Преглед и оценка на счетоводния пакет

AccountingSuite е новост в нашите годишни прегледи за счетоводство на малкия бизнес, но се предлага от 2012 г. Попадайки някъде между счетоводния софтуер за начално ниво, който обикновено преглеждаме и приложенията за среден клас, като NetSuite и Intaact, AccountingSuite е най-богатият на малките фирми функции счетоводен уебсайт, който тествахме. Инструментите му за проследяване на инвентара са най-здравите, които сме виждали в този ценови диапазон, а услугата е доста компетентна при проследяване на време и проекти. Потребителското изживяване обаче може да използва известна работа.

Имайки предвид всичко, което прави, заедно със своите щедри възможности за поддръжка, AccountingSuite е отличен избор за малки фирми, които трябва да излязат отвъд QuickBooks и са готови да се научат как да го настройват и персонализират услугата за индивидуална употреба. Компанията може да помогне и за това.

Планове и цени

AccountingSuite предлага четири нива на обслужване. Стартирането ($ 19 на месец) включва основни счетоводни опции, инструменти за проследяване на проекти и време и отчети за един потребител. Бизнес (25 долара на месец) добавя продажби, покупки и данък върху продажбите за двама потребители. За $ 55 на месец, професионалната версия на пет потребители също включва цялостно управление на инвентара. Планът Професионалист с електронна търговия струва $ 129 на месец за 10 потребители. Всички версии се отличават с неограничен CPA и места за счетоводство.

За сравнение, QuickBooks Online започва от $ 20 на месец за своя Simple Start план. Следващият ред е Essentials, който добавя възможности за таксуване, многопотребителски и проследяващ време за $ 35 на месец. Планът Plus ($ 60 на месец) предлага цялостно проследяване на проекти и инвентар. Sage Business Cloud Accounting започва от $ 25 на месец. Началният план на ZipBooks е безплатен, като предлага неограничени контакти и фактуриране, една банкова емисия и управление на приходите и разходите. Wave също е свободен за използване, въпреки че начислява такси за транзакции.

AccountingSuite не предлага стотици добавки, както правят Xero и QuickBooks Online; той е проектиран да включва разширени функции без нужда от добавки. Той обаче се интегрира с лидерите в индустрията в области като заплати (ADP и SurePayroll), данък върху продажбите (Avalara), CRM (Zoho) и онлайн плащания (Stripe и Dwolla).

Сериозна настройка

Като се има предвид неговата дълбочина, широчина и персонализация, AccountingSuite не е типът сайт, в който влизате и създавате фактури за пет минути (въпреки че бихте могли). Ако искате най-доброто, възможно най-индивидуализирано преживяване, наистина трябва да отделите сериозно парче време, за да започнете работа със сайта.

Компанията предлага множество начини да ви преведе през процеса на настройка. Има ръководство за търсене на потребители, както и Академия AccountingSuite. Можете да се свържете с експерти по поддръжката чрез чат, имейл и телефон. И има линк на началната страница на Workflow към тестова компания; можете да заредите това и да практикувате, използвайки функциите на сайта, преди да започнете да въвеждате собствени данни на живо.

Има и разширение за браузър, достъпно чрез услугата WalkMe, което ви помага както през ранни, така и по-напреднали стъпки; добавя "Покажи ми как!" в лентата с инструменти за навигация. Изпитах смесени резултати, използвайки този инструмент; понякога не е завършил конкретен процес. Няма връзка, която да помага на работните екрани и всъщност няма насоки, които са чувствителни към контекста.

Едно от първите места, на които трябва да спрете, е менюто Настройки (достъпно от множество страници в целия сайт). Тук можете да зададете предпочитания за десетки опции в целия сайт, като валута, данък върху продажбите, сметки по подразбиране, мерни единици, местоположения и сглобяване на инвентара. Някои функции се изключват при първото използване на AccountingSuite, така че е много важно да посетите всеки раздел от Настройки. Услугата предлага и специализирани насоки, ако надграждате от QuickBooks.

Опростяване на сложността

AccountingSuite трябва да пакетира много съдържание в своите екрани и това прави успешно. Все пак това може да бъде ужасно пренаселен потребителски интерфейс. Една опция за начална страница наподобява началните страници на много приложения за счетоводство на малки фирми през годините. Този изглед на работния процес е разделен на шест секции: Продажби, счетоводство / банкиране, покупки, инвентар, проследяване на проекти / време и поддръжка. Всяка област показва цветни бутони, които представляват конкретни задачи или инструменти, съдържащи се там. Например, продажбите имат четири: котировки за продажби, поръчки за продажби, фактури и пратки. Щракнете върху един, за да бъдете отведени до тези работни екрани.

Непосредствено вляво от това е вертикален панел за навигация, който остава в полезрението, без значение къде отивате на сайта, служещ като основното ви ръководство за заобикаляне. Разделен е на Бързо меню, Продажби, Покупки, Опис, Банка, Счетоводство, Проекти / Време, Отчети и Списъци. Да речем, че сте избрали Продажби. Появяват се три списъка с текстови връзки. Единият съдържа връзки към списъци на свързани формуляри и други инструменти (фактури за продажби, касови бележки, извлечения, ценоразписи). Втората ви отвежда към действителните екрани за създаване на форми. И третият показва списък с доклади за този раздел.

