Организирайте се: как да започнете да ставате по-организирани

? wmode = transparent "Какво искате да знаете за организирането?"

Това е въпрос, който аз толкова често задавам на колегите и приятелите си, за да получат идеи за тази колона. Последният път, когато попитах, повече от един човек отговори: "Как да започна?"

Ако трябваше да напиша наръчник за начинаещи, за да се организирам, това би довело до един абсолютно съществен съвет: Разделете проектите си на по-малки парчета.

Разбиването на дадена цел на по-малки цели и ежедневни задачи е от решаващо значение за успеха. Всички организирани хора го правят, но не всички статии за съвети го правят изрично. Мисля, че това трябва да бъде изрично. Толкова е важно, че не бива да го заглаждате.

Истинската тайна да се организирате е да разберете как да накарате себе си да извършите действията, които са необходими за организацията, и да продължите напред. Трябва да сте в състояние да дефинирате действията - и точно това е разбиването на дадена цел.

Откъде да започнете да се организирате

Преди да се организирате, трябва да имате цел.

„Искам да бъда по-организиран“ не е цел. Опитайте се да представите какво всъщност искате. Опитайте се да го сложите с думи. И се опитайте да направите тези думи положителни и действащи, а не отрицателни.

Да приемем, че чувствате, че имейлът ви е извън контрол. Искате да организирате имейл.

Отрицателно дефинирана цел: „Моят имейл е бъркотия и вече не го искам така“.

Положително определена цел: „Искам винаги да мога бързо да намеря имейл, когато имам нужда от него.“

Положителната и възприемчива цел се фокусира върху това, което искате да можете да правите („бързо намирайте имейли“). Целта, видяна чрез отрицателен наклон, просто възстановява проблема, че имейлът ви е объркан и не сте доволни от него.

Ето още един пример:

Отрицателно дефинирана цел : "Имам твърде много документи. Затрупват бюрото ми и причиняват разсейване, а аз го мразя." (Забележете как няма ясна картина какво искате да се случи или как искате ситуацията да се промени.)

Положително определена цел: „Искам минималистично работно пространство, което да ми помогне да се съсредоточа. Искам да използвам компютъра си и силата на OCR и търсенето да бъда по-ефективна при намирането на важни документи.“ (Забележете акцента върху положителните думи, като "фокус" и "ефективно".)

Съвсем буквално, вие трябва да представите какво точно искате и да го поставите в положителни думи, конкретни, изпълними думи. (Вижте още съвети относно поставянето и постигането на целите.)

Как да деконструирате цел

След като имате цел и я поставите на думи, трябва да я деконструирате.

Лесен начин да деконструирате дадена цел е да помислите какво бихте написали в ежедневния списък със задачи, за да постигнете целта.

Никога не бихте поставили в списък със задачи „Създайте минималистично работно пространство, което е благоприятно за фокусиране“. По-скоро можете да напишете:

• изчистени халби и чаши от бюрото
• сканиране на документи във входяща поща
• настъргвам сканирани хартии
• изправете компютърните проводници

(Ако сте малко изгубени от това, какви видове неща принадлежат в списъка със задачи, на първо място, аз имам опреснител за създаването на по-добри списъци със задачи.)

Пример: Преобразуване на организация на снимки

Искам да ви дам по-дълъг пример за това как да разбиете голям организационен проект на по-малки части, за да раздразните напълно как се случва.

Работил съм с колега Стефани по цялостно преобразуване на цифрови фотографии (за което ще пиша подробно в бъдеща колона). Тя има хиляди снимки, разпределени на множество компютри и онлайн услуги за съхранение, и просто иска да бъдат организирани.

1. Определете целта. Първия път, когато седнахме заедно, за да обсъдим проекта, я попитах: "Какво искаш? Каква е целта ти?" Спрях я, преди дори да успее да отговори. „Нека префразирам това. Какво искате да можете да направите със снимките си, които не можете да направите сега?“

Стефани по същество заяви, че иска да може лесно да намира снимки, без значение какво устройство използва.

2. Разберете проблема. Моят последващ въпрос беше следният: "В момента, когато търсите снимка, как изглеждате? Помните ли датата или хората в изображението или събитие, когато снимката е заснета?"

Това, което този въпрос наистина задаваше, беше: „Какво решение трябва да проектираме, така че да отговаря на вашите нужди?“

Тя каза, че обикновено си спомня снимките си приблизително по дата, като „в колеж“, но понякога и от хората на снимката.

Обмислихме няколко възможни решения, но все още не се спряхме на нищо. Често това помага да продължите напред с няколко парчета от организационен проект, така че вижте дали вашето определение на целта се променя, колкото повече научите за проблема.

3. Поставете си малки задачи. Въз основа на срещата ни, Стефани излезе с кратък списък със задачи. Изглеждаше така:

направете инвентар: избройте местата, където се съхраняват снимки, както локално, така и онлайн

включете Photostream (Stephanie използва няколко устройства на Apple, така че консолидирането на снимки чрез Photostream изглежда като логична и проста стъпка, която трябва да направите рано)

извличане на пароли за всички фотосайтове, които не се използват от известно време

изтеглете Facebook снимки и данни.

Тези четири задачи бяха степента на „следващите стъпки на Стефани“. Забележете, че списъкът й е дълъг само няколко предмета. Тя лесно би могла да изпълни всички тези задачи за един ден, ако се прибра, или по-малко от седмица, ако прави една на ден.

4. Определете срокове. Начинът за проследяване на прости, кратки задачи е да се определят крайни срокове. Обичам да използвам приложение за управление на задачи, като Awesome Note или Any.do, за да следя моите задачи и да им определям крайни срокове. С проекта на Стефани не знам дали тя си дава крайни срокове, но има меки срокове, базирани на това, когато решим, че ще се срещнем по-нататък, за да продължим проекта. Моето предположение е, че следващата ни среща се очертава в нейния календар и я кара да се чувства отговорна за това, което каза, че ще направи.

Това е трудно да се направи

Не всеки се чувства отговорен към себе си или себе си. Мисля, че всички имаме стратегии да накараме да се чувстваме отговорни, като например да разказваме на някой друг за нашите планове или да залагаме пари, че ще направим или не ще направим нещо. Запомнянето на задача не е трудно. Просто изпратете напомняне на вашия смартфон. Трудно е това . Ако имате малки задачи, които са много конкретни, поне увеличавате шансовете си, които ще следвате.

Поговорката „всяко пътуване започва с една стъпка“ е напълно вярна. Или ако предпочитате, „Показването е половината битка“ говори със същото намерение. Трябва да си дадете ясни и приложими неща за вършене и разумен период от време, за да ги направите. В противен случай никога няма да сте толкова, колкото да започнете.