У дома с офис 365

Писането за Microsoft Office не е като преглед на продукт; това е повече като писане на училищен научен документ на тема „Въздухът около нас“. Office е толкова повсеместен и толкова доминиращ в своята категория, че както в Google за търсене или Adobe Photoshop за редактиране на изображения, Excel, PowerPoint и Word на пакета са превърнати в стенограма за приложения за електронни таблици, презентации и текстообработка.

Що се отнася до корпоративните офиси, един продуктов мениджър за потенциален конкурент (Lotus SmartSuite, вече отдавна изчезнал) веднъж ми каза, че да се състезавам с Office не беше като опит да се конкурира с копирни машини Xerox или Konica Minolta. Това беше все едно да се опитваш да се конкурираш с копирна хартия.

Метафорите обаче не са точни. Въпреки че няма заместители на хартия за въздух или копирна машина, служителите в домашните офиси могат да избират от няколко алтернативи на Office, с функции, достатъчно гениални, за да заслужават поглед или да поддържат Microsoft на върха. Ще ги изследвам, като се съсредоточа върху Windows, а не на Mac или ръчни приложения, в поредица от четири части, която да се изпълнява всяка друга седмица в това пространство. Но днес ще започна с чудовището на Microsoft, по-конкретно с объркващата истина, че има повече начини за получаване на Office, отколкото има уебсайтове, за да резервирате хотелска стая.

Офис под наем

Можете да закупите Office 2016 по начина, по който повечето от нас са използвали да купуват по-голямата част от нашия софтуер: като еднократна покупка инсталирате на един компютър и получавате поддръжка и корекции на грешки, но не и надстройки до бъдещи версии. Похарчете 149, 99 щ.д. за Office Home & Student 2016 и ще получите Excel, PowerPoint, Word и програма за събиране и търсене на съдържание в цифров формат OneNote и за събиране и търсене на свободна форма. Office Home & Business 2016 ($ 229, 99) добавя мениджъра на електронната поща, календара и контактите на Outlook, докато Office Professional 2016 (399, 99 долара) хвърля в приложенията за настолно публикуване на Microsoft на Microsoft и приложенията за бази данни.

Въпреки това, предпочитаният днес начин за получаване на приложенията на Office 2016 е чрез услуга за абонамент, наречена Office 365, която обещава, че винаги ще имате най-свежите надстройки и функции плюс пространство за съхранение на сървърите на Microsoft и лиценз за ръчните версии на Office, като Office Mobile за абонати на Office 365. Office 365 Personal ($ 6, 99 на месец или $ 69, 99 на година) комбинира лицензи за един компютър или Mac, един таблет и един телефон с 1 TB облачно хранилище на Microsoft OneDrive.

В мрежата е и Microsoft в последното десетилетие да се сблъска с най-силната конкуренция за франчайзинг на Office, от други играчи, които приемат базиран на браузъра модел за внедряване на абонаментен софтуер. В пространството за продуктивност две големи имена, които излъчват главоболие на Microsoft, са G Suite и Zoho Docs на Google.

Най-популярният избор за потребители, които имат и лаптоп, и десктоп, или колега от домашния офис или двама, е Microsoft Office 365 Home, който увеличава анте до пет компютъра или Macs, пет таблета, пет телефона и 1 TB място за съхранение на потребител. И двете версии ви дават достъп до безплатните, базирани на браузъра приложения на Office Online, ако трябва да направите няколко бързи редакции от друга система.

Официално, ако управлявате малък и среден бизнес (SMB) с няколко служители, продуктът за вас е Office 365 Business (8, 25 долара на потребител на месец). Или ако не сте доволни от имейла на вашия доставчик на интернет услуги или уеб хост, трябва да изберете Office 365 Business Premium, който добавя имейл с 50GB пощенска кутия и HD видеоконферентна поддръжка за 12, 50 долара на потребител на месец. Но докато сте в домашен офис, а не в офис сграда, бих се възползвал от превъзходната стойност на Office 365 Home.

Споделяйте и споделяйте много

И така, с всички тези опции извън пътя, какво може да предложи Office? Две неща: някои съвременни, дълбоко мощни приложения и впечатляващи възможности за екипно сътрудничество. Последното може да не е приоритет за работниците в соловите офиси в домашни условия, но е добър пример за подхода на Microsoft с многократен избор: Можете да споделяте файл или папка с права само за четене или да редактирате права по имейл или връзка за рязане и поставяне. от OneDrive, чрез връзка, генерирана от съобщение в Outlook, или настройте редактиране на много потребители с проследяване на версиите. Можете дори да Skype аудио или видео чат между сътрудници в Office. Civilian OneDrive засенчва в OneDrive за бизнеса на бизнес акаунти, който засенчва в готовия за бизнеса SharePoint.

