Организирайте се: как да съхранявате работните и личните си файлове отделно

Информационни работници като мен често проверяват работния ни имейл през уикенда. Или можем да тръгнем напред по важна презентация късно през нощта от дома, ако това е най-продуктивните ни часове (или ако изоставаме по проект). Също така сме склонни да отговаряме на лични съобщения, докато сме на работа или може би сканираме документ за застраховка на дома на копирна машина в офиса. Работниците на знанието обикновено харесват този вид гъвкавост, но ако не внимавате как отделяте работата и личните си досиета, бихте могли да създавате проблеми и на себе си, и на вашите данни.

Рисковото поведение в сивата зона между работата и живота може да изложи чувствителните данни на риск. Например, докато много хора може да сканират личен документ в офиса тук и там, не бихте искали да сканирате нищо чувствително, защото, освен ако не сте ръководител на ИТ, нямате представа къде спестява многофункционалният принтер копия на файлове, които сканира. Вероятно те са на твърдия диск на самия скенер и може да бъдат записани и на необезпечени споделени сървъри.

Освен това, за да поддържате някаква прилика между баланса между работата и живота, е полезно да имате сигнали, които да ви напомнят, когато вършите един вид работа, когато сте на другия часовник. Да приемем, че се натъквате на някои имейли три дни в семейна ваканция. Може да оцените, че имате гъвкавостта и възможността да хванете всички неотложни въпроси, но може би искате да се върнете и да се насладите на Splash Mountain с децата си. С няколко прости стратегии за разделяне на вашите лични и работни файлове, никога няма да се всмуквате да вършите работа твърде дълго, когато се наслаждавате на личното си време и обратно.

Разделете вашите файлове

Основният трик за разделяне на работните и личните файлове е разделянето им. Съхраняването на конкретни неща на специални места създава не само ред, но и сигурност. Той работи както във физическия, така и в дигиталния свят. Ако винаги поставяте ключовете си в десния джоб и телефона си в левия, никога няма да търсите якето си за нито един от тези елементи.

При цифровите файлове принципите са едни и същи, но реалността е малко по-различна. Бихте могли да запазите всичките си работни файлове в една папка, а личните файлове в друга, но те живеят на един и същ сървър, компютър, приложение или мобилно устройство? Искате ли?

Понякога отделяме работните файлове от личните файлове, за да поддържаме граници, така че да не се захващаме за работа, когато трябва да прекарваме време със семейството и приятелите си, или така че да не се изкушаваме да приключим с подаването на данъци, докато ние сме на часовника.

През годините разработих някои стратегии, които ми помагат да разделям работата си и личните си досиета, така че да отговарят на тези условия:

• Винаги са отделни
• Те са достъпни без значение къде съм, но
• За мен е малко неудобно да получавам достъп до работни файлове, когато съм в домашен режим и домашни файлове, когато съм в работен режим.

Използвайте различни интерфейси за различни неща

Първо нека поговорим за цифрови документи, като например текстообработващи документи, електронни таблици, презентации, PDF файлове и изображения.

Най-лесният начин да намеря документите разделени и все пак достъпни е да ги съхранявам в услуга за онлайн синхронизиране и да използвам различни услуги за различни видове информация. Използвам Dropbox за съхранение, архивиране и синхронизиране на личните ми файлове и разчитам на Google Drive за работа. Има много възможности освен тези две услуги, за които можете да прочетете в списъка на PCMag за най-добрите услуги за онлайн съхранение. Но въпросът е да започнете с разделянето на вашите файлове в две различни услуги.

Защо не избрах любимата си услуга за съхранение и да създам два различни акаунта, вместо да използвам две различни услуги? Наличието на различен интерфейс ми помага да поддържам необходимите граници между работа и лични файлове.

Ако погледна уеб интерфейса на Google Drive, имам чувството, че работя. Ако се взирам в Google Drive, докато съм на почивка, обаче, в главата ми се отбиват камбани, които ми напомнят, че върша работа, когато трябва да се излежавам до басейна. Но ако през уикенда инструментализирам около Dropbox, организирам личните си снимки, мозъкът ми не ми дава същия сигнал "вие работите". С течение на времето разработих силна връзка между всеки интерфейс и това, което правя в този интерфейс. За мен е още по-важно да имам ясни граници между професионален и личен живот, защото работя от домашен офис. Когато работех на пълен работен ден в офис сграда, използвах подобни стратегии за същия ефект.

