Организирайте се: как да използвате проследяване на промените в Google документи

От 2014 г. Google Документи позволяват на хората да проследяват промените, докато редактират или си сътрудничат в работата с други. Възможността да проследявате промените ви дава повече възможности за редактиране по два начина. Първо, можете да редактирате собствената си работа, без да ангажирате промените си, в случай че вие ​​или някой друг иска да ги прегледа. Второ, можете да създадете документ и да го споделите с други и те могат да предложат промени във файла, които вие или някой друг можете да видите и приемете, отхвърлите или допълнително да промените. Това прави процеса на сътрудничество по-прозрачен и по-лесен за управление.

Макар че много хора наричат ​​тази функция като Проследяване на промените - така се нарича в Microsoft Word и там вече е по-дълго - Google го нарича Предлагане. Тя работи подобно на функцията в Microsoft Office. В действителност, ако импортирате Google Doc в Microsoft Word или обратно, всички проследени промени или предложения са запазени и видими.

Ето как да използвате Предлагането в Google Документи.

Как да активирате предлагания режим

Ако пишете и редактирате самостоятелно или предлагате промени в работата на някой друг, започнете, като активирате режим Предлагане. На десктопа потърсете в горния десен ъгъл на екрана иконата на писалка и думата Редактиране. Щракнете върху него и изберете Предлагане. На мобилни устройства погледнете в менюто с настройки, където се нарича Предложи промени. Включете го.

След като активирате Предлагането, новите ви редакции се появяват на страницата като редакции, а не като ангажиран текст. Например всяко изтриване се появява като текст с очертание. Новите думи, които въвеждате, се появяват в нов цвят (в случая зелен).

За всяка промяна, която предлагате, Google Docs създава малко обобщено поле в десния марж, което показва кой е предложил промяната и какво е това. Тези полета за обобщение също дават право на вас и други редактори да приемете или отхвърлите промените, които обхващам по-подробно по-късно.

Как споделяте вашия документ

Ако искате да получавате предложени промени от други хора, първо трябва да споделите документа си и да активирате редактирането. В горния десен ъгъл на работния плот щракнете върху синия бутон за споделяне. На мобилни устройства опцията е в настройките под Share and Export. Можете да споделите документа само с избрани от вас хора или като генерирате връзка, която прави документа видим за всички с тази връзка.

Ето най-важната част: Трябва да дадете на сътрудниците си разрешение за редактиране. Изберете Може да редактирате от приложимата опция.

Когато вашите сътрудници получат документа, те трябва да проверят дали предлагат, вместо да редактират, така че всички да виждат промените. Когато екипите работят по този начин често, всички ще бъдат свикнали да виждат редакциите си на екрана и веднага ще знаят дали Предлагането не е активирано. Ако хората са нови за проследяване на промените, може да се наложи да им напомните.

Как да използвате коментари

Общо правило за редактиране (което всички нарушават през цялото време) е никога да не пишете в документа нещо, което не бихте искали да бъде публикувано. Например, никога не поставяйте шега като текст на заместител и никога не пишете в коментар. Въпросите и по-дългите мисли за обсъждане принадлежат като коментари.

За да добавите коментар, потърсете иконата в лентата с инструменти, която прилича на поле за реч със знак плюс в центъра. Като алтернатива можете да подчертаете някакъв текст и в десния поле се появява бутон за коментиране. Кликнете върху него и можете да добавите коментара си.

Коментарите се появяват в десния марж, заедно с всички други проследени промени. Сътрудниците могат да отговорят на коментари, което ви позволява да имате право на дискусия в документа относно промените, които може да направите.

Как да приемате, отхвърляте и разрешавате коментари

След като всички предложения са включени, всеки, който има последната дума за работата, може да прочете документа и да приеме или отхвърли промените.

За коментари имате опция да "разрешите" всеки от тях. Разрешаването на коментар изтрива историята на разговорите за постоянно и за всички, така че бъдете сигурни, че въпросът е решен наистина, преди да натиснете този бутон.

Какво виждат другите хора?

Нещо, което трябва да имате предвид, когато предлагате промени и коментирате документ, е това, което другите виждат, ако имат достъп до един и същ файл. Например, освен ако не са се отказали, първоначалният автор или автори получават известие по имейл относно всяко ваше предложение и коментари, които добавяте в почти реално време. Това означава, че ако някой предложи редакция и след това промени мнението си, авторът все още вижда оригиналното предложение по имейл. Това е мерзост

Силно препоръчвам да деактивирате тези известия, особено ако затруднявате процеса на редактиране. Вместо да се измъчвате със знанието на всяка малка мисъл, която пресича съзнанието на вашите редактори, отидете на Google Drive, щракнете върху иконата на зъбно колело и изберете настройки. Под Известия се уверете, че и двата полета са отменени.

Как да използвате историята на версиите

Друг инструмент, който не е строго част от Предлагането, но въпреки това е полезен за съвместно писане и редактиране, е История на версиите.

Погледнете под Файл> История на версиите. Появяват се две опции: Име Текуща версия и Вижте История на версиите.

Можете да използвате Name Current Version, за да запазите копие на файла си, преди да го отворите за други хора за редактиране. По този начин, ако нещо се обърка, като сътрудник забрави да включи Предлагането, можете бързо и лесно да се върнете обратно към предишния си проект.

Другата опция, Вижте История на версиите, ви показва запазени по-рано версии на файла, обозначени по дата и час. Можете да промените имената на нещо по-описателно, ако това помогне. Докато разглеждате минали версии на вашия файл, виждате промени, подчертани с различен цвят. Това е полезен инструмент за връщане на часовника, когато може би сте приели или отхвърлили промени, а сега желаете да не сте го направили.

Как да сравним документите

Последният инструмент, който си струва да се спомене, е нов, наречен Сравни документи. Това е под менюто Инструменти (Инструменти> Сравняване на документи). С този инструмент можете да сравните два документа, за да видите какво се различава между тях. Това е удобно за намиране на промени, които са били добавени (умишлено или по друг начин) към вашия документ, независимо дали вие или някой друг. Този изглед може да привлече и коментари към файловете.

Ако си сътрудничите с група хора, които не са свикнали с групово редактиране, винаги можете да запишете черновата на работата си и да я сравните с редактираната версия, за да сте сигурни, че няма случайни промени при вас.

Още съвети от Google Документи

Има няколко други съвета, които си струва да знаете, ако използвате Google Документи често. За начало не забравяйте да знаете как да запазите Google Документи офлайн. По този начин прекъсванията на интернет и други неочаквани събития няма да нарушат работата ви. Можете също да шифровате документите на Google, съхранявани в Диск, още един удобен съвет. Не забравяйте също да разгледате нашия списък с най-добрите съвети в Google Документи.