Meeteor преглед и оценка

Твърде често не използваме напълно потенциала на ежедневните си бизнес срещи, така че става лесно да се почувстваме, че ни губят времето. Когато никой не е сигурен в целта на срещата, нейните цели и очаквани резултати или какви решения наистина трябва да бъдат взети, сътрудничеството става трудно. Хората се навиват да прекарат час в разговор за грандиозен план, след който всъщност нищо не се случва. Meeteor, който започва от $ 9 на потребител на месец, има за цел да помогне за този проблем.

Meeteor помага на членовете на екипа да организират цели и материали, преди да се съберат, да водят бележки и да приписват елементи от действията по време на събитието и да следват задачи, дори след като всички напуснат стаята. Идеята е да се вземат заключения и идеи, които произтичат от конкретна дискусия, и след това да се насърчи и проследи последващите действия по всички взети решения.

Страхотна предпоставка, "iffy" изпълнение. Въпреки че софтуерът има няколко отлични идеи, той има слабо изпълнение. Ако функциите могат да бъдат изчерпани, Meeteor може да се превърне в наистина полезен инструмент наравно с някои от нашите продукти за избор на редактори за онлайн сътрудничество, включително Podio и Slack.

Накарайте вашите хора да се обаждат на моите хора

Процесът на регистрация е прост. Meeteor е безплатен за отбори с до петима членове, което прави ритането на гуми лесно. За по-големите организации уеб приложението начислява $ 9 на потребител на месец, като лицензирането на предприятието се предлага с конкретни цени, достъпни само от продажбите на Meeteor. Гостите за среща (извън вашата организация) не се броят в условията на лицензирането, така че не е необходимо да плащате такса за еднократен посетител. Софтуерът е интегриран с Microsoft Outlook и Atlassian HipChat, като скоро ще има поддръжка за Google Calendar, съобщава Meeteor.

Първоначалната настройка установява членство в екипа и конфигурация на системата. Например администраторите контролират кой може да се присъедини към екип и колко екипа има. На служителите с имейл идентификатор в домейна на компанията може да бъде разрешено да се присъединят автоматично или може да се наложи да поискат разрешение; екипите и работните пространства могат да бъдат частни, освен ако не бъдат поканени членове.

Вероятно ще искате да проучите опцията за връзка на Meeteor с Microsoft Outlook, тъй като без нея настройката на екипа може да е болка, особено за по-големи организации. Създаването на организация - по-специално ad hoc такава като индустриален комитет - означава копиране и поставяне на имейл идентификатори в полетата за покана. Това е добре за няколко участници, но това остарява бързо. И така, ИТ администраторите с дърво на Microsoft Windows Server Active Directory (AD), съдържащо стотици или хиляди потребители, бързо ще искат да използват някаква възможност за групово изнасяне. Като минимум, Meeteor трябва да поиска разрешение за достъп до приложение за контакти или да даде възможност за качване на CSV файл. В идеалния случай той трябва да се интегрира със съществуващите приложения за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) или магазини за управление на идентичността, тъй като списъкът за членство в Meeteor съхранява само име и имейл идентификатор. Често това просто не е достатъчно, за да ви помогне да намерите подходящите хора.

Работните пространства ви помагат да организирате свързани срещи въз основа на проект, екип или друга структура, която работи за вас. По същество това е споделена директория, така че можете да бъдете толкова подробни или общи, колкото искате.

Преди срещата: Поканете се, организирайте се

Често организацията преди срещи се състои от електронна буря с различни прикачени файлове, при която поне един важен получател неминуемо е оставен извън списъка за разпространение. Това е мястото, където Meeteor свети най-ярко: Meeteor дава на всеки място, където да споделя свързана информация, която е достъпна, докато всички мислят за темата за срещата. Ако не друго, то настоятелно призовава организаторите на срещи да си поставят ясни цели и ясен дневен ред.

Вие създавате среща, като дефинирате нейната цел (например „Решете на кои конференции трябва да присъстваме тази година“ или „Изберете получатели на награди“) и я присвоите на работно пространство. Ще бъдете подканени да изберете участници, дата и час на среща и местоположение и логистика. Това е друга област, в която интеграцията на Microsoft Outlook е полезна, ако вашите ИТ администратори са добавили конферентни зали към списъка с глобални адреси. Попълването на формуляр няма да ви изненада. Ако това стане, тогава няма да останете объркани дълго. Текстът на помощ е добре проектиран.

След това Meeteor ще ви преведе през процеса на създаване на структурирана програма, която ви подтиква да предоставите желаните резултати, конкретни точки от дневния ред и инструкции за „предварителна работа“, за да помогнете на участниците да се подготвят за срещата. Можете да качите документи, за да помогнете в това начинание. Можете също така да предоставите материали за срещи, основни правила и да зададете роли като фасилитатор и бележник. Нито едно от тези полета не е задължително, което е плюс и минус. От една страна, това облекчава простотата на ad hoc среща. От друга страна, тя стъпва на внимателността, с която инструментът цели да насърчи.

Лесно е да поканите участници в срещата от списък с членове на екипа, но можете да поканите всеки на среща по имейл. Всеки получава дневния ред предварително, заедно с покана в календара, както и резюмето след приключване на срещата. Само потребители на Meeteor могат да допринесат за изпълнение на дневници и бележки, управление на задачи или управление на работни пространства. Това е добре, тъй като да поискате някой да се запише за Meeteor (или друга услуга) за еднократна среща, изисква проблеми, да не говорим за претрупване на списъка с контакти на организацията.

