Преглед и оценяване на таблици

Функции и потребителски интерфейс

Има два основни начина за въвеждане на вашето време в TSheets: Един е като щракнете върху иконата Schedule от менюто отляво, а друг е да изберете график, след това Action и след това Add Shift. Когато създадете смяна, се появява съобщение с въпрос дали искате да уведомите служителя си. В календара можете да преглеждате по служители или по работа. Има и приспособление за притурка за проследяване на времето, което ви позволява да проследявате карта с време, кой работи и инструменти. За да излезете навън, натиснете Time Clock и след това натиснете червения бутон "Clock Out" на Time Clock. Или можете да щракнете върху Часовник и след това изберете заданието и променете Clock In в Clock Out или обратно.

През януари 2018 г. Intuit придоби TSheets и тази придобивка донесе интеграция с Intuit QuickBooks Online. Потребителите няма да трябва да стартират уеб конектор, за да се свържат с QuickBooks Online, но той ще се нуждае от такъв за QuickBooks Desktop, ако те използват версия от 2016 г. или по-стара.

Основна характеристика, която ни хареса в TSheets, е джаджата „Кой работи“, която ви показва кои хора са на часовника, кои групи работят и карта на мястото, където хората са влезли в целия свят. Това е филтрируемо, така че да избирате само кого искате да видите. Можете също да щракнете в полето, за да проверите ръчно служителите.

Функцията за карта използва GPS от мобилното приложение за проследяване на местоположението и движението, докато сте на часовника. Успяхме да стигнем в рамките на 53, 5 метра точност. Проследяването на лаптоп и десктоп се извършва въз основа на IP адрес (и следователно не е толкова точно). Ще можете да видите кое устройство и операционна система използват вашите работници. Можете автоматично да деактивирате служителите, ако техният GPS отпадне.

Разрешенията попадат под четири нива: администратор, мениджър на заплати, персонализиран и служител. Под „Служител“, което е най-честото ниво на разрешения, имате девет нива на разрешения, включително въвеждане на време за мобилни устройства, управление на графики за всички служители, управление на работни места и управление на други потребителски акаунти. Можете да добавите персонализирани правила за всеки служител, включително неща като извънредно време, кодове на PTO и опции за мобилни устройства, или можете да направите ограничения, като изключване на мобилни приложения за определени работници. Същото важи и за всяко ниво, включително Мениджъра за заплати, който е предимно в системата за одобряване и отхвърляне на графици и разплащания.

Системата ви позволява да добавяте IP адреси, за да ограничите местоположенията, където хората работят. Например: Ако искате да гарантирате, че хората работят само в офиса, можете да ограничите всички други IP адреси. Ако искате да разрешите на някой да работи от вкъщи, можете да им предоставите домашен IP адрес, при условие че е статичен.

Часовника се извършва чрез хронометър с плаващ прозорец. Това е приятна функция, защото ви позволява да видите вашия таймер да работи, но вие сте в състояние да работите другаде в системата. Бутонът "Направете почивка" ви позволява да поставите на пауза часовника за определен период от време, без да се изключва изцяло. Работодателите могат да зададат какви са тези почивки и могат да го автоматизират, така че приложението да уведомява потребител, че почивката е на път да приключи. Потребителите също могат да въведат време чрез ръчна карта с време. Картата за време автоматично се настройва, когато потребителите добавят нови записи или регистрират нови часовници чрез хронометъра.

Здраво отчитане

Възможностите за отчитане са изключителни. Един доклад, който е особено полезен, е „Докладът по график срещу работата“. Можете да получите сравнение на планираните и отработени часове за определена седмица или период на заплащане. Опциите включват преглед по седмица, период на плащане или персонализиран диапазон. Това установявате, като щракнете върху Графични отчети от менюто отляво> Планирано спрямо Работено. След това изберете период на плащане или персонализиран период от време и щракнете върху Изготвяне на отчет. Отивайки на Отчети> Графични отчети> Tardies ви дава оглед на хората, които са закъснели, и можете да посочите, че те закъсняха с 0, 1, 5, 10 и 20 минути.

