Преглед и оценка на Hubstaff

Hubstaff (който започва от $ 5 на месец на потребител) прилича много на TS-таблиците за избор на редактори, тъй като и двата инструмента се фокусират почти изключително върху функциите за проследяване на времето. Hubstaff разделя този фокус донякъде, като добавя някои възможности за наблюдение на служителите, като например наблюдение на натискане на клавиши, но в по-голямата си част е фокусирано върху проследяване на времето. Въпреки това, обаче, той не достига до TSheets в този отдел, тъй като последният се справя малко по-добре, когато става дума за по-модерни функции.

Докато чистите решения за възпроизвеждане като Hubstaff и TSheets се харесват на много клиенти, други често искат по-широк набор от функции, който може да се простира например за управление на проекти (PM), управление на разходите или фактуриране. Инструментите, които попадат в тази категория, включват Mavenlink и нашето друго време за проследяване на проекта на победителя Zoho Projects.

Цени и планове

Hubstaff е създаден, за да ви даде контрол на ниво Big Brother за това кога служителите работят, какво правят, докато работят и какво трябва да им плащате, когато работата е свършена. Основният план за 5 долара на месец ви дава достъп до прости инструменти за проследяване на времето, мениджър на разплащанията на служителите, поддръжка 24/7 и потребителски настройки, които могат да се управляват на базата на служител от служител. Освен това, този план ви позволява да следите дали работят или не вашите служители, като ви позволява да записвате скрийншоти, докато те работят, както и да наблюдавате клавиатурата и активността на мишката по време на смени. От инструментите, които тествахме в кръга за проследяване на времето, Hubstaff и Time Doctor са единствените инструменти, които предлагат това ниво на представа за напредъка на работниците. Въпреки че мониторингът на клавиатурата и екрана са полезни (макар и прекалено достигащи) функции за монитор на смяна, внедряването на Hubstaff оставя много да се желае (повече за това по-късно).

Премиум планът 10 на потребител на месец включва всичко, което ще намерите в основния план, но също така ще получите достъп до приложния интерфейс за програмиране (API) на Hubstaff за интегриране на инструмента с друг софтуер на трети страни. Пакетът Premium също се предлага с лек инструмент за планиране, който дава на администраторите право да назначават смени и да делегират задачи от конзолата. Клиентите на Premium също могат да използват инструмента за създаване на фактури и извършване на плащания чрез PayPal автоматично. Клиентите, които плащат годишно, ще получат два месеца безплатно (и за двата ценови нива).

В сравнение с TSheets, най-близкият му конкурент в нашия кръг, Hubstaff има разумни цени, особено предвид добавените функции за мониторинг, които не са налични в конкурентните инструменти. TSheets предлага основен безплатен акаунт, както и акаунт с 5 долара на потребител на месец, който начислява 20 долара основна такса на месец за екипи с по-малко от 100 потребители, и 100 щатски долара основна такса на месец за отбори с повече от 100 потребители. Базовата такса, която Hubstaff не таксува, прави TSheets малко по-скъпи от Hubstaff, дори на ниво Premium на Hubstaff. Hubstaff планира да премахне ценовия план, който групира броя на потребителите заедно в определени суми като 5, 10 и 15 и вместо това ще бъде по-точен с ценообразуването според броя на потребителите. Например, компания със 17 потребители ще играе за 17 потребители, вместо да закръгли номера до цената за 20 потребители, което е 99 долара на потребител на месец.

Ако се интересувате повече от тези обемисти решения за управление на проекти, ще трябва да спечелите малко повече пари. Mavenlink таксува $ 39 на потребител на месец за най-евтиния си план, който включва проследяване на времето. Zoho предлага своя най-евтин план за проследяване на времето от $ 20 на месец за 10 потребители и 10 проекта (което е прилична сделка, ако се нуждаете от всички допълнителни функции на PM). Планът за проследяване на най-евтиното време от Wrike струва $ 24, 80 на потребител на месец.

