Onpay преглед и оценка

Услугата OnPay, базирана в облак, се промени значително преди последния ни преглед и сега тя добави още повече функционалност и гъвкавост. Сайтът е цялостно решение за заплати, което позволява на мениджърите да създават изчерпателни записи на служителите и да изпълняват неограничени работни заплати на месец. Той доставя няколко персонализирани отчета и обработва изчисляването и плащането на всички данъци върху заплатите. Новите функции включват табло за проследяване на разговори за PTO, свод на документи, електронни бордови документи и обновени портали за служители. Липсата на специално мобилно приложение обаче затруднява изпълнението на задачи за заплащане от разстояние, а потребителското му изживяване не е толкова добро, колкото избора на Gusto на редактора.

Цени и настройка

OnPay поддържа предишната си цена от 36 долара на месец плюс 4 долара на служител на месец, което я прави точно в средата на разглежданите от нас сайтове. Пълната работна заплата на Patriot Software има 25 долара на месец (10 долара, ако желаете да подадете и депозирате собствените си данъци), плюс 4 долара на служител на месец. От друга страна, квадратната заплата е 29 долара на месец плюс 5 долара на служител на месец. Gusto започва $ 39 на месец, плюс $ 6 на служител на месец. Пълната работна заплата на QuickBooks е най-скъпата - $ 80 на месец, плюс $ 4 на служител на месец.

Настройката е най-трудоемката, трудна част от използването на приложение за заплащане на малък бизнес. Не само има стотици подробности, които трябва да въведете, но и точността е абсолютно критична. Работата, която вършите тук, има огромно влияние върху поминъка на служителите си, очевидно, както и върху достъпа им до ползите на компанията. Освен това финансовите агенции не гледат любезно на забавени, неправилни или липсващи плащания.

Ако това ви изнерви или просто ви звучи като прекалено много работа, можете да получите помощ, като се свържете с OnPay и оставите експерт по заплащането там да извърши първоначалното въвеждане на данни - безплатно. Всъщност OnPay ще въведе предишни данни за заплатите (задача, която може да отнеме много време), а компанията предлага пълна гаранция за точност. Ако някоя от тези исторически данни е въведена неправилно, OnPay поема пълна отговорност.

Ако решите да направите настройката сами, можете да се възползвате от съветника за настройка на пет стъпки на OnPay, представен миналата година. Първо ще трябва да въведете основна информация за вашата компания, включително данни за контакт, информация за служители и маршрутизиране на банката и номер на сметката. Ако това не е завършено цялостно и точно, няма да можете да продължите с настройката.

Процесът на настройка ви отвежда последователно пет стъпки. Първо, добавяте схеми на заплащане (седмично, две седмици, месечни и т.н.). Можете да създадете множество графици, ако желаете, а също така можете да плащате на служители по различни графици. Това е по-гъвкаво от това, което Gusto предлага. След това добавяте работните сайтове на компанията. След това преминавате към изграждане на профили на служители, което е една от по-трудоемките задачи в процеса на настройка.

Имате две опции тук: Можете или да създадете целия запис сами или да поканите служители да въведат своя собствена - без подробностите за компенсация, разбира се. Patriot Software и други предлагат подобни опции. Екранът Нов служител показва седем раздела; щракването върху всеки ще ви отведе до различен екран за въвеждане на данни, за да предоставите информация за политиките за компенсации, данъци, удръжки и почивни дни. Тук се съхраняват и документи за служители, включително всички документи, като формуляри W-2, които служителите са подали по електронен път.

Стъпката на служителя е най-ангажираната: тя обхваща много основание. Тук дефинирате политики за начисляване, като например колко часа служителите трябва да работят, за да печелят PTO, време за болен и т.н., както и какви предмети за заплащане използвате (включително редовни часове, заплата, извънреден труд и бонус). OnPay поддържа персонализирани полета тук и другаде на сайта - много от тях. Всъщност той предлага повече от тези, които конкурентите правят (тези, които предлагат такива изобщо).

Освен това ще отделите много време за настройване на своите удръжки - предимно за здравно осигуряване и пенсионни планове, които предлагате. Можете да определите и други видове удръжки, включително гарнитури. OnPay служи като застрахователен брокер, за да ви помогне да изберете и зададете застрахователни предимства на служителите - здраве, стоматология, живот и увреждания. Екипът на OnPay дори ще направи проучване за вас и ще генерира оферти.

