6 Готини неща, които можете да направите с облак от Adobe Adobe

Клиентите на Adobe Document Cloud често по подразбиране го използват главно като инструмент за създаване и редактиране на PDF. Но въпреки че Adobe със сигурност остава крал на PDF стандарта си, Document Cloud е силно конкурентна платформа за управление на документи с богатство функции, които биха могли да са от полза за вашата организация. От лесно редактируеми и подлежащи на подписване документи до PDF файлове, които могат да се управляват на всяко устройство, до разширени функции за защита, активирани чрез класификация на данните; всичко е достъпно в облака на документи.

Един от най-важните инструменти на пакета се нарича Adobe Scan, приложение за Android и iOS, което позволява на потребителите да снимат изображения чрез смартфон камера. Наскоро Adobe добави Adobe Sign към своя арсенал, инструмент, който позволява на потребителите да споделят, електронно подписват, одобряват и управляват документи. Под чадъра на Adobe Sign влизат няколко нови функции, които превръщат телефона ви в епицентър за управление на работния процес.

„Хората обичат да консумират съдържание на мобилни устройства, но също така ни молят да им помогнем да създадем съдържание и да направим нещо полезно с това съдържание“, казва Лиза Крофт, Мениджър на маркетингови продукти на групата за Adobe Document Cloud. „Mobile е възможността да се предостави съвременно преживяване на документи.“

Ето пет неща, които можете да направите с Adobe Document Cloud, които вероятно не сте знаели, че можете.

1. Подпишете документ без сензорен екран

С Adobe Sign можете да изпращате текстово съобщение на подписа си от приложението Sign на вашия смартфон до вашата настолна версия на Document Cloud. Оттук ще можете да получите достъп до новосъздадения си подпис и да го приложите към всеки запис или документ. Това е особено полезно за работници, които са разположени предимно на настолни компютри без сензорна функционалност.

Например, представете си, че Сам е на работния си плот, но предпочита да подпише документ на мобилното си устройство. С натискане на опцията Мобилно подписване, Сам ще бъде подканен да въведе своя телефонен номер. След това му се изпраща подкана за подписване на мобилното си устройство. Той подписва, удря "Готово" и подписът се прехвърля на работния му плот. „Това е чудесен начин да осигурите избор на хората, но все пак те са избрали да подпишат, независимо на какво устройство са, “ каза Крофт.

2. Сложете малко живот във вашите имейли

В миналото бихте искали подписи от колеги със скучни, стандартни имейл съобщения. С Adobe Sign вече можете да персонализирате шаблона на имейла си, за да включите логото, шрифтовете и общия пизаз на вашата компания. Можете да използвате изображения на банери, за да придадете някакъв стил на вашите заявки за подпис, за което вашият маркетинг отдел ще ви благодари, след като подписите започнат да се търкалят по-често от обикновено.

„Конкурентно предимство, което имаме, е, че нашите клиенти могат напълно да брандират опита за подписване. Мога да го маркирам с моето лого и моя URL адрес“, каза Крофт. "Но сега те могат да ви пуснат на пазара, за да говорите за нови продукти."

3. Насладете се на по-бърз борд и обслужване на клиенти

Неотдавнашните интеграции на Adobe със ServiceNow и Microsoft SharePoint поставят управлението на документи, обслужването на клиенти и управлението на човешките ресурси под една проста конзола. С тези бракове сте в състояние да добавите Adobe Sign към всеки работен процес в ServiceNow и SharePoint, включително формуляри за споразумения за ново наемане, бизнес договори и отговори на решени запитвания за обслужване на клиенти.

В миналото ще изпратите документа на служителите си чрез имейл съобщение от ServiceNow. Вашите служители ще отворят документа, ще го подпишат с Adobe и ще ви го изпратят по имейл. Ще отворите документа и ще го заредите в ServiceNow. Днес можете просто да изпратите документа на вашия служител в системата на ServiceNow и той или тя ще направи своя знак в софтуера.

4. Сканирайте всичко, навсякъде

Спомнете ли си колко ужасно се събираха бизнес разписки? Ще съберете всичките си разписки, ще ги сканирате в скенер, ще ги преобразувате в PDF и след това ще ги изпратите на вашите финансови гурута. Днес този процес стана много по-опростен. Adobe Scan сега ви позволява да превърнете всяко изображение на телефона на камерата в PDF. Използвайки Adobe Sensei, инструмента за изкуствен интелект (AI) на компанията, Adobe Scan е в състояние да открие правилни граници на изображението, да коригира перспектива и да премахне сенки, за да изглежда текстът ясен.

Например, можете да сканирате страница на списание, за да извадите текста, да отделите изображения и да увеличите мащаба на определени области на страницата. Когато го запазите, той автоматично се качва в Document Cloud. Можете също да изтеглите допълнително изображение или да премахнете оригинално изображение.

5. Редактиране и коригиране на сканиран текст

Може би по-важното е, че Adobe Scan може автоматично да конвертира печатен или написан текст в цифров текст, който може да бъде избран, копиран или анотиран чрез Acrobat Reader DC или Acrobat DC. Това означава, че няма да се налага да прелиствате страница след страница с ръкописни бележки, за да се опитате да дешифрирате какво се опитва да каже някой друг. С Adobe Scan бележките ще бъдат преобразувани в ясен и четлив текст, в който можете да търсите или копирате и поставите за използване във вторичен документ.

"Подобно на другите ни предложения на Adobe, Sensei е в основата на нашата марка", каза Крофт. "С него всъщност можете да направите повече със своите сканирания. Можете да направите съдържанието си интелигентно и търсещо и да го преместите в цифрови работни процеси в облака. Всичко с печатен текст или изображения ще бъде опция за сканиране. Споделете го, изпълнете допълнително редактиране или дори можете да го включите в някакъв друг работен процес или екосистема, ако трябва да направите това."

6. Подобряване на сигурността с класификация на документи

Това изисква да добавите Acrobat DC към вашата конфигурация Adobe Cloud, но предимствата си заслужават. С активен Acrobat DC ще получите достъп до широк спектър от възможности за класификация, които ще поддържат вашите документи и данни защитени дори извън помещенията или облачната граница. Например, можете да вградите контроли за сигурност в поверителни PDF файлове, които изискват пароли или сертификати, за да получите достъп до документа. Или можете да изискате изпращачите да бъдат потвърдени чрез цифров идентификатор или проверка на разрешенията. Използвайки класификацията на данните, можете да добавите такива мерки за сигурност като политика, в зависимост от това какъв вид документ се създава. Администраторите могат да създават такива политики в Acrobat DC, присвоявайки специфични функции за защита на определени видове документи. Когато бъдат създадени такива документи в бъдеще, тези контроли ще бъдат автоматично приложени.

Можете да внедрите подобни възможности, като използвате неща като Microsoft Digital Rights Management, но обикновено те изискват комбиниране на множество решения от различни доставчици. Получаването на всичко това като част от Adobe Document Cloud е не само по-лесно, но и помага да се гарантира, че подобни разширени функции ще работят с минимум аванс.