Преглед и оценка на Zipbooks

Това е втората година, която разгледахме ZipBooks, сравнително ново приложение за счетоводство за малък бизнес. Сайтът се разширява бързо през последната година, като добавя функции като заплащане на сметки, интеграция с услугата за заплащане на Gusto, ново приложение за iOS и разрешения за достъп, базирани на задачи. ZipBooks има един от по-лесните за навигиране потребителски интерфейси сред счетоводните решения за малък бизнес и около две трети от функциите, предлагани от най-добрите подобни услуги. Можете да създавате записи за контакти и елементи, да изпращате фактури; и услугата може да проследява времето, проектите и задачите. За съжаление му липсват някои функции, които предлагат конкурентните сайтове, като стабилни записи за контакти, библиотека с интегрирани добавки и проследяване на инвентара.

Цени и планове

Ценообразуването на ZipBooks може да го направи привлекателно за едноличните търговци или микропредприятията. Безплатна версия за начинаещи позволява неограничени контакти и фактуриране, една банкова емисия и управление на приходите и разходите. Прегледът, който прегледахме, по-интелигентен (15 долара на месец), добавя инструменти като проследяване на времето, записи на артикули, екипно сътрудничество, плащане на сметки и неограничени банкови връзки. Сложният план ($ 35 на месец) добавя маркиране, съгласуване на акаунта, споделяне на документи и разширени отчети. За 125 долара на месец ZipBooks ви доставя с личен букмейкър, който създава месечни отчети, прави някакъв анализ на данъчните спестявания и дава препоръки. Има безплатна 30-дневна пробна версия за всички платени версии.

Помощ Необходима помощ

ZipBooks предлага минимална помощ за настройка онлайн, но никой друг конкурент освен Sage Business Cloud Accounting не е много силен в това отношение. След кратко запознаване с всеки раздел влизате и започвате да проучвате. Всъщност сайтът всъщност няма никаква поддръжка, освен чат кутия, в която се твърди, че на въпросите се отговаря след около пет минути. При първия опит изчакахме 35 минути, без нашите да бъдат видени и трябваше да затворим кутията за чат, за да направим нещо друго, но получихме задълбочен отговор много по-бързо през различно време на деня.

Дума за функцията за поддръжка на чат тук: С изненада научихме, когато поискахме помощ, за която представителят вече знае, че сме влизали в един и същи контакт четири пъти. Контактите не са определени като клиенти или доставчици, докато не платите сметка или не получите плащане по фактура; те са просто родови контакти, което е необичаен, объркващ начин за справяне с това. ZipBooks позволява на своите служители за поддръжка на клиенти да имат достъп до ограничена информация, за да направят чат сесиите по-ефективни и по-бързи.

Представител може да знае например, че сте създали клиентски запис или фактура или сте внесли 100 транзакции. Тази политика ускори сесията ни за поддръжка, но е малко стряскащо да научим, че представителят знае нещо за файла на нашата компания. Представител на компанията обясни, че това е разрешено съгласно политиката за поверителност и че няма налични конкретни финансови подробности за поддръжката на персонала. Би било полезно, ако ZipBooks изписа това някъде в самия сайт, може би в Настройки. За разлика от тях Били изисква да поставите отметка в квадратче, за да разрешите достъп от обслужващия персонал за отстраняване на проблеми.

На уебсайта на компанията има малка база знания, но няма връзка към нея от сайта, след като сте влезли в системата. ZipBooks е лесен за използване, но никой финансов уебсайт - особено един, насочен към бизнеса - не бива да има без много възможности за помощ. Zoho Books например предлага много, включително помощ по телефона, чат и имейл, в допълнение към здравата онлайн документация.

Настройки и обществени профили

Всеки счетоводен уебсайт има раздел Настройки, който ви позволява да адаптирате решението според собствените си нужди на вашата компания. ZipBooks е добър в това отношение, като иска информация, която някои други не правят (бизнес структура и годишни приходи например), но не е толкова задълбочена като Zoho Books. Можете да създадете профил на вашата организация; настройте платежен процесор (предлагат се четири); добавете членове на екипа и присвойте разрешения по вид задача (нова гъвкавост тук); прикачете документи; и установете Предпочитания (тип валута, условия по подразбиране, текст на имейл съобщение на котлона и други).

