Видео: ExpenseBot (Септември 2024)
Служителите искат софтуерният процес за проследяване на разходите да е толкова прост, че не е необходимо да четат наръчник. Въпреки това, администраторите и счетоводителите искат прецизен контрол върху бизнес политиките и работния процес на одобрение. За повечето технологии в тази ситуация може да кажете "Никога не се срещат", но с ExpenseBot (който започва от $ 9 на месец), който може да не се задържи. Приложението за счетоводно отчитане не затрупва служителите с избор, но въпреки това предлага счетоводни служители уникални възможности за персонализиране. Само леко клинкерният експортен процес и липсата на процес на самообслужване на закупуването го държат зад нашите победители в избора на редактори Сертифицирайте сега и разширете.
Цени и функции
Абонаментът ExpenseBot струва $ 9 на месец на активен потребител, като минимум е $ 99 на месец. Има неразкрити отстъпки за годишен договор или компании с повече от 1000 потребители. Не можете да експериментирате, за да научите дали ExpenseBot е подходящият софтуер за вас, тъй като той няма безплатна версия или безплатна пробна версия. Първите стъпки изискват разговор по имейл с компанията; не е самообслужване.
Служителите няма да намерят фантазия с джипи и повечето от тях ще бъдат благодарни. Вие въвеждате данни за разходите в ExpenseBot чрез уеб браузър, през мобилното приложение, като препращате разписка до специален имейл идентификатор или директно чрез транзакция с кредитна карта (използвайки регистрирана компания или лична кредитна карта). Всяка улавя съответните счетоводни данни, като име на доставчик, категория на разходите и дата на транзакцията, преди да присвоите разходите на отчет. Разходите могат да бъдат маркирани като таксувани, така че можете да прехвърлите разходите на клиента.
Както при всички тези приложения, повечето хора се обръщат първо към мобилното приложение, за да заснемат касови бележки. Ако не на мястото на продажбата, то в края на всеки ден, докато все още можете да намерите смачканата хартия в джоба си и да си спомните за какво беше. Мобилното приложение е доста просто, с категории за отчети, разходи, разписки и настройки. Докато други (като например Expensify) се опитват да ви дадат всички инструменти под ръка, ExpenseBot не пълни всичко в приложението.
Все пак няма причина да се оплаквате от неговите възможности за сканиране на получаване. ExpenseBot прецизно анализира няколко касови бележки, включително подсказани съвети и запомни предишно използвани категории и имена на доставчици. Процесът е неизискващ и свежда до минимум вземането на решения. Ако свържете лична или корпоративна кредитна карта, след като ExpenseBot сканира и преписва разписка, тя се опитва да съпостави разписката с транзакциите с кредитни карти.
Можете да подадете разходи за пробег ръчно. Или ако въведете началния и крайния адрес, ExpenseBot се обажда на Google Maps, за да разбере действителното разстояние (функция, споделена от ExpensePoint). Това със сигурност е полезно за еднопосочно пътуване, макар че би било по-хубаво, ако можете да кажете: „Сега удвоете това изчисление на пробег, тъй като срещнах някой в центъра на града и после се върнах в офиса“. По-добър отговор може да бъде по пътя: До края на годината, компанията казва, ExpenseBot ще има GPS и календарна интеграция. По този начин, ако имате насрочена среща, тя ще каже: "Отивате до Клиент-А на 53 мили; искате ли да го добавите в отчета си?"
Една необичайна никота: Всеки служител може да назначи делегат, давайки на това лице възможност да създава разходи и отчети. Ако имате достатъчно късмет, за да имате персонал за офис поддръжка, който да управлява разходите ви, това е голяма полза.
Прост не означава простодушен
ExpenseBot може да приложи принципа „запази го просто глупав“ (KISS) за служителите, но той дава на администраторите и счетоводителите много адаптивни възможности. Одобряващите могат да отхвърлят един единствен разход и да одобрят останалата част от отчета, така че елементът от 5 долара, за който се карате, не трябва да задържа възстановяването на останалите 2 500 долара, които сте изразходвали за пътуване до Сан Франциско. Разходите могат да бъдат одобрени по имейл, така че мениджърът на отдела не трябва да отделя много време на уеб клиента. ExpenseBot проверява за възможни дублиращи се разходи и предлага да ги обедини. ("Две посещения на Starbucks в един и същи ден за една и съща сума? Пихте ли много кафе или го изпратите два пъти?")
ExpenseBot се предлага с предварително конфигурирани основни счетоводни категории и естествено можете да добавите още. Всяка категория разходи може да бъде обвързана с главна книга или код на акаунта, да се изискват диапазони от дати или списъци на участници и да се поддържат персонализирани полета (например „Номер на магазина“). Можете също така да организирате нещата логично, така че таксите за самолетни билети и самолетни билети да се проследяват свързани, но отделно, със свои собствени правила и правила.
Управлението на политиките ви позволява да контролирате колко даден потребител изразходва за дадена категория, като например месечен лимит от $ 40 на разходите за домашен интернет. Вие контролирате дали потребителите могат да представят разход, надвишаващ правилата (и показват предупреждение на одобряващия) или предотвратявате подаването на отчета с нарушение. Персонализациите се простират до отчети, а не само до разходи; например веригата за бързо хранене може да изисква номера на магазина във всеки отчет.
Това е само проба. ExpenseBot поддържа множество одобрители, профилни отдели и потребителски профили (шефовете получават различно третиране), стареене на разходите („Трябва да подадете отчета след 30 дни“, което е просто средно) и цял куп валути.
За съжаление, при цялата си мощност за персонализиране, ExpenseBot е слаб на интеграция с трети счетоводни системи. Управлението на отчетите за разходите е дискретен процес, но неговите резултати трябва да се записват в други системи, обикновено поне счетоводна система, а понякога и повече. С ExpenseBot обаче можете да се интегрирате с Intuit QuickBooks само когато дойде време за реално възстановяване на средствата на служителя. По-жалко, в сравнение с някои от другите продукти, които разгледах, компанията признава, че интегрирането й в QuickBooks "изисква използването на уеб конектора Intuit и малко финес за настройка". Единственият друг вариант е да експортирате данни във формат CSV и след това да ги отворите с друго приложение, като Microsoft Excel.
Сравнете това с конкурентите на ExpenseBot, като интеграцията на Expensify с не само QuickBooks, но и Xero, NetSuite и Intacct. С всички тези възможности получавате много ръкохватки от компанията. Всъщност не можете да го избегнете; ExpenseBot работи с всеки клиент лично, за да настрои нещата.
По време на писането на текст ExpenseBot е комбинация от „О, колко готино“ и „Защо не го прави?“ Това е добър избор за всеки, който иска просто неща за потребителите, без да свежда до минимум административния контрол. Но липсата на интерфейс за самообслужване, поддръжка само за интегриране на QuickBooks и цена, която не изглежда толкова приятелска, колкото трябва да бъде, всички се комбинират, за да я останат само на нивото под нашите инструменти за печелене на избор на редактори Сертифицирайте сега и разширете, Ако обаче негативите не ви прогонят веднага, ви призовавам да помислите за ExpenseBot за вашия бизнес. Балансът му от простота и сила е наистина приятен.
