Организирайте се: 11 съвета за по-ефективно управление на имейлите

Имейлът може да ни накара да се чувстваме сякаш се борим да държим главата си над водата. Дългите ви страници в пощата? Започвате ли всеки ден да четете имейл, мислейки, че ще отговорите на най-важните съобщения, само за да потърсите и да осъзнаете, че е изминал час и не сте направили нищо досега? Изчерпвате ли пространство за имейла си на всеки няколко дни? Чувства ли се по електронната поща като умножител на производителността или убиец на производителността?

Необходими са само няколко прости трика, за да станете по-ефективни при работа с имейл, за да не се чувствате натежали от него. Някои от тези съвети разчитат на функции, които се намират в повечето програми за електронна поща, но други са начини за промяна на вашите собствени навици, така че малките ежедневни взаимодействия, които имате с имейла, да ви помогнат да продължите да управлявате.

Помислете за това като за почистване на зъбите. Има разлика между ежедневната дентална хигиена и отиването на зъболекар, но трябва да направите и двете. Трябва да миете два пъти на ден и да нишете веднъж на ден, а тези навици са изключително важни за наличието на здрави зъби. На всеки шест месеца трябва да посещавате и зъболекар за по-задълбочено почистване, рентгенови лъчи и други превантивни грижи. Ежедневната хигиена предотвратява натрупването на по-големи проблеми. Посещенията при зъболекаря ви помагат да уловите и коригирате нарастващите проблеми, преди да излязат извън контрол.

Разбира се, дори със зъби нещата могат да се объркат. Една злополука може да ги извади или вашите гени могат да се окажат въздействащи върху тях, точно както нов проект или промяна в длъжностната позиция може внезапно да предизвика експлозия на имейл. Какъвто и да е случаят, това не означава, че трябва да спрете да се грижите за ниска или да се виждате редовно при зъболекар - или да почиствате имейла си всеки ден. Ако имате неочакван проблем, все още трябва да спазвате добрите навици, за да поддържате всичко под контрол.

Когато промените начина, по който взаимодействате с имейла в краткосрочен план - кога и как го проверявате, колко често изтривате съобщения и т.н., това улеснява живота ви в дългосрочен план.

Ето няколко най-важни съвета за това как електронната поща да бъде по-малка тежест. Нека ви предупредя, че тези съвети са вкоренени в здравия разум и не предоставят вълшебен куршум, което означава, че няма да ви взривят ума или да станат усещане за една нощ. Но нито една от тях няма да се движи.

1. Изтрийте първо

Първото нещо, което трябва да направите, когато отворите входящата си поща, е да сканирате, за да видите какво можете да изтриете. Погледнете темата и подателя. За боклуци ли е? Това ли е промоционален имейл, който никога няма да прочетете? Съобщение от вашия сътрудник, което казва в реда на темата, че те ще излязат днес, и няма вероятност всяка допълнителна информация в тялото на имейла да е от значение за вас? Ако е така, изхвърлете го.

Всички съобщения, които определяте като маловажни, трябва да бъдат избрани и преместени в кошчето. Ако не бързате в определена сутрин, може дори да се опитате да идентифицирате един или два редовни имейла, от които да се отпишете.

Защо е важно първо да направите тази стъпка? Когато изтриете незабавно неподходящите съобщения, улеснявате виждането на останалите съобщения. Когато можете да видите останалите съобщения, можете да утроите важните по-бързо. Ако можете да определите дори пет или десет процента от ежедневната си входяща поща като "много вероятно да не изисква действие", така че да можете да я изтриете незабавно, ще бъдете в много по-добра форма, за да започнете деня си продуктивно.

2. Използвайте повече от един имейл адрес

Не понасям маркетингови имейли или потвърждения за доставка, още по-малко напомняния от банката ми да плащат сметката ми за кредитна карта, когато тя вече е настроена за автоматично плащане. (Гр.) Всички тези съобщения биха претрупали входящата ми поща и биха затруднили откриването на важни имейли, с изключение на това, че имам стратегия за справяне с тях.

Използвам отделен имейл адрес за всички тези съобщения с ниска важност.

Има няколко начина да го направите. Можете да настроите нов имейл акаунт изцяло за тази цел, така го правя, или можете да създадете псевдоним адрес с помощта на текущия си акаунт. Повечето доставчици на имейл ви позволяват да го направите. След това създавате правило или филтър в своя имейл акаунт, така че всички съобщения, изпратени до псевдонима, да пропускат входящата поща и да отиват в друга папка. Наречете го Inbox 2 или с ниско значение или каквото искате.

