Как да избегнем 5 често срещани грешки в управлението на идеи

Управлението на идеите може да бъде полезно в различни бизнес контексти. Инструментите могат да използват умните карти, за да организират мисли и задачи, да помогнат визуално да осмислят сложни данни и да използват социалното управление на знанията, за да помогнат за обединяването на мощност на служителите и изпълнителните служители и да насърчават креативността. Въпреки че рецензентът ни го представи в нашия списък на най-добрия софтуер за управление на идеи в момента на пазара, технологията има дълъг път.

Софтуерът за управление на идеите все още е ограничен в редица начини. Front & Main Honey ви дава интуитивен, лесен за използване интерфейс без много по-дълбока функционалност; XMind е способен и преносим, ​​но има начини да се използва в използваемостта; дори експертните софтуерни приложения за избор на редактори Mindomo, който разполага с възможности за социално и умствено картографиране, е това, което нашият рецензент нарече „най-слабото изделие на групата“. Управлението на идеите е амбициозна техническа концепция и затова изпълнението е предвидимо скалисто, тъй като софтуерните доставчици разработват преимущества. Междувременно натискът е върху бизнес потребителя, за да се освободи от често срещаните грешки и капаните за производителност. Ето пет конкретни препятствия, които трябва да избегнете.

1. Поддържайте сигурността отгоре на ума

Повечето платформи за управление на идеи, базирани в облак, се обръщат към сигурността с помощта на протоколи за влизане на потребители на потребител, а понякога и с възможност за защита на парола конкретни документи или файлове; двуфакторната автентификация е солидна може би в зависимост от решението. Това е далеч от сигурността на корпоративния клас, особено ако говорите за добавени криптиращи слоеве за ключови данни на компанията или блестяща идея, която може да бъде ценна търговска тайна в ръцете на конкурента.

Важното е, не приемайте сигурността по подразбиране в платформа за управление на идеи, без да правите надлежна проверка. Ако не сте доволни от нивото на сигурност, който софтуерът разполага, има няколко възможности. Работете с ИТ отдела на вашата компания, за да решите дали е възможно, а платформата за управление на идеите, която сте избрали, е достатъчно приспособима с интерфейси за програмиране на приложения (API), за да подсилите вградената сигурност и да добавите по-дълбоко криптиране и удостоверяване. Макар и по-често, това или няма да бъде осъществимо или би било прекалено много.

По-управляема алтернатива е да експортирате ключови документи и данни - било то особено гениална карта на ума, пробивен мозъчен штурм или ценни данни от социални проучвания с поверителни отговори на служители - и вместо това да шифровате и съхранявате файла в решение за съхранение в облак. Не забравяйте да изтриете данните от платформата за управление на идеи, след като ги експортирате и архивирате. Решенията за управление на документи от бизнес клас като Zoho Docs Standard или Box (за бизнес) ще ви свършат работа или можете да потърсите криптирано решение за съхранение в облак като CertainSafe за още по-параноични мерки за сигурност като MicroEncryption. Дръжте тези златни идеи под ключ.

2. Вземете мобилна функционалност със зърно сол

Когато нашият рецензент пускаше всички краища на продуктите за управление на идеи през крачките си, той се натъкна на препятствия, когато стана дума за мобилна производителност. Въпреки че повечето софтуер за управление на идеи имат прилични приложения за Android и iOS, няма много възможности за мобилна интеграция с други приложения, нито възможност за синхронизиране на данни и работа офлайн. Мобилните приложения за управление на идеи се подобряват с всяка постепенна актуализация, но ако сте в движение и се ударите с бизнес идея, която трябва да картографирате, хеджирайте залозите си.

