Rubex по efilecabinet преглед и оценка

Rubex от eFileCabinet (който започва от $ 15 на потребител на месец) е софтуер за управление на документи (DM), софтуер за обслужване (SaaS), съхранение в облак и споделяне на файлове, създаден да помогне на бизнеса да остане без хартия и ефективно да организира своите файлове и документи. Идеален за малки и средни предприятия (SMBs), които изискват облачно решение, Rubex от eFileCabinet улеснява сигурното споделяне на документи в рамките на организация и външно, както и настройва съхраняването и спазването на документи. Rubex от eFileCabinet също автоматично съхранява история на живота на документа, включително какви промени са направени, кой го е направил и кога. Той проактивно спестява цялата информация, необходима за бъдещи одитни пътеки.

Rubex от eFileCabinet може да се похвали с цялостна функция за търсене, автоматизирани работни потоци, създаване на шаблони и споделяне на файлове с контрол на версиите, насочени към повишаване на ефективността, която съвпада добре с Microsoft SharePoint Online, изборът на нашите редактори за DM решения. Ще намерите и по-широк спектър от възможности за сътрудничество от Ascensio System OnlyOffice, който е вторият ни избор на редактор в кръга за преглед на софтуер за DM.

Управление на документи и сигурно съхранение

Rubex от eFileCabinet е интегриран уеб портал за споделяне на DM и файлове, който поставя характеристиките на фирмените услуги eFileCabinet Online и SecureDrawer в едно модерно, базирано на уеб решение. Насочен към подпомагане на малките и средни предприятия, които не разполагат с хартия и повишават своята ефективност, Rubex by eFileCabinet разполага с интелигентна организация на документи, съхранение и споделяне. Освен това добавя подробни контроли за разрешения на файлове и управление на политиките за запазване на данни.

Създаден около сътрудничество, Rubex от eFileCabinet е най-новата еволюция на eFileCabinet Online, която разполага с пълен набор от функции на DM за сигурно споделяне на файлове. За да повиши сигурността на съхранението и споделянето на документи, Rubex от eFileCabinet използва 256-битово криптиране и използва Amazon Web Services (AWS).

Rubex от eFileCabinet е много нов; уебсайтът на eFileCabinet все още подчертава по-старите, но по-разпознаваеми услуги на eFileCabinet и SecureDrawer, което може да бъде объркващо. Бъдещето очевидно е Rubex от eFileCabinet, който привидно предлага всички функции, които тези две приложения имат, но в нов потребителски интерфейс (UI). Приложенията за Android и iOS eFileCabinet Online по подобен начин препращат eFileCabinet Online, дори ако това, което те имат достъп е Rubex от eFileCabinet.

Цени и възможности

Започвайки от $ 15 на потребител на месец, Rubex by eFileCabinet разполага със сигурно споделяне на файлове с 25 GB място за съхранение, но няма DM или функции. Постепенният абонамент е Advantage подреждането, което струва $ 30 на потребител на месец с включен 1 TB място за съхранение. Това е по-стабилна оферта, която ще се хареса на повечето SMB, но може да бъде достъпна само при минимум трима потребители. Преимуществата на абонаментите включват eFileCabinet DM система, сигурно споделяне на файлове, приложението SideKick, запазване (управление), двуфакторно удостоверяване (2FA), индивидуални настройки за защита, инструменти за съответствие и интегриране на електронния подпис. Той включва също интеграция на Microsoft Office, достъп до интеграция на интерфейс за програмиране (API), пътека за одит, поддръжка и обслужване и мобилен достъп. Наборът от функции на този слой ще бъде идеален за повечето малки и средни предприятия, които извличат нуждите си от облачен DM. Ценообразуването е около средно за продукт от този диапазон, но изискването да има минимум трима потребители за достъп до него се усеща като стратегия за принуждаване на потребителите към следващото ниво.