Функции и потребителски интерфейс

Потребителският интерфейс на Hubstaff (UI) е проектиран с атрактивна сива и синя навигационна лента на лявата шина, която оставя много място от дясната страна на вашия екран за въвеждане и анализ на данни. Когато за първи път влезете в системата, ще бъдете отведени до главното табло, което ви дава преглед колко часа са работили служителите ви през този ден и колко часа са работили през последните седем дни. Ще видите също списък на всеки член, последните му задачи и колко активни са били през последната седмица. Това е солидна визуализация на данни за управление на проекти, която ви позволява незабавно да правите разлика между работни коня и незабележими и незабавно привлича вниманието към проекти, които получават повече от достатъчно внимание и проекти, които се пренебрегват.

Поканихме потребителите да се присъединят към нашия акаунт като членове за няколко от нашите активни имейл адреси. Когато бъдат добавени правилно, служителите се показват като "Членове", посочени в административния изглед. Но когато добавихме един потребител за един от нашите активни имейл адреси, той все още се показва под Покани, но не се показва под членове. Получихме известие по имейл за „Изключителни покани“. Въпреки че вече приехме поканата за един имейл адрес, тя не се показва в системата като приета. Кликнахме върху връзката в имейла, което доведе до списъка с покани. След това избрахме Action и Resent Invite. Представител на Hubstaff ни каза, че когато приемаме поканата от другия ни акаунт, трябва да излезем напълно от Hubstaff и след това да влезем от другия акаунт. След като направихме тази стъпка, успяхме успешно да добавим новия член към нашия акаунт и да накараме този човек да проследи времето от отделния акаунт.

Има два начина да добавите време в Hubstaff: Можете да създадете ръчни часовници с отработени часове или можете да използвате хронометъра. Преди това Hubstaff предлагаше само функцията за хронометър в настолното си приложение. Сега можете да използвате бутона за хронометъра в мобилното приложение, настолното приложение или на уебсайта. Добавяте задача, върху която да работите и след това щракнете върху бутона със стрелка на хронометъра, за да започнете да определяте времето си. За да промените задачите, щракнете върху падащото меню в приспособлението за таймер, за да преминете към друга задача. Например за „Работа на нов тунел на железопътния транспорт“ искахме да превключим задачите от „Пробиване в основата“ на „Извършване на електрическата работа“. След като променихме падащото меню, таймерът спря. След това щракнахме стрелката, за да започнем хронометъра за новата, но свързана задача.

С функцията за лист време регистрирате часовете си, както вероятно сте правили с химикалка и хартия през аналоговата ера за проследяване на времето. По същество вие работите смяната си, добавяте време към своя график и се отписвате от нея. Това е доста стандартен метод за проследяване на времето. За съжаление, тъй като Hubstaff не ви позволява да добавите бъдеще, не можете да използвате платформата като планиращ смяна. Администраторите могат да позволят на потребителите ръчно да редактират предварително изпратените часови таблици и могат да принудят потребителите да изискват причина, за да гарантират, че действително добавят часове, които са работили. Администраторите могат също така да напомнят на потребителите да започнат да следят времето, ако не са се включили в системата от известно време.

Родното приложение ще прави снимка на произволни интервали до три снимки на час в зависимост от това колко често администраторът иска да шпионира работниците. Снимките на екрана могат да бъдат частично замъглени, за да не се записва чувствителна информация при всяко захващане, но достатъчно количество от екрана се оставя непокътнато, за да продължите да усещате дали екранът е на съдържание, свързано с работа или игра. Това е досадно сложен и объркан начин за ръчно проследяване на времето, особено ако през деня прескачате от задача на задача. Hubstaff трябва да намери начин да добави елементите на скрийнграфа към облачната базирана архитектура, както е направил с хронометъра, за да опрости лесността на използване.

Разделът „Графици“ ви позволява да зададете дати и часове за работа на служителите. Можете да зададете минимален брой часове за работа и продължителност на обедната почивка. Hubstaff също ви позволява да зададете повтаряща се смяна. Софтуерът за отчитане на инструмента се подобри след последния ни преглед, но все още следи този на по-стабилни инструменти като Zoho Projects. В Hubstaff ще получите достъп до отчетите за отработеното време, процента на активността и изразходваните пари. От последния ни преглед Hubstaff добави графичен изглед на цял работен процес. Скоро Hubstaff планира да добави възможност за запазване на филтри за определено търсене, а не за търсене на членове отделно. Можете да прегледате отчет за времето и дейностите или отчетите за седмичната активност, плащанията, дължимата сума, бюджетите на проекта, неизпълнените баланси, фактурите и други. Ако целта ви е да се научите и да се развивате въз основа на това кога и как вашите служители управляват времето, ще е по-добре да работите с Zoho Projects.

