Microsoft динамика 365 за финанси и операции, преглед и рейтинг на бизнес издание

Създаден през ноември 2016 г., Microsoft Dynamics 365 за финанси и операции, Business Edition (Dynamics 365) се присъединява към други приложения за планиране на ERP (Microsoft Dynamics), включително Dynamics GP и Dynamics NAV. Dynamics 365 е фокусиран върху малките и средни предприятия (МСП) и се предлага на модел, използващ само за облаци. Цените започват от $ 40 на потребител на месец, въпреки че всеки член на екипа (които са определени като потребители, които трябва само да наблюдават, но не и да въвеждат или променят информация) плаща само $ 5 на месец. Както при повечето счетоводни и ERP системи, насочени към МСП, ще трябва да се справите с партньор на Microsoft, за да получите приложението. Поради това ще знаете окончателната си цена едва след като този партньор добави таксите си. Въпреки че Dynamics 365 е солиден продукт, текущата му липса на заплати, управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM) и управление на проекти (PM) го поддържат зад нашите победители в избора на Oracle NetSuite OneWorld и Syspro в нашия кръг за обзор на ERP.

Хубаво кацане там

Microsoft ми предостави пълен, автономен тестов екземпляр на Dynamics 365, хостван в облака на Microsoft, както всеки друг клиент би имал. Системата инициира целевата страница с плочки за голямо разнообразие от интегрирани облачни приложения на Microsoft, включително Microsoft Office 365 и няколко други. Кликването върху плочката „Dynamics 365“ стартира приложението.

Както при редица други счетоводни системи за МСП, които разгледах, целевата страница има плочки, които представляват отворени позиции и ключови показатели за ефективност (KPI). Microsoft нарича тези „сигнали“. Има и диаграма от дясната страна на прозореца, където можете да укажете кои KPI, сигнали за напомняне и информация за диаграмата, която искате да се показва. С графиката на пай диаграмата в моята система за тестване, придвижването с мишката върху филийка показва финансовите данни, свързани с този фрагмент. Кликването върху сегмента води до клиента, доставчика или друг запис, свързан с частта от графиката. Както и при други елементи на целевата страница, можете да изберете кои елементи искате да се извличат и да преоразмерите всички или всички показани елементи. На целевата страница също се намира кратък обобщен пробен баланс, полезна функция, която оцених. Възможностите за персонализиране означават, че потребителите могат по същество да проектират свои собствени първоначални портали за кацане без много или дори помощ от ИТ.

Вашият основен навигационен механизъм е меню отляво на прозореца за кацане. Това, което се показва там, зависи от ролята, възложена на конкретния потребител. Наличните роли включват счетоводител, администратор, бизнес мениджър, мениджър на проекти, дейности по продажби, мениджър продажби и взаимоотношения, процесор за продажби и член на екипа. Както бе споменато по-рано, член на екипа може да преглежда само данни, а не да ги въвежда или редактира.

Изпълних този преглед в ролята на счетоводител. В тази роля първоначалното ляво меню се състоеше от икони за разширени финанси, одобрения, финанси, начало, покупки и продажби. Всяка икона е придружена от кратко описание на наличните функции. Например щракването върху иконата за финанси ще ви отведе до прозорец, който ви позволява да събирате и извършвате плащания, да подготвяте извлечения и да съгласувате банкови сметки. Иконата Advanced Financials ви отвежда до прозореца, в който можете да управлявате бюджетите, да анализирате паричните потоци, да изпълнявате функции с основен актив и да обработвате анализа на продажбите.

Тези менюта се подобряват от менютата с ленти в горната част на всеки екран, които представят различни подзадачи, които можете да изпълнявате в зависимост от това в кой прозорец на менюто се намирате в момента. За разлика от някои други ERP и счетоводни програми, които прегледах, като QuickBooks Enterprise Solutions и Sage 300, Dynamics 365 не предлага опция за навигация на блоковата схема на процеса. Въпреки това, той е изложен достатъчно интуитивно, че бързо се запознах с процеса на навигация на приложението. Ако трябва да стигнете до определена функция и не сте сигурни къде се намира, тогава въвеждането на желаната функция или отчет в полето за търсене веднага извежда различни опции, една от които е да ви отведе до желаното място.

Dynamics 365 разполага със съответните мобилни приложения, налични за Android и iOS, и ги тествах на таблет iPad Air и Lenovo Yoga. Изглежда, че екраните са идентични с версията за компютър, макар и малко подрязани поради по-малкия размер на екрана на таблета, но все пак добре проектирани в рамките на тези ограничения.

Здравата структура на сметкоплана на Dynamics 365 може да съдържа до 35 знака общо, 20 като действителния номер на акаунта, а останалата част като нещо, което Microsoft нарича „измерения“. Тези размери могат да бъдат използвани за разграничаване на неща като отдели и функции, донякъде подобни на потребителски полета в счетоводните системи на други доставчици.

Докладите са изобилни и лесни за достъп. Dynamics 365 има стандартните финансови отчети, включително обобщени и подробни общи книги, пробни баланси, работен пробен баланс и стандартните финансови отчети на баланс, отчет за приходите и паричните потоци. Хубав страничен ефект от плътната интеграция с останалата част от пакета Microsoft Office и Office 365 е, че създаването на персонализирани отчети е доста лесно с помощта на инструменти, които вероятно вече знаете.

