Преглед и оценка на проекта на Microsoft

Изборът да се използва Microsoft Project като специализирано приложение за управление на проекти на вашия екип има смисъл само когато се подравнят редица звезди. Първо, наистина трябва да имате сертифициран ръководител на проекти на борда, за да управлявате софтуера. На второ място, път трябва да бъде на ваша страна и вашият сертифициран ръководител на проекти не може да бъде прибързан да се научи да използва инструмента. Трето, вашият екип вече трябва да бъде къща на Microsoft, или би трябвало бъдете готови да Стани един , Четвърто, броят на проектите, които вашият екип управлява, и нивото им на сложност трябва да бъде доста голям. Ако вашата организация отговаря на тези критерии, Microsoft Project може да се окаже безценен инструмент. Ако не, вие сте по-добре обслужвани от друг вариант, а има много.

Ако сте прочели дотук и сте разбрали, че Microsoft Project не е подходящ за вашия екип, препоръчвам ви три други опции. За малкия бизнес проектите Zoho и проектите за работа в екип са изборът на редактори на PCMag. И двете са на разумни цени и много лесно да се научите да използвате, дори ако все още не сте майстор на управление на проекти. Другият инструмент, който печели избора на редактора е LiquidPlanner, инструмент от висок клас, който е идеален за по-големи екипи, управляващи не само проекти, но и хора и други ресурси.

Малко пещери

Microsoft Project отнема много време, за да се научи да използва и още по-дълго да овладее. Пиша този отзив от гледна точка на някой, който не го е овладял (дори не е близо), но кой има експериментираха с него няколко седмици и задаваха въпроси на представители на Microsoft, за да научат повече. Моята гледна точка включва сравнителни тестове с десетки други приложения за управление на проекти - от леки, предназначени за малкия бизнес, до опции за фирмен клас.

Тъй като Microsoft Project е нещо като мечка, бих препоръчал да допълня статията си с рецензии на потребители от хора, които са работили широко с инструмента и могат да дадат различна представа за това как той се поддържа в дългосрочен план.

Цени и планове

Има два начина да закупите Microsoft Project. Можете да го добавите към абонамент за Office 365 или да купите самостоятелна версия за локално внедряване. Опциите стават объркващи, така че нека да ги прегледам парче по парче.

Офис добавка Когато добавите Microsoft Project към абонамент за Office, получавате облачната версия на приложението. Има три нива на ценообразуване за този тип покупки: Project Online Professional, Premium и Essentials.

Project Online Professional струва $ 30 на човек на месец. С това ниво на обслужване всеки човек може да използва настолното приложение на Microsoft Project на до пет компютъра само за управление на проекти, а не за управление на портфолио. Въпреки че е настолно приложение, то все още работи в облака ( т.е. изисква използване на интернет връзка). Включен е и достъп чрез уеб браузъри.

Проектът Online Premium струва $ 55 на човек на месец. Той предлага всичко в профила Professional, както и инструменти за управление на портфолио. Той се предлага с усъвършенствани функции за анализиране и управление на ресурси, които не получавате в профила на Professional.

Третото ниво, Essentials, не е ниво на обслужване дотолкова, колкото тип роля можете да изберете за членове на екипа, които имат доста ограничени отговорности в приложението. Той струва $ 7 на човек на месец. Първо трябва да имате професионално или премиум членство, за да използвате опцията Essential. Основните потребители имат достъп до Microsoft Project само чрез уеб браузър или мобилно устройство. Те могат да актуализират само състоянията на задачите, да работят с графики за време, да споделят документи и да общуват с колегите си. Те не получават настолни приложения или друга функционалност.

Самостоятелно локално разполагане. Ако не искате да използвате хостваната в облак версия на Microsoft Project, можете да го хоствате локално и има три възможности за това как да го направите.

Единият е Project Standard, който струва $ 589, 99 таксувани като еднократна плоска такса. С тази версия получавате един софтуер, инсталиран локално на един компютър, и само един човек може да го използва. Това е софтуер за старата школа в смисъл, че няма функции за сътрудничество. Получавате инструменти за управление на проекти, но нищо за управление на ресурси.

Следващият вариант е Project Professional за $ 1, 159.99. Всеки лиценз е добър само за един компютър. Той има всичко в Project Standard, плюс възможността за сътрудничество чрез Skype за бизнес, инструменти за управление на ресурси, таблици и опцията за синхронизиране с Project Online и Project Server.

Project Server, последната опция, е версия на Microsoft Project, която предприятията могат да получат с SharePoint 2016. Бих могъл да вляза в подробности за това как да получат SharePoint 2016 и трите нива на корпоративно обслужване за включен Office, но ще приема, че ако тази опция ви интересува, вече имате лице за поддръжка в Microsoft, за което можете да поискате повече информация.

Сравнителни цени

Ако използваме цената от 30 до 55 долара на човек на месец за Project Online Professional като наша база за сравнение, кои са нивата на обслужване, предполагам, че са в количката ви, ако четете тази статия, тогава цените на Microsoft са в най-висока степен за малък и среден бизнес.