Редактирането с един човек, използващ Office Online, и друг, използващ настолен Office, се оказа болезнено бавно. И в един момент останах безразличен, когато след като ме подкани да започна процеса на споделяне, като запазя локален файл в OneDrive, Word излезе напълно. Но Microsoft очевидно направи екипната работа основен приоритет.

Dtto за намиране на информация в и за Office. Функцията Smart Lookup, базирана на Bing, изскача дефиниции на думи или фрази в Уикипедия и речник, докато лентата „Кажете ми какво искате да направите“ над лентата на потребителския интерфейс (UI) предлага функции на програмата, докато въвеждате заявки (въпреки че последното не е не съм психичен; забих го с „сложи поле около абзац“, когато трябваше да напиша „сложи граница“).

All-Star приложения

Що се отнася до компонентите на пакета, те варират от безценни, безспорни шампиони на техните категории до приложения, за които малко потребители всъщност се интересуват толкова. Access и Publisher попадат в последната категория, а не само защото не са достъпни за Mac.

Имам меко място за програмата за оформление на страници на Microsoft, която се промени малко след Office 2010, тъй като е сравнително лесна за използване и веднъж разчитах на нея за създаване на бюлетини. Но днешните специалисти го игнорират в полза на много по-способните Adobe InDesign и QuarkXPress. Достъпът остава мощен, ако не интуитивен начин за създаване на тежки приложения за релационни бази данни (не съм сигурен, че има такова нещо като интуитивен начин за създаване на приложения за релационни бази данни.)

Стъпка по-високо по стълбата на желанието са два безплатни инструмента. Sway е прост производител на презентации / уеб страници, който ви позволява да подреждате файлове, изображения, връзки, медии и текст. Също така има бутон Remix, който артистично пренарежда обектите в превъртаща се или стъпка по стъпка разделителна карта, съхранявана в облака.

OneNote предоставя удобни за екипи преносими компютри, разделени на секции, съдържащи написани (или драскани с таблети, аудио или видеозаписи или изрязани в мрежата) фрагменти. Подобно на архивния си Evernote, той е удобен за водене на бележки по време на час или протокол от среща или просто организиране на вашите задачи и случайни мисли. Потребителите на Windows 10 обаче ще бъдат озадачени да намерят две версии на приложението в своите системи, наречени OneNote 2016 и просто OneNote. Първият има повече функции; последният придобива нови функции всеки месец; припокриването е смущаващо.

Това оставя големите три или три и половина отчитане на Outlook, което остава силен, ако нещо като имейл, задачи, контакти и мениджър на календари по средата на пътя - въпреки че новият списък на наскоро използвани файлове, който се появява, когато щракнете, за да добавите прикачен файл е удобно. PowerPoint може да проследи Keynote на Apple с половин стъпка в надпреварата, за да направи най-странните слайдшоу, но това все още е мощност на презентацията. Той съдържа много начини да организирате вашите слайдове и бележки, да прилагате преходи и анимации и да добавяте диаграми, изображения или мултимедия. Освен това е изненадващо лесен за използване.

По същия начин Corel WordPerfect die-hards настояват, че любимата им програма оглавява Word 2016 за ултраточен контрол на форматирането и някои специализирани типове документи, като правни пледоари. Но текстовият процесор на Microsoft е супер захранван стандарт; той свети в използването на стилове и теми за бързо, последователно форматиране на текст и при обработка на бележки под линия и препратки (в избор на APA, Чикаго, MLA и други стилове). Единствената ми грижа за него е, че някои функции неизбежно са погребани в няколко менюта (менюто „Опции на файла“ е особено енциклопедично), въпреки лентата на интерфейса и неговите съвети за задържане.

И накрая, има Excel, най-доминиращото приложение в доминиращ пакет, което е просто единствената електронна таблица, която има значение. Нейните класации са както красиви, така и полезни, като новите визуални прогнози, които проектират бъдещето въз основа на съществуващи данни или специалности като слънчеви изблици или Pareto графики. Нейните диалогови прозорци ви водят чрез еднократни операции, като например създаване на въртящи се таблици, докато арсенал от добавки, приставки и бизнес анализи и информационни табла за свързване го свързват с всичко, от Google Analytics до MailChimp.

Независимо дали го наричате Office 365 или Office 2016, пакетът на Microsoft дава страхотен пример за други решения за производителност. Трудно е да не го наречем първите 100 долара, които трябва да влязат в годишния бюджет на домашния ви офис, но ще видим как някои алтернативи се подреждат в останалата част от тази серия.