Едно предимство на използването на отделен имейл адрес за тази цел е да запазите тази не съвсем нежелана поща, понякога наричана сива поща, отделно от важната си поща. Освен това, ако компания продава вашия имейл адрес в друг списък за разпространение, всички нови и нежелани маркетингови съобщения също няма да попаднат в основната ви пощенска кутия. Трето предимство е, че не се разсейвате от тези съобщения, като имате предвид, че трябва да влезете в друга програма за електронна поща или да отидете до друга входяща кутия, за да получите достъп до тях.

3. Пишете кратки

Когато пишете имейли, кажете какво имате предвид, бъдете ясни и бъдете кратки. Защо? Писането на кратко помага на хората, които четат вашето съобщение, да стигнат дотам и да обработят имейла си по-ефективно. Те могат да се вдигнат на вашия тон и да отговорят в натура, което ще ви улесни живота.

Някои ситуации изискват пълни изречения и официален език, но фрагментите могат да бъдат изключително ефективни в имейла. Използвайте ги, когато има смисъл. Граматическата полиция няма да дойде след вас. Разбира се, понякога е необходимо да бъдете много подробни и да се възползвате от аспекта на електронната поща на хартия - има запис на всичко. Най-общо казано, по подразбиране е кратък, ясен и прав език.

Не всеки е умел в краткостта и може да излезе като къдрав. За да не звучите недружелюбно, можете да добавите емоджи или възклицателни знаци. Или просто уведомете хората, че се опитвате да сте кратки в имейла и те не трябва да го приемат лично.

4. Използвайте групи или списъци за разпространение

Ако изпращате съобщение до същата група хора неколкократно, създайте групов или имейл псевдоним. В Outlook се нарича списък за разпространение. В Gmail отворете Контакти (Contacts.google.com), изберете хората, които искате да добавите към група, и щракнете върху иконата на етикета. Дайте име на вашата група. След като го запишете, можете да въведете това име, за да съставите автоматично съобщение до всички в групата.

Използването на групи не само спестява време, като елиминира необходимостта от въвеждане на име на всеки човек, когато изпращате пощата, но също така ви настройва за лесно изтриване на тактики, както обяснявам малко по-късно.

5. Създайте шаблони или консервирани отговори

Ако има съобщение, което изпращате отново и отново, не го пиша от нулата всеки път. Използвайте повторно това, което вече сте написали, като направите шаблон или отговор на консерви, както го нарича Gmail.

Няколко примера на съобщения, които хората често изпращат, са по реда на:

• Благодаря, че посегнахте, но не се интересувам,
• Потвърждаване на разписката. Благодаря ви и моля да ме уведомите, ако имате нужда от нещо друго от моя край, и
• Това звучи като работа за нашия правен отдел. Най-добрата точка за контакт е…

След като имате настроени няколко шаблона, можете да отговорите на съобщения, които обикновено отнемат ненужно време, без дори да мислите много за това, което ви позволява да продължите с по-важна работа.

6. Повторно използване на предметни линии

Използването на изпратени съобщения чрез шаблони и реакции в консерви увеличава ефективността ви, като намалява писането. Повторната употреба на темите ви позволява по-лесно и бързо да изтриете или архивирате стари съобщения. Ще обясня как следва.

7. Сортирайте до Изтриване

Ограниченията на данни могат да се промъкнат за всеки, дори високо организирани хора. Начинът да освободите място е да изтриете групово съобщения, които не са ви необходими. Това е видът скучна работа, за който можете да мислите, че е подобен на ходенето при зъболекар. Не е нужно да го правите всеки ден, но да го правите периодично и редовно ще ви помогне да предотвратите по-големи проблеми. Намирам три метода за изтриване за особено полезни.

Първо сортирайте изпратената си поща по размер или прикачен файл и изхвърлете най-големите, които не са ви необходими. Причината да се съсредоточа върху изпратените съобщения е, че ако изпратя прикачен файл, има голям шанс да притежавам файла и следователно имам друго копие, записано някъде другаде.

Вторият метод е да сортирате изпратената поща по темата и да търсите съобщения, които изпращате редовно. Ако изпратите седмично съобщение с темата "Почистване на хладилника днес в 16:00", можете бързо да ги видите, изберете и изтриете всички наведнъж.

Трето, сортирайте съобщенията си по получател. Вероятно имате няколко колеги, приятели или групи хора, на които изпращате имейли често. Вероятно много от съобщенията, изпратени между вас и тях, не са много важни. Ако никога повече няма да ви трябват, изберете няколко съобщения наведнъж и ги изтрийте масово.