TeamGantt е добро място за начало за сравнение. Той предлага услуга, варираща от безплатен акаунт до напреднало членство, която струва $ 14, 95 на човек на месец. Това е уеб-базиран инструмент, който включва сътрудничество и е много по-лесен за научаване за използване от Project.

Сравним план с Zoho Projects струва фиксирана ставка от 50 долара на месец, независимо колко хора го използват. Проектите за работа в екип предлагат подобна фиксирана месечна ставка ($ 69 на месец за толкова членове на екипа, колкото са ви необходими), както и Proofhub ($ 150 на месец).

Ако се обърнем към по-висок клас инструменти, LiquidPlanner започва от 599, 40 долара годишно за сметка на малък бизнес до петима души. Тази цена се основава на цена от 9, 99 долара на човек на месец, но този конкретен план се продава само в пакет с пет места. Най-популярният план на LiquidPlanner - Професионален, е по-добър за среден и голям бизнес. Работата е 45 долара на човек на месец, с минимум десет души. Подобно на Microsoft Project, LiquidPlanner отнема време, за да овладее отчасти, защото предлага толкова много инструменти както за управление на проекти, така и за управление на ресурси.

Други платформи за управление на проекти, които са подходящи за по-големи организации, включват Clarizen (от $ 45 на човек на месец), Celoxis ($ 25 на човек на месец; пет човека минимум) и Workfront (около $ 30, в зависимост от настройката).

Приготвяме се да започнем

Не мога да подчертая достатъчно факта, че Microsoft Project е предназначен да бъде използван от опитни или по-точно обучени ръководители на проекти. Не е предназначен за учене в движение. Той не идва с ясни уроци за започване на работа. Предполага запознаване с големи концепции и фини детайли на управлението на проекти. Ако мислите, че може да използвате този софтуер, но вие (или водещото лице, което ще използва приложението) не знаете какво е докладът за изгаряне, аз сериозно бих ви посъветвал да помислите за друг инструмент.

Самото приложение много прилича на Excel. Той има същия познат интерфейс с панделка, който се вижда в други приложения на Microsoft Office. Частта на електронната таблица на приложението съдържа всички данни, свързани със задачи или ресурси. Вдясно от клетките е диаграма на Гант, отразяваща графика, докато го изграждате.

Microsoft Project поддържа всички типични неща, които бихте искали да направите в приложение за управление на проекти. За всяка задача можете да въведете много подробности, като описание, бележки, начална дата, продължителност на задачата и т.н. Поддържат се повтарящи се събития, както и зависимости, персонализирани полета и базови линии за проследяване на действителния напредък спрямо планирания напредък.

Лентите в диаграмата на Гант са интерактивни, така че като ги коригирате, информацията в клетките също се актуализира. Когато дадена задача е в ход, можете да посочите процента, че се изпълнява, като плъзнете по-малка линия вътре в свързаната с нея гаечен ключ надясно.

В допълнение към изглед на диаграма на Гант, Microsoft Project предлага и изгледи от календари и диаграми. Изгледът на календара е обяснителен, докато изгледът на диаграмата е подобен на изгледа на Гант, само че съдържа допълнителни подробности за задачата. Ако следвате времевата линия по-добре, когато има някакъв смисъл на разказ зад нея, изгледът на диаграмата може да бъде полезен.

Както споменахме, при първото използване на приложението няма много коучинг за това как да започнете. Някои приложения предоставят интерактивни ръководства на екрана. Други те започват в примерния проект. Все още други ви насочват рано към канал от помощни видеоклипове, за да започнете. Microsoft Project няма нищо от това. Всъщност малкото, което Проектът предоставя, може просто да допринесе за объркването ви, като този малък самород, който видях в първия ден:

„За да бъдем ясни, Project Online НЕ е уеб базирана версия на Project Professional. Project Online е изцяло отделна услуга, която предлага пълно портфолио и инструменти за управление на проекти в мрежата. Тя включва Project Web App и може, в зависимост от вашия абонамент, също включват Project Online Desktop Client, който е абонаментна версия на Project Professional. "

Дори и след като съм разгледал подробно всички опции за ценообразуване и план, тези думи все още ме карат да се завъртя.

Характеристики и подробности

Microsoft Project е мощен, що се отнася до по-подробните аспекти на управлението на проекти, като управление на ресурсите, отчети и таблици. Мощен, разбира се, не означава лесно или просто.

В Microsoft Project, с нивата на услуга, които включват управление на ресурси, можете да управлявате работа (която включва както общи хора, така и конкретни хора, както и други ресурси, свързани с „работа“), материали и разходи. Можете да направите много с тези елементи, ако имате време и наклон.

Например, можете да добавите подробности към ресурсите на материалите, като мерна единица, и ако искате да получите наистина подробни данни, можете да въведете разходи за материали. Ами ако разходите на материал промени с времето? В Microsoft Project, допълнителен панел с подробности ви позволява да проследявате и отчитате промените в цената във времето.

