Съдържание:
Видео: The all-in-one business management solution | QuickBooks Enterprise (Септември 2024)
През юни 2018 г. Intuit представи онлайн услуга за заплащане, за да замени версията, която прегледахме миналата година (Intuit Enhanced Payroll, която все още се поддържа от Intuit, но вече не е достъпна за нови потребители). Този нов QuickBooks ТРЗ може да се използва като самостоятелен сайт за обработка на заплати или интегриран с QuickBooks Online. За такъв млад продукт QuickBooks Payroll е напълно функционално приложение за обработка на заплати, което превъзхожда в някои области, но липсва гъвкавост и дълбочина на конкурентите в други. Като цяло, QuickBooks ТРЗ предлага просто, разбираемо потребителско изживяване и поддържа неограничен брой работни заплати.
Прегледахме QuickBooks Пълна услуга за заплащане, която е най-скъпата версия на QuickBooks ТРЗ заплащане на $ 80 на месец, плюс $ 4 на служител на месец. Ако имате нужда от по-удобен инструмент за портфейла, QuickBooks Pay-liste за самообслужване е предложението за начално ниво на компанията; това е $ 35 на месец, плюс $ 4 на служител на месец. На самообслужването липсват някои от усъвършенстваните функции, намиращи се в QuickBooks Пълен работен фонд за заплащане, като допълнителна помощ на борда, автоматизирани плащания на данъци върху заплатите и директен депозит в същия ден.
Ранна помощ
На борда на борда е най-трудният и сложен елемент на всяка система за заплати. QuickBooks Пълна работна заплата предлага допълнителна помощ там, когато имате нужда. Ако използвате сайта за плащане на първия си служител или служители и нямате предишни данни за заплати, трябва да можете да преминете през настройките самостоятелно (макар че поддръжката за чат и телефон е налична от 6:00 до 18:00 Тихоокеанско време, от понеделник до петък).
Ако вече сте плащали на служители или живеете в държава, която има сложни изисквания за данък върху заплатите, можете да изпратите исторически отчети и да оставите агент по ведомост да извърши настройката вместо вас. Файловете за помощ на място все още са доста оскъдни, а нашите запитвания доведоха до много посещения от QuickBooks Online, а не доплащане с пълна услуга. Не бих задължително да разчитам на насоки, предоставяни от онлайн общността на потребителите, която Intuit предлага като ресурс, тъй като не е персонал изключително от експерти по заплати. Предлагат се и други възможности за помощ, включително чат и имейл.
Много конкуренти предлагат обширна помощ и при настройката, като част от тяхната услуга. Дали това е повече или по-малко от това, което QuickBooks предоставя пълна работна заплата, зависи от доставчика и ситуацията.
Стандартна настройка
Подобно на своите конкуренти, QuickBooks Payroll предлага ръководство за настройка на много стъпки, за да ви доведе до точката, в която можете да стартирате първата си ведомост. Първо предоставяте информация за вашия бизнес и всички минали заплати. След това свързвате сайта с акаунта, който ще финансира компенсация на служителите и данъци върху заплатите.
Добавянето на вашите служители е най-отнемащата време стъпка в настройката. Някои сайтове, като OnPay, имат отделни области за задачи като създаване на графици за заплащане и определяне на ползите и други удържания. Други, включително QuickBooks ТРЗ и Квадратните ведомости, включват всичко това в документацията на служителите. QuickBooks ТРЗ разделя тази задача на три секции, достъпни чрез щракване върху раздели: Плащане, Профил и Заетост.
Първият раздел, Pay, е най-ангажиран. Въвеждате име, дата на наемане и имейл адрес и след това преминавате към схема за заплащане. И тук, както и в други области на сайта, QuickBooks ТРЗ използва прост език, за да опише всеки елемент, често го поставя като въпрос, като "Колко често плащате Тина?" Ще изберете от четирите най-често срещани опции, след това да му дадете име и да въведете следващата дата на заплащане и последния работен ден за този период. Ако искате да използвате този ден на плащане за други служители, които планирате да въведете, можете да поставите отметка в квадратчето, за да го направите. Можете да изпълнявате неограничен брой тиражи на заплати.
"Колко плащаш Тина?" е въвеждането на следващата задача; можете да въведете почасова ставка, заплата или само комисионна и след това да изберете всички други видове доходи, които биха могли да се прилагат (извънреден труд, бонус, възстановяване). QuickBooks ТРЗ предлага 21 стандартни ставки и ви позволява да създавате неограничени допълнителни видове приходи.
