Преглед и рейтинг на Microsoft Planner

Microsoft Planner е проектиран да бъде място, където членовете на екипа съвместно управляват и обсъждат работата, използвайки метода kanban. За да получите Планировчик, трябва да се абонирате за акаунт в бизнес класа на Office 365. Поради това изискване е много малко вероятно някой, който вече не е абонат, да избере да го използва. Но ако го имате и използвате други приложения на Microsoft, Planner лесно се свързва с останалата част от работата си, независимо дали това е информационни бази данни, имейл или вашия календар.

Planner е добре услуга, но не и отлична. Основните предимства за използването му са свързани с факта, че той се интегрира лесно с други приложения на Office 365. На хартия тази интеграция звучи чудесно. На практика това е преобладаващо. Можете да получите подобно изживяване или по-добре, като свържете някое от най-добрите приложения на kanban - като например редакторски избор Asana или друго високо оценено приложение като Volerro, Wrike или Leankit - към вашия имейл, облачно хранилище, приложение за вземане на бележки и така нататък.

Цени и планове

Както споменахме, за да получите Microsoft Planner, трябва да имате акаунт в Microsoft Office 365 за бизнес клас. Тези, които включват Планировчик са Business Essentials, Business Premium (но не този, който се нарича просто Business), и фирмени акаунти. Business Essentials струва 6 долара на човек на месец, с отстъпка, ако плащате годишно. Business Premium струва $ 15 на човек на месец, също с отстъпка за плащане годишно. Имайте предвид, че тези акаунти включват цял ​​набор от други приложения и услуги: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams, а в случая на Premium сметка също всички основни приложения на Microsoft Office. По отношение на стойността, вие наистина получавате много за цената.

Въпреки това има самостоятелни инструменти за сътрудничество в стил канбан, които можете да закупите и започнете да използвате незабавно, независимо дали имате създаден акаунт в Microsoft и те се продават на най-различни цени.

KanbanFlow е една от най-малко скъпите опции. Платеният премиум план струва 5 долара на човек на месец, или ако предпочитате да плащате годишно, 54 долара на човек на година. Volerro също има ниска цена, едва $ 7, 99 на човек на месец за своята сметка в Business Teams. Trello, едно от най-популярните приложения на kanban, таксува $ 119, 88 на човек годишно, което се равнява на $ 9, 99 на човек на месец. Изборът на редактор Асана струва $ 11, 99 на човек на месец или 119, 88 $ на човек, ако плащате годишно.

От високия край на ценовия диапазон са LeanKit и Zenkit. Leankit такси навсякъде от 228 долара на човек на година до 588 долара на човек годишно, което е еквивалентно на 19 и 49 долара на човек на месец съответно. Zenkit струва $ 348 на човек годишно, което се равнява на $ 29 на човек на месец.

Много от тези приложения имат и безплатен сервизен ред, който можете да използвате с някои ограничения, въпреки че Microsoft Planner не го прави.

Планиращ като Канбан

Planner работи като уеб приложение, въпреки че има и приложения за изтегляне за Windows, iOS и Android.

Ако не сте запознати с kanban, класически пример, който помага да се обясни как kanban работи, е да има колони с надпис To Do, Doing и Done. След като тези колони са настроени, вие поставяте карти в тях. Представете си лепкави бележки, подредени в колони на дъската. Всяка карта или лепенка има задача, написана върху нея. Картите започват в колоната To Do. Хората имат задачи, които са им възложени. Когато синдикът започне да изпълнява задачата, тя премества картата в колоната Doing. Докато работи върху задачата, тя може да добави коментари към лепкавата бележка за напредъка си. Нейният шеф може също да напише коментари в картата със задачи. Когато задачата е изпълнена, синдикът премества картата в колоната Готово.

Не е необходимо да се придържате към подреждането на To Do, Doing, Done. Приложенията на Kanban, включени в Планер, ви позволяват да назовавате колоните, колкото искате. Една забележка обаче: В Планиращите колоните се наричат ​​„кофи“.

