Организирайте се: как да улавяте важни данни със сканиращи и ocr приложения

Приложение за сканиране с оптично разпознаване на символи (OCR) е задължително за организиране. Най-добрите приложения за сканиране ви помагат да улавяте всякакъв вид информация като слайдове за презентация от среща, бележки за бяла дъска, визитки, да не говорим за важни документи. Те са полезни и за други приложения - всичко - от дигитализиране на хартиени рецепти до спестяване на гаранции.

Преди няколко години трябваше да взема нов паспорт и в същия ден да го пусна за виза. Веднага след като вдигнах паспорта, си помислих: „Вероятно трябва да имам копие от това, преди да го предам“. Извадих телефона си и го сканирах. Със сигурност достатъчно, визата отне повече от две седмици, а междувременно се нуждаех от подробностите на паспорта си за куп документи. Добре, че имах четливо копие!

Как работят сканиращите приложения?

Когато използвате мобилно приложение за сканиране, то не е много по-различно от това да правите снимка. В идеална настройка играете документа си на контрастен фон и насочвате камерата на телефона си към него.

След това приложението за сканиране ви води през процеса. Обикновено ви казва да подравните краищата на документа с маркировки за изрязване на екрана на телефона. Дръжте се стабилно колкото можете, но не се притеснявайте. Приложението се настройва за леки движения. Сканирането отнема секунда или две. Когато приключите, обикновено виждате преглед на вашия документ. След това приложението обикновено пита дали искате да добавите още страници или да започне ново сканиране.

Може би мислите, че бихте могли да пропуснете приложението за сканиране изцяло и вместо това да направите снимка на всички документи, които искате да запишете цифрово. Бихте могли, но има два недостатъка. Първо, малко вероятно е изображението да е ясно като сканиране, така че рискувате да нямате четлив текст. Второ, не можете да търсите в текста, което би могло да ви направи изключително трудно да намерите това, от което се нуждаете по-късно.

Какво трябва да сканирате с приложение за сканиране?

Нека разгледаме примери как можете да използвате приложение за сканиране, за да останете организирани. След това ще ви обясня кои функции трябва да търсите в най-добрите приложения за сканиране и ще посоча няколко приложения, които ги имат.

Визитки

Следващия път, когато някой ви подаде визитна картичка, използвайте сканиращо приложение, за да заснемете контактната информация на този човек, след което върнете картата. Ще покажете колко е лесно да бъдете без хартия, като същевременно събирате техните данни в цифров формат, така че не е нужно да пишете нищо по-късно. Някои приложения за сканиране могат да открият визитки и да създадат нов запис във вашето приложение за контакти. Други търсят LinkedIn, за да предложат свързване там.

Бели дъски и презентационни материали

По време на срещи повечето от нас искат да отделят цялото си внимание на всеки говорител. Това е трудно да се направи, ако присвиваме на презентация или бяла дъска, надявайки се да не пропуснем важен детайл. Чудесно решение е бързо да сканирате слайдовете или други материали, тъй като те се появяват, като знаете, че можете да ги разгледате по-подробно по-късно.

Документи за изпращане по имейл или архивиране

Въпреки че много хора и организации с удоволствие ви изпращат цифрови документи, все още има много случаи, когато срещаме хартия. Да речем, че вашата банка ви дава важен документ на хартиен носител, който трябва да подпишете, но искате вашият адвокат да го провери първо. Това е чудесно време да използвате приложението за сканиране. Сканирайте няколко страници, за да можете да им изпратите имейл stat. Някои приложения за сканиране включват инструмент, който ви позволява да ги подписвате и цифрово.

Други важни документи, които може да искате да сканирате и архивирате, включват имунизационни записи, данъчни документи и юридически удостоверения (раждане, брак, имиграция и др.).

Какво да търсите в приложение за сканиране

Най-добрите приложения за сканиране улавят вашите документи ясно, правят текста за търсене и ви помагат да запазите готовите файлове на правилните места. Ето какво да търсите:

Автоматично откриване на ръбове

Страхотно приложение за сканиране и OCR автоматично намира ръбовете на вашите документи. Когато насочите камерата към хартията, маркировките за изрязване, които виждате на екрана, трябва да търсят сами ръба на документа и да се адаптират към различни размери. Така че, независимо дали сканирате лист хартия A4 или визитна картичка, приложението го изчислява автоматично.

Опции за запазване и експортиране

Най-добрите приложения за сканиране ви дават опции за това къде можете да запазите или експортирате наскоро сканираните си текстове, като Google Drive, Dropbox или друга услуга за съхранение. Не искате приложение, което да ви принуждава да съхранявате документи на ново място.

