Преглед и рейтинг на бизнес на дребно

Повечето от нашите конкуренти в тази рубрика за преглед на управление на документи се фокусират върху управлението на съхранението и класификацията на типичните бизнес документи, както и на работния процес около тези файлове. Hightail се отделя, като се фокусира върху по-тясната аудитория, а именно тази на креативните бизнеси, като рекламни агенции или магазини за графичен дизайн. За да работи там, Hightail трябваше да съсредоточи усилията си за изграждане на функции около нуждите на малко различни „документи“, до голяма степен изображения и видео файлове. Компанията беше придобита от OpenText през февруари 2018 г. и оттогава обнови ценовата си структура, която сега започва от 12 долара на месец за нейното ниво. Ако фокусът на вашата компания е върху творчески резултати, тогава Hightail Business си струва да погледнете; обаче компаниите с по-общи потребности от документи биха по-добре да разгледат победителите в нашия избор на редактор в това пространство, Ascensio System OnlyOffice и {ZIFFARTICLE id = "337616"}} Microsoft SharePoint Online ,

Високи цени

След придобиването си от OpenText, HIghtail промени структурата на ценообразуването, разделяйки предлагането си на 4 ценови нива. Има винаги свободен ред, наречен Lite. Въпреки че това е сравнително лошо, това може да е достатъчно за много малки магазини или самостоятелни операции. Размерът на файла е ограничен до 100 мегабайта (MB) в Lite, докато общото пространство за съхранение в облак за сметка превишава 2 гигабайта (GB).

Следва Pro прослоят, който се движи с 12 долара на месец. Този слой също е насочен към повече от солов оператор, но поддържа файлове до 25 GB и неограничено съхранение на акаунти. Освен това добавя повече възможности около сигурността и поддръжката. Първото ниво, което може да се използва от много служители, е екипът, който работи по 28 долара на месец. Тук също получавате неограничено съхранение на акаунт с поддръжка за размери на файлове до 50 GB. Има и далеч по-богат набор от функции, свързани със сигурността, автоматизацията и редактирането. Разочароващо за мнозина обаче ще бъде, че няма да получите плъгин за Adobe Photoshop или Illustrator, освен ако не изберете най-високия ценови клас на Hightail, Business. Тук получавате всички предимства, включително не само плъгини на Adobe, но и приоритетна поддръжка, единичен вход (SSO) и възможност за работа с размери на файлове до 100 GB. За съжаление ценообразуването на този ред е очевидно "обичайно", което обикновено означава, че ще трябва да преговаряте с представител на продажбите на Hightail.

Управление на документи за рекламни послания

Повечето пакети за управление на документи правилно фокусират своите функции върху задачи, които обикновено се изпълняват в офис документи, като например редактиране в браузъра и проследяване на промените. Дори усъвършенстваните функции за сигурност и съответствие, вградени в пакети от по-висок клас, като Microsoft SharePoint Online, са проектирани за типичен бизнес сценарий, при който потребителите изпълняват типични задачи за документи като копиране, редактиране, преместване, печат или споделяне.

Докато Hightail Business може да работи със стандартни офисни документи, това не е неговото предимство. Когато пакети за управление на документи като Ascenscio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online ви позволяват да коментирате документи за текстообработка и електронни таблици, Hightail Business предоставя инструменти за подчертаване на части от изображение или част от видеоклип, за да предоставите контекст за коментари. Тези инструменти могат също да се използват в някои стандартни формати на офис документи, като ви позволяват да подчертаете части от документ и да приложите коментари. Но не очаквайте да правите редакции в документа. Hightail Business работи със следните типове файлове: MOV, JPG, PNG, MP3, DOCX, PPT, Adobe Illustrator (AI) и PDF.

Hightail Business предлага няколко различни опции за организиране на файлове. Проектите са организацията от най-високо ниво и са идеални за насочване към конкретен клиент или продукт. Пространствата осигуряват допълнително ниво на управленски възможности и могат или да бъдат добавени към проект, или да се използват самостоятелно. И двете организации ви позволяват да управлявате достъпа, като например членовете на екипа могат да участват и кой участва в процеса на одобрение. В края на усилията за проектиране пространствата могат да бъдат архивирани и премахнати от изглед, но запазени за справка. Междувременно проектите просто се заличават и изчезват в забрава.

Рационализиране на творческия процес

Независимо дали сте творчески магазин за едно лице или член на екип за корпоративен дизайн, голяма част от вашето натоварване вероятно включва комуникация с клиентите, за да се гарантира, че изборът на дизайн отговаря на тяхното одобрение. Вероятно е също така да сте имали проблем с комуникацията с клиентите си, при който по някакъв начин дизайнерските изисквания са били изгубени при превода и е трябвало да се извърши известно количество препроектиране. Hightail Business може да предложи някои инструменти за подобряване на този напредък с клиентите чрез използване на заявки за одобрение. Избирайки файловете на клиентите, можете да изпратите искане за одобрение до клиентите, като ги помолите да приемат промените, които сте направили, или да предоставите коментари за области, които все още се нуждаят от работа. Можете също да управлявате разрешения за пространства като цяло, като оставяте клиенти или членове на екипа да следят напредъка и да взаимодействат в реално време.

Друга често срещана задача за професионалните професионалисти е получаването на файлове от клиенти, които да бъдат използвани в техните произведения на изкуството или видео. Това може да бъде всичко - от фирмени лога до скриптове за глас до снимки. Поради естеството на типовете файлове, с които се работи, имейлът не е оптимален метод за прехвърляне на файлове поради размера на файла. Една от възможностите, които Hightail Business поддържа, е интеграция с решения за съхранение в облак като Dropbox Business, Google Drive for Work или Microsoft OneDrive for Business. Използването на тези опции ще позволи на клиентите да споделят своите файлове, като използват тези услуги, в този момент можете да получите достъп до тях в Hightail Business.

Друга опция, която Hightail Business предоставя, е функцията й за връзката нагоре. Uplink ви позволява да конфигурирате персонализиран URL адрес, който можете да предоставите на клиентите, за да директно да качват файлове във вашия Hightail Business инстанция. За да качите файлове можете да изберете файловете, да ги плъзнете и пуснете и импортирате. След като се качат, можете да премествате файлове в пространство или да проектирате, да правите коментари или да преглеждате историята на редакциите. Вашият качване може да бъде конфигуриран със задържане на файлове, което ви позволява автоматично да премахвате файлове след определен период от време.

Hightail Business обаче не е само за взаимодействие с клиенти. Екипните задачи могат да бъдат управлявани чрез използване на списък със задачи в интервал. Тези списъци със задачи могат да бъдат присвоени на членовете на екипа, заедно със срок на валидност и напомняне. Членовете на екипа могат да отбележат задачите като готови и напредъкът може да се проследи в пространството. Това не е толкова изчерпателно, колкото истинско решение за управление на проекти, но за основните задачи за управление на работата е удобно допълнение.

Художниците са хора, твърде

Hightail Business не се стреми директно да се конкурира с Microsoft SharePoint Online или дори с Ascensio System OnlyOffice, тъй като е фокусиран изключително върху креативни видове, които искат да оптимизират работата, която извършват и да направят взаимодействието с клиентите по-ефективно и ефективно. Неговите функции, като заявки за одобрение, връзка за връзки и списъци със задачи, ще позволят на вашия творчески екип да даде приоритет на работата и да улесни комуникацията между екипа и клиента. Това ще увеличи шансовете ви за създаване на съдържание, което надвишава очакванията на клиента.