Определено отворете приложението си Mindomo, за да завъртите карта на ума или Bloomfire, за да започнете да създавате въпрос за мозъчна атака за вашия персонал. Просто запишете работата си в бележка или документ в друго приложение. Тогава, когато се сблъскате с проблем с форматирането, грешка при синхронизиране или неуспешен запис в мобилното ви приложение за управление на идеи - далеч от сигурност, но риск, който си струва да бъде смекчен със сигурност - няма да останете да седите в метрото с чудесна идея да се подхлъзне далеч и нищо конкретно, което да покаже за това.

3. Бъдете внимателни с интеграцията на приложенията

Едно от най-големите актуални ограничения при софтуера за управление на идеи е липсата на ясна документация или още по-добре, предварително изградени интеграции с друг популярен корпоративен софтуер, където идеите, формирани в платформата, ще се вкоренят и ще се превърнат в реални проекти и инициативи. Bloomfire се интегрира с Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), но повечето социални първи платформи не интегрират местни CRM или човешки ресурси (HR) платформи за управление, нито дори с вътрешна компания Wiki, където много на данните от анкетите неизбежно ще свършат.

Същото се отнася и за платформите, фокусирани върху ума, където интегрирането с инструмент за визуализация на данни за по-завладяващо концептуално представяне би било полезно да се разгледат картите на ума по различен начин. Това каза, дори и за способен кодер да се опитвате сами да изградите интеграция без отворен код за разработка на софтуер (SDK) и ясни инструкции или документация за интегриране на друга платформа не е точно препоръчително. Най-добрият ви вариант е, ръчно изнасяне и импортиране на данни от вашата платформа за управление на идеи до съответното бизнес приложение, от което се нуждаете. Проследявайте ръчните работни процеси - какви данни трябва да бъдат експортирани и импортирани и кой носи отговорност - в инструмент като Asana, за да поддържате всичко правилно.

4. Не се опитвайте да модернизирате управление на проекти

Управлението на идеите и картите на ума могат да бъдат чудесен начин за намаляване на управлението на вашите проекти чрез делегиране на задачи и организиране на мисли чрез интерактивни визуализации и стенограма полезни символи. Опасността не е в използването на управление на идеи за по-добро изпълнение на управлението на проекти, а в използването на платформа за управление на проекти за нещо, което не е направено да прави. Ако ИТ отделът вече е инвестиран в система за управление на проекти или за сътрудничество, рентабилният път е да включите тази технология в управление на идеи.

В този случай ще се окажете с объркваща пачуърк от многоцелеви проекти, чат стаи или канали, генериращи неразбираем шум под формата на коментари отгоре на коментари без концептуална организация. Бизнесът ще завърши с друга поща за входящи съобщения, където претоварването на идеи без структура завършва с твърде много затрупани под купчината. Софтуерът за управление на идеи не е толкова зрял от гледна точка на функцията като инструмент за управление на проекти или за сътрудничество, но прави това, което е предназначен да прави - предоставя пътя на най-малко съпротива за намаляване на идеята и разширяването й и управление на припокриването. мисловни балони на всеки потребител, който допринася за това.

5. Идеята не е достатъчна, направете нещо с нея

В естетическо отношение управлението на идеите е привлекателно, защото изглежда готино. Платформи като Mindomo и Bloomfire са визуално завладяващи и дават идеи в интелигентно проектирани умни карти и цветни интерактивни графики за социален отговор. Опасността от този вид платформи е да гледат елегантните им визуализации и да мислят, че работата е свършена.

Тази разумна карта и тези резултати от анкетата не означават нищо, ако това прозрение не е очертано и трансформирано за по-висока бизнес цел. От петте платформи, които разгледахме, само Bloomfire има вградена аналитика, но всички с изключение на Front & Main Honey се интегрират директно с Microsoft Office 365. Така че независимо дали експортирате данните в CRM, управление на проекти или приложение за бизнес разузнаване или да го изпратите директно в Office 365, за да създадете стратегия около идея, да завършите работата. Събирането на идеи е критична част от органичното внедряване на всички и всички аспекти на вашия бизнес, но това е само първата част.