Видео: mysql utf8 encoding دعم الترميز العربي في قواعد البيانات (Септември 2024)
Ако управлявате типичен малък и среден офис (SMB), е важно да започнете годината на правилния крак. Малките и средни предприятия трябва да се придвижат бързо, за да реагират на новите възможности, когато възникнат, и да имат солидна офис основа, върху която да изпълняват тази работа, е от решаващо значение за успеха. За щастие, като се уверите, че вашият бизнес е в топ форма, може да се осъществи сравнително бързо. Вярно, това е рог на одитите; просто бъди благодарен, че никой от тях не е от IRS. Следвайте контролния списък с шест точки по-долу и вашият офис ще бъде готов да поеме всяко предизвикателство, което 2016 може да донесе.
1. Пригответе се за данъчен сезон
В света на бизнеса практически винаги се готвите да плащате данъци по един или друг начин. Но началото на годината (ако съвпада с финансовата година на вашата компания) е особено важно. Започнете, като седнете с финансовата си глава, за да направите голям обзор на картините на миналогодишните книги.
Разбира се, може да избухнете в студена пот, когато думата „одит“ и „финанси“ се използват в едно и също изречение, но се преодолейте: не говорим за поставяне на неприятни агенти на IRS. Това е одит, предназначен да даде на вас, вашето ръководство и всички настоящи или потенциални инвеститори, че вашите финанси - и чрез разширяване на вашата организация - работят така, както трябва да бъдат. Проверявате числата от миналата година, оценявате бизнес и финансови процедури и сравнявате какво наистина се е случило както с това, което очаквате да се случи, така и с това, което сте докладвали. Можете да проверите одита от вътрешни счетоводни клиенти или от външна фирма или CPA. Можете дори да създадете малка работна група, която да върши работата като група. Това, което търсите включва:
Всички приходи, получени през предходната година и от какъв източник,
Всички разходи, направени през предходната година, като се използват какви начини на плащане, кои получатели и кои бюджети са предназначени; обръщайте специално внимание на разходите за офиси, технологии, услуги на трети страни и бизнес инфраструктура,
Прегледи на банкови извлечения,
IRS и държавен / общински данък (ако има) подаване на прегледи,
Проверете дали се спазват правилните счетоводни процедури; ако не, разберете защо, защото това може да се дължи на конкретен бизнес процес, който може да се нуждае от преразглеждане, и
Поставете резултатите от одита в строг доклад (това е инструмент, който искате да използвате реално през годината, така че да бъде кратък, организиран и ценен - не толкова обемен, че да не можете да намерите нищо).
Извършен правилно, този одит не трябва да отнеме повече от една седмица и неговият доклад предоставя основен инструмент, срещу който да се използва всичко - от планове за закупуване до цели на продажбите.
2. Одит на хардуер
От гледна точка на офис мениджъра, знанието къде са парите става само първата стъпка. Сега трябва да знаете къде е и всичко останало. Започнете с технологичния хардуер. Това може да звучи очевидно, но бързо се превръща в опасна зона за много малки и средни предприятия - особено за тези, които се навеждат повече към средния размер, отколкото към малкия. Това е заради фразата Донесете собствено устройство (BYOD). Толкова много ИТ специалисти мразят и толкова много потребители наемат, за да използват какъвто и да е хардуер, от който могат да се сдобият - от всякакъв източник и често плащат по странни или нечестиви начини. Най-малкото, поставете тази информация в организирана електронна таблица, към която можете да се обърнете през тази и следващата година. Още по-добре е да поставите информацията в специализирано приложение за управление на работния плот като Microsoft System Center Configuration Manager или MMSoft Pulseway.
Започнете с одитния доклад от стъпка 1, тъй като това трябва да предостави официален списък на вашите хардуерни покупки. След това проследете какви устройства всъщност се използват (гарантирано е, че ще намерите някои изненади). Някои служители ще използват лични устройства, за които са платили да вършат работа, докато други ще използват потребителски устройства както за работа, така и за лични задачи, които са били платени от компанията. Разберете кой има какво, дали се използва по подходящ начин и това ще ви помогне да решите дали може да има по-добър начин да платите за това.
И след като преминете през този простор на новите технологии, не забравяйте да направите традиционния одит на хардуер, за да търсите компютри, сървъри, принтери и друг офис хардуер, който наближава края на живота или края на лизинг, така че да знаете какво ще трябва да се обнови тази година и кога. Работете с представители на продажбите на хардуер и счетоводния отдел, за да разработите план за оттегляне на този по-стар хардуер и замяната му с нови единици.
3. Одит на софтуер
Одитите на софтуера имат същата основна цел като хардуерния одит: Разберете какво сте инсталирали, къде е инсталиран, как е платен (означава, за кой бюджет е определен) и кои лицензи или абонаменти се предлагат за подновяване. Не забравяйте да маркирате тези в календара си.
Подобно на хардуерния одит обаче, модерното време е направило софтуерния одит малко по-сложен. Подобно на служителите, които използват лични устройства за работа, много от тях използват и собствени облачни услуги. Това може да се случи, защото един потребител реши да се регистрира за определена услуга или дори цял екип разгръща облачна услуга точно помежду си.
Често тези услуги се заплащат чрез повтарящи се такси, присвоени на лични или корпоративни кредитни карти, а счетоводството може да има трудности да разбере какво се купува. Това може да доведе до счетоводни грешки, но те са незначителни в сравнение с потенциалните проблеми с ИТ, когато тези облачни услуги изискват от потребителите да изтеглят софтуер (който не само не е тестван от ИТ, но и ги заобикаля изцяло). Изкоренете такъв софтуер, уверете се, че се плаща за правилно, и след това решете дали да го запазите или замените с по-ефективно решение.