Настройките за данък върху заплатите са следващи. Тук трябва да предоставите няколко подробности, включително идентификационния си номер на работодателя (EIN) и информация за щатните заплати, но OnPay обработва всички изчисления и плащания, изисквани от вашите данъчни юрисдикции. Това се превръща в стандарт за приложения за заплати за малък бизнес. Всички сайтове, които разгледах, предлагат тази услуга, с три изключения. Intuit Enhanced Payroll попълва необходимите формуляри, но оставя на вас, за да ги впишете в действителност. Софтуерът Patriot предлага $ 10 на месец Базова версия, на която липсва тази стъпка, а Workful все още не е всеобхватен в тази област.

След като завършите съветника за настройка, сте готови да стартирате ведомост за заплати, освен ако не искате да интегрирате данните си за заплати с QuickBooks онлайн, QuickBooks за настолни компютри, Xero (OnPay е сертифициран партньор за приложения с Xero) или някой от най-различни на приложения за производителност. Сайтът предлага мощно картографиране на акаунти, което ви помага да настроите вашата ведомост по начин, който да съответства на структурата на акаунта на вашето счетоводно приложение. Всички разглеждани от нас сайтове предлагат вградени връзки към свързани приложения, но SurePayroll има връзки към най-счетоводните решения.

Използване на таблото за управление

Не можете да се върнете към този съветник за настройка, след като го завършите, но винаги можете да редактирате настройките си, като щракнете върху иконата Настройки в долния ляв ъгъл на вертикалния панел за навигация. Това отваря продължителен списък с предпочитания и други екрани с данни в области, включително Настройки на акаунта, Изплащане на ведомости за заплати и Намаления на заплати.

Щракнете върху горния бутон в панела, за да стигнете до таблото си за управление. Горният хоризонтален прозорец на този екран показва общите за всички елементи от най-новата ви заплата (Заплати, Данъци за работодатели, Удръжки и т.н.) - или за всеки друг период - в цветна, интерактивна линия графика. Връзка тук ви отвежда до разделно разпределение на ведомостта, което можете да отворите в Excel или да запазите като PDF. Бутоните, представящи скорошни периоди на заплащане и предстоящи дни на плащане, също се появяват на таблото за управление.

Също на тази страница се намира списък с връзки към често използвани екрани. Кликнете върху връзката + Добавяне на разписание за заплащане, за да въведете име и изберете честота на заплащане за всеки тип изпълнение на заплати, който планирате да внедрите. Имате възможност да създадете няколко честоти на заплащане, ако трябва (две седмици, месечни и повече). По-долу са препратки към често достъпни екрани като записи на служители, нови работни заплати и подаване на данъци. Таблото за управление на Gusto покрива по-малко място, но включва инструмент, който OnPay би могъл да използва: списък със задачи.

Отличен потребителски опит

Заплащането на ведомости може да бъде ужасяващ и детайлен процес без допълнителна тежест от объркващ, непривлекателен уебсайт, който го поддържа. OnPay осигурява отлично потребителско изживяване, което не пречи на операциите или ги влошава. Неговият потребителски интерфейс и навигационни инструменти претърпяха някои големи промени миналата година, а сайтът вече е дори по-бърз от преди. Все още има склонност към разпръскване и от време на време изисква прекомерно превъртане, но това е много сплотен, използваем и чист сайт.

Навигацията се управлява от шест икони в лявата вертикална лента с инструменти. Щракването върху иконата на таблото за управление винаги ще ви върне към началния екран. Втората връзка за навигация отваря връзки към информация за служителите, с допълнителни връзки за корекции в края на годината, нови служители и работен лист с часове. Нова тази година: OnPay вече разделя работните екрани за изпълнителите, така че можете да се справите с тях отделно от служителите. Нова времева линия, показваща скорошна активност, ви предупреждава за всички промени, направени в записа.

Щракнете върху третата икона, за да стартирате ведомост. OnPay разделя този процес на четири последователни стъпки. Щракнете върху всеки от цветните раздели в горната част на екрана, за да преминете към следващия. Четвъртата връзка отваря вашия списък с отчети. Те са разделени сравнително равномерно между заплатите и обезщетенията. Можете да персонализирате всеки от няколко филтъра, да ги показвате директно на екрана и да ги отваряте в Excel или като PDF файлове.

Петата връзка ви отвежда до HR инструменти. Те включват съхранение на документи (служителите и контрагентите вече могат да попълнят новите си документи за наемане онлайн) и инструменти за отсрочка. Екранът на работното време на разстояние показва информация за това кой е извън офиса сега и кой ще бъде скоро. По-долу е таблица с вписване за всеки служител, която показва искания отпуск (който можете да одобрите или откажете) и тези заявки в процес, както и история. Сега OnPay предлага възможност за онлайн разговори между служители и администратор, за да се грижи за този елемент от персонала. И шестият раздел в лентата с инструменти ви отвежда до всички настройки на сайта.