ZipBooks предлага необичайна функция, която ще срещнете, докато преминавате през екраните за настройки: Публични профили. Това са мини-уебсайтове, създадени за вас с помощта на предоставени от вас данни и графики. Този инструмент е напълно безплатен и напълно незадължителен; той просто предоставя друг начин за разширяване на вашето онлайн присъствие. Нито един конкурент, който сме прегледали, не предлага нещо подобно.

Табло за управление и потребителското изживяване

Началната страница на ZipBooks - нейното табло за управление - се отваря към графика, илюстрираща приходите, разходите и печалбата или загубата на вашата компания за предходните 12 месеца. Той също така показва допълнителни диаграми и числа за проследено време, продажби по клиенти, месечни приходи и разходи. Той ви присвоява оценка на здравето на бизнеса въз основа на анализ на вашите финанси. Това е отлична колекция от финансови данни на вашата компания, но в нея липсват актуални напомняния като тези, които намерите вXero.

ZipBooks прави ефективно използване на цветови, графични и екранни оформления; цялостното потребителско изживяване е доста добро. И тъй като наборът от функции е все още млад (въпреки че се отглежда през последната година), навигацията е много лесна. Сайтът има две ленти с инструменти. Вертикален прозорец отляво съдържа връзки към основни области на приложение: Фактури, Транзакции, Отчети, Контакти, Проследяване и две нови: Заплащане (Gusto) и Growth. Последното е нова и уникална функция. ZipBooks ви помага да насърчите вашите потребители да преглеждат бизнеса ви и след това да поставят съдържанието им във Facebook, Yelp и Google, след като отчитате напредъка си. Интересен вариант е, но той започва от $ 49 на месец.

Четири икони в горната част на екрана дублират някои от опциите на менюто, но има и бутон Още. Щракнете върху това и поредица от панели се спуска надолу в прозорец, дублирайки лентата с инструменти отляво, но разбивайки всяка област надолу на отделни задачи. Много сайтове правят едно и също, предоставяйки няколко начина да стигнете до едни и същи екрани. След като сте на страница със задачи, използвате същите конвенции, с които сте свикнали, като бутони, падащи списъци и попълващи празните полета. Kudos to ZipBooks за показване на предупреждение, когато сте на път да излезете от незавършен екран, без да го допълвате или запазвате. Не всяка услуга прави това.

Създаване на записи

ZipBooks е все още млад, но направи добър старт в предоставянето на шаблони за запис на контакти за клиенти и доставчици. След като въведете основни данни за контакт, готовият запис показва общите данни за приходите и разходите, както и списък на последните фактури, прогнози и повтарящи се профили. Zoho Books обаче включва повече информация в своите записи за контакти, като например графика на доходите, пълна история на дейностите, изявление на клиента и списък с размяна на имейли.

Функцията Item Records също така илюстрира младостта на ZipBooks, въпреки че записите проследяват повече данни, отколкото преди година. Можете да въведете основните положения като име, описание, цена, SKU и категория. Ако купувате артикули и ги препродавате, не можете да въведете покупна цена и сметка. И не можете да проследявате нивата на инвентара си. Intuit QuickBooks Online Plus и Xero предлагат всички тези функции.

Сделки и фактуриране

Всеки уебсайт за счетоводство на малък бизнес, който сме тествали, включително ZipBooks, поддържа онлайн връзки с финансови институции. Въвеждате идентификационни данни за вход за уебсайта на вашата банка и ZipBooks привлича транзакциите, които са приключени след последния им импорт. Подобно на своите конкуренти, ZipBooks ви насърчава да категоризирате тези транзакции, които ще ви трябват за смислени отчети и данъчна подготовка. Стандартните категории са вградени, но те могат да бъдат редактирани. Подобно на много конкуренти, сайтът прави образовани предположения за това как някои транзакции трябва да бъдат категоризирани. ZipBooks също така поддържа онлайн съвместяване на акаунти.