Именно там започва неприятностите, защото планирането на среща започва с вас, като пишете ден, час и местоположение (виртуално или физическо). Ако не използвате системата за групови календари на Microsoft Outlook, ще трябва да разгледате разписанието на вашите колеги отделно. Това означава, че за по-малки организации или срещи, провеждани с хора от различни организации, ще трябва да проведете отделен разговор (например „Кога сте на разположение? Добре ли е вторник?“). Накара ме да пожелая някаква функционалност „Моля, посочете кога ще работи за вас“, като тази, предоставена от Doodle или Calendly. Ако трябва да проведа пет или 10 имейл разговора, за да настроя приемливо време за срещи, тогава това е достатъчно, за да започна да се чудя защо ми трябва Meeteor.

Освен това, след като е насрочена среща, тя е в самостоятелен списък вътре в приложението. Трябва да помня да го добавя към iCal (или каквото и да е приложение) ръчно, след като поканата пристигне, отново, освен ако не сте го интегрирали с Microsoft Outlook. Дори в Meeteor срещите не са представени с визуален календар; това затруднява виждането, че някой ви е поканил на среща в 7:30 или да очертаете деня ви. Долен ред: Стойността на Meeteor е насочена повече към провеждане и оптимизиране на потенциала на срещата, а не за планиране и логистика.

Водене на протокол за среща

Участниците могат да правят бележки с Meeteor по време на среща, което е мощна и полезна промяна в процеса на повечето срещи. Функцията за бележки прави Meeteor привлекателен, особено за хора, които посещават много срещи. Повечето от нас си пишат бележки, но не са споделени в „Сега какво ще правим по въпроса?“ начин, особено след среща.

Тези бележки могат да бъдат обикновен текст или да бъдат маркирани като задачи, решения или „знания“. Можете да придружите решение или научения с текст, който обяснява неговата обосновка и въздействие, но по своята същност това са просто подчертани бележки. Това не е лошо, тъй като насърчава участниците да попитат: "И така, какво беше решено тук?"

Можете също да зададете задачи на участник в срещата или на някой друг в организацията. На всеки може да бъде определена крайна дата и да се съхранява от персонализирана категория (като „следващи стъпки“ или „обратно горелка“). На най-просто ниво, това е точно това, което пазарувате. Бихме искали обаче да видим, че задачите имат настройки за приоритет или часови полета, каквито няма в текущата версия. Тази липса може да бъде проблематична за хора, които участват в множество проекти или в многобройни екипи - точно този тип клиенти с тежки срещи, които биха се заинтересували от Meeteor.

Освен това не можете да зададете задача на някой, който не е в организацията, което е друг надзор. Представете си елемент на действие: „Уверете се, че консултантът по уеб дизайн ни предостави новите макети до вторник“. Дизайнерът няма да получи това задание или известие директно, освен ако той или тя е участник в среща или потребител на Meeteor. Това не е критичен надзор, тъй като който и да управлява уеб дизайнера вероятно е на тази среща. Но със сигурност би било по-удобно и ефективно, ако задачите могат да бъдат насочвани директно към външния персонал.

Следване

Когато срещата приключи, можете да изпратите обобщението до участниците, така че те да могат да интегрират своите задачи със собствените си календари, което отново зависи от функциите на приложението ви за електронна поща. В резюмето не се вижда кой е бил поканен, кой е присъствал и кой е бил без шоу. Това е друга функция, която бихме искали да видим, тъй като често получаването на тези обобщения може да бъде полезно.

Задачите, зададени на участниците в срещата, се показват в списък със задачи, но управлението на задачите на Meeteor е минимално. Вероятно все още се справяте с по-пълнофункционално приложение за управление на проекти или управление на задачи, като Асана. Meeteor ви позволява да щракнете върху елемент, за да кажете, че сте го направили; това е за това. Няма по-разширена функционалност, като например начин да се запише дали всички зададени задачи са изпълнени, кога са завършени или дори начин официално да ги предадете на някой друг („Бил ще направи това вместо това“).

Сравнително малкото възможности за интеграция на Meeteor вреди на услугата, особено в сравнение с много други приложения на Софтуер като услуга (SaaS), които обикновено се опитват да предоставят възможно най-много възможности за интеграция на софтуер и трета част, колкото е възможно. По-конкретно, липсата на поддръжка на Meeteor за API на REST, което би позволило на собствените разработчици на клиенти да изграждат свои собствени интеграции, е надзор, който компанията трябва да предприеме. Бизнес срещите могат да повлияят на всеки бизнес процес и така чрез разширяване на много различни платформи за бизнес софтуер. Дори още няколко интеграции за очевидни кандидати като календари и мениджъри за контакти биха били чудесни. За да бъдем справедливи, Meeteor казва, че предстоят още такива функции. Ускоряването на подобрението и добавянето на подкрепа за развитието на независимата интеграция със сигурност би помогнало, вместо компанията да поддържа всичко в себе си (както изглежда сегашната стратегия на Meeteor).

На практика трябва да уредя среща в Meeteor, след като се консултирам с други хора за това, кой ден и час работи за тях. След това трябва да заснемам назначените задачи по време на срещата (и да ги добавя ръчно в моя календар). След това трябва да проследя ръчно или с помощта на някакво друго приложение за управление на проекти. С повече начини за свързване на Meeteor с други приложения, софтуерът има потенциал да бъде помощ за непрекъсната болка, изпитвана от много в бизнеса. Но в сегашния си вид, тя принуждава достатъчно информация да бъде ръчно договорена или въведена два пъти, че ще искате внимателно да тествате шофирането на Meeteor, преди да закупите.