Преглед и оценка на договора

ContractSafe е солидно решение за управление на договори с добър набор от функции и широк брой опции за ценообразуване. Подобно на няколко други играчи в тази група, ContractSafe се отказва от създаването и вместо това се фокусира върху съхранението и споделянето на договори, търсенето и отчитането, сигурността и сигналите. Тези инструменти са насочени повече към целенасочено използване на мениджмънта, а не към цялостно управление на жизнения цикъл, поради което се предвижда авторство, както и широко персонализиране. Поради тази причина тя остава малко по-назад от нашите победители по избор на редактори, Agiloft и Updraft.

Цени и планове

ContractSafe започва от $ 99 на месец за плана на предприемача, който ви дава 100 договора и достъп до търсене на договори с автоматично оптично разпознаване на символи (OCR). Планът за предприемачи също се предлага със сигурност по подразбиране, управление на ролята на потребителя и разрешения и възможност за изпращане на документи директно в платформата. Всички планове също се предлагат с безплатна пробна версия, неограничени потребители и напомняния за дата. Компанията има четири други плана, които предлагат по-голям капацитет на договора и повече функционалност за премиум:

Основен план: 299 долара на месец за 500 договора. Този план включва основния набор от функции плюс персонализирани типове документи, проследяване на измененията и възможност за съхраняване на неограничени свързани документи.

Стандартен план: 499 долара за 1000 договора. Допълнителните функции включват еднопосочна интеграция с DocuSign, пътеки за одит, персонализирани полета и шаблони.

Професионален план: 699 долара за 2500 договора. Този план се предлага и с достъп до виртуални стаи за данни, еднократно влизане (SSO), Active Directory (AD) интеграция и двупосочна DocuSign интеграция. В момента DocuSign е единственият поддържан доставчик на електронни знаци, но компанията заяви, че работи върху допълнителни интеграции.

Предприемачески план: 899 долара за 5000 договора. Планът Enterprise също включва интеграция с Salesforce. Компанията предлага потребителски цени за предприятия, които се нуждаят от повече от 5000 договора.

• Предприятие + план: скорошно допълнение, което е същото като Enterprise план, но се равнява на 25 000 договора за 1, 299 долара на месец.

Управление на жизнения цикъл на договора

ContractSafe улеснява нещата. Платформата не включва създаване на договор или богатите възможности за създаване и редактиране на инструменти като Concord и Updraft, нито потребителският интерфейс (UI) е безкрайно адаптивен като Agiloft. Няма и разширено сътрудничество и управление на задачи или автоматизация на работния процес. Това, което получавате, е просто потребителско изживяване (UX), което е лесно за навигация и търсене, с персонализирани филтри и маркери. Освен това получавате всички свързани данни, документи, срокове и сигнали, необходими за всеки договор в системата.

Когато влезете в таблото за управление ContractSafe, той ще ви отведе директно в основното хранилище на договори. Вместо да обърквате масив от раздели и менюта, които получавате с Coupa Contract Lifecycle Management, всичко, което виждате в ContractSafe, е вашият сортиран списък на договори и универсална лента за търсене. Всички тагове, шаблони и етикети в системата са адаптивни, така че при всяко влизане на договора ще видите вида на договора, името и всички парични стойности, контрагенти и дати, свързани с договора.

Потребителският интерфейс е подобен на Concord и ContractWorks, но е още по-фокусиран. Няма раздели или опции, които да ви пренесат в други области на платформата. Всичко, което получавате, са бутони за добавяне на договори, печат или експортни договори и преминаване към изглед на календар, който показва предстоящи дати на договора. Вграденото отчитане или анализи няма много по начин, така че ще трябва да експортирате данни от договора като CSV или Microsoft Excel файл в приложение на трета страна, ако искате да пуснете подробни отчети по него.

Най-модерните области на главното табло са лентата за търсене и опциите за филтриране. Ако щракнете върху иконата на филтъра в горната лява част, тогава можете да извършите по-разширено търсене. Можете да търсите по стойност на договора, дата на подписване, дата на изтичане, компании, партита, маркери, видове, персонализирани полета и др.

Всички персонализирани маркери, типове и полета са конфигурирани в раздела Настройки в горната дясна страна. Опциите „Персонализирани полета и шаблони“ и „Типове договори“ ви дават просто изскачащо поле, за да добавите толкова персонализирани параметри и категории за управление и маркиране на договори, колкото искате. Структурата за търсене и маркиране на ContractSafe е най-подобна на тази на ContractWorks и Hound Contract в простото й персонализиране. Това е сред най-лесните функции за категоризация и управление на договорите, които тествахме.