Има някои добавки като Punch In / Punch Out Time Card и Manual Time Card, Time Slider, Timesheet Editor и Paid Time Off Tool. Инструментът разполага с голямо разнообразие от отлични предварителни отчети, консервирани въз основа на часова разбивка на служителите, заплащане, GPS местоположение и по принцип всичко друго, за което системата ви предоставя поле за данни. Невероятното при TSheets е възможността да се проследяват разширени данни и след това да се превърнат тези разширени данни в „персонализирани“ отчети. Успяхме да изберем дневник на Timesheet и да изтеглим CSV файл, организиран по период на заплащане. Това е добре подреден CSV файл с информация за това, когато потребителите са влизали, щракнали и са превключвали кодове на работа.

Мобилно приложение

Родното мобилно приложение се нарича TSheets Time Tracker. Той е невероятно лесен за използване. Когато влезете, получавате екран с часовник с голи кости с опции като Date and Time In, Job and Notes. Опциите за мобилни устройства под „други“ са Преглед, Часовник, Таблици, График и др.

Хареса ни как в мобилното приложение Часовникът е първата опция. След като включите мобилен телефон, се появява карта на местоположението, която показва къде се намирате. Получавате опция за червен бутон, за да изключите часовника, и зелен бутон за превключване на времето и работата. Отляво ще видите изглед на общото време за деня, а вдясно текущото време, регистрирано по време на смяната.

В допълнение към бутоните Clock In и Clock Out можете да добавите оранжева опция за Take Break. След като намерите тази опция, това е удобно допълнение към опциите за проследяване на времето. За да добавите бутон „Обедна почивка“, просто отидете на „Feature Add Ons“ и след това „Breaks“ и след това добавете правила за конкретни служители с определена дължина на почивка.

Имате възможност да направите почивката автоматична или ръчна почивка със служители, които започват или спират почивка. Успяхме да добавим бутона Take Break на компютъра, но не можахме да го покажем на телефона. Този проблем беше отстранен, когато излязохме и влязохме отново. Един трик е, че трябва да изключите „автоматично“ за обедна почивка и „почивка почивка“.

Успяхме да добавим снимка към нашата мобилна времева смяна. Мобилното приложение представя лесен за следване оглед на работните смени по различни проекти за седмицата. Създадохме проектите „Работа с правен асистент“, „Надграждане на електрическата инфраструктура за XYZ City“, „Техник на кабелна компания“, „Боядисване в държавните офиси“ и „SEO отчети за XYZ магазини“.

Когато щракнете върху бутона График в мобилен телефон, можете да видите Моят график отляво или Пълен график за служителите. Ако щракнете върху работа и тя не ви е възложена, получавате съобщение за грешка. Мениджърът трябва да възложи работата на служителя. „Тази работа не ви е възложена. Моля, свържете се с вашия мениджър, за да разрешите този проблем.“ Ако се опитате да запазите график и той противоречи на друг път, получавате „Конфликтът е намерен“.

Функциите за проследяване и геофиксиране на GPS са ключови характеристики в TSheets. Можете да видите местоположението във версията на работния плот на мястото, където се намира нечие мобилно устройство. Геофазирането ви позволява да проследявате географския периметър на мястото, където се намира служител, в сравнение с GPS проследяването, което проследява едно местоположение.

Разширено проследяване и персонализиране

Повечето проследяващи решения базират решенията си почти изцяло навреме. Има 24 часа на ден, умножени по седем дни, умножени по приблизително четири седмици, умножени по 12 месеца. Вземете всички данни, събрани в рамките на тези параметри, и ги прокарайте във фактури, отчети, плащания и прогнози за натоварване. Това е логиката, която задвижва други системи за проследяване на времето. Това, което TSheets прави изключително добре, е, че признава, че работата може да се извършва и измерва извън обичайния час, ден, седмица, месец, годишно изчисление.

Инструментът предлага разширено проследяване на количества, което, ако сте шофьор на камион или занаятчия, всъщност може да бъде по-полезно от проследяването на часовете, които сте работили. С TSheets можете да създадете шест напълно персонализируеми полета, след което да ги използвате като подкани за всеки часовник. Ако управлявате строителна компания, можете бързо да попитате: „Имаше ли инцидент? Да. Не.“ Ако работниците не реагират, те няма да могат да излязат. Можете да попитате камионите колко километра са изминали След това тези полета ще бъдат изтеглени в отчети, за да ви предоставят по-богат поглед върху това как се работи, колко са продуктивни екипи и всички други подходящи данни на работното място, които може да са ви необходими, за да създадете пълна картина на работния ден или смяна. Няма да намерите това ниво на разширено проследяване в Mavenlink, Zoho Projects или Wrike. Само не забравяйте, че тези инструменти предлагат функции за управление на проекти, които са много по-напреднали от съответните функции, които ще намерите в Hubstaff и TSheets.