8. Изключете известията, затворете имейла за фокусиране

Получаването на екранен сигнал за всяко входящо съобщение е невероятно прекъсващо и разсейващо. Предполагам, че преобладаващото мнозинство от работниците ще бъде по-добре с имейл сигналите, които са напълно деактивирани. Той е полезен само в най-редките случаи. Така че, изключете известията си.

По подобен начин затворете приложението си за електронна поща или раздела на браузъра му, когато трябва да свършите силно фокусирана работа в продължение на поне 30 минути. Боли ме да напиша този съвет, знаейки, че почти никой няма да го следва. Всъщност много малко хора го правят, но бих искал да убедя повече хора да се опитат. Представете си колко по-лесно ще бъде да намерите потока си, когато не се разсейвате по имейл.

Помислете за последния път, когато сте работили офлайн, независимо дали е бил в самолет без Wi-Fi или когато вашият интернет е бил прекъснат. Или може би сте работили от часова зона, в която нямате много други колеги и следователно не сте имали прекъсвания по имейл за дълъг период от деня си. Затваряйки имейла, вие се доближавате до репликирането на това преживяване да не бъдете прекъснати, като все още имате възможност да получите достъп до друга онлайн информация, ако е необходимо.

9. Co-opt Автоотговори

Свързан с предишния съвет, да кажем, че няма да затворите прозореца си за електронна поща, защото се притеснявате, че някой ще се опита да се свърже с вас по спешен въпрос и ще го пропуснете. Решението? Настройте съобщение извън офиса или автоматично отговаряне, което гласи: „Ако това е въпрос с изключително неотложна форма, моля, изпратете текст / обадете се / изпратете ми съобщение на…“ и дайте своя телефонен номер, хлабава дръжка или предпочитан ред от комуникация.

10. Изтрийте! Или Файл поща в папки

Неизправеният имейл често е добро намерение, което е станало неизпълнено. Знайте кога да пуснете. Не закачайте съобщения, ако вероятно никога няма да направите нищо с тях. Оставянето на маловажни съобщения във входящата ви поща е силно непродуктивно, разсейващо и само ви напомня за това, което бихте искали да направите в перфектен свят, но не може.

Не ви правят никакви услуги, като сте във входящата си поща.

Ако изтриването на съобщения изглежда тежко, вместо това ги преместете в нова папка. Обадете се в тази папка в очакване или добри намерения. Важното е да ги извадите от входящата си поща. Изчакайте няколко месеца. Вижте колко сте изкопали или отговорили. Ако отговорът е нула, може би преразгледайте изтриването им на първо място.

11. Периодично изпразвайте кошчето

Периодично изпразвайте кошчето. Изтриването на кошчето освобождава място. Повечето имейл програми, включително Outlook, имат настройка за автоматично изхвърляне на боклука при излизане от приложението. Ако никога не си спомняте да изхвърлите кошчето, препоръчвам да включите тази функция.

Повечето хора вероятно нямат нужда да изпразват кошчето повече от веднъж месечно или веднъж на тримесечие. Има опасност да изтриете боклука си твърде често, тъй като боклукът е мястото, където отивате да спасявате имейли, които сметнахте, че нямате нужда, но се оказва, че го правите. Спасих много съобщение от кошчето, обикновено в същия ден, в който го сложих.

Как да издърпате аварийния шнур

Сега, ако сте отчаяни за чист шисти с входящата си поща, ето един последен трик, който можете да опитате:

1. Създайте нова папка. Наименувайте го Old Inbox или Mail Преди юли 2019 г. (или текущия месец и година).

2. Изберете всичко във вашата пощенска кутия. Преместете всичко в новата папка.

• 38 Съвети за Gmail, които ще ви помогнат да спечелите имейл 38 Съвети за Gmail, които ще ви помогнат да спечелите имейл
• Push for Zero Email Push for Zero Email
• 4 начина за борба с претоварването на имейл в офиса 4 начина за борба с претоварването на електронна поща в офиса

Готово. Имате нула във входящата кутия и дори не е трябвало да изхвърляте едно-единствено съобщение.

Никой не очаква от вас да преправите хаотична входяща кутия за една нощ. Малко по малко адаптирайте няколко положителни навика. Направете няколко от периодичните действия, като например изпразване на боклука или групово изтриване на изпратена поща, за да ви помогне да се чувствате като че постигате напредък.