се отваря към таблото си за управление; винаги можете да се върнете към това, като щракнете върху иконата му, която е първата в поредица от връзки, която тече надолу по левия вертикален прозорец. Контролното табло на Workful's не е толкова силно, колкото това на SurePayroll. Известия за задачи, които се нуждаят от внимание (например заявки за откъсване от време), се появяват в горната част. Информация за наскоро завършени заплати и прогнози за следващите са по-долу, с връзки към редовни и извън цикъла заплати. Списък на служителите се показва в десния вертикален прозорец, заедно с техния текущ статус на часовника (включен / затворен).

Втората връзка надолу отваря пълен списък на служителите с текущото състояние на часовника за всеки работник. Кликнете върху име и съответният запис на служителя се отваря. Можете да въведете нови записи оттук и да свържете към организационна схема, която Workful създава автоматично, като погледнете кой мениджър е назначен за всеки работник - необичайна и добре дошла функция. Записите на изпълнителите се съхраняват освен служителите в Workful. Всеки запис е разделен на две области. Първият е основен профил за контакт, а вторият съдържа финансова информация като банкови настройки (за директен депозит), курс на заплащане и история на плащанията.

Разделът с етикет Document Warehouse отваря клирингова къща за качените документи за персонал, публични и частни. Следващата връзка надолу е ТРЗ; повече за това по-късно. Time Off отваря списък с всички служители и колко часа са натрупани и изразходвани, както и текущите баланси и отсъствия, които са в очакване или одобрени. Можете да добавите и редактирате правила тук. Workful предоставя и графичен календар, който проследява събития като рождени дни и празници, работни дни и дни, в които служителите са извън офиса. На друг екран се вижда списък на разходите и техния одобрен / отказан статус.

Отчетите на Workful са доста мрачни. Те вероятно ще узряват, но засега те не отговарят на стандартния набор от сайтове като OnPay. Има само седем от тях и те са най-вече само списъци с изгледи на данни, които могат да се настройват само по период от време. Единият е прост списък на служителите с техните дати за наемане, рождени дни и телефонни номера; друга показва разходите на служителите. Други предлагат по-голяма дълбочина, като подробности за регистъра за заплати и данъчна отговорност. В допълнение към тези недостатъци, отчетите не могат да бъдат експортирани в никакъв друг формат, само гледани в сайта.

Последната икона в лентата с инструменти за навигация отваря фирмените настройки на сайта. Това е мястото, на което се отправяте, ако не сте завършили настройката или винаги, когато трябва да промените нещо. Отвъд настройките, които вече обсъдих, тук има две забележки: Първо, можете да настроите интеграцията си с QuickBooks Online (не се поддържат други интеграции). И можете да зададете потребителски разрешения, които дават на собствениците, администраторите и мениджърите възможност за достъп или промяна, преглед и одобряване на конкретни елементи на сайта. Тези роли са по-подробни от тези на други сайтове, които разгледах - дори и от тези в Gusto. Можете да ограничите разрешенията до ниво на екрана в някои случаи.

Портали за добри служители

Всяка услуга за заплащане, която прегледахме през 2019 г., предлага портали за служители - защитени с парола уебсайтове, където личната информация на всеки работник се съхранява и може да бъде достъпна. Workful's са по-добри от другите, които гледах. Те изглеждат и работят като основния администраторски сайт, с много подобна вертикална лента с инструменти за навигация. Служителите могат да видят техните профили и информация за контакт на колегите; историята и документите им за часовник; и техните календари, разходи и статут на почивки. Разделът „Финанси“ показва техния процент на доходите, банкова информация, изплащания и задръжки. Единственият доклад предоставя преглед на разходите и пробега. Служителите могат да проследяват личните разходи в Workful, без да е необходимо да ги подават.

Таблата за управление на порталите дават на служителите бърз поглед върху някаква ключова информация. Те показват текущото състояние на часовника и историята на седмицата, както и съобщения от администратора, напомняния за всички непълни задачи за борд и диаграма, показваща общите данни на PTO.

Основното събитие: Изпълнение на ведомост

Както е при всяка услуга за заплащане, организирането на действително изпълнение на заплати е лесната част, след като сте получили всичко, което сте настроили. За да започнете да плащате, щракнете върху Изпълнение на ведомостта на таблото или изберете иконата за заплащане в лявата вертикална лента с инструменти. Ако има неизпълнени одобрения за разходи, Workful ви предупреждава и ви дава шанс да ги разрешите, преди да стартирате ведомостта. Тогава се отваря екранът за изпълнение на заплатите с компенсация само на един служител, ваканция и време за боледуване (Gusto ви кара да посетите втори екран за това) и да се покажат детайлни данни. За разлика от конкурентите, които показват списъчен изглед на всички служители само с техния отработен час, друго обезщетение (бонус, комисионни) и отчисления, направени за данъци и обезщетения, трябва да кликнете върху името на всеки служител в левия вертикален прозорец, за да направите тяхната заплата информация се появява.

Това е необичаен подход, но той би работил за ръководител на заплати, който иска да види всички подробности, преди да одобри провеждането на ведомост. Повечето сайтове предлагат визуализация на заплащане за мъниста като опция, преди да разрешите ведомостта, което мисля, че е по-добър начин да се справите с това. Ако имате много служители, ще ви отнеме допълнително време, за да превъртите списъка в Workful.

Отдясно на екрана Изпълнение на заплати е панел, показващ суми за заплати и данъци за целия цикъл. Ако всичко изглежда както трябва, щракнете върху Изпращане. Появява се екранът за подробности за изпълнение на заплатите, който отново показва приходите и удръжките на всеки служител. Можете да отпечатвате чекове или мъничета от този екран. Но никъде не ви казва точно колко пари ще бъдат приспаднати от вашата чекова сметка за директен депозит и данъци и на коя дата. Има общо за изплатените заплати и сумарните суми за различните данъци върху заплатите, но няма големи суми.

Въпреки че Workful изчислява данъците ви за заплати, прехвърля ги във формуляри или работни листове и ви напомня кога се дължат подаванията, тя все още не ги представя за вас, както повечето конкуренти. Все още трябва да напишете чековете и да ги изпратите по пощата или да предавате плащанията по електронен път. В момента компанията тества управлението на този процес за потребители в една държава и се надява през следващите месеци да разкрие още държави.

Работен е слаб на мобилни устройства

Не можете да стартирате ведомост от мобилни приложения на Workful (налична както за Android, така и за iOS), както можете в QuickBooks Payroll. Няма администраторско приложение, а само едно, предназначено за служителите, които да използват, когато им се налага да влизат и излизат, и когато е време да подадат разходи. Това каза, приложението на служителите е толкова интуитивно, колкото и привлекателно. Отваря се в часовия часовник, където членовете на персонала просто трябва да кликнат върху връзка, за да пробият. Те също могат да видят работно време до една седмица. Щракването на връзката за навигация в горната лява част и избиране на Изпращане на разходите улавя снимка за получаване и създава запис с получател, сума и категория.

Надявам се за работещ

Workful има някои изключителни характеристики (портали за служители, часовник, подробни потребителски разрешения) и някои големи дефицити (мобилни, отчети и данъци върху заплатите). Но той е млад и с нетърпение очакваме да го гледаме, докато зрее. Междувременно препоръчваме нашия избор на редактор, Gusto, който се отличава във всички области и предлага изключително потребителско изживяване - заедно с функциите, които най-често се нуждаят както от нови, така и от опитни ръководители на заплати.