Изпълнение на ведомост

OnPay се справя с заплатите, колкото и конкурентите. Избирате служителите, които искате да платите, от списъка, който се появява на първия екран на този съветник с четири стъпки. След това въвеждате отработените часове за всеки вид заплащане (ако има такива са се променили след последното изпълнение на заплащането), включително PTO. Gusto изисква допълнителен екран за последния. Екранът на Enter Hours е доста гъвкав. Можете да редактирате информация за служителите; добавяне, пренареждане или премахване на артикули за плащане; и добавете или заменете съществуващите числа. Можете също да настроите нови персонализирани видове заплащане.

След бързо, автоматично изчисляване, OnPay преминава към страницата за преглед на заплатите, която показва брутните заплати на всеки служител, удържани данъци, данъци от работодатели и удръжки. Последната страница тук ви казва колко ще бъдат приспаднати от сметката за проверка на вашата компания и кога. Кликнете върху Одобряване на ведомостта и сте готови, освен да изтеглите и отпечатате всички чекове, ако е необходимо. OnPay се грижи за изчисляване и подаване на всички необходими данъци върху заплатите, нещо, което повечето конкуренти също правят.

Мобилен достъп, портали за служители

OnPay не предлага отделно мобилно приложение, а по-скоро позволява достъп чрез мобилен браузър, като използва адаптивен дизайн на уебсайт. Навигацията е лесна: Лентата с инструменти е винаги достъпна, като щракнете върху връзка в горната част на екрана. И версиите за смартфони на Android и iOS отчасти възпроизвеждат работния плот, въпреки че някои екрани трябва да показват данни вертикално, а не хоризонтално, а някои опции и данни липсват. Това работи добре за някои елементи на сайта, като таблото за управление и някои страници в записите на служителите и изпълнението на заплатите. Но на някои екрани текстът и числата бяха твърде малки и леки за четене. Налични са само три отчета и няколко настройки. Заради това ми беше трудно да провеждам заплата на смартфон.

Подобно на конкуренцията, OnPay поддържа портали за служители. Работниците могат да влязат в отделен сайт, за да видят техните текущи и исторически данни за заплати; достъп до документи на служителите; променя личната информация; и да общувате с администратора на заплатите за заявки за време. Това са доживотни акаунти - служителите могат да имат достъп до тях дори след като са напуснали компанията.

OnPay има някои други забележителни функции. Сега той предлага шест нива на разрешения за потребители, като наскоро добави глобален поглед за счетоводителите. Отчетите могат да бъдат персонализирани с помощта на множество филтри и запазени за по-късна употреба, въпреки че не са обемни или толкова гъвкави, както това, което намирате в Sage Payroll Essentials Plus. OnPay предлага безплатна помощ за телефон, чат и имейл от понеделник до петък и добави спешна поддръжка по имейл през уикенда. Онлайн знанието му се подобри значително след последния ни преглед с добавянето на 100 нови статии. Освен че предлага много повече насоки, тя включва данъчна информация за всички 50 държави.

Малко оплаквания

Отстрани от мобилния достъп, за OnPay няма малко отрицателни резултати. Той е бърз, а подобреното му потребителско изживяване и новите функции правят процеса още по-приятен и разбираем, отколкото преди. Той прави всичко, което един уебсайт за заплати трябва да прави, и го прави - в по-голямата си част - просто и добре. Ценообразуването е прозрачно, без допълнителни такси, освен за добавяне на служители. Това е доста достъпно за малкия бизнес, въпреки това неговата работоспособност и връзки и обработка в последния край са по-добри от повечето. Способността му да управлява неограничени ведомости за заплати - и да поддържа лесно до 100 служители - трябва да я накара да се хареса на по-разширения кръг от малки предприятия от своите конкуренти.

Независимо от това, Gusto превъзхожда OnPay, за да спечели отново нашата значка за избор на редактор тази година. Потребителското му изживяване е най-доброто от тези, които тествахме. Усеща се като сплотена, добре структурирана система. Той използва прост език навсякъде, като например в заглавия на отчетите и преглед на заплатите, който е по-лесен за разбиране от този на OnPay. Gusto предлага също така път за надграждане за разрастващи се бизнеси или тези, които просто се нуждаят от повече гъвкавост и подкрепа.

За повече прегледи на финансовите услуги за себе си и вашия малък бизнес, разгледайте нашите кръгове от най-добрите онлайн счетоводни услуги и данъчен софтуер.