Преглед и оценка на квадратни заплати

Най-известният с инструментите си за обработка на плащания, Square предлага онлайн услуга за заплати от 2015 г. Той добавя някои основни функции, откакто го прегледахме последно, включително самостоятелни мобилни приложения и цялостно покритие на данъци върху заплатите. Квадратната работна заплата е достатъчно лесна за използване и се поддържа всеки основен елемент от администрацията на ведомостите, от настройката до заплащането до данъците до отчетите. На тази млада услуга обаче липсва дълбочина и персонализация на нейната конкуренция. Отчетите му са откъснати и се предлагат само с няколко печалби. Квадратната заплата има дълъг път, за да се конкурира с нашия избор на редактор, Gusto.

Цени и планове

Базовата цена за заплащане на служители и изпълнители на W-2 с Square е 29 долара на месец, с такса от 5 долара на работник на месец, което го прави една от по-икономичните възможности. Само основното предлагане на Patriot Software (10 долара на месец плюс 4 долара на служител на месец) е по-евтино и това изисква да внесете собствени данъци върху заплатите. Можете да платите колкото $ 80 на месец плюс $ 4 на служител на месец, ако изберете плана за пълни услуги на Quickbooks Payroll.

Квадратната заплата е уникална с това, че предлага опция само за изпълнител, която струва 5 долара на изпълнител на месец. Не се дължи абонаментна такса за месеци, в които не плащате на никого, което се превърна в доста стандартна практика. Това може да бъде добра услуга за стартиращи компании, които нямат - или планират да имат - много служители и които искат да използват други интегрирани приложения на Square, като Назначения, Плащания и Точка за продажба - или новият продукт Фактури.

Нов вход

Много други приложения за малък бизнес - дори финансови - не изискват от вас да определяте опции за абсолютно всяка настройка, преди да започнете действително да свършите някаква работа. Например, можете да започнете да изпращате фактури със счетоводен софтуер, преди да въведете цялата си клиентска база данни. Можете да добавите вашите клиенти в движение.

Сайтовете за заплати не са такива. Въпреки че със сигурност можете да добавите служители, докато ги наемете, и предимства, докато ги вземете на борда, не можете да направите първото си стартиране, докато не попълните подробни записи на служителите и не добавите цялата необходима информация за ползите, които предлагате на персонала си.

Инструментите за настройка на Square Payroll са съкратени от последния път, когато прегледах услугата. Преди това е имал изчерпателен съветник, който ви е превел през всички стъпки, необходими за настройка за първото изпълнение на заплатите. Тази полезна функция е изчезнала, заменена с кратък процес в четири стъпки, който изисква данни за контакт и числеността на вашия персонал. След като приключите с това, се отваря основният потребителски интерфейс на сайта, като се използва ляв вертикален прозорец за навигация. Ще свършите задачите си за настройка оттам.

Трудна задача

Първо нагоре: Създаване на записи за служители, което в Квадратната работна заплата включва предоставяне на информация за обезщетенията във всеки запис на работника. Това е трудоемка и трудоемка работа. Можете обаче да спестите много време, като поканите служителите да въведат голяма част от тяхната собствена информация, като данни за контакт, дата на раждане, социалноосигурителен номер, статус на подаване и брой обезщетения, посочени във формуляра W-4, Състезатели като тези също позволяват този тип ограничен достъп на служителите.

Вие, притежателят, все още трябва да предоставяте много информация в досиета на служителите, включително дали служителят е почасово или на заплащане, каква е неговата или нейната ставка на заплащане, дали е поискана платежна ведомост или директен депозит и т.н. Ако използвате Square Point of Sale и планирате да импортирате Timecards оттам, трябва да зададете парола на служителя.

Ако сте млада компания или просто започвате да предлагате предимства, имате две възможности. Можете да се възползвате от партньорствата, които Square Payroll има с администратори на обезщетения на трети страни за неща като здравно осигуряване и пенсионни планове. Или можете да донесете своя собствена и да въведете тези удръжки в сайта, така че да бъдат включени в процеса на заплащане.

