Как да убиете имейл с подходящия софтуер за управление на проекти

Имейлът увеличава стреса, създава ненужна работа и кара хората да се чувстват претоварени. Никой не може да бъде най-добрата версия на себе си на работа при тези условия. През последните няколко години организациите започнаха да се отдалечават от имейла в полза на приложенията за екипни съобщения, като Slack и други инструменти за комуникация на работното място. Намирането на подходящия инструмент или набор от инструменти влияе дали вашият екип ще може да се откаже от традиционните си пощенски кутии. За много екипи софтуерът за управление на проекти трябва да бъде част от решението.

Какво е софтуер за управление на проекти?

Софтуерът за управление на проекти, наричан още приложения за управление на проекти, е онлайн инструменти, които екипите използват за проследяване на работата. В най-широк смисъл приложението за управление на проекти може да бъде всичко - от сложен софтуер за управление на работата, като Microsoft Project, до основно приложение за задачи. Приложенията за пчеларство включват други бизнес инструменти за управление на ресурси, проследяване на времето, прекарано в задача или дори таксуване.

Често различаваме различни видове инструменти за сътрудничество от приложения за управление на проекти, за да улесним препоръчането на правилното приложение за правилната цел. Това каза, че тези две категории и няколко други (като приложенията на канбан борд и приложения за управление на работата) се припокриват значително. И тъй като понякога правя така, че приложения като Asana, Trello, Airtable и Basecamp не са строго приложения за управление на проекти, можем да ги включим тук.

Какво правите в софтуера за управление на проекти?

Всяко приложение за управление на проекти е малко по-различно, но повечето от тях ви позволяват да виждате различни аспекти на работата на вашия екип, без да изисква от вас да питате колегите си за тях.

Когато влезете, виждате всички задачи, които вашият екип трябва да изпълни, и сроковете. Виждате на кого е възложена коя задача, дали и кога са я изпълнили и дали са имали коментари по нея. Ако някой от колегите ви излезе неочаквано, можете да влезете в приложението за управление на проекти и да проверите дали днес е назначил нещо спешно, което друг член на екипа трябва да вземе. Ако в момента използвате имейл, за да кажете на някого, че дадена задача е изпълнена, задайте въпроси за задача или изпратете нещо за одобрение, вероятно ще се възползвате от приложение за управление на проекти.

Има повече от това. Тъй като вие и вашите колеги използвате приложение за управление на проекти, приложението продължава да отчита работата, която ще свършите. Колко задачи бяха изпълнени навреме? Проектът все още ли е на път да бъде завършен до крайния си срок? Здравите приложения за управление на проекти се предлагат с всички видове диаграми и графики, които да ви помогнат да следите този вид неща. По този начин, ако проектът започне да се изплъзва, можете да го откриете рано и да работите за предотвратяването му. Но да не оставаме настрана. Нека се придържаме към това как приложенията за управление на проекти помагат на хората да общуват.

Какво прави ръководителят на проекта?

Проектът е поредица от задачи. Ръководителят на проекта е човекът, който знае какви са всички тези задачи - или най-малкото ги ръководи. Понякога мениджърът на проекти изпълнява задачите или ги поставя в пул, за да могат хората да претендират. След това ръководителят на проекта следи задачите и хората, които ги изпълняват, докато не приключат.

Не всеки екип има ръководител на проекти сам по себе си, но повечето имат някой, който отговаря. Това може да бъде собственик на бизнес, мениджър или ръководител на екип. Който е вашият човек или ежедневен човек, който взема решение, това е вашият ръководител на проекти.

Защо електронната поща е лоша за проекти

Имейлът е електронна поща, която знам, че звучи очевидно, но останете с мен тук. Пощата е ужасен път за възлагане на работа. Представете си, ако задачите ви стигнаха по пощата с охлюв. Това е почти нелепо. И все пак електронната поща не е толкова различна от обикновената поща, само че е по-бърза.

Помислете какъв имейл е добър при предоставянето:

• асинхронна комуникация с хартиена пътека
• доставка на документи

Сега помислете какво трябва да знае ръководителят на проекти, когато управлява серия от задачи:

• кой е на разположение
• колко работа всеки работник в момента им е възложил и кога се дължи
• напредъка на работата, която вече е възложена (напр. „Джон има две задачи, които са му възложени и двете са изпълнени на 90 процента“)
• календар на сроковете
• способността да се приоритизират и да се приоритизират задачите въз основа на нуждите на проекта

Извършването на подобна работа по пощата е смешно.