Администраторите получават известия, когато са достигнали седмичен персонал и бюджетни ограничения. Фактурите се изчисляват автоматично и се създават въз основа на времето, което всеки служител е работил, както и свързаната с него ставка на заплащане. Можете да настроите автоматична ведомост чрез PayPal, която ви позволява да автоматизирате плащанията въз основа на проследяваното време в инструмента. Имайте предвид: Потребителите не трябва да изпращат време за одобрение, така че автоматично ще се извършват плащания независимо дали служителите са били правилни или грешни по отношение на броя часове, които са работили. Няма напомняне за мениджърите да проверяват двукратно всеки график, преди автоматичните плащания да излязат, така че, ако се притеснявате от извършване на фалшиви плащания, тогава можете да зададете PayPal плащанията на ръчно.

Като част от конфигурационните настройки можете да контролирате кой получава сигнали за потребител, (управление, потребител, и двама или никой). Смятаме, че е интелигентно и управлението, и потребителят да получат това. Междувременно, що се отнася до времето за редактиране, Hubstaff ви позволява да зададете причина за редактирането на времето. Може би това е полезно, когато компаниите трябва да водят записи, за да не бъдат одитирани.

Мониторинг на служителите

Засегнахме как някои от функциите на Hubstaff, по-големи от Big Brother, се вписват в проследяването на времето. Но платформата има и много от отличителните белези на инструментите за наблюдение на служителите. Характеристиките на Hubstaff за наблюдение на служители включват регистриране на натискания на клавиши, мониторинг на URL адреси и приложения, GPS мониторинг и мониторинг на местоположението и екранни снимки на дейностите.

След като зададете вашите потребители и те изтеглят приложението за таймер на тяхната машина, настолното приложение не само проследява времето, но ще прави екранни снимки на случаен принцип или на персонализирани интервали, като три скрийншота в минута. Това се отнася не само за главния екран на потребителя, но и за всички прикачени монитори. Hubstaff не регистрира клавиши, но проследява активността, осигурена чрез мишката и клавиатурата, като дава на работодателите изчисление колко активен е служителят. Всички тези данни се навиват на таблото за управление на Hubstaff в раздела за дейности. Това е мястото, където след това можете да изберете потребител от падащото меню, за да видите техните екранни снимки, свързани с данните за дейността.

Що се отнася до мониторинга на приложения и URL адреси, Hubstaff надхвърля просто проследяването на времето, за да види какви служители на уебсайтове и приложения посещават или отварят и колко са сесиите им. След това модулът Reports може да изпълнява персонализирани заявки във вектори като използване на приложения, картографирано спрямо времето и активността. Hubstaff се интегрира с инструменти за управление на проекти и задачи като Asana и Trello за филтриране на отчети по конкретни проекти или задачи за проследяване на производителността.

Една уникална функция за наблюдение на служителите, която се предлага, е GPS проследяване на местоположението чрез мобилното приложение на Hubstaff. Докато самото мобилно приложение не може да прави екранни снимки (мобилното устройство може) или да заснема мобилни приложения и активност на уебсайтове, то ви позволява да проследявате и регистрирате местоположението на служителите, работещи в полето. Въпреки че дълбочината на мониторинговите данни и функциите за наблюдение не може да измери до мощен инструмент като Teramind, нашият редакторски избор за наблюдение на служителите, Hubstaff има полезна селекция от функции за работодатели, които искат малко по-голям контрол.

Мобилен достъп

Проследяването на времето в реално време за приложенията на Android и iOS на Hubstaff е точно такова, както е на настолното приложение, но мобилното приложение осигурява особено интуитивен интерфейс. Мобилното приложение позволява на администраторите да наблюдават движенията чрез GPS проследяване. Това ви дава преглед на това колко движение е извършено от вашия служител чрез заснемане на данни за местоположението на различни етапи.

