Лошото управление на договори може да струва вашите бизнес пари

Шестдесет и четири процента от компаниите казват, че процесите на одобрение на договори причиняват затихване на сделките, според нов доклад на SpringCM. Най-голямото предизвикателство, с което се сблъскват организациите, е управлението на работните потоци по договори и получаването на отписвания от основните заинтересовани страни. Според проучването най-голямата бариера пред компаниите е липсата на процеси за управление и придвижване по договори. Шестдесет процента от компаниите използват имейл за управление на договори, докато само 32 процента от компаниите използват инструмент за управление на договори. Шест процента от компаниите казват, че изобщо нямат процес на управление на договори.

„Опитът да се сключат договори чрез вътрешни и външни процеси на одобрение е просто нещастно изживяване“, казва Ерик Северингхаус, главен директор по стратегията и съюзите в SpringCM. „Договорът е по същество неструктурирани данни, които работите в две различни организации с два различни набора инструменти и процеси. В края на деня, ако изпълнявате чрез имейл и прикачени файлове, това, което се случва тогава, никой няма видимост в процеса и никой не може да оптимизира процеса."

"Ако погледнете проучването и най-големите предизвикателства на респондентите, " казва Уил Виглер, Главен маркетинг директор на SpringCM, "четирите са работният процес, генериране на нови договори, проследяване и одобрение. Това са задържани бизнес процеси. Обикновено хората дори не знаят къде се намират договори. В чиято пощенска кутия се намира? Кой го получава следващия?"

(Изображение чрез: SpringCM)

Какво може да направи управление на договори

Инструментите за управление на договори предлагат на бизнеса възможността да съхраняват, проследяват, повдигат повърхността и да изпълняват отчети за данни, базирани на договора. Това обикновено включва софтуер, базиран на облаци, който може автоматично да чете и агрегира данни, както и да доставя сигнали на заинтересованите страни, когато е време да се предприемат действия по конкретен договор. Северингхаус каза, че компаниите, които се опитват да управляват тези процеси без софтуер, се надпреварват да получават данни от седем или осем различни типа документи или файлове, а след това превеждат тази информация в стандартизиран договор или фактура. В тези сценарии той обясни: „Трябва да има човешка грешка“.

Всъщност дори компании, които се възползват от софтуера за управление на договори, все още се борят да избегнат често срещани грешки. Според анкетираните деветдесет и два процента от грешките при управление на договори се приписват на хората. Седем процента от компаниите казват, че човешките грешки се случват много често. „Продавачът обича да разговаря с клиентите, обича да изгражда взаимоотношения, но обикновено мразят математиката, аритметиката, финансите и ръчната работа за превеждане на числа в различни системи“, каза Северингхаус. „Ако им зададете да движат тези неща ръчно, не трябва да се изненадвате, ако видите грешки в процеса.“

(Изображение чрез: SpringCM)

Една четвърт от всички анкетирани фирми казват, че ИТ участва в процеса на работа на договорите, което може да помогне за компенсиране на някои от човешките грешки, свързани с регистрацията и обработката на договорите. Преди доставчиците на софтуер за управление на договори да говорят с потенциалните клиенти, IT отделът обикновено работи с бизнес анализатори, за да помогне за определянето на стандартизиран работен процес, който взема предвид бизнес процесите, технологиите и всички предишни проблеми, комбиниращи двата (напр. Защо електронните таблици няма да се преобразуват в фактури).

Например: Най-добрите инструменти за управление на договори, които разгледахме, предлагат неща като автоматизатори на работния процес, функционалност за чат в приложението и имейл сигнали, които предупреждават хората, когато е време да действат по договор. Някои от тези функции могат да бъдат намерени в инструментите за избор на редактори като Agiloft и Mitratech Получаване на договори, както и в SpringCM.

Тези функции могат също да помогнат за ускоряване на договорния цикъл и да спестят пари на компаниите. Продължителността на типичния договорен цикъл за анкетираните от анкетата е между един и два месеца (33%). Двадесет и два процента от анкетираните казват, че договорният им цикъл продължава повече от четири месеца. Двадесет процента от анкетираните казват, че използването на софтуер за управление на договори е спестило техните бизнес пари.

Бъдещо управление на договори

Когато добавите към сместа нови технологии като изкуствен интелект (AI) и машинно обучение (ML), управлението на договори има потенциал да бъде още по-полезно за потребителите. "AI ще бъде изключително важен", каза Северингхаус. "Има случаи на зараждаща се употреба, при които AI дава възможност за взаимни споразумения за неразгласяване. AI може да направи основен преглед на договора и класификация на договорите."

За съжаление AI няма да реши трудното предизвикателство за разработване на процес за управление на договори, което е първата стъпка към автоматизацията. "Ние сме на път за AI да решим предизвикателствата на бизнес процесите", каза Северингхаус. "Появяват се нови технологии и всички си мислят, че те ще бъдат вълшебният куршум. Тъй като тази технология сега съществува, те смятат, че няма да се налага да правим тежката работа и да анализираме нашите бизнес процеси. В частност, AI е в този момент, когато хората казват, че са спечелили" не трябва да свърши тежката работа, защото AI ще свърши магическата работа за нас. Всъщност AI е олицетворение на система, която зависи от структурираните данни и структурирания процес за обучение на тези алгоритми."

Тази липса на стандартизация е причина компании като SpringCM да импровизират бизнеса да разработи процес за управление на договори, дори преди да говорят с доставчик. "Това, че нямате процес, е рецепта за проблеми на всички етапи", каза Виглер. „Не можете да мащабирате бизнес без процес за това как управлявате договорите.“ За да започне кодифицирането на процеса на управление на договорите, Wiegler каза, че предприятията трябва да си зададат следните въпроси: "Какво правите сега? Какво може да бъде структурирано по отношение на процес, който може да бъде идентифициран?" След като идентифицирате какъв е бил и трябва да бъде процесът ви, ще можете да работите с доставчици на ИТ и софтуер, за да създадете система, която работи. Или, както Виглер каза, "Не можете да автоматизирате нещо, ако не разберете първо."

SpringCM анкетира 1 409 респонденти, 32 процента от които са от компании с по-малко от 100 служители, а 16 процента от тях са от компании с над 8 000 служители.