По-важното е, че начинът, по който повечето офис служители използват електронна поща, създава прекъсвания. Когато новите имейл съобщения пристигат с dings или изскачащи известия, работниците обикновено проверяват дали входящото съобщение не е спешно. После се връщат към това, което правехме до следващото прекъсване. Хората правят това през целия ден, като проверяват и сканират имейла си. Няколко проучвания показват, че използването на имейл отнема около 30 процента от деня на работника, който работи със знанието, и това време се разпределя равномерно през целия ден, а не в отделни парчета. С други думи имейлът ни прекъсва постоянно.

Прекъсванията обикновено имат нетен отрицателен ефект, въпреки че може да не е по начина, по който предполагате. Прекъсванията карат хората да се чувстват по-стресирани и като че ли имат по-голямо натоварване от действително. Хората също чувстват по-голямо безсилие и натиск във времето.

Начинът, по който хората взаимодействат с имейла, също води до загубено време. Губим време, когато трябва да четем същия имейл, който сканирахме по-рано през деня, защото сме забравили какво пише. Ако забравите каква е датата, за да бъде доставен ключ, изкопаването й от имейл отнема време. А какво ще стане, ако имейлът, който копаете, е стар и оттогава датата се е преместила напред?

Всичко това означава, че имейл не е предназначен за управление на задачи. Това е грешен инструмент за тази работа.

Комуникация със служба за управление на проекти

Управлението на проекти включва жонглиране на хора и ресурси, следене на вниманието на времето и преразпределяне или преориентиране на задачите, докато ситуацията се променя. Софтуерът за управление на проекти е създаден за справяне с такива проблеми и други, които обикновено се появяват по време на проекта.

Какво е да комуникирате в приложение за управление на проекти срещу имейл? Това е като разликата между това да видите нещо със собствените си очи и да прочетете описание на него. В първия сценарий имате контрол над това, което искате да видите и кога. Във втория, разчитате на други хора да въвеждат съобщения, които ви казват какво смятат за най-важно - или, още по-лошо, това, което те смятат, че искате да чуете.

Различните приложения за управление на проекти имат различни инструменти за комуникация. Почти всички поддържат @ споменавания, например. Виждайки, че Slack и други приложения за екипни съобщения са станали толкова популярни, често можете да ги свързвате с приложението си за управление на проекти, като по този начин оптимизирате разговорите си на едно място. Ако все още нямате приложение за чат за екип, може да го пропуснете и вместо това да потърсите приложение за управление на проекти, което включва поле за чат в приложението. Проектите Zoho и ProofHub го предлагат.

Да приемем, че въпросният проект има много визуални елементи и екипът, който работи по него, трябва да ги обсъди. Животът ви ще бъде много по-лесен, ако в приложението си за управление на проекти имате инструменти за маркиране на изображения. По този начин можете да пишете по електронен път върху изображение и да прикачвате коментари, като по-лесно за всички от вашия екип могат да дават и разбират отзивите. Volerro е един пример за приложение за управление на проекти с инструменти за маркиране.

Както споменахме, приложенията за управление на проекти обработват всички основни неща, които трябва да жонглирате и проследявате, като задачи, крайни срокове, напредък и възложители. Цялата тази информация е видима за тези, които се нуждаят от нея. В този смисъл по-малко е необходимо да се комуникира по този вид въпроси. Никога не е нужно да изпращате имейл на някого и CC половин дузина, за да знаете дали почти са свършили със задача, когато можете да влезете в системата и да видите, че тя е маркирана като 75% свършена. Много от нещата, които изискват да четете между редовете, когато използвате имейл за управление на задачи, изведнъж става кристално ясно, когато използвате софтуер за управление на проекти.

По-малко време за изпращане на имейл означава повече време за работа

Ползите от получаването на екип от имейл и от приложението за управление на проекти за общуване могат да бъдат огромни. Намаляването само на имейла със сигурност ще направи всички щастливи, но това бледнее в сравнение с добавената стойност на по-голямата видимост кой какво прави, какво друго прави и състоянието на всяка задача. Много по-лесно е да имате точна информация под ръка, докато работите, така че лицата, вземащи решения, да вземат добри решения.

За по-конкретни съвети за работа с приложение за управление на проекти вижте 7 начина за опростяване на управлението на проекти в проекти за работа в екип и 5 функции на Zoho проекти за организиране на вашия бизнес.