Видео: The Best Way to Organize Your Files and Folders (Септември 2024)
Ако сънувате деня, в който ще изхвърлите своите тетрадки, визитки и други парчета хартия и наистина станете човек без хартия, защо да не започнете днес? С няколко съвета и правилните инструменти можете да започнете да работите без хартия в момента. Но първо, обърнете внимание, че да отидете без хартия е малко като загуба на тегло: По-трудно е, отколкото звучи. Нужна е всеотдайност. Това е лайфстайл избор повече от проект. И никой не очаква от вас да сте перфектни.
Ходенето без хартия също изисква да имате цел и цел. Точно като отслабване, ако целта ви е да бъдете „без хартия“, това е също толкова неясно, колкото и „отслабване“. Колко тегло се опитвате да отслабнете? Къде в живота си се опитвате да бъдете без хартия? И по-важното - каква е крайната цел?
Някои общи цели са:
- По-малко елементарно
- Станете по-ефективни или организирани
- Направете вашите документи и бележки за търсене
- Съхранявайте по-добри записи за живота и работата си
Някои от тези въпроси може да звучат тривиално, но в дългосрочен план те са мотивиращи. Те ви помагат да създадете истински цели, които можете да преразгледате всеки път, когато започнете да отклонявате курса.
Стъпка 1: Продължете напред, а не назад
Когато сте готови да отидете без хартия, започнете с напредването, а не назад.
Това, което искам да кажа, е да помислите за това, че сте без хартия във всичко, което правите, като започнете в момента , което също означава да пренебрегнете цялата тази стара хартия, като купчините сметки, които се надявате един ден да настържете и старите тетрадки с вчерашните бележки. Знам, че е изкушаващо да искам да дигитализирам всички тези файлове, но това не е правилната първа стъпка.
Вашата стара хартия не отива никъде. Всички онези стари документи ще са болка във врата за дигитализиране, дори и с най-добрите инструменти, така че не се захващайте с тях както трябва.
Вместо това помислете за това, че от тук нататък ще бъдете без хартия. Това означава да предприемете стъпки като:
- Използване на цифров календар за нови и предстоящи срещи
- Правене на бележки в приложение за водене на бележки (няколко предложения се появяват по-долу)
- Поставяне на списъка ви със задачи в приложение за задачи или в приложение за бележки.
Дори да направите тези три прости неща може да отнеме повече време, отколкото осъзнавате.
Стъпка 2: Изберете няколко приложения и софтуер и се придържайте към тях
Има много страхотни приложения там за водене на бележки и управление на задачи. Някои, които препоръчвам, са: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember The Milk и Wunderlist. Има много опции!
Вие също трябва да вземете програма за синхронизиране на файлове, ако нямате такава. Може да не започнете да го използвате веднага, но го инсталирайте и просто станете удобни за това как работи. Някои от любимите ми са Google Drive, Dropbox, Box и SugarSync.
Стъпка 3: Ангажирайте се!
Не губете много време, опитвайки се да решите кое приложение или приложения са абсолютно перфектно най-доброто. Намерете един или двама, които правят това, което ви е необходимо, за да работят и да работите с платформите, които имате, и започнете да ги използвате. Който и инструмент да изберете, посветете се да се придържате към тях няколко седмици.
Това, което не искате, е да изпробвате дузина приложения, защото вашите файлове и бележки в крайна сметка ще бъдат разпространени навсякъде. Имате нужда от едно или две централизирани места, където знаете, че можете да намерите всичките си неща, без да мислите за това. Знаейки къде да намерите цифровия еквивалент на вашите документи
Стъпка 4: Разработване на работни потоци
Следващата стъпка е разработването на някои работни процеси. Това е по-познавателната страна на това да си отидеш без хартия. Мислете за това като за подобряване на навиците и съчетанието на отслабване: планирайте храненето си за седмицата, решете предварително кога ще отидете на фитнес или ще се упражнявате, започнете да записвате своите тежести и т.н. В случай, че става без хартия, работните ви процеси могат да започнат с малки действия, като например стартиране на приложението ви за бележки преди началото на срещата. Друг е да прегледате вашите задачи в приложението си за първи път сутрин.
Тези малки стъпки, които започват работните ви процеси, трябва да се превърнат в навици. Харесва ми този за преглед на списъка ви със задачи или назначения в календара първо, сутрин, защото много хора вече имат сутрешни навици (чаша кафе, четене по време на пътуване) и можете да привържете новия си навик към съществуващия. С други думи, когато отпивате това кафе, ще помните, че е време да разгледате календара си за деня.
Какви са вашите работни процеси, зависи от това какви са вашите цели за преминаване без хартия. Вашият работен поток може дори да е просто правило, като например „Когато получа нова визитка, веднага ще направя моментна снимка с него, използвайки смартфона си, и ще я кача в приложението си за запис на бележки“.
Стъпка 5: Справяне с изоставането
След няколко седмици или месеци, когато сте доволни от новите си навици и работни процеси и сте ангажирани с новите си приложения, най-накрая можете да помислите как да направите проект за сканиране на цялата стара хартия в живота си.
Не се опитвайте да направите тази стъпка, докато не станете наистина твърди с ежедневието си, че сте без хартия.
Безхартиен живот
Не забравяйте, че излизането без хартия е промяна в начина на живот. Точно като диетата, трябва да го приемате по един ден и да си прощавате, когато се плъзнете нагоре, но се върнете бързо на път
Допълнителни ресурси
- Съвети за излизане без хартия
- Изберете правилния скенер за работа без хартия
- Управление на цифрови семейни документи
- Приемане на бележките без хартия
- Създаване на по-добри списъци със задачи
- Съвети за използване на Evernote