В началото не успяхме да стартираме таймера за задача, тъй като не активирахме Location Services за Hubstaff. След като щракнахме Allow, успяхме да започнем да отчитаме проекта SEO Reports за XYZ магазини.

Мобилното табло в Hubstaff беше организирано добре. Интерфейсът в мобилното приложение беше доста добър, но не можете да видите графата „Причини“ в информационния лист. Би трябвало да можете да преминете през сензорния екран.

Когато кликнете върху артикул, можете да видите колко пари са изразходвани въз основа на отработеното време. На главното табло можете да проследявате времето и разходите както за отделните членове, така и за екип. Мобилният интерфейс беше близък до качеството на TSheets, но последната платформа има добре изложен график с всеки служител разделен с правила. Харесват ни и опциите в мобилното приложение TSheets, като Take Break, Clock In и Clock Out. Hubstaff има функция "почивка", но не беше видима в нашите тестове.

Какво липсва

В края на 2018 г. Hubstaff пусна някои актуализации, които конкретно се справиха с някои слабости или пропуски на функции, включително добавяне на уеб таймер, прецизиране на опциите за отчитане и добавяне на нива на активност и мониторинг на екрана. Освен драконовия скрийнграф и проследяването на натискане на клавиши, Hubstaff не върши много добра работа, като позволява по-задълбочен надзор на смяната, като по-големите инструменти за управление на проекти. Например, Hubstaff не позволява разширено проследяване. Ако управлявате транспортна компания и сте по-малко загрижени за това колко часа е пътувал камион, отколкото изминатото разстояние, тогава няма начин да управлявате това в Hubstaff. За разлика от Hubstaff, TSheets ви дава възможност да създадете шест допълнителни приспособими разширени проследяващи полета. Можете също така да добавите въпрос за всеки часовник (т.е. „Имаше ли инцидент? Да. Не.“) И системата принуждава потребителя да отговаря на заявките в края на всяка смяна или те няма да могат да часовник.

Hubstaff обаче е много подобрен, що се отнася до функциите за отчитане. В миналото можете да добавяте бележки към подаден празен текст, но сега тези полета Бележки се появяват в отчетите. Както повечето услуги, можете да експортирате данните във формат CSV или PDF.

Колкото и хардкор, колкото Hubstaff да се отнася до проследяването на работата, инструментът не позволява ограничения за IP адреси, което означава, че служителите ви могат да кажат, че работят от офиса, но всъщност могат да работят от круизен кораб на Бахамските острови (освен ако не са използвате мобилното приложение за проследяване на времето). Това е стандартна функция, която се предлага в почти всеки друг инструмент, който тествахме. Hubstaff също не позволява на администраторите да изискват от потребителите да направят снимка, когато докладват, че работят. Предполагаме, че е излишно да накарате някой да направи селфи точно преди да започнете да записва екрана им и да наблюдавате натискането на клавишите, но TSheets ви позволява да зададете това като изискване (което има смисъл, особено ако проследявате задачи, извършени извън компютър, например като работа на дребно, строителство или развлечения). Софтуерът също не позволява на потребителите да влизат през телефонно обаждане, което е елемент от услуги като TSheets, VeriClock и Zoho Projects да бъдат достъпни за работници, които нямат смартфон.

Приличен инструмент за проследяване на времето с някои наблюдения

Hubstaff е лесен за администриране, богат на функции инструмент за проследяване на времето. Ако сте старателни да наблюдавате поведението на служителите, докато сте на часовник, тогава няма по-добър софтуер от Hubstaff. Ще можете да регистрирате екранни снимки, да проследявате силата на натискане на клавишите и движенията по маршрута чрез GPS проследяване.

За съжаление, ако търсите платформа, която да измине допълнителната миля, за да активирате персонализиране, нетипично въвеждане на данни или по-напреднала структура за отчитане, тогава Hubstaff няма да е подходящ за вас. Все пак, макар да не достига до TSheets, значително подобреният Hubstaff е солиден избор за платформа, фокусирана върху проследяването на времето.