Видео: Маша и Медведь (Masha and The Bear) - Подкидыш (23 Серия) (Ноември 2024)
Комуникацията е основата на живота на всеки бизнес. И все пак твърде много бизнес лидери, попаднали в ежедневни предизвикателства, пренебрегват необходимостта да предоставят на служителите практични начини за обмен на информация.
Какво имам предвид под „споделяне на информация“ обхваща устна комуникация, писмена документация, поддържане на сървър, писане на имейл и др. За целите на тази статия ще се съсредоточа върху електронните документи, но е изключително важно да се обмисли как става обменът на информация в цялата организация и на всички нива.
Значението на споделянето
Защо споделянето на информация е важно? Колкото по-добър е обменът на информация, толкова по-ефективно ще работи вашият бизнес. Предоставянето на служителите на информацията, от която се нуждаят, за да успеят в работата си и да ги върши по-добре, увеличава и удовлетвореността от тях.
Когато информацията не е споделена добре, предприятията работят по-малко ефективно и губят пари. Всеки път, когато нов служител се присъедини към екипа - независимо дали като постоянна подмяна, темп (инвалидност, отпуск по майчинство, събота) или в нова роля - този човек трябва да научи огромно количество за работата си, както и как бизнесът оперира. Когато служителите споделят информация добре, новите членове на екипа научават това, което трябва да знаят по-бързо. И това, което те наистина трябва да знаят, е как и къде да намерят информация, а не конкретни отговори на въпроси. Това е принципът „научи човек да лови риба“.
Един от най-скъпите разходи в бизнеса е наемането на работа, поради загубеното време за бързото набиране на нови служители. Колкото по-бързите служители измислят как да отговорят на собствените си въпроси, толкова по-скоро те могат да дадат значителен принос за вашия краен резултат. Вашата цел за подобряване на споделянето на информация в цялата компания е да улесните хората да решават собствените си проблеми. Друга цел е да се сведе до минимум броя пъти, когато хората повтарят едни и същи грешки. Представете си колко по-гладко и изгодно би могъл да работи вашият бизнес, ако сведете до минимум тези разходи.
Видове информация, които служителите споделят
Нека разгледаме няколко специфични типа информация, която трябва да бъде споделена: процедурна документация, схеми за организация на персонала, графики на работния процес, информация за контакт с персонала, информация за контакт с клиенти и формуляри за човешки ресурси. По всяка вероятност вашият бизнес направи HR формулярите лесно достъпни за всички служители - обикновено защото законът го изисква. Що се отнася до всички онези други документи обаче, има вероятност да са остарели или изобщо да не съществуват.
Вместо това голяма част от информацията, която трябва да бъде записана, се съхранява в нечия глава и това е проблематично поради редица причини. Като начало, един човек никога не трябва да бъде единственият пазител на всяка критична за бизнеса информация. Просто е твърде рисковано. Ако този човек се разболее, напусне организацията или се възмути от хора или практики в организацията, това може да върне бизнеса назад години! Второ, когато информацията се съхранява в главата на някого, а не на видимо място, никой друг не може да допринесе за това. Трето, другите хора, които се нуждаят от информацията, никога не са сигурни дали имат най-актуализираната версия. Причините продължават и продължават.
Един от най-невероятните активи на работната сила от входното ниво е, че те знаят как да търсят нещата. Ако трябва да знаят нещо (например как да пишат формули в Excel) и могат да измислят основните термини, използвани за описанието му (например сума, продукт, свързани електронни таблици), те могат да намерят отговора онлайн.
Твърде често предприятията не са проектирани да поддържат този вид самодостатъчност. На работното място не винаги можете да потърсите отговора. Понякога се налага да преследвате хората и да изтръсквате необходимата информация от тях, както споменах в предишния раздел. Отговорите не се съхраняват на място за търсене. Но те трябва да бъдат!
Да накараме хората да споделят
Ако четете тази статия и си мислите: „Моят бизнес е в плевелите. Никога няма да има време или ресурси да се занимава с подобен вид работа с обратни трупи“, не се страхувайте. Ето как го разбивате на управляем проект в четири стъпки.
1. Обяснете значението на споделянето. Пряко кажете на хората от вашата организация на 15-минутна среща защо е важно споделянето на документи.