OCR

Споменах OCR в горната част на тази статия. Когато имате OCR, всички сканирани думи стават текст. Можете също да копирате и поставите текста или да го редактирате. Да речем, че сканирате рецепта и виждате, че тя има печатна грешка. С наистина добро приложение за сканиране и OCR би трябвало да можете да поправите печата. Някои приложения могат да конвертират окончателния ви текст в познат формат за текстообработка, като.docx. Други ви позволяват да промените текста право в приложението, без първо да отваряте документа в текстовия процесор.

OCR също ви позволява да търсите в текста на документите. Това означава, че ако искате да намерите вашите имунизационни записи, можете да опитате да потърсите името на вашия лекар, за да намерите файла. Не е необходимо да си спомняте какво сте кръстили на файла. Ако използвате търсене много за намиране на файлове, тогава определено имате нужда от OCR.

Функционалност при търсене

Може би не сте супер организирани, когато става въпрос за експортиране и запазване на вашите файлове на друго място. В този случай бихте искали да можете да търсите в съдържанието на приложението за сканиране за всичко, което някога сте сканирали и сега имате нужда. Страхотното приложение за сканиране ще има собствена функционалност за търсене.

Поддръжка на много страници

Наистина добрите приложения за сканиране могат да сканират множество страници последователно. След това те трябва лесно да съберат всички страници в един PDF файл. Най-високите приложения за сканиране също коригират за изкривяване на страниците, като например, когато сканирате страници от книга и не можете да я накарате да изравнява.

Цена

Много от най-добрите приложения за сканиране и OCR имат безплатно ниво на обслужване и високо платено ниво. OCR понякога се счита за премиум функция. Цената на сканирането и OCR приложенията е малко ядки. За известно време можете да очаквате да платите между 4 и 7 долара за прилично приложение. Сега еднократните такси са десет пъти по-високи. Въпреки че тарифите за абонамент са по-разумни, някои хора се нуждаят от приложение за сканиране само няколко пъти в годината.

Най-добрите приложения за сканиране

След като разбрахте какво могат да правят приложенията за сканиране и защо може да искате такова, ето някои от най-добрите, които можете да намерите. Фокусирах се върху приложения, които предлагат сканиране и OCR и правят текста ви редактируем. Има много приложения, които просто правят сканиране. Evernote Scannable и мобилното приложение Dropbox са два примера. Но те не ви дават окончателен текст, който можете да копирате и поставите или редактирате. Тези приложения го правят.

Независимо кое приложение сте избрали, ще установите, че използването на сканиращо приложение под ръка, на което имате доверие, ви помага да цифровизирате документите си и да бъдете организирани.

ABBYY FineScanner

Безплатно; Pro за 4, 99 долара на месец, 19, 99 долара годишно или 59, 99 долара еднократна такса

ABBYY FineScanner е може би най-добрият и най-способният скенер и OCR приложение за мобилни устройства. Експортира файлове в различни формати, позволява ви да запазвате файлове в повечето основни услуги за съхранение и дори изпълнява OCR на повече от 40 езика. Имате нужда от Premium акаунт, за да получите OCR, който струва $ 4, 99 на месец, $ 19, 99 на година или $ 59, 99 за еднократна такса.

Предлага се на Android, iOS

Обектив на Microsoft Office

Безплатно

Microsoft Office Lens е едно от много малкото приложения за сканиране, което е напълно безплатно. Той е малко по-бавен и тромав от останалите приложения с откриване на ръбове и изрязване, но върши работата. Приложението има специални режими за сканиране на визитки и бяла дъска. За да редактирате сканирания текст, трябва да експортирате текста през Microsoft OneDrive и след това да го отворите Word.

Предлага се на Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Безплатно; Pro за 4.49 $ първа година, след това $ 22.49 годишно; или 69, 99 щ.д. еднократно на iOS

Scanbot е отлично приложение за сканиране и OCR. Казаното, наскоро компанията промени модела си на ценообразуване от евтина еднократна такса на годишна абонаментна или по-скъпа еднократна такса (69, 99 долара). Освен това цените са много трудни за проследяване. Във всеки случай Pro версията на Scanbot си струва да се обмисли, ако имате нужда от бързо и точно приложение за сканиране за почти всеки тип документ. Той има добри инструменти за корекция и оптимизиране на цветовете, както и други функции за сканиране, като четец на QR кодове и скенер за баркод. Можете също така да го използвате за подписване на документи, като използвате само пръст и телефон или таблет.

Предлага се на Android и iOS