Ако предоставяте обезщетения, като болнични и ваканционни заплати, трябва да попълните празниците, за да опишете формулата за начисляването им. Следват удръжки или вноски и обезщетения. Вие сте ограничени до HSA планове, здравно осигуряване, пенсионни планове и гъвкави разходни сметки, въпреки че можете да добавяте заеми и авансови плащания и други удръжки след данъци. Последните три въпроса тук са лесни: Ще бъдете помолени за надбавка за удържане на W-4 на служителя, дата на раждане и пол и начин на плащане (директен депозит или чек).
Следващите два раздела отварят екрани, които са далеч по-малко сложни. Щракнете върху Профил, за да добавите информация за контакт (персонализирани полета като Rippling оферти биха били добре дошли тук) и заетост за информация като дата на наемане и място на работа. След като попълните запис на служител, можете да го отворите, като щракнете върху Работници, а след това Служители. Всички току-що въведени от вас данни се показват в раздела Подробности за служителя. Кликването върху списъка с ведомости отваря точно това. Можете също да поканите служители да получат достъп до информацията за W-2 и заплащане от отделен, защитен с парола сайт. Софтуерът Patriot предлага повече данни и инструменти за служителите на техните портали.
Почти всичко, което е останало при настройката, е да въведете вашата федерална, щатна и местна данъчна информация за данъци, което може да бъде доста предизвикателство. QuickBooks ТРЗ изпраща самите регистрации и плащания, но трябва да предоставите основните данни. Софтуерът Patriot предлага много помощ в тази област, връзки към държавни и местни агенции, които могат да ви помогнат да осигурите необходимите подробности. Заплащащите агенти на Intuit трябва да могат да помогнат за този елемент от процеса на борда.
Изпълнителите са отделни предприятия в QuickBooks ТРЗ. Ще създадете техните записи - които, разбира се, са много по-съкратени от тези на служителите - на отделен екран. Също така ще трябва да направите отделно изпълнение на заплатите за тях. OnPay, от една страна, ви позволява да се справяте и с двата типа работници в една и съща процедура.
Изпълнение на заплати
Както е вярно за цялата конкуренция, всъщност изготвянето на ведомост за заплати в QuickBooks трябва да отнеме само няколко минути, в зависимост от това колко служители имате и колко разнообразни са видовете и часовете на доходите ви. Щракнете върху връзката Изпълнение на ведомостта от екрана „Общ преглед“ или „Служители“, за да отворите списъка си с служители. Уверете се, че има проверка пред всеки работник, който трябва да бъде включен в този цикъл, и въведете броя на часовете в полето в съответната колона (редовно заплащане, ваканция, комисионна и т.н.).
Когато този екран все още е активен, можете да направите няколко неща, за да проверите работата си или да направите промени. Кликнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл, за да видите контролен списък на наличните видове приходи. Щракнете в полето пред всяко, което искате да добавите или изтриете. Ако искате да се уверите, че компенсацията и удържането на работника са правилни, щракнете върху иконата на молив до общата им заплата. Екранът, който се отваря, осигурява изчерпателен поглед върху тази заплата: текуща (тази заплата) и годишно заплащане, данъци и удръжки на служители и данъци и вноски на работодателите.
Ако по някаква причина заплатата не трябва да начислява ваканция и отпуск по болест, можете да премахнете отметката от тази кутия. В долната част на екрана са показани суми за използваните и достъпни часове без почивка. Щракнете върху OK, ако сте направили промени, които искате да запазите, или щракнете върху Отказ (или големият X в горния десен ъгъл), за да затворите и да се върнете на страницата Изпълнение на заплати.
Когато сте доволни, че вашата ведомост е правилна, щракнете върху Преглед на ведомостта (или Запазване за по-късно, ако искате да излезете и да се върнете). Следващият екран предоставя цялостен поглед върху тази ведомост, преди да я одобрите. В горната част на страницата е общата ви стойност на текущата работна заплата, която след това се разгражда по нетно заплащане, служител и работодател по числа и на банална диаграма. По-долу е таблица, в която са изброени служителите, платени в този цикъл, с колони за Общо часове, Общо заплащане, Данъци и удръжки на служителите и Нетна заплата.
