Организирайте се: 10 стратегии за по-добри, по-ефективни списъци със задачи

Колко ефективен е вашият списък със задачи? Помага ли ви да планирате деня си? Помага ли ви да давате приоритет? Или това е безкраен списък от неща, за които се чувствате виновни за това, че още не сте го направили и сега е малко вероятно да го направите?

Един добър списък със задачи има силата да не само да оформите деня си, но и да фокусирате вниманието си върху това, което е най-значимо за вас. Записвайки задачите си, вие ефективно разграждате по-големите си цели на по-управляеми части. Седмичната задача за почистване на хартии, натрупани на бюрото ви, може да ви помогне да постигнете по-голямата цел да останете организирани и да останете без хартия. Дори списъкът за пазаруване на хранителни стоки може да е показател за по-голяма цел да се храните добре или да готвите вкъщи повече.

Когато научите как да направите ефективен списък със задачи, можете да поддържате ума си по-добре съобразен с истинските си цели. Един добър списък със задачи трябва да ви дава насоки, а не да ви изпълва с ужас. Ето няколко съвета за съставяне на по-добри списъци със задачи.

1. Изберете правилното приложение за вас

Първата стъпка в съставянето на по-добър списък със задачи е да решите къде да го запазите. Няма нищо лошо в това да имате списък със задачи на хартия. Ако работи за вас, страхотно. Въпреки това, има много причини едно наистина добро приложение за списък със задачи е по-добро:

• Приложенията за задачи имат вградени напомняния.
• Цифровите списъци са по-лесни за редактиране от хартиените, така че можете да коригирате приоритетите си и да изясните задачите си, ако е необходимо.
• Не можете да загубите цифров списък, запазен в облака. Ако не сте естествено организиран човек, това може да е ключова полза.
• Различните изгледи в приложението за задачи ви позволяват да виждате само задачи, които са актуални в момента.
• Приложенията със списък със задачи могат да бъдат съвместни; можете да възлагате задачи на други хора и да получавате известия, когато ги изпълнят.
• Можете да изберете приложение със списък със задачи с функции, които ви мотивират, независимо дали става въпрос за красив дизайн или изживяване на игри.

Има огромен брой приложения за списък със задачи. Можете да загубите производителност цели дни, проучвайки всички приложения за управление на задачи, които се показват при търсене във всеки магазин за приложения. След като изпробвах много от тях, тези, които препоръчвам най-много, са:

• Todoist
• Any.do
• Асана
• вещи

Няколко други приложения, които са страхотни при определени обстоятелства, са Google Tasks (за интегриране с приложения от G Suite), Microsoft To-Do (ако използвате Microsoft Office или Windows 10), Habitica (ако харесвате геймификация) и Omnifocus (за тези които добавят много подробности към задачите си). Има обаче толкова много други. Ако никой от тях не ви харесва, попитайте приятелите си (особено вашите организирани) какво използват. Опитайте няколко и изберете една, която ви харесва и която архивира информацията ви в облака, така че никога да не загубите нищо.

Ако имате нужда от помощ при проследяването на задачите, тъй като те винаги изглеждат в ход или са в режим на задържане, приложение за борд на канбан, като Trello, може да ви служи по-добре от по-традиционен списък със задачи.

2. Направете повече от един списък

Много малко хора имат само един списък със задачи. Създайте списък със задачи за работа и отделен за лични задачи. Може да имате споделен списък с домакински задачи, списък на някой ден, в който записвате неща, които бихте искали да правите, но не са спешни и други.

Наличието на повече от един списък ви помага да се съсредоточите. Когато сте на работа и сте готови да поемете някои задачи, свързани с работата, не искате да се разсейвате от факта, че трябва да печете торта за рожден ден в почивния си ден.

Всички страхотни приложения за задачи ви позволяват да правите няколко списъка. Започнете с няколко, които са лесни и очевидни, като например:

• работа
• персонален
• домакинство

Може би за вас има по-смисъл да имате Проект А и Проект Б, а не общ работен списък. Какво друго ви трябва? Винаги можете да промените списъка си със списъци по-късно.

3. Добавете нови задачи възможно най-бързо

Когато нова задача ви изскочи в главата, напишете я в списъка си със задачи възможно най-бързо. Ако приложението ви за задачи има някакъв клавишен пряк път за добавяне на нова задача, научете го. Ако приложението ви има пряк път за мобилен телефон, настройте го.

Когато добавите задачи към списъка си със задачи веднага щом се сетите за тях, можете да попречите да се настаните в тях. След като е записано, няма нужда да го помните повече.

4. Присвойте срокове

Когато дадена задача има краен срок, добавете я към списъка си със задачи. Крайните дати ви помагат да дадете приоритет.

Не всяка задача се нуждае от твърда и бърза дата в реалния живот, за да получи такава в списъка си със задачи. Назначавайте дата за задачи винаги, когато приблизително знаете кога смятате, че можете да го свършите.