На по-традиционен фронт използвайте вашия софтуер за одит, за да обърнете специално внимание на софтуера за сигурност - антивирус, виртуална частна мрежа (VPN) и криптиране са три примера. Това са строителни блокове за решения, които могат да спрат процес в неговите песни, ако лицензите им се изплъзнат, така че не забравяйте да знаете кога лицензите и абонаментите трябва да бъдат подновени и кои потребители ще се нуждаят от тях.
Около времето за одит на софтуера също е добра идея да разгледате процедурите за архивиране на данните и безопасността на данните. Това обикновено включва както хардуер, така и софтуер, но това е изискване за повечето софтуерни процеси, така че не го давайте кратко. Направете тестови стартирания на архивиране и възстановяване при бедствия (DR), за да се уверите, че те все още работят, проверете архивиране на данните както локално, така и в облака, за да сте сигурни, че не са повредени, и погледнете какво сте платили за тези решения през предходната година до вижте дали можете да направите по-добре.
4. Мрежов одит
Ще ви е необходима информационната мрежа, за да помогнете с тази. Мрежовият одит ви позволява да:
Знайте каква мрежова инфраструктура използвате в момента (физическа и в облака),
Съпоставете тази инфраструктура с бизнес процесите, работещи в нея, за да проверите капацитета, и
Оценете не само това, което плащате, но дали получавате това, което сте платили; това е особено важно за всички доставчици на интернет и мобилни мрежи.
Анализирайте вашата интернет връзка не само до офиса, но и към всички външни уеб сървъри, облачни услуги или телекомуникации и отдалечени сайтове. Получихте ли представянето, за което сте платили? Ако вашият вътрешен информационен отдел не е сигурен как да провери тази информация, консултирайте се с консултант на мрежата на трети страни. И накрая, уверете се, че ИТ актуализира вашите офис рутери, комутатори и друг мрежов хардуер, така че да работят с най-новия фърмуер - и се уверете, че всичко е тествано с текущия ви набор от бизнес критични приложения, преди да го разгърнете. Ако имате отдалечени сайтове или телекомуникатори, които се свързват от дома, уверете се, че техният мрежов хардуер е мигащ и защитен също.
5. Разходете се около офиса
Това може да звучи флип, но това е сериозна стъпка. Не можете да разберете всичко, което трябва да знаете за вашия бизнес, чрез електронна таблица или табло за управление. Станете и направете обиколката. Говорете със служителите за това как вършат работата си, особено за екипа и процеса на работа. Разбирането на начина, по който се работи е от ключово значение не само за разполагането на правилния инструмент за правилната работа, но често и за откриването на нови възможности за спестявания или приходи.
От друга страна, направете равносметка на това как изглежда офисът ви и функционира на физическо ниво. Обръщам внимание на:
Офис обзавеждане,
Консумативи за почивка и кухненски уреди,
Бели дъски, екрани, телефони и
Споделени офисни уреди - шредери, принтери, факс машини.
Уверете се, че тези неща са необходими, в добро функциониращо състояние и снабдени с необходимите за работа консумативи (например тонер, хартия и др.).
6. Анализирайте бизнес и маркетинговите си планове
Вие сте отишли с главата надолу по числата. Сега е време да вдигнете глава и да разгледате голямата картина на вашата организация и това винаги започва с вашия бизнес план. Седнете с ръководния си персонал и разгледайте подробно плана си. Вие сте там, където трябва да бъдете (означава, къде в плана ви се казва, че бихте били)? Начинът, по който правите бизнес, все още е най-ефективен? Задайте този въпрос, независимо дали бизнесът се представя оптимално или не; винаги може да има по-добър начин. Избройте своите бизнес процеси, консултирайте се с ключови служители относно тези процеси, картографирайте ги стъпка по стъпка и след това ги разгледайте подробно. Има ли по-ефективни инструменти, софтуер или услуги, които бихте могли да използвате, за да бъдете по-конкурентни? Правилните хора вършат ли тези работи? Ефективни ли са или излишните процеси? Целта тук не е да уволнявате хора или микроуправлявате; това е да разберете напълно как вашият бизнес работи, супа до ядки.
Преминете миналогодишния маркетинг план с подобно око. Проверете резултатите и попитайте дали наистина сте там, където трябва да бъдете, когато резултатите се сравняват с разходите. Къде сте слаби и как можете да се подобрите? Обърнете специално внимание на:
Проучване на пазара,
Промоция и реклама,
Събития и
Отношения в пресата.
Като част от това упражнение, не забравяйте да анализирате вашите уеб и онлайн профили в социалните мрежи. Постигат ли правилните клиенти? Актуални ли са? Актуализирани ли са описания на продукти или услуги, цени и дори изпълнителни имена? Проверявайте енергично тези подробности, защото нищо не изключва онлайн клиентите по-бързо от посещаването на уебсайт, който според тях не се поддържа.
Разбира се, по-лесно е да напишете тези шест стъпки, отколкото да ги направите. Говорим за значителна работа, няма въпрос. Но ако се закопчавате и вземете подходящите хора да ви помогнат, всичко това може да се осъществи след няколко седмици. И тези две седмици могат да изплащат значителни дивиденти за процеса, разходите и дори печалби за вашия бизнес за останалата част от годината.