Операциите за фактури и разчети са доста стандартна тарифа, въпреки че ZipBooks има някои странности. След като изберете клиент от предоставения списък, проверите датата и номера на фактурата и въведете номер на поръчка за покупка, ако е необходимо, трябва ръчно да въведете датата на падежа, дори ако сте я установили в Настройки. Тялото на формата е разделено на задачи и продажби на артикули (повечето сайтове ги смесват заедно). Можете също така да внесете време и разходи, които трябва да бъдат таксувани на настоящия клиент. След като изберете артикул от създадените от вас продуктови и сервизни записи, вие въвеждате или тарифата и часовете, или цената и количеството. За съжаление, ZipBooks не следи количествата на запасите - никъде не е толкова сложен като Zoho Books по отношение на проследяването на инвентара.

Във формуляра за фактура за данък върху продажбите няма поле и няма инструмент за настройки за тази цена, но ако щракнете върху иконата на зъбно колело в края на всеки ред, можете да създадете и редактирате данъчни статии в прозореца, който се плъзга от дясната страна на екрана. След това можете да добавите данък върху продажбите и отстъпка, ако желаете. Sage Business Cloud Accounting не само предоставя поле за данък върху продажбите, но също така въвежда подходящите данъчни ставки за всеки географски регион.

ZipBooks обединява всичко и депозира дължимата сума в долната част. Можете да запазите фактурата или да я финализирате за изпращане в десния прозорец; последното включва проверка на имейл адреса и съобщението и прикачване на фактурата като PDF или друг файлов формат. ZipBooks поддържа повтарящи се транзакции и напомняния на клиентите. Той предлага и шлюз за плащане (срещу допълнително заплащане), така че вашите клиенти могат да плащат фактури с кредитна карта.

Можете също така да въведете и плащате сметки сега в ZipBooks. След като създадете един или повече, те се появяват в списък, който може да бъде прегледан по статус (Отворено, Просрочено, Частично и т.н.).

Проследяване, отчети и приложения

ZipBooks предлага проследяване на времето и проектите. Не ви позволява да проследявате разходите за проект, както прави Kashoo, но можете да създадете проект, като посочите неговото име, контакт, метод на фактуриране, почасова ставка, бюджет и членове на екипа. Можете или да въведете време ръчно, или да използвате таймера на сайта, и да присвоите отработени часове на потребители, контакти и проекти. Всички те могат да бъдат определени като платими. ZipBooks също предлага възможност за маркиране на транзакции, контакти и проекти.

Сайтът е добавил няколко нови отчета, откакто го прегледахме последно. Освен стандартните финансови отчети като отчет за доходите и баланс, той предлага множество опции в четири категории: продажби, екип и проследяване, счетоводство и данъци и разходи. Персонализирането е минимално, но адекватно, като се има предвид общия обхват на ZipBooks.

Приложението за iOS на ZipBooks (все още няма приложение за Android) е доста добро. Можете да добавяте и преглеждате клиентски записи, прогнози и фактури и време / проекти. Има табло за управление и имейл връзка за помощ. Тук се показва списъкът ви с банкови транзакции и можете да добавите разходи, като въведете ръчно данните или направите снимка на разписката. Не можете да направите всичко, което можете на уебсайта, като пускате отчети, но приложението осигурява голяма част от функционалността, от която се нуждаете, когато сте далеч от офиса.

Постигане напредък, със място за растеж

ZipBooks се покачи в рейтингите ни тази година; сега е сайт с три звезди. Безплатните или по-интелигентните нива на сайта могат да бъдат добър избор за много малък, базиран на услуги бизнес, предвид използваемостта и възможностите им за проследяване. Но за $ 35 на месец, сложният план все още не достига това, което предлагат някои конкуренти на същата цена. За да се конкурира с по-модерните счетоводни решения за двойно въвеждане, които разгледахме, ще трябва да добавим редица функции, включително по-интегрирани добавки, по-подробни записи за контакти и артикули, истинско проследяване на инвентара, по-добра автоматизация на данъка върху продажбите, приложение за Android и разширена система за поддръжка.

QuickBooks Online, тазгодишният избор на редакторите, има всички тези атрибути и още. Малко по-трудно е да се използва поради тази сложност, но услугата му за три нива на абонамент, изключително мобилно приложение и стотици добавки правят възможно стартирането на малки и разширяване с развитието на вашата компания.