За да добавите обезщетение като здравно осигуряване, трябва да отворите запис на служител и щракнете върху Добавяне на обезщетение и след това създаване на ново. Въведете името, което искате да се покаже на paystubs, като здравно осигуряване или 401 (k), след което изберете вида на обезщетението от падащия списък. Можете да изберете да се приспада процент от заплатата на работника или фиксирана сума. Ако има годишен лимит, въведете го. Фирмените вноски се обработват по подобен начин. След това новата полза се появява като опция в архивите на всеки служител. Квадратната ведомост предлага най-често срещаните видове приспадане, но не е толкова гъвкава като OnPay, например.

Ще могат ли вашите служители да спечелят платен отпуск (PTO) или отпуск по болест? Към този текст, Square Payroll поддържа само едно или друго. Той ви помага да създадете политики за проследяване на това и прави текущите изчисления на заден план. Трябва да посочите колко часа трябва да работят служителите, преди да отговарят на условията. Сайтът също така поддържа гарнитури и други удръжки след данъци.

Още стъпки

Преди да можете да стартирате ведомост за заплати, ще трябва да въведете данъчна информация за данъка върху заплатите за вашето състояние (всички 50 вече се поддържат и сайтът предоставя актуални данъчни таблици). Това включва държавни удържани номера и номера на сметки в потребителския интерфейс и държавни данъчни ставки на потребителския интерфейс. Ще трябва да извършите още няколко задачи по домакинство, като например да свържете Square Payroll с вашата банкова сметка, за да може да изтегля средства за данъци и директен депозит. Този процес може да отнеме няколко дни, защото Square трябва да направи два много малки депозита във вашия акаунт, за да провери връзката. Можете обаче да използвате Plaid - услуга, която може незабавно да удостоверява акаунти и да се интегрира с Square. Това ви позволява да стартирате заплащане същия ден, в който сте се регистрирали. Заплащането в един и същи ден е отлична функция, която някои конкуренти също са добавили.

Ако вече плащате служители или контрагенти, ще трябва да въведете историята на заплатите си - доста натоварваща задача. Подобно на своите конкуренти, Square има на ваше разположение специалисти на борда на борда, които могат да помогнат с тази и други задачи за настройка.

Потребителското изживяване на квадратната заплата

Квадратната ведомост показва всички полета за данни за служители на един дълъг екран, който изисква много превъртане. Състезатели като SurePayroll отделят свързана информация и я показват на отделни екрани, които са достъпни чрез щракване върху раздели. Това облекчава първоначалното създаване на записите, както и последващо извличане и редактиране.

Това не е единствената странност на сайта. Когато влизате, виждате табло за управление, което включва връзки към други продукти и услуги на Square. Трябва да кликнете върху иконата за заплащане, за да стигнете до квадратното табло за управление на платежната ведомост, което не е почти толкова изчерпателно, колкото например на OnPay. Той показва тримесечна линейна графика, илюстрираща общите разходи за труд и връзки към последните заплати. Предупреждение за предстоящата ведомост е в горната дясна част, заедно с връзката Pay My Team, която кликвате по време на заплащане.

Като цяло сайтът е много оскъден, с малко навигационни връзки; всъщност просто няма много навигация, с изключение на бутоните „Продължи“ по време на платите. Главното меню съдържа връзки към секциите на сайта: Общ преглед (Табло за управление), История (минали заплати), Екип (списък на служителите и записи), Ползи (като трети страни, които могат да помогнат при създаването на здравноосигурителни планове), Данъчни форми (подаден данък върху заплатите форми) и Настройки. Последното не включва много, поради простотата на сайта. Ще използвате главното меню почти изключително за навигация, въпреки че когато сте на вътрешен работен екран, понякога ще трябва да щракнете върху X в горния ляв ъгъл, за да го затворите и да се върнете в главното меню.

Изпълнение на ТРЗ, Получаване на помощ

След като приключите процеса на настройка и потвърдите банковата си сметка, сте готови да плащате на хората. На началния екран щракнете върху Pay My Team, който стартира съветник. Предоставят ви три възможности: да стартирате редовен ведомост, да извършите плащане извън цикъл или да заплатите изпълнител. Следващият екран показва всички служители в таблица, заедно с техните тарифи. Тук въвеждате броя на отработените часове в правилните колони: Редовно, Извънредно (1.5x Редовно), Двойно (2x Редовно), Допълнителни, Съвети за заплащане и Парични съвети. Допълнителната опция е за комисионни, бонуси и т.н., но етикетът просто казва Допълнително и не можете да го редактирате, за да бъдете по-конкретни.