Последната колона, означена Сравни с Последна, отваря малка таблица, която прави точно това: сравнява текущата заплата с предходната. Не съм виждал това в нито един конкуриращ се сайт. Можете също да щракнете върху иконата на молив, за да видите изчерпателен списък на компенсации и задържане отново, преди да щракнете върху Изпращане на ведомост (или Запазване за по-късно). Остава само да въведете чекови номера, ако е необходимо, и да отпечатате мъничета за заплащане на следващата страница, след което щракнете върху Finish Payroll, за да се върнете към Общ преглед.
Заплащането със същия ден е опция за абонати на QuickBooks с пълна услуга за заплати. Ако представите своята ведомост до 7 ч. Сутринта по тихоокеанско време, тя ще бъде готова да премине този ден. Други предлагат тази услуга.
Мобилни приложения и отчети
Мобилните приложения QuickBooks за заплати са достъпни за операционните системи Android и iOS, но те не са толкова изчерпателни, колкото интерфейса на работния плот. Приложението за Android се отваря към четири икони. Можете да въведете часове и да изпълните ведомост, но не можете да правите други промени в изпълнението.
Можете обаче да прегледате своята ведомост и да видите какви чекове и директни депозити трябва да бъдат или ще бъдат обработвани. Иконата „История на плащанията“ отваря списък с предишни заплати; можете да разгледате тези дати, за да видите основните детайли. Данъци и формуляри показва формуляри и плащания, които са били подадени. Освен това можете да видите много съкратени записи на служителите - само контакт и основна информация за заплащането.
Версията на iPhone е различна. Той се отваря към списъка ви със служители, като лентова графика показва суми за най-новите четири заплати. Щракването върху името на служителя отваря същия кратък запис, както във версията за Android, а връзката Payday в горния десен ъгъл ви отвежда до плащане. Щракнете върху името на работника, за да въведете часове, щракнете за преглед и щракнете за одобрение. Връзка в горната лява част на екрана отваря вашето навигационно меню. Освен ведомост за заплати, можете да получите достъп до данъчна информация и история на заплатите, но има и връзка към настройките, която липсваше във версията за Android. Тук можете да зададете напомняния, да настроите Touch ID или Passcode, да включвате и изключвате звуци и снимки за контакти и да избирате приложението да запомня вашите работни заплати.
Докладите са добри; има 16 от тях, с ограничени възможности за персонализиране - обикновено само за период от време. Това е по-добра, по-фокусирана група от това, което предлага Square Payroll. Те варират от подробности за служителите до обобщение на заплатите до общите разходи за заплати до компенсация на работниците. Можете да ги отпечатате или да ги експортирате в Excel; Gusto предлага повече опции тук.
QuickBooks Full Service ТРЗ автоматично подготвя и подава вашите W-2 формуляри. Разбира се, има информацията, която ви е необходима за 1099, но тук ще се сблъскате с някои допълнителни разходи, за да ги изпратите до IRS и вашите контрагенти. Преди 16 януари първите три форми са $ 12, 99. Формите от 4 до 20 са по 2, 99 долара всяка, а Формите 21 и повече са безплатни. На 16 януари цената излиза до $ 14.99 / $ 3.99 / безплатно. Или можете да закупите 1099 комплект от Intuit ($ 58, 99 за 10 формуляра и пликове); ще трябва сами да ги отпечатате и изпратите по пощата. Повечето сайтове предлагат тази услуга като част от абонаментните им цени.
Бъдещи функции?
Умно е да започнете бавно, когато въвеждате ново приложение - особено такова, което е толкова взискателно, колкото заплатите. QuickBooks ТРЗ е достатъчно набран, за да може успешно да се извърши заплащане, а нивото на детайлите му е добро и дори отлично на някои места. Но липсва част от гъвкавостта и дълбочината, предлагана от сайтове като Gusto и Workful, включително здрави портали за служители, фокусирана онлайн помощ, полета на клиентите в архивите на служителите и по-малкото мобилно присъствие. Очакваме, че ще видим, че QuickBooks заплатите нарастват през годините.
Gusto отново е наш избор на редактор. Прегледахме нейното ниво на Core, но видяхме вълнуваща нова функционалност във версиите му Complete и Concierge, включително интегрирано, проследяване на времето на място и заплащане на заплащане при поискване (понастоящем в ограничени тестове). Gusto Core съчетава интелигентен набор от функции за широк кръг от малки предприятия с чисто, разбираемо потребителско изживяване, което опростява най-сложния елемент на счетоводството.
За повече прегледи на финансовите услуги за себе си и вашия малък бизнес, разгледайте нашите кръгове от най-добрите онлайн счетоводни услуги и данъчен софтуер.