Работодателите могат също да използват тази функция, за да изискват снимка при включване и изчакване. Може би се интересувате дали хората почистват работната си станция или дали продуктите са преместени от едно място на друго. Тази възможност дава на администраторите и мениджърите допълнителен надзор (без драконовия шпионски софтуер, който ще намерите в инструменти като TSheets). Ако наистина трябва да наблюдавате служителите на ниво минута на минута, използвайте отворения API, за да изградите проследяване чрез приложение на трета страна.

Гъвкавост за проследяване на времето

Техническите листове позволяват на работниците да използват телефонни обаждания за часовник. Това е допълнителна функция, която е 1, 50 долара на месец на потребител. Той е идеален за работници с ниски заплати, които може да нямат смартфон или компютър, който да е удобен, но трябва да работят по време на работа. Те набират безплатен номер, казват имената си, проверяват се и затварят. Ако искате да добавите сигурност за тази функция, можете също така да имате гласови обаждания, преобразувани в текст, за $ 0, 05 на препис.

Когато влезете в TSheets, вие показвате екрана, за да въведете защо проследявате времето си, което означава да планирате работа, да проследявате проекти, да изготвяте доклади за заплати или клиенти на сметки. Имате избор да проследявате времето си в мобилното приложение, на компютъра или в павилион за часовници. Намерихме екраните за конфигурация лесни за използване. По подразбиране е зададен екран за конфигурация, който позволява на служителите да коригират собственото си време. Полезните уроци изскачат, когато влезете. Прегледът ви показва как ще изглежда, когато влезете в мобилното приложение. Ключовата е функцията „Кой работи“. Можете да кликнете върху името, за да видите на картата, където е служителят.

От менюто Първи стъпки можете да настроите вашата компания, служители на борда, да проследявате проекти, да се подготвяте за заплати и да разгледате обиколки и обучения. Лесно успяхме да добавим проекти като „Надграждане на електрическата инфраструктура за XYZ City“. Бяхме подканени да зададем как да управляваме ведомостта. Настроихме го на две седмици.

Въведохме време за фалшивия проект „SEO Reports за XYZ магазини“ за седмицата от 11 март 2019 г. Тогава искахме да се върнем назад и да влезем за седмицата преди това. Щракнете върху „(без работа)“, за да изведете меню от задания, които да проследявате. Когато времето се промени от сиво в „червено“, това означава, че сте отишли ​​извънредно. Открихме, че цветното кодиране е полезна функция.

Софтуерът има стабилни опции за конфигуриране. Под Моят профил можете да задавате напомняния за това кога да влизате и излизате и кога е публикувана или променена зададена смяна. Можете също така да отбележите, че сте забравили да часовник, след като започна смяна. Под известия можете също да се регистрирате за месечния бюлетин, седмичния дайджест или поканата за покана от потребителя.

Ограничение, с което се сблъскахме, беше когато се опитахме да въведем бъдещо време за служител с помощта на редактора на Timesheet. Когато се опитахме да влезем в бъдещето, получихме изскачащото съобщение „Не ти е позволено да създаваш часове в бъдеще“. Смятаме, че тази способност може да бъде полезна, ако екип трябва да управлява кой ще работи на смени през следващите седмици. Разбираме обаче опасността от случайно таксуване за бъдещо време.

Зарязване отгоре

TSheets е най-доброто чисто решение за проследяване на времето за игра на пазара. В по-голямата си част TSheets изглежда лесен за използване. Добре е организирано с лявото меню на Часовник, График, Кой работи, Записи във времето, Изплатено изключено време, Одобрения и Отчети. Въпреки че липсват елементи на ПМ, които ще намерите в решения като Mavenlink, Wrike и Zoho Projects, има достатъчно функционалност за проектиране на работна сила и управление на времето, за да ви преведе чрез основно управление на смени и персонал на проекти. TSheets също не предлага функцията за шпионски софтуер, която ще намерите в инструмент като Hubstaff, така че, ако имате нужда от екранни снимки на работата на служителите, вградени в инструмент за проследяване на времето, вероятно ще искате да потърсите другаде.

Ако това, от което се нуждаете, е способността да измервате времето, производството и други критерии за таксуване в лесна за използване система, тогава TSheets е ръцете най-добрият инструмент, който сме тествали. Това е персонализирано, удобно за потребителя и много интелигентно.