Докато продължавате да работите в различни екрани, хоризонтална лента с инструменти в горната част на екрана показва бутон за всяка посетена страница, за да можете да се върнете лесно. Щракването върху x вдясно на всеки етикет го затваря или можете да ги затворите всички наведнъж. Достъпът до стандартно меню на Windows се появява в горния ляв ъгъл, но трябва да знаете, че е там, за да го намерите, тъй като това изобщо не е очевидно. Малка жълта стрелка надолу отваря плъзгащи се менюта за операции, които обикновено се намират под File, Edit и View. Списъкът съдържа много важен запис: „Настройки на началната страница“, където ще посочите предпочитания за показване на началната си страница; има четири отвъд посочения по-рано изглед на Workflow.

Попълване на заготовките

Множеството шаблони и формуляри за счетоводство на AccountingSuite съдържат полета, често използвани от малкия бизнес. Записите на клиентите и доставчиците например имат полета за информация за контакт и не много друго. Те не са толкова задълбочени, както, да речем, тези в Зохо Книги. Форми като фактури са далеч по-изчерпателни. В допълнение към стандартните полета, които сайтове като Xero и Sage предлагат (клиент, дата, условия, номер на фактура), има полета за опции като произход на доставка, начин на доставка, проследяващ номер, мерна единица и съответния номер на поръчка за продажба. Можете да видите история на всяка транзакция и да генерирате кредитни бележки, етикети за доставка и списъци с опаковки от екрана с фактури.

Но това са само конфигурациите по подразбиране. AccountingSuite е невероятно адаптивен, повече от всеки конкурент в счетоводните уебсайтове, които разгледахме. Кликнете върху „Промяна на формата“ и се отваря прозорец, съдържащ десетки опции за текущия формуляр или запис. Можете да щракнете пред всички, които са поставени отметки, за да ги премахнете и щракнете, за да добавите такива, които вече не са там.

След като сте в работен екран, ще има поне един ред малки бутони в горната част на страницата, които щракнете за достъп до свързани функции. На страницата за проследяване на времето например можете да правите неща като създаване на нов запис във времето, да прикачвате файлове, да генерирате фактура за подлежащ на плащане време блок или да видите опциите си за персонализиране на формуляри. Самите форми, като фактури и поръчки за покупка, предприемат малко по-различен подход към падащите списъци, които използвате, за да изберете неща като клиенти и артикули. Когато щракнете върху стрелката надолу, за да отворите списъка, получавате три опции. Можете да въведете низ за търсене, за да намерите желания запис, да покажете списък с всички налични или да създадете нов в движение.

Винаги можете да добавите към списъка с опции за всяко поле, докато продължавате. Но част от вашата настройка трябва да включва съставяне на тези списъци преди време, колкото можете. Когато щракнете върху Списъци в лявата вертикална лента с инструменти, виждате всички типове данни, които са достъпни на сайта, като нива на проект / работа, начин на плащане, клас и цена. От тук можете да създадете толкова много от всеки, колкото искате. Кликнете например върху „Превозвач за доставка“ под заглавието „Създаване“ например и виждате таблица, в която са изброени всички, които вече сте дефинирали (например DHL, FedEx или UPS). Отваря се малък прозорец, съдържащ полета за попълване на празни места за добавяне на още.

Два записа в този списък заслужават специално внимание (те също се появяват, когато щракнете върху раздела Бързо меню в лявата вертикална лента с инструменти). Център за клиенти / доставчици ви дава достъп до изчерпателни списъци на клиентите и доставчиците на вашата компания. Маркирайте един, като щракнете върху него, а десният прозорец на екрана показва съответните транзакции. Можете да разчитате на тях, за да отворите основните транзакции.

Ако имате няколко служители, които използват AccountingSuite, трябва да ги настроите, преди те да започнат да работят. Кликнете върху списъка с потребители, за да отворите този екран и трябва да видите запис за себе си. Кликнете върху + Добави в лентата с инструменти, за да добавите потребител. Ще видите полета за информация, включително име, имейл и заглавие. По-долу посочвате какъв достъп има всеки индивид във всяка основна област на сайта: Пълен достъп, Само за изглед или Без права (можете също да поставите отметка в квадратчето, означено Само отчети, което показва всичко останало). Това е сравнимо с това, което предлагат сайтове като Xero, но очаквах повече от такъв усъвършенстван сайт; например разрешения, които се спускат до нивото на екрана.

Отчети и мобилни

Такъв надежден счетоводен уебсайт се нуждае от стабилен отчет, който съответства на неговата мощ. AccountingSuite има това, въпреки че отчетите му не са толкова адаптивни, колкото QuickBooks Online, нито има толкова много. Можете да създадете стандартните отчети, очаквани за всеки раздел на сайта (Покупки, Описи и т.н.) и по-сложните финансови отчети, които счетоводителите обикновено създават и анализират (като баланс и отчет за приходите и разходите).

В момента AccountingSuite работи над приложение за Android за услугата и компанията казва, че страниците са оптимизирани за мобилни устройства. Успях да осъществим достъп до него на iPad чрез Chrome (Safari не се поддържа), и въпреки че се отвори на Samsung Galaxy S8, съдържанието беше твърде малко, за да се види.

Дълбоки инструменти, слаба помощ и потребителски интерфейс

AccountingSuite има впечатляваща стойност: Вие получавате много функционалност и персонализация за вашия долар. Компанията е много отворена да работи в тясно сътрудничество с потребителите за изграждане на персонализирана счетоводна среда, въпреки че AccountingSuite със сигурност може да бъде използвана такава, каквато е. Бих искал обаче да видя по-чувствителна към контекста помощ и по-актуално потребителско изживяване, заедно с всички счетоводни инструменти.

Като цяло AccountingSuite е препоръчителна услуга за малки фирми, които се нуждаят от повече от предлаганото от Xero, особено в областта на проследяването на инвентара. Но за повечето нужди за счетоводство на малкия бизнес, QuickBooks Online остава наш избор на редактори.