Можете също да въведете PTO или болнични часове. Кликнете върху трите точки в края на всеки ред, за да добавите бележки, например обяснение за колоната Допълнителни. Сайтът изчислява брутното заплащане на всеки работник и го депозира в последната колона. Щракването върху „Напред“ ще ви отведе до страницата „Корекции“, където отново ще видите таблицата с членовете на персонала. Колоните тук показват суми за удържане на данъци, удръжки и вноски на дружества, възстановявания и накрая, Нетна заплата.

Следващият екран, Потвърждаване на оттеглянето, е достатъчен, като се има предвид набор от функции на сайта. Той обобщава изпълнението, което предстои да одобрите. Общите суми за всички видове заплати, данъци на работодателите и вноски на фирмата се показват в горната лява част на страницата. Резюмето на тегленето отдясно разбива ведомостта за плащане надолу по планираните дебити и плащания, с които ще трябва да се справите. Можете също да видите предварителен преглед на отделни paystubs, като щракнете върху връзка.

Щракнете върху Потвърди оттеглянето и стартирането ви е завършено (макар че можете да го отмените до 19 ч. Тихоокеанско време в деня преди заплащане). Връзките на следната страница ви позволяват да отпечатвате чекове, изтегляте paystubs и експортирате стартирането във формат CSV. Ако имате проблеми с управлението на вашата ведомост (или при изпълнение на всякакви други задачи), можете да се свържете с поддръжката на Square по телефон, имейл или Twitter; като алтернатива можете да разглеждате онлайн помощ и общността на потребителите. Онлайн помощта на сайта не е почти толкова изчерпателна, колкото тази на някои конкуренти, включително SurePayroll, и по-чувствителната към контекста помощ би била добре дошла.

Отчети и мобилни

Ако търсите услуга, която предлага много предварително форматирани отчети, ще намерите сайтове като Gusto далеч по-приспособими от Square Payroll, който предлага само опция за персонализиран отчет. Можете да експортирате подробности за заплатите, Общо на служителите, Paystubs или Фирмени суми във CSV формат. Square също се интегрира с QuickBooks Online и както може да очаквате, той е добре интегриран с други услуги на Square.

Компанията добави мобилни приложения за iOS и Android, откакто го прегледах за последно. И двете работят подобно на базиран в браузъра интерфейс по отношение както на настройка, така и на операции, с няколко изключения. В прегледа (таблото за управление) липсва графиката на разходите за труд и връзките към предишните заплати. Освен това записите, които се появяват в лявото навигационно меню на версията за десктоп, са разделени между падащо меню, достъпно от икона в горната лява част, и три икони за навигация, които вървят в долната част: Обзор, Екип и История. Бях в състояние да осъществя достъп до записи на служители и изпълнители в приложението и да изпълнявам ведомост без проблеми.

Сайт за начинаещи

Квадратната работна заплата може да бъде добър избор за фирми, които вече използват Square Point of Sale, тъй като можете да импортирате работни карти на служители от нея в сайта за заплати. Освен това се отличава от конкуренцията, като предлага опция само за изпълнител, за 5 долара на изпълнител на месец. Това осигурява лесен възходящ път за много малък бизнес, който използва само независими изпълнители от самото начало.

Всъщност ние наистина бихме препоръчали само ТРЗ за много малък бизнес с малко служители или за един, който наема само изпълнители. Услугата е сравнително лесна за използване, но компания с каквато и да е сложност ще намери необходимите функции, като липсващи видове печалба и повече отчети. Към този момент той не може да се конкурира с Gusto, нашият редакторски избор. Gusto съчетава изключително потребителско изживяване с функциите, които много малки предприятия биха могли да използват. Квадратната работна заплата определено показва обещание, но има начин да се извърши по отношение на отчитането, приспособимостта и дълбочината на нейното предлагане.

Докато сте в нагласата за пари, разгледайте нашите групи от най-добрите счетоводни услуги и данъчен софтуер.