Dokmee преглед и рейтинг

Dokmee от Office Gemini със сигурност няма признание за марка на Microsoft SharePoint Online или Adobe Document Cloud Standard. Въпреки това, съденето на даден продукт единствено по неговото име е рядко идеално нещо. Насочен главно към малки и средни предприятия (SMBs), Dokmee (който започва от $ 29 на потребител на месец) изглежда предлага ключови функции за управление на документи, без да става толкова сложен, че потребителите да не могат да се възползват от инструмента. Макар и пълен с атрактивни функции, той не побеждава нашите двама победители за избор на редактори, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online, в категорията за управление на документи.

Инсталирайте опции и цени

Налични са няколко варианта по отношение на това къде Dokmee може да бъде инсталиран и използван, макар че трябва да се обърне сериозно внимание по отношение на това как това влияние оказва наличността и цените. Решението за въвеждане на ниво Dokmee Desktop е предназначено за един потребител и осигурява основна функционалност като индексиране на файлове, вземане на бележки, проследяване на метаданни чрез ключови полета и някои възможности за сканиране. Dokmee Desktop може да бъде закупен за плосък $ 249 от компанията.

За компании, които искат да минимизират процеса на настройка, Dokmee Cloud предлага ценообразуване въз основа на изискванията за съхранение (от 29 долара на месец или 313 долара на година за 10 гигабайта (GB), всичко това до 99 долара на месец или 1, 069 долара на година за 100 GB). Лицензът на Dokmee Cloud поддържа един потребител, като допълнителните места ще ви върнат 15 долара на месец или 162 долара годишно. Това може да започне да се добавя набързо, ако не внимавате, тъй като услугата от 10 GB ($ 313 на година) и четири допълнителни потребители ($ 162 на година, 4 пъти) ще ви върнат $ 961 годишно. Това ниво на ценообразуване е трудно за преглъщане, като се има предвид началният план на Microsoft за SharePoint Online на ниво Microsoft за същите петима потребители ще струва 300 долара годишно (5 долара на потребител на месец), като същевременно предлага 1 терабайт (TB) съхранение на потребител.

Местните опции на Dokmee, Dokmee Professional и Enterprise, са по-традиционни, базирани на сървър приложения, които позволяват на множество потребители да управляват и проследяват документи. Най-голямото предимство на функцията при избора на едно от локалните решения на Dokmee е, че получавате възможността да използвате множество файлови шкафове. Тази способност осигурява допълнителен мениджърски слой за неща като сигурност, съхранение и възможности за търсене. Тази допълнителна гъвкавост идва с добавените разходи за извършване на задачи за инсталиране и управление на сървъра, включително предпоставки като Microsoft SQL Server и интернет информационни услуги. Изданието Dokmee Professional предлага подобна функция, зададена на Dokmee Cloud, като добавя достъп до софтуера за разработка на софтуер (SDK) и възможност за импортиране и експортиране на документи с метаданни (в XML формат), но губи контрол върху версиите при редактиране на документи.

Dokmee Enterprise добавя възможност за управление на сигурността на ниво файл и папка в допълнение към файлови шкафове, автоматично архивиране, интеграция с Microsoft Active Directory (AD) и автоматично оптично разпознаване на символи (OCR) за сканирани документи.

Dokmee Professional и Enterprise също предлагат възможности като портал само за четене и автоматично импортиране на файлове с Dokmee Sync, въпреки че тези функции са допълнителни модули, които трябва да бъдат закупени отделно. Дори функции, които бихме считали за основни документ функционалността за управление, като работен процес и задържане на файлове, идва с допълнителни разходи. Повечето модули Dokmee струват 1500 долара за отключване, въпреки че работният процес е малко по-стръмен на $ 3700.

Цената за Dokmee Professional работи в близост до 1500 долара на сървър, докато Dokmee Enterprise ще ви върне по-близо до $ 4500. И в двата случая трябва да закупите потребителски лицензи, които струват 800 щатски долара на съпътстващ потребител и намаляват с увеличаване на потребителската база. Важно е да се отбележи, че това са еднократни разходи, което означава, че не е необходимо да плащате месечна или годишна такса за използване. Въпреки това, поддръжката и поддръжката (т.е. телефон, имейл и достъп до актуализации на софтуера) след първата година ще ви струва допълнителни 20 процента от първоначалната ви покупка на лиценз на годишна база. Dokmee предлага и частно облачно решение, започващо от $ 250 на месец, което поставя Dokmee Professional или Enterprise в облачен базиран сървър, посветен на използването на вашата компания, като същевременно използва Dokmee за управление на приложението и сървъра.