Dynamics 365 също има отлични възможности за графики и графики. Те са значително подобрени, като ви позволяват лесно да включите допълнителни диаграми и графики от Microsoft Excel и още по-сложни визуализации на данни от Microsoft Power BI. Microsoft Power BI обаче не беше активен в системата ми за преглед, така че не проверих директно тази способност, въпреки че функцията „Импортиране от Microsoft Excel“ работи добре.

Солидни продажби и покупки

Възможностите за продажби и покупки на Dynamics 365 са сравнително стандартни, с изключение на една позиция. От страна на основната функционалност можете да създавате котировки и прогнози и да ги превръщате във фактури. Можете също така лесно да създавате поръчки за покупка. Както продажбите, така и покупките са тясно свързани с инвентара, така че е лесно да се установи дали имате достатъчно запаси за попълване на поръчка или дали трябва да подредите част от тях или цялата поръчка и да издадете поръчка за покупка, за да възстановите инвентара си. Dynamics 365 обаче не е съвсем система за управление на запасите, тъй като понастоящем не поддържа множество складове, кодиране в лента или подобни функции, които бихте очаквали в тази категория.

Отличителните функции са Microsoft Dynamic 365 за способността на Financials да създава котировки за продажби и дори фактури директно вътре в имейл на Microsoft Outlook и веднага да отразят офертата или фактурата в Dynamics 365. Това е резултат от много тясното интегриране с Microsoft Office 365 и лесно оправдава получаването на Microsoft Office 365, ако вече не се абонирате. Когато сте в Microsoft Outlook 365, има бутон с иконата Financials. Щракването върху тази икона отваря клиентския запис и можете да създадете прогнозата или фактурата директно в Dynamics 365; той се свързва с имейл отговор, изпратен до клиента. При повечето други счетоводни системи ще трябва да създадете документа вътре в счетоводната система, да го запишете като някакъв документ и след това да го прикачите към имейл.

Не съвсем PM

В допълнение към продажбите, покупките и инвентара, Dynamics 365 предлага това, което Microsoft нарича управление на проекти. Но ако очаквате истински инструмент на ПМ, който поддържа функции като метод на критичния път (CPM), графики на техниката за преглед на оценката на програмата (PERT), минимално / максимално разпределение на ресурсите или диаграми на Гант, тогава ще останете разочаровани. Тази функция може по-точно да се нарече управление на работата или разходи. За да го използвате, създавате Job Cards, след което създавате задачи и тарифи за тях, както и време за планиране и бюджет. След като направите това, можете да приложите ресурси към работата.

Въпреки че възможностите на PM за Dynamics 365 не включват диаграми на Gantt, все пак можете да зададете основни етапи и да определите доколко работата им отговаря. Можете също да въведете карти за време и да разпределите тези разходи за времеви карти за проекта или работата. За много малки и средни предприятия (SMBs) този подход ще работи достатъчно добре. Но ако се нуждаете от повече дълбочина, ще трябва да излезем за Microsoft Project (компанията предлага облачна версия) или някакъв трети инструмент за ПЧ.

Фиксираните активи са приятно допълнение

Не е всичко толкова обичайно да намерите възможности за фиксиран актив в ERP или счетоводна система, насочена към слоевете на пазара на МСП. Въпреки това, дори когато е наличен, често това е допълнителен модул, незадължителен модул. Dynamics 365 включва възможност за фиксиран актив като част от основния му пакет, което е приятно докосване. Активите се въвеждат в системата на активни карти, които съдържат описание на актива, цената на придобиване и дата и желания метод на амортизация.

Dynamics 365 има стандартните методи за амортизация, включително права линия, намаляващ баланс и амортизация, изчислени чрез използване на Конвенцията за половин година. Можете също да посочите свой собствен метод на амортизация. Въпреки че фиксираните активи в Dynamics 365 не са толкова изчерпателни, колкото тези в много от самостоятелните модули с фиксиран актив, достъпни за модулни ERP системи, като SAP Business One Professional, това трябва да е задоволително за повечето клиенти на Dynamics 365.

Описът е леко ограничен

Менюто за инвентаризация на Dynamics 365 представлява доста обща подсистема за управление на запасите. Въпреки това изглежда добре; в тестваната система, която прегледах, всеки елемент на инвентара беше сдвоен със снимка на този продукт. Това е приятно докосване и улеснява визуално проверка, че работите с правилния елемент.

Надолу, Dynamics 365 има само един метод за остойностяване на инвентара, а именно First-In First-Out (FIFO). Това вероятно няма да бъде прекъсвач на сделката за много потенциални потребители и представител на Microsoft ми потвърди, че компанията смята, че FIFO е достатъчен за планираните клиенти. Но бих искал да видя поне включения метод на средно претеглени разходи. Microsoft е в процес на добавяне на Kitting (създаване на подсглобки), въпреки че това все още не е функция във версията на софтуера, която прегледах.

Като цяло, след като тествах това първоначално издание на Dynamics 365, мисля, че това, което е на разположение, беше добре направено. Приложението обаче е в голяма степен незавършена работа. По времето, когато тествах софтуера, той беше достъпен само в САЩ и Канада, така че, ако извършвате бизнес в други области на света, тогава първо трябва да се консултирате с Microsoft. Все пак, Dynamics 365 изглежда като подходящ за компании, които искат да преминат от по-счетоводна система за входно ниво, като FreshBooks. Той е много мащабируем и се надяваме да спечели някои от допълнителните възможности, които предлагат много от конкурентите му в средния пазар, по-специално заплащане и по-цялостна възможност за управление на запасите.