Менюто Настройки също позволява на всеки потребител да персонализира таблото си за управление и да конфигурира полетата, които иска да се показват в неговото хранилище. Тук ще намерите и вашия специализиран имейл адрес за изпращане на имейл договори директно в ContractSafe, опции за надграждане на вашия план и където можете да конфигурирате двуфакторна автентификация (2FA), SSO и DocuSign интеграция, ако сте се абонирали за сметка с тези функции. Най-важното за ИТ администраторите или ръководителите на юридически отдели, които наблюдават процеса на управление на договорите, ето къде можете да каните потребители на платформата и да управлявате роли и разрешения. На потребителите може да бъде предоставен пълен достъп, достъп само за четене или персонализирани разрешения въз основа на конкретни типове договори и маркери, за да помогнат да разграничат какво могат да виждат различните отдели.

За да тествам платформата, добавих основни типове договори и тагове за сортиране на договори в различни отдели и приложения и след това качих примерни договори в системата. Можете да качвате договори, като избирате файлове или плъзгате и пускате документи в системата, както и имейл договори в.

Когато добавях моя PCMag тестов договор, ContractSafe ми предостави различни опции за категоризация и свързани с тях информационни полета. Първо, аз определям типа на договора (от списък с налични опции или можете да създадете нов тип директно от страницата на договора). Бих могъл да свържа договора с конкретна сметка, ако искам. Успях също да определя стойност на договора. Поставяте отметки и дали договорът е активен или не и дали са направени изменения в договора. Можете също да добавите маркери за търсене. ContractSafe също така ви позволява да свържете свързани документи с договор, или чрез качване на друг документ, или чрез свързване на договора с друг файл в системата.

Превъртайки надолу, има редица други раздели с подробности, които можете да зададете за всеки договор. В секцията „Дати / напомняния“ съм добавил дата на влизане в сила и дата на прекратяване на моя договор. Можете също да добавите всички други ключови дати, които искате да проследявате, заедно с напомняния. Можете да зададете автоматизирани напомняния за имейл, да проследявате автоматично подновяване на договори с предупреждения за напомняне и да задавате периодични дати за плащания и други параметри на договора, които да се виждат в предстоящия календар за дата на таблото ви за управление.

По-долу са няколко по-подробни раздела за договора. Разделът „Страни“ ви позволява да добавяте данни за компанията и контрагента със свързана информация за контакт. Разделът Персонализирани полета е друга област, в която да конфигурирате персонализирани полета и шаблони, които можете да свържете с всеки договор. Най-уникалният раздел е разделът „Правна“, който предлага редица по-задълбочени полета за вашия правен екип. Полетата включват номера на формуляри, регламентиращи закони, юрисдикции, арбитраж и разпоредби за поверителност и други параметри, които можете да свържете с договор.

И накрая, има раздел Бележки, където можете да добавите всякаква допълнителна информация. Има и раздел „Преглед на документ“, който действително ще разгледа вашия договор. Лентата за търсене в програмата за гледане на договори изпълнява автоматично OCR за ключови думи и думи за търсене не само в базата данни, но и в самите договорни документи. ContractSafe не предлага никакви възможности за създаване или редактиране на договори, така че всичко, което можете да направите с договорите си в системата, е да ги преглеждате и търсите. Като цяло опитът за съхранение и управление на договори има най-много общо с ContractWorks, въпреки че ContractSafe опростява още повече опита. Има функционалност за проследяване на проследяване на измененията, но не до степента на възможностите за по-задълбочен контрол на версиите и за сътрудничество по договори, които получавате в Agiloft, Concord или Coupa.

Право, сигурно съхранение по договори

ContractSafe не се опитва да управлява целия цикъл на създаване, преразглеждане и управление на договорите от край до край. Платформата е фокусирана върху това да направи складирането и проследяването на договори лесно и сигурно, с голямо търсене и персонализирана категоризация и това е, което прави. Функциите за защита, предлагани на всички нива на плана, са многобройни, включително ISO 27001- и PCI DSS сертифицирани центрове за данни, 256-битово AES криптиране, автоматично отказване, резервно копиране в офсайтове, плюс проникване, злонамерен софтуер и откриване на вируси и тестване на уязвимостта и проникването.

За фирми, които търсят цялостна платформа за управление на жизнения цикъл на договорите, инструменти като Concord, Contract Advantage и редакторски избор Agiloft ви предоставят динамични възможности за създаване и редактиране на договори, местно многостранно сътрудничество и ревизии с контрол на версиите, както и усъвършенствана автоматизация на работния процес и цялостно вградено отчитане и анализи. Ако обаче вашите нужди са по-целенасочени и тези звънци са излишни в сравнение с обикновена, сигурна и лесно конфигурируема платформа за управление на документи за всички видове договори, то ContractSafe може да бъде идеалното място за вашата организация.