Следващото ниво е абонаментът за бизнес, който струва $ 55 на потребител на месец и включва 5 TB за съхранение. Бизнес слоят има всички характеристики на Advantage ниво, а също така включва автоматизация на бизнес процесите, зонирано оптично разпознаване на символи (OCR), автоматизация на работния процес, дизайнер на работния процес и библиотеки за автоматизация. Този слой включва също бордови инструменти, одобрения, процес на времеви рамки, автоматично ескалиране на приоритетния процес, маршрутизиране на специфични данни и автоматично именуване и съхраняване на файлове. Предлага се и опция за предприятие, но ценообразуването за това зависи от специфичните изисквания за персонализиране и съхранение. Всички планове за ценообразуване на Rubex от eFileCabinet се таксуват ежегодно.

Функционалност, фокусирана върху организацията

Rubex от eFileCabinet е фокусиран върху организацията и ефективността в дигитализирането, управлението и споделянето на документи. Ключовата функционалност и контрол на уебсайта започва от лявата страна на екрана и става по-подробна, когато се движите към дясната страна. Онлайн решението представя атрактивно и интуитивно потребителско изживяване (UX). В горната лента, която е оцветена в тъмносиньо, има меню с хамбургер с три ленти за достъп до подменютата Home, Admin, Search, File Requests, Checked Out и My Settings. Това меню може лесно да бъде скрито, за да увеличите максимално пространството на екрана.

Разделът „Администратор“ е мястото, където можете да добавяте потребители, гости и групи. От тук можете да управлявате лицензи за потребители и гости и да виждате потребителските сесии. Разделът „Администратор“ е мястото, където могат да се добавят шаблони и където могат да се определят политиките за управление и сигурност. Опциите на политиката за сигурност са изчерпателни с различни сложни изисквания за парола, честота на смяна на паролата и двуфакторни удостоверяване (2FA), избрани за оптимална сигурност.

Синята лента също има падащи менюта за Ново, Споделяне, Редактиране и пряк път за прилагане на шаблони. Оранжево „Нуждаете се от помощ?“ бутонът извиква често задавани въпроси (често задавани въпроси) и голямо поле за търсене заема известност от дясната страна. Има и връзки към Ръководство за бърз старт за нови потребители, а икона на задача разкрива секцията Център за активност, която изброява последните качвания и известия.

Три основни икони попадат под логото на Rubex. Първата е икона на къща за дома, която извежда моя акаунт, който има икона за сграда, за да обозначи бизнес. Потребителите могат да създават множество шкафове, за да съхраняват своите файлове; възможно е да се създадат и вложени вградени чекмеджета във файловите шкафове. Изграждането на интуитивна и логична файлова структура е ясно.

Втората основна икона е Моите акции. Той е съставен от взаимосвързани точки и изброява всички споделени документи и тяхното състояние за това дали са достъпни или не и колко дълго остават на разположение. Третата икона, куфарче, е за My Portfolios, където можете да съхранявате всички документи, прикрепени към конкретен проект или клиент.

В секцията Моят акаунт има изскачащи икони в дясната дясна страна, включително подробности, коментари (където потребителите могат да оставят виртуални бележки за Post-It), профил и разрешения (за превключване на разрешения за четене, запис и изтриване за Потребители и групи). Има изскачащ прозорец за управление за защита на файлове от редактиране (или изтриване), журнали за автоматизация и одит. Управлението става критична характеристика, тъй като повече служители имат достъп до важни документи. Добрата настройка за управление гарантира, че мениджърите могат да виждат кои файлове са били изтрити и от кого, плюс това изисква одобрение от мениджърите, преди файловете да бъдат напълно раздробявани от системата.

Комбинацията от ясна и многопластова навигация и базираните на иконите контроли улесняват потребителите на всяко ниво на умения да се запознаят с Rubex от eFileCabinet. Но ще има крива на обучение за потребителите, идващи от по-стария онлайн интерфейс на eFileCabinet, който на пръв поглед разполага с повече инструменти и опции. В сравнение с потребителския интерфейс на eFileCabinet Online, Rubex от eFileCabinet е визуално минималистичен, но по-функционално динамичен. Докато eFileCabinet Online изглежда и се чувства като родно приложение в стил Microsoft Office, допълнено с интерфейс с лента, Rubex от eFileCabinet изглежда като мобилно приложение, което изисква още няколко кликвания, за да стигнете до някои елементи от менюто. Някои потребители могат да оценят чистия вид, но има предимство да имат повече опции за менюто по всяко време.