2. Отделете половин ден за проекта за документация. Купете всеки обяд, ако трябва да подсладите сделката.
3. Ако вашият бизнес е подреден в екипи, всеки екип трябва да се срещне, за да обсъди какви документи трябва да съберат или актуализират. Те могат също така да дават приоритет кои документи са най-важни за създаване въз основа на това какво знание живее само в главата на един човек.
4. По време на полудневния проект всеки човек ще носи отговорност само за един документ. За сложни процеси могат да бъдат отговорни двама или повече души. Целта на проекта е да създаде документите, от които бизнесът се нуждае - да не завърши всеки един изцяло този ден.
В края на полудневния проект членовете на екипа (или цялата организация, ако бизнесът ви е малък) трябва да споделят помежду си какво са създали и докъде са стигнали. Уверете се, че всички разбират, че всички документи са предназначени да станат живи документи.
Тази последна стъпка е от решаващо значение и заслужава дума или две обяснения.
Живи документи
Живият документ е този, който се променя с времето и обикновено може да бъде променен от група хора, а не само от един администратор. Изключително важно е всички, които са засегнати от документите, да имат шанс да преценят как се справят и какво има в тях, дори и младши персонал, който всъщност може да бъде най-добре запознати хора в определени задачи.
Цялата цел на живите документи е да ги направят отворени и прозрачни за всички хора, които се нуждаят от достъп до тях - и не само за съществуващите служители, но и за бъдещите служители.
Наскоро мой приятел се нуждаеше да оправи електронна таблица, която неговата организация използва за изчисляване на разходите в отдел. Електронната таблица съдържаше неправилни формули и човекът, който я беше създал, заключи файла - и се пенсионира няколко години по-рано. След като малко се размърда на споделен сървър, приятелят ми намери документ, до който могат да получат достъп само старши служители, който съдържа паролата. Той имаше изключително късмет, че предишният служител е мислил предварително да постави тази информация на място, където правилните хора биха могли да я намерят. Въпреки това, дори в този случай щеше да е по-добре моят приятел (и целият висш персонал) да знае предварително, че този документ с паролата съществува, къде се намира и как е кръстен.
съгласуваност
Живите документи могат да се съхраняват на споделени сървъри или да се управляват като уики. Ако файловете са хоствани на сървър, ще трябва да разгърнете указанията си за именуване на конвенции, така че хората да добавят нови файлове и папки към сървъра (или архивират по-стари файлове), които го правят последователно. Ако всички са на една и съща страница, имената ще бъдат последователни и всеки ще може бързо да намери това, от което се нуждае.
Последната стъпка в споделянето на информация е предоставянето на живите документи на хората, които се нуждаят от тях и за това ще трябва да се върнете към конвенциите за именуване на файлове и папки. Дори и да създадете уики, ще искате да имате някакъв стандарт за това как страниците се именуват и организират в сайта.
Не забравяйте да обясните на всички служители какви конвенции за именуване се използват и защо. Бъдете ясни какво искате да правят и защо. Ето някои основни моменти, които трябва да подчертаете:
1. Това, че сме организирани, ни помага да успеем като бизнес и като екип.
2. Използването на последователни конвенции за именуване ни държи всички на една и съща страница и повишава манталитета на нашия екип.
3. Наличието на система ви спестява време, защото ще можете бързо да намерите нещата.
4. Ще сведете до минимум собствените си грешки, като изтриване на данни или презаписване на файлове.
5. С развитието на организацията ще можем да се справим с новия бизнес по-ефективно.
6. Когато наемем нови служители, обучението им ще отнеме по-малко време и получаването им в нашия модел на мислене ще се случи по-бързо.
Отнеси
Важните идеи за отнемане от тази статия са:
1. Споделянето на информация е от решаващо значение за успеха на бизнеса и изисква участието на всички.
2. Живите документи могат и трябва да се променят с течение на времето; живите документи трябва да са достъпни за множество хора, които са в състояние да ги променят, както и да бъдат видими за всички хора, които разчитат на тях, но настоящи и бъдещи.
3. Документите, които са етикетирани и съхранявани последователно, са лесни за намиране и по този начин действително ще бъдат използвани.