В Планировката всяка карта може да има различни подробности, добавени към нея, като заглавие (обикновено името на задачата), описание, правоприемник, дата на падежа, прикачени файлове, коментари от други сътрудници, контролен списък и начална дата. Всяка карта в Planner също има падащ избор за три етапа: Не е започнато (по подразбиране), В ход и Завършено. Когато задачата е завършена, изберете опцията Завършено или вместо това можете просто да натиснете квадратче за отметка. Готовите карти изчезват от изгледа, освен ако не решите да ги покажете от опция в самата дъна на всяка колона.

Обяснявам тази настройка много подробно, защото се случи нещо неочаквано, когато тествах приложението. Докато премествах попълнени карти от една кофа / колона в друга, те се връщаха към състоянието Not Started. В моя сценарий посочих последната колона вдясно Завършен и исках да запазя всички завършени задачи там за преглед. Но както казах, когато плъзнах карта от друга колона в тази, картата изведнъж се самоопредели като „Не е започнал“. Ако след това поставих отметка в кутията, за да я отбележа като пълна още веднъж, тя изчезна от изгледа напълно. В долната част на колоната намерих нещо, на което да щракна, за да ми покаже изпълнените задачи. Когато щракнах, за да активирам тази опция, картите ми се появиха отново, посивяха и се зачеркнаха, както първоначално се надявах и очаквах. Сега, когато плъзна попълнени карти в тази кофа, те остават в състояние Завършено, само ако ги поставя в самата дъна на колоната сред останалите елементи на Завършени.

Начинът на работа, има твърде много място за грешка. Голяма е задачата да преминете от Завършено до Не започнато, само защото го плъзнете в грешната част на правилния coulmn. Този вид невярна информация може да изхвърли цял екип. Извършената работа ще се покаже в отчетите като неизвършена и вероятно също просрочена.

Много други аспекти на Microsoft Planner работят както се очаква, а някои работят по-добре от очакваното. Например, когато отворите карта, за да видите нейните пълни данни и ги добавите, има отметки, които питат дали искате да включите информацията в изгледа на борда на картата. Когато качвам файлове с изображения на карти, обичам да виждам тези изображения, тъй като обикновено те са добри визуални напомняния за съдържанието на картата, въпреки че други хора може би предпочитат да ги скрият, за да спестят място на екрана. Хубаво е да имаш опция. В Trello и няколко други kanban приложения обикновено нямате възможност да включите или изключите детайлите да се показват на картата в изглед на Board. Дори съм попаднал на едно приложение, KanbanFlow, което изобщо не показва изображения, прикачени към картите в изгледа на борда.

Друга полезна функция, изгледът „Графики“, показва обобщение на задачите, които не са започнати, в ход, просрочени и завършени. Този изглед предоставя разбивка на задачите, възложени както на всеки член на екипа, така и на техния статус.

Капризи и какво липсва

Planner има повече от няколко странности. Понякога ми отнеха няколко минути, за да разбера как да изпълнявам много прости действия, като например добавяне на съвет към моя списък с любими. В други приложения отнема малко повече от щракване върху звезда в горната част на страницата, докато в Planner няма такава звезда; списък с предпочитани не беше в Настройки (освен това, опцията Настройки ви отвежда до настройки за Office 365, а не за Планировчик); и не можах да го направя, като плъзна иконата на проекта от текущото му местоположение до списъка с любими, тъй като плъзгането и пускането не се поддържа в лентата с менюта. В крайна сметка намерих опция „Добавяне / премахване от любими“ в долната част на меню, което се отваря от елипса. Повечето от избраните в този списък ви пренасят в друго приложение на Office, така че все още няма смисъл защо добавянето / премахването от любими е сред тези възможности.

Няма лента за търсене, ужасен пропуск. Ако имате нужда от конкретна карта със задачи, единственият начин да разберете е да преминете през вашия съвет и да ловите. Бях също изненадан, че не намерих никакви филтриращи инструменти. Често срещан пример за инструмент за филтриране е този, който показва всички просрочени задачи или всички задачи с определен маркер или етикет, или всички задачи, назначени на определен човек или отдел - но все пак са изложени на борда на kanban, както имате подредиха го.