Първи стъпки с Dokmee

Инсталирането на Dokmee Enterprise включва установяване на предпоставки като инсталиране на Microsoft SQL Server (достатъчно е безплатно Express Edition) и ролята на интернет информационните услуги. Тези предпоставки са ясно описани в ръководството за инсталиране на Dokmee. След като предпоставките са изпълнени и инсталаторът на Dokmee се стартира, приложението за сървър на Dokmee може да се инициализира.

Приложението Dokmee сървър ви позволява да въведете вашата лицензна информация, да конфигурирате настройките на приложението като SQL Server или AD идентификационни данни и да управлявате местоположението на файловото хранилище. Задачите на Dokmee, като например създаване на файлови шкафове, редактиране на индексни полета и управление на сигурността, също се изпълняват от приложението на Dokmee сървър.

Инструменти за управление на документи

Инструмент за управление на документи, който не надхвърля основна структура на файлове и папки, не си струва да отделяте време и Dokmee предлага няколко функции, които ще улеснят живота ви. Dokmee може да бъде конфигуриран да гледа съществуващите папки за нови документи, които след това могат да бъдат автоматично импортирани в файлов шкаф на Dokmee за управление. За да работи това автоматично качване, трябва да се създаде връзка 1 към 1 между файлова папка и папка Dokmee и да бъде конфигуриран график. За съжаление, това се отнася до степента на функционалност, тъй като нямате контрол върху това какви типове файлове се всмукват чрез функцията, въпреки че наистина имате възможност да активирате OCR за импортирани файлове.

Задържането на файлове е критична характеристика за предприятията, които се занимават с регулаторно или законово спазване, като Закона за Сарбайнс-Оксли, а Dokmee поддържа тази възможност чрез един, ако добавите модули. Задържането на файлове може да бъде конфигурирано за файлов шкаф и имате възможност да дефинирате периода на задържане, както и от това от кое поле на индекса се изчислява периодът на задържане. Опциите за изхвърляне също са конфигурируеми, което означава, че можете да изберете как файловете с изтекъл срок на годност се обработват, дали са преместени или експортирани, и дали те са изпратени до файлова опашка с изтекъл срок или дори изтрити за постоянно. Опциите за известяване също са конфигурируеми, което позволява на администраторите да получават предварително известие, че някои файлове ще изтекат.

Работните процеси са критичен инструмент за системите за управление на документи, тъй като те могат да помогнат за налагането и оптимизирането на процесите, които правят бизнеса ви. Наличието на система, която може да взема решения въз основа на метаданни на документа, а не да изисква потребител да изпълнява тези действия, ще направи бизнеса ви по-ефективен, ще сведе до минимум човешката грешка и ще ви позволи да изпълнявате тези процеси, когато потребителите не са достъпни. В интерес на истината ще има нужда от сглобяване, за да се изгради работен поток, който да отговаря на нуждите на вашия бизнес (с големи, многоетапни процеси, изискващи по-сложна конфигурация). Простите работни процеси включват няколко изявления if / then, последвани от действие, което трябва да се извърши, като например преместване на документа на друго място, изпращане на имейл, извършване на актуализация в индексно поле или спиране на работния процес в документа.

Възможна опция за помещения за SMBs

Трудно е да препоръчам Dokmee през Microsoft SharePoint Online или Ascensio System OnlyOffice, тъй като той не може да се сравни по цена или функции. Където вероятно Dokmee може да отговори на вашите нужди, е в локална ситуация за SMB, който има колебания относно това дали да вземе решение в облака. Dokmee Professional и Enterprise изискват някои ръце от администратора за първоначалната инсталация и конфигурация, но като платформа, Dokmee е достатъчно проста, за да могат крайните потребители да управляват ежедневните задачи.