Придружителите за мобилни приложения на eFileCabinet iOS и Android добавят известно удобство, като позволяват на потребителите да качват снимки и документи направо от мобилните си устройства. Въпреки това различни потребители съобщават за проблеми с влизането или качването на своите файлове. Използвах приложението Android по време на моето тестване и се сблъсках с проблеми при качването на файлове.

Поставяне на силата на търсене в DM

Използването на икони за шкафове, чекмеджета и папки внася в реалния свят документи за офис и организиране на конвенции в цифровото пространство. Това прави работата по DM позната и е възможно да се създаде спретнато организирана и вложена структура за файлове. Една от най-големите характеристики на Rubex от eFileCabinet е оптичният му механизъм за разпознаване на символи (OCR), който може да приема сканирани документи и PDF файлове и да прави търсенето на тяхното съдържание. Когато щракнете с десния бутон на мишката върху документ в Rubex от eFileCabinet, можете да изберете настройка „Направете търсена (OCR)“, за да добавите съдържанието на този документ към базата за търсене. Използвайки Zonal OCR, който е включен в бизнес абонамента за $ 55 на потребител на месец, той извлича само най-важните полета с данни от сканиран документ и съхранява извлечените стойности в структурирани бази данни.

Има и възможност за добавяне на метаданни, маркери и имена на профили, за да подпомогнете по-добре подаването и търсенето на документи. Търсенето спестява много време с увеличаване на обема на файлове и документи. Потребителите могат да задават метаданни, маркери и имена на профили, които могат да помогнат да се адаптира това, което се търси най-много в зависимост от това, от което се нуждае една компания. Функцията за търсене работи бързо и точно и дори помага да намерите ключови думи, които са в сканирани PDF документи.

Редактирането на документи и файлове директно от Rubex от eFileCabinet не е възможно, но има процес на регистрация / напускане, който позволява на потребителите да проверяват документа и да правят промени в родния формат на документа. След като потребителите проверят документа обратно с промените, които са направили, Rubex от eFileCabinet ще създаде нова версия на документа за по-точен контрол на версиите и одит. Rubex от eFileCabinet позволява на потребителите да анотират, редактират и подписват документи, докато са в програмата, но реалните промени трябва да бъдат направени навън.

Възможно е да добавите електронни подписи за документи, но уебсайтът ще откаже потребителите извън сайта за проверка от Citrix RightSignature; интеграция с DocuSign също е налична. Функционалността за споделяне е интегрирана в менюто с десния бутон на мишката. Когато бъркате върху файл в чекмедже или шкаф, можете да щракнете с десния бутон, за да изведете още опции. След като щракнете върху опцията Споделяне, се отваря прозорец, който подчертава споделения файл и ви позволява да въведете имейл адрес и съобщение за получателя. Споделените файлове са по подразбиране само за четене, но щракването върху раздела Разширени разкрива различни опции, включително разрешения за четене, писане и изтриване; Изтегляне, изтегляне и изтриване на известия, както и дата на изтичане чрез лесен за използване потребителски интерфейс на календара.

Изчерпателно решение за SMBs

Rubex от eFileCabinet успешно обединява универсалността на eFileCabinet Online и функцията за сигурно съхранение и споделяне на SecureDrawer и добавя мощни OCR и всеобхватни функции за търсене. С фокус върху организиране на документи, лесен одит и административен контрол, Rubex от eFileCabinet е доста изчерпателно решение за DM, което може да помогне на малките и средни предприятия да постигнат целта си да се модернизират и да се превърнат в ефективен офис без хартия. Но ако се нуждаете от по-широк спектър от възможности за сътрудничество, първо разгледайте нашите избор на редактори Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online.