Организирайте се: как да останете фокусирани с личния канбан

Представете си система за управление на живота си, нещо, което е лесно да се научите как да използвате, поддържа всичко организирано, предотвратява ви многозадачност и ви помага да постигнете целите си. Това е личен канбан.

Въпреки че канбанът набира популярност за управление на проекти в офис среда, хората също вземат назаем от него основни идеи, за да организират аспекти от личния си живот - от планиране на сватби до управление на семейни дела. И така, какво е личен канбан, как работи и какво може да направи за вас?

Какво е Kanban?

Kanban е стил на работа, започнал в японските заводи за производство на автомобили и днес е популярен сред разработчиците на софтуер и хората, които работят в професионални услуги.

Разчита на карти, върху които пишете информация, и дъска, върху която подреждате вашите карти. Част от причината да е популярна в софтуерната и сервизната индустрия е, защото създава визуално представяне за нещо, което иначе изобщо не е визуално.

Софтуерът Kanban започва с дъска. Мислете за това като за дъска, където подреждате лепкави бележки. Тези бележки се наричат ​​картички. Можете да местите картите наоколо, колкото искате, въпреки че виртуалните карти винаги попадат спретнато в колони. По традиция колоните са етикетирани отляво надясно To Do, Doing и Done. В някои инструменти можете да персонализирате целта или етикета на колоните.

Инструментите на Kanban обикновено са съвместни; толкова много хора имат достъп до една и съща дъска и карти. Картите, на определен етап от живота си, обикновено имат правоприемник, който е натоварен да изпълни задачата върху тях. Всеки в екипа може да види всички карти или задачи, къде се намира в техния жизнен цикъл и кой е отговорен за тях.

Личният канбан взема някои от основните идеи от канбан, но изоставя или прави незадължителни много от правилата, специфични за професионалната производителност и работата в офиса. В зависимост от това, което сте поставили в дъската си на канбан, може да го споделите с членове на семейството, приятели, гледачи, преподаватели или сватбен плановик.

Няколко приложения на канбан на пазара включват SwiftKanban и Trello, въпреки че изпълнителният директор на Trello Майкъл Прайор ми каза, че инструментът на неговата компания технически не е канбанов съвет, а по-скоро е вдъхновен от тях.

Как работи личният канбан

В основата на личния канбан е визуализацията на всичко, което е необходимо, за да управлявате и как ще стане това.

„Има различни форми на визуално управление навън и едно предимство, което канбанът дава, е това, че ограничава работата в ход“, заяви Джанис Линден-Рийд, президент на университета LeanKanban, организация, която преподава канбан на професионалисти и насърчава използването му. „Той има начин за решаване на проблеми около многозадачността и помага на хората да се съсредоточат, за да не бъдат претоварени. Нещото, което го прави канбан, за разлика от просто табло за задачