Пригответе се за нови разпоредби за отчитане на наранявания на работното място

Брук Зимет знае от първа ръка какво е да забъркаш попълването на формуляри за безопасност на работното място. Днес Zimet е сертифициран висш професионален консултант по човешки ресурси (HR) и притежател на TalentShip LLC в Портланд, Оре, но при първата си работа като HR асистент, нейният работодател е глобен, тъй като Zimet hadn не са научени как правилно да попълват записи от администрацията по безопасност и здраве при работа (OSHA), когато работниците се разболяват или нараняват по време на работа. Изненадващият одит от инспекторите на OSHA разкри разкритите от нея грешки. "Ако никога не се е случвало досега, има толкова много, че не осъзнавате, че трябва да знаете", каза Зимет.

От 2017 г. ще бъде още по-важно компаниите да получат правилно документацията за безопасност на работното място. Тогава започва въвеждането на нов регламент за OSHA, който изисква приблизително 750 000 работодатели да подават по електронен път годишни доклади за болести и наранявания на работниците в агенцията, която ще публикува данните на своя уебсайт.

Работодателите не трябва да са твърде трудни да се съобразяват. Но, както съм научил от техническите доставчици и инсайдърите в индустрията, компаниите не могат да разчитат единствено на HR софтуер, който да свърши работата. И да направите грешки - или дори да сте твърде щателни - може да се върне, за да ви ухапе.

HR Tech доставчици, заглушаващи актуализациите на софтуера

Новият регламент за OSHA, финализиран по-рано през май, засяга американските компании с повече от 250 служители, както и компании с 20 и повече работници в няколко десетки високорискови индустрии, включително строителство, хранителни магазини, производство и домове за възрастни хора.

Съгласно новото изискване OSHA ще публикува данни за безопасността на работниците на своя уебсайт с очакването, че „публичното оповестяване на данните за трудовите вреди ще насърчи работодателите да увеличат усилията си за предотвратяване на наранявания и заболявания, свързани с работата“, се посочва в изявление на агенция. Новото правило насочва работодателите да информират работниците за това как могат да съобщават за наранявания и не им позволява да отмъстят на служителите за това.

След като OSHA пусна актуализираните регулации, се регистрирах с повече от половин дузина технически доставчици, включително доставчици на локално и облачно управление на HR и софтуер за време и посещаемост. Исках да знам дали планират или не обновления, за да помогнат на клиентите да се съобразят.

Получих разнообразни отговори. ADP работи върху добавянето на възможностите, според говорител на гиганта за обработка на заплати. Говорителят на SAP SuccessFactors Perform and Reward твърди, че фирменият модул „Служители за централно време и посещение“ може да бъде конфигуриран да проследява и компилира отсъствия по видове, включително свързани с работата заболявания и наранявания. Потребителите обаче ще трябва да изтеглят данните в приемлив за OSHA електронен формат, за да ги предадат на агенцията.

Други доставчици на HR технологии все още измислят какво ще правят. Джонатан Rejholec, старши продуктов мениджър в BambooHR, иска да види дали клиентите смятат, че това е важна характеристика, преди да предприемат каквито и да било действия. Ultimate Software също използва подход на изчакване, преди да реши дали да обнови или не услугата си за управление на HR UltiPro. Kronos се грижи за продукта си Kronos SaaShr. PlanSource, който предлага предимно софтуер за администриране на предимствата, разговаря с техническите доставчици, с които си партнира за други HR функции, за да определи как най-добре да се справи с ситуацията. Нир Лейбович, главен изпълнителен директор на GoCo, стартиращ с HR-базирана платформа на HREM, конкуриращ Zenefits, се опитва да прецени колко от клиентите му биха повлияли регулацията. Клиентите на GoCo обикновено имат от пет до 300 служители, а Лейбович казва, че не е успял да намери данни за това колко предприятия от този размер попадат в наименованието на OSHA за високорискова индустрия.

Авторът и говорител за бизнес и технологии Фил Саймън казва, че производителите на HR софтуер ще добавят функцията, ако искат да бъдат разглеждани като законни конкуренти на харесванията на ADP, Oracle, Workday и други големи имена в индустрията. От друга страна, "Сигурен съм, че ще има много компании, които поддържат това в електронна таблица или които не знаят, че техният HR техник би могъл да направи това", казва Саймън, който преди това е работил за доставчика на HR технологии Lawson Software (сега част от Infor).

Почистете данните, вземете обучение и други начини за подготовка

Работодателите не са напълно потънали, ако доставчикът на HR технологии, от който купуват, не актуализира софтуера си, за да се съобрази с новото правило за електронно отчитане. Подобно на SAP SuccessFactors Perform and Reward, много корпоративно планиране на ресурси (ERP) и HR софтуер и системи за управление вече генерират отчети за отсъствия. Оттам нататък компаниите ще трябва да предприемат допълнителната стъпка за извличане на съответните данни от системата и във форма, която OSHA приема.

Преди компаниите да могат да предоставят данни, те трябва да се уверят, че са чисти. Стигането до тази точка може да бъде по-трудно, отколкото звучи. В някои организации, когато работник е ранен, ръководител или ръководител на фабричния етаж попълва доклад за инцидент или изчаква HR да им каже какво да правят. В резултат на това понякога формулярите не се попълват правилно или са непълни. „Деветдесет и пет процента от моя опит, системата не работи правилно, защото някой не обърна внимание на качеството на данните“, каза Саймън.

За да се гарантира, че това не се случи в бъдеще, компаниите могат да поставят персонал, който рутинно попълва формуляри за безопасност на работното място чрез съответно обучение. Държавните агенции за безопасност на работниците като Oregon OSHA предлагат онлайн класове. Така и OSHA, чрез Центровете за обучение на OSHA Training Institute, национална мрежа от нестопански организации, които предлагат разрешени от агенции класове.

Zimet казва, че организациите също трябва да внимават за количеството информация, която споделят. Преди промяната работодателите допуснаха грешка от страна на предпазливостта и прекалено докладваха. "Но ако направите това сега", тя предупреди тя, "бихте могли да бъдете наказани. Не искате да имате много инциденти и аварии, защото това ще предизвика проверка."

Ако малките предприятия имат по-големи конкуренти, които трябва да се съобразят с новите разпоредби, Zimet казва, че това би могло да доведе до повече разследвания на OSHA в тяхната индустрия. „Значи и малките момчета трябва да останат съобразителни“, каза тя.

Zimet работи върху персонал (или по договор) за няколко компании в здравеопазването и образованието в ранна детска възраст, две индустрии OSHA счита за висок риск за заболяване и нараняване на работното място и следователно проверява по-често. Тя смята, че през последните години е преминала поне осем проверки. Ако новото правило за онлайн отчитане задейства одит на OSHA, тя предлага на компаниите да създадат контролен списък, към който служителите на записи могат да се позовават. Контролният списък трябва да включва указания къде се съхраняват данни и въпроси, които OSHA често задава при одити. "Това може да бъде толкова просто, колкото да имате раздел за безопасност във фирмен интранет или да създадете уики", каза тя. „Толкова много компании остаряват тези неща в свързващи елементи.