Организирайте се: инструменти за по-добри срещи

Експертите обичат да казват, че срещите убиват производителността. Ненужните и лошо планирани срещи със сигурност го правят. Но някои срещи са необходими. Срещите могат да запечатат нови бизнес сделки. Те могат да стартират екип за нови продуктивни начинания. Те могат да коригират курса по проект, който се обърка. И могат да улеснят другарството сред сътрудници, които не могат да бъдат заедно в едно и също пространство. Когато абсолютно трябва да имате среща, ще ви трябват няколко съвета за провеждане на по-продуктивни срещи, както и подходящ софтуер за това.

Планиране

Outlook вероятно идва на ум като типичния офисен софтуер, използван за насрочване на срещи, но намирам много от функциите на Outlook тромави и трудно се научават да се използват по предназначение. Ако всичките ви участници в срещата са квалифицирани потребители на Outlook, вероятно можете да намерите време да се срещнете, което работи за всички, резервирайте конферентна зала и получете тази среща в календара, използвайки само Outlook. Имам нужда от нещо по-просто и донякъде съм почитател на организационните инструменти, така че мога само да си представя как другите могат да се чувстват към Outlook като инструмент за планиране.

Doodle.com е това просто решение. Това е един от любимите ми уебсайтове за планиране на срещи и събирания. Doodle.com е безплатен уебсайт и услуга, която прави планирането толкова просто, колкото създаването на анкета. Вие каните хора в анкетата (като изпратите URL адрес или ги поканите директно от Doodle) и те проверяват времената, когато са достъпни, въз основа на избора, който създателят на анкетата предоставя. Това е сбъдната мечта за ефективност.

За повече информация за Doodle, вижте моето интервю с основателя на Doodle Майкъл Наеф, което включва видео, показващо как работи Doodle.

Хостинг за виртуална среща

Webex и GoToMeeting са две от най-известните услуги за виртуални срещи, които според моя опит са склонни да се използват от хора, чиито компании вече имат акаунт при този доставчик. Платените акаунти на всеки от тях са пълни с функции, като например възможност за записване на срещи, чат с други участници, споделяне на всичко случващо се на екрана на компютъра на някого, свързване на множество уеб камери и много други. GoToMeeting изисква инсталиране на инсталирано приложение за използване.

Webex предлага безплатен акаунт (GoToMeeting не), но идва с някои строги ограничения. Например само един човек може да бъде домакин на срещи, а максималният брой хора в срещата е трима. Всички в срещата трябва да използват VoIP, защото телефонното избиране не се поддържа и домакинът може да споделя своя работен плот, бяла дъска и документи, но не и приложения или нещо, което работи отдалечено. Така че, ако използвате някоя от тези услуги, вероятно ще искате платената сметка.

Join.me е друга популярна опция за хостинг на виртуални срещи. Подобно на Webex, той има безплатна опция, но с разхлабени ограничения върху ограниченията. Безплатен акаунт на Join.me приема до 10 участници във виртуална среща, поддържа споделяне на екрана и възможност за споделяне на контрол (т.е. предаване на някои от хостинг задълженията на друг участник).

MeetingBurner (безплатно; Профили от $ 39.95 на месец) е друга опция, която работи в браузъра, без да се изискват инсталации. С безплатен акаунт можете да провеждате срещи до десет души, но VoIP не се поддържа - Skype обаче работи и работи в рамките на услугата.

Skype не е лош инструмент за провеждане на определени видове срещи, но не винаги е толкова надежден, колкото някои от другите. Както при останалите инструменти, безплатен акаунт в Skype идва с няколко ограничения (споделянето на екрана не е голямото за срещи и видеоконференции само с друг човек), но това може да бъде удобен вариант, когато трябва бързо да имате аудио разговаряйте с хора, които са разпространени по целия свят… и които вече имат акаунти в Skype.

Сътрудничество лице в лице

Повечето посочени по-горе инструменти за уебинар улесняват виртуалното онлайн сътрудничество, но когато всички са в една и съща стая и могат да говорят лице в лице, обичам да използвам инструменти, които не са толкова интензивни за управление.

Google Drive (безплатен) е удобен в офиса, тъй като множество хора могат да актуализират документи в реално време. Можете да видите кога някой друг редактира или разглежда същия документ, който сте отворили. За съжаление Google Drive не е идеален за мобилни устройства. Все още намирам, че е много по-лесно да се използва на лаптоп по време на срещи, отколкото чрез приложението за iPad Google Drive, например.

Асана превзе света на сътрудничеството чрез щурм с отличния си онлайн инструмент за управление на задачи (и управление на проекти). Това е чудесна услуга, която да използвате по време на работните си цикли и показва стойността си по време на срещи за създаване на нови задачи, като последващи действия, възложени на хората в края на срещата.

Водене на записки

Evernote (безплатно до 45 долара на месец за премия) е 800-килограмовата горила на бележките и я използвам яростно по време на срещи. Обичам, че има вградена функция за аудио запис, която ми позволява да заснема целия разговор, в случай че трябва да се позова на него по-късно. Превъзходно е и на мобилно устройство заради функцията си на камера. Направете снимка на бяла дъска, качете я в Evernote и целият текст на картината се анализира от OCR и става напълно търсен.

Minutes.io (безплатен), предназначен за изричната цел за отнемане на минути за срещи, работи в браузър, но работи както онлайн, така и офлайн. Когато бъдете помолени да вземете официални бележки за среща неочаквано, minutes.io се стартира бързо и работи добре, като ви дава шаблон за задачата под ръка.