С работните ресурси споменах, че можете да проследявате конкретни хора или генерализирана хора. В зависимост от работата, която проследявате, може да се наложи да назначите общи човешки ресурси, като „програмист от предния край“ или „QA тестер“, а не конкретно лице. Всичко зависи от това какво управлявате и как.

Отчетите са много адаптивни, въпреки че, като останалото приложение, е необходимо време, за да научите как да ги използвате. Някои от по-рудиментарните функции обаче са спретнати и изненадващо лесни за използване. Можете да генерирате отчет, като отворите секцията с отчетите и изберете какви данни искате да се показват в различни модули на страницата. Използвайки поле за избор на поле вдясно, можете да направите най-горния елемент на проекта и отдолу то може да добавите таблица, показваща каква част от всяка фаза на проекта вече е завършена и т.н.

Всички елементи, които добавяте към отчета, са стилизирани и не се настройват автоматично, за да се приспособят един към друг. Например, ако текстът от един елемент работи дълго, той може да се срине в друг. Други незначителни визуални елементи често също се нуждаят от фининг. Можете да загубите много време за оразмеряване на кутии и изтласкване на елементи наляво и надясно, за да изглеждате прилично, което вероятно не е това, за което получавате заплащане. Това е работа на дизайнер, наистина.

Това каза, стилизирането на докладите по този начин има цел. След като приключите с всички корекции, крайният продукт изглежда готов за експортиране в презентация директно (в PowerPoint, без съмнение), така че можете да преминете от генериране на отчети до споделяне без тях много допълнителни стъпки.

В секцията с разписания за часовете, за тези версии на приложението, които го включват, можете да накарате членовете на екипа да попълват седмични часови листове за всяка продължителност, от която се нуждаете, като седмични или месечни. Членовете на екипа могат да отчитат не само времето, прекарано за задачи, свързани с проекти, но също така могат да посочат кое време на работа е било, например за изследвания и разработки или изпълнение. Друга опция позволява на хората да добавят време към своите графици за задачи, които не са конкретно свързани с даден проект. Например, ако Джулия кара да се срещне с клиент, екипът може би ще иска да запише това време и да му заплати сметка, въпреки че пътуването не изглежда като задача на проект.

Стая за подобрения

Вече споменах за факта, че Microsoft Project може да предложи повече помощ за подпомагане на хората да започнат работа с него и да се научат да го използват.

Освен това Project е слаб, що се отнася до комуникацията в приложението. Проблемът е, че Microsoft е кралство и в рамките на неговото царство той вече има много инструменти за комуникация. Можете да прекратите имейл с Outlook или да насрочите среща в Календар или да излезете в Microsoft Teams за чат или Yammer за разговори, или Skype за видео разговори и т.н. Но понякога, когато работите по проект, просто искате да изпратите съобщение до някого или да го пинг в чат и да зададете въпрос, без да нарушавате контекста на вашата работа, като отидете на друго приложение. Ако тези инструменти вече съществуват, защо да ги дублирате в Project? (Някои биха могли да посочат Microsoft като „екосистема“, а не кралство. Екосистемата не може да помогне, но да бъде такава, каквато е, но кралство избира своите граници.)

Всъщност пътуването из кралството ме дразни до край, докато тествах Microsoft Project. Желанието за споделяне на информация може да доведе до това приложението да ме отблъсне към Outlook. Необходимост от актуализиране на нещо относно насрочената среща в моят проект може да остави компютъра ми да зареди нов раздел за Календар без моето съгласие. Много пъти исках възможността да коригирам всички детайли, свързани с моя проект, от приложението за управление на проекти, а не някъде другаде.

Въпреки че Microsoft има много свои собствени приложения, които работят с Project, много организации разчитат на инструменти, които идват от някъде другаде, Salesforce е отличен пример. проект не се интегрира с много други инструменти. Не се поддържа и от Zapier, който е онлайн инструмент, който понякога може да свързва приложения и услуги, които не говорят поначало един с друг. Ако се надявате да включите приложението си за управление на проекти в други онлайн услуги, които вашият екип вече използва, независимо дали Slack, Trello или Salesforce, Microsoft Project не е добър инструмент за избор.

Мощен инструмент в нейната сфера

Макар и мощен и задълбочен в много отношения, Microsoft Project е подходящ само за много конкретни компании. Все повече и повече това се случва с много приложения на Microsoft. Вашият екип вече трябва да бъде инвестиран в продукти на Microsoft за Project, за да има смисъл. Освен това работи най-добре за средни и големи организации, но не и за малки. Плюс това, имате нужда от квалифициран и опитен ръководител на проекти в екипа, който да бъде човекът, който управлява приложението. Нашите читатели очевидно са имали добър опит със софтуера, тъй като го награждават с награда Business Choice за управление на проекти през 2019 година.

Ако Microsoft Project не е идеален кандидат за вашите нужди за управление на проекти, предлагам малки облекла да разгледате Zoho проекти и проекти за работа в екип, докато по-големите организации, управляващи много повече проекти и ресурси, се потопят в LiquidPlanner. И трите спечелиха избора на редактора на PCMag.