Създавайте визуални сигнали във вашата ОС и теми

Някои услуги за съхранение, например тези, които се интегрират плътно с вашата операционна система, изобщо не изглеждат като нищо (освен ако не използвате уеб приложението). Не е задължително да имат различен интерфейс. Друг начин, по който бихте могли да се разделяте, без дори да го осъзнавате, е чрез използване на различна операционна система по време на работа и у дома. Ако имате машина на Windows в офиса и Mac вкъщи, може вече да изпитате същото усещане да сте хипер-наясно, когато правите офис работа у дома на Mac.

Друг проблем може би е, че използвате някои от едни и същи инструменти в работния си живот и личния си живот, защото ги харесвате. Не искате да избирате два различни инструмента или интерфейса. Искате да използвате този, който ви харесва най-добре и за двете. Някои от приятелите ми, например, използват Slack за лична комуникация, а също и Slack по време на работа. В тази ситуация бих препоръчал да промените темата (т.е. цветовата схема) на двата си акаунта в Slack, така че физически да изглеждат различно. Бързо ще свържете една цветова схема с работа и една с личен чат.

Compartmentalize от браузър

Друг вариант за разделяне на работата ви и създаване на визуални сигнали, които ви напомнят какъв тип работа вършите, е да се придържате към един вид браузър на работа и друг към дома. Визуалните сигнали може да са по-фини, но все пак ще влезете в навика да пускате, да речем, Chrome for work и Firefox за лични неща.

Също така е изгодно да използвате два отделни браузъра, за да запазите историята си на уеб отделно. Например, може да сте по-бдителни относно изчистването на кеша на браузъра за работни файлове, защото те съдържат чувствителна информация за компанията, но всъщност може да искате да запазите личната си история в мрежата, за да можете бързо да търсите сайтове, на които сте попаднали преди няколко дни (или порок обратно).

Използвайте клиентски приложения за имейл за ваше предимство

На мобилните телефони има наистина лесен начин да отделите работния имейл от личния имейл, независимо дали използвате същата имейл услуга, като например Gmail, както за работа, така и за дома. Решението: Използвайте различни имейл клиенти.

Gmail има самостоятелно приложение, но не е задължително да го избирате като приложението, което използвате за достъп до Gmail. На iPhone можете да използвате приложението Mail. Или на всеки тип телефон, можете да инсталирате приложение за имейл клиент на трети страни, което работи с Gmail, като Boxer или Inboxcube.

Обичам да използвам отделни приложения за работа и личен имейл. Получавам същото предимство от наличието на два различни интерфейса. Плюс това, когато се опитвам да не се всмуквам на работа, мога да напусна и затворя работния имейл, като запазвам личния си имейл по-лесно достъпен или обратно.

Може да е така, че просто харесвате едно приложение за имейл клиент и искате да го използвате както за вашата работа, така и за личен имейл. С много приложения можете да имате удостоверени няколко акаунта и да превключвате между тях по желание. Той осигурява лесно използване, което всъщност може да не искате. Вие губите ползата от наличието на два различни интерфейса и губите способността да напуснете приложението с който и да е акаунт, който искате да направите по-малко примамлив в момента. Може би искате вашата технология да е малко по-малко удобна за потребителите в името на вашата собствена психология.

Разделя се за по-добър баланс между професионален и личен живот

Ако се нуждаете от по-ясни граници между работата и личния си живот, разделянето на вашите данни в различни приложения, услуги, операционни системи и браузъри помага изключително.

Наличието на две обособени виртуални пространства, където имате достъп до вашите файлове, създава сигнали, асоциации и бариери за влизане, които могат да ви помогнат да сведете до минимум да работите в свободното си време или да правите лични задължения, докато сте на работа, като същевременно ви позволява да ги изпълнявате, когато е необходимо.