В Planner най-близо до инструментите за филтриране са опциите с едно щракване, за да видите всички задачи по получател или по състояние на напредък. Дори и те не са истински инструменти за филтриране. И в двата случая, когато Planner ви покаже резултатите, заглавките на колоните се променят. С други думи, ако сте имали кофи за получена поръчка, обработка на поръчки, изпълнена поръчка, поръчка изпратена, всички те изчезват и се заменят или с трите състояния на планиращия план (не е започнало, в ход, завършено) или с имената на правоприемниците. Въпреки че можете да видите всички задачи, възложени на Claire, Mark и Yvonne, вие губите контекста на вашата подредба на Board.

Друго разочарование е, че в Planner няма споменавания @. Asana, Trello, Wrike и други приложения на kanban ги имат. Използването на символ @ преди името на някого означава, че искате да предупредите този човек за вашите коментари или въпрос. Използват ги много приложения за сътрудничество, а не само приложения на kanban. Човекът, когото споменавате, получава известие, обикновено с връзка, която ги отвежда право към приложимия коментар. Планиращият наистина трябва да ги има. В противен случай сътрудниците могат да се върнат към имейл, за да обсъдят работата, а това изглежда противоречи на цялата точка на приложение за сътрудничество.

В Planner няма да намерите и таймер, въпреки че Wrike и KanbanFlow имат такива. Вие също не получавате плувки, което ще рече, изглед на дъската, в която хоризонталната линия също е дадена стойност по същия начин, както е заглавката на колоната. Типичен изглед на плувка в приложението на kaban може да филтрира редове от отговорник или отговорник. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm и други приложения ги имат.

интеграции

Лесната интеграция на Planner с други приложения на Office е истинско предимство, но това е и това, което не бива да се препродава. Вярно е, че можете много лесно да изтегляте файлове от OneDrive, за да се прикачите към карти или да използвате SharePoint по подобен начин, но някои от тези възможности наистина не са много по-различни от свързването на Asana с Google Drive или Dropbox или каквото и да е доставчик на онлайн хранилище, което използвате.

Повечето приложения на kanban се интегрират с облачно съхранение и не изискват много настройки, освен да ги удостоверят. Други интеграции често са възможни с често използвани инструменти, като имейл и календари. За по-неясни приложения или за конкретни автоматизации между приложенията, които интегрирате, често можете да се обърнете за помощ към Zapier. Zapier е услуга, която създава за вас интеграции и автоматизации между онлайн услуги и приложения, без да изисква от вас да имате никакви умения за програмиране. Trello, Asana, Wrike и няколко други kanban приложения се поддържат от Zapier. Microsoft Planner не е в мрежата на Zapier.

Другите възможности за интеграция в Planner бяха по-малко впечатляващи, когато всъщност ги поставих на изпитание. Например се надявах, че щракването върху бутон с надпис „Разговор“ ще отвори дискусионен форум за този съвет, като всички членове автоматично ще бъдат поканени. Вместо това ме хвърлиха в Microsoft Outlook, където моите опции бяха да изготвя нов имейл на всички в групата, да добавя съдържание за всички, които да виждате чрез SharePoint, да качвам файлове, които да споделяте по имейл или да свързвате други приложения. Приложенията за сътрудничество рискуват да загубят обжалването си, ако на първо място ви изпратят имейл или каквито и да било стари инструменти, които не отговарят на нуждите ви за сътрудничество.

Ограничена употреба

За леко сътрудничество и управление на работата, Планиращият свършва работата, но липсва в няколко области. Липсват няколко неща, които бих считал за основни, като лента за търсене, филтри и известия за @ споменавания, както и някои функции, които бих очаквал само в усъвършенствани версии на kanban инструменти, като таймер за задачи и плувки. Ако се нуждаете от мощно приложение за kanban, бих препоръчал вместо редактора Choice Asana или другите най-високо оценени приложения, Wrike, Volerro и Leankit. Ако вече имате акаунт в Office 365, който включва достъп до Planner, и все още не сте решили дали дори се нуждаете от приложение за канбан за сътрудничество, може да го дадете, но само ако работата, която трябва да управлявате, е доста лека,