Това е ефективно поради две причини: Първо, повечето приложения за задачи ви позволяват да виждате какво се дължи „днес“, „утре“ и „тази седмица“, независимо от това в кой списък са. Така че можете да видите всичко, което се дължи “ днес “във вашия работен списък, личен списък и т.н. Второ, като определяте срокове за задачи, вие ефективно планирате седмицата си, което е отлична стратегия за управление на времето.

5. Ревизирайте ежедневно

Започнете всеки ден, като хвърлите око над списъка си със задачи за деня и преценете дали е разумно. След това го преразгледайте. Ако имате твърде много задачи днес и знаете, че няма да стигнете до всички тях, вие се настройвате за провал.

6. Ограничете се между три и пет ежедневни задачи

На среден ден проверявам между три и пет задачи. Ако по невнимание съм насрочил 12 задачи за деня, знам, че няма да стигна до всички тях, което означава, че трябва да ги поставя по приоритет и да променя сроковете им за плащане. Ако открия този потенциален проблем, преди денят ми да започне, мога да се приспособя, вместо да се чувствам стресиран от всички онези задачи, които исках да изпълня и не.

Каква е ограничението за ежедневна задача? Зависи от това какви видове задачи си записвате и колко трудно се изпълняват. С течение на времето, ако проследявате колко задачи проверявате всеки ден - най-добрите приложения да го правят за вас - ще научите максимума си. След като знаете вашия макс, можете да ограничите ежедневните си задачи до разумен брой.

7. Запишете задачи, а не цели или цели

Това, което пишете в списъка си със задачи, има значение. Населете списъците си със задачи, а не цели и цели. За да направите това, трябва да знаете разликата между двете.

Целите са големи постижения или желани резултати. Те обикновено са трудни за определяне. Пример за това е „станете владеещи хинди“. Поставянето на това в списъка ви със задачи не би било много ефективно.

Целите са маркери по пътя към постигане на целта. Много по-лесно е да ги объркате със задачи, защото целите са по-конкретни и измерими. Пример за цел може да бъде „провеждане на разговор на хинди за любимите ми филми“.

И така, какви са задачите? Задачите са действията, които предприемате за постигане на дадена цел. Разбийте цел надолу и имате задачите си. Много често са единични събития, въпреки че могат да се повторят. Задача може да бъде "научете три нови хинди глаголи" или "изучаване за 30 минути."

Задачите - а не целите или целите - са това, което принадлежи към списък със задачи.

8. Поддържайте целите и целите си разделени

Определянето на вашите цели и цели е важна част от съставянето на по-добри и по-ефективни списъци със задачи. В един перфектен свят задачите, които изпълнявате, са предимно в преследването на вашите цели. Ако не, защо губите времето си да ги правите? Трябва да знаете какви са целите ви, но не са ви нужни в списъка ви със задачи.

Запишете целите и задачите си някъде другаде. Ако списъкът ви със задачи има раздел за бележки, поставете ги там. Ако поддържате дневник, може да запишете целите си и да ги преразглеждате на тримесечие или годишно. Позовавайте се на целите си от време на време, но не им позволявайте да ви разсейват от конкретните неща, които трябва да направите днес.

9. Поглеждайте често списъка си със задачи

Ефективният списък със задачи ви води през целия ден. Погледнете го в началото на седмицата, за да планирате времето си. Вижте го в началото на деня, за да преразгледате плана си за деня. Вижте го след обяд, за да знаете върху какво друго трябва да се съсредоточите през останалата част от деня. Когато се почувствате изгубени в дадена задача или се нуждаете от почивка от нея, погледнете списъка си със задачи за нещо малко и лесно, с което можете да се справите междувременно.

Колкото повече гледате списъка си, толкова повече ще му се доверите. Колкото повече му вярвате, толкова по-малко трябва да помните какви задачи трябва да вършите. Колкото по-малко трябва да помните, толкова повече освобождавате ума си, за да се съсредоточите върху задачата.

10. Направете своя списък със задачи за сканиране

Ако разглеждате списъка си със задачи често - и мисля, че би трябвало - бързо ще разберете колко е полезно да видите какво ви е необходимо с един поглед, а не чрез задълбочено четене.

Използвайте строг език или стенограма, за да пишете задачите си. Много приложения имат оценки за приоритет или звезди, които можете да добавите, които ви позволяват да подчертаете важни задачи. Оцветете кода на задачите си, ако това помогне. Прилагайте икони, които ви дават повече информация за задачата, например дали тя изисква телефонно обаждане или е свързана със здравеопазването. Без значение колко бързо гледате списъка си със задачи, трябва да можете да пожънете много информация за това, което трябва да направите.

Сърцето на производителността

Страхотният списък със задачи е в основата на личната производителност. Радостно е да намерите приложение и процес за управление на задачи, който работи за вас. Проверката на артикулите в списъка ви дава усещане за постижение и е ключов елемент за организирането. Надеждната система за правене прави живота както по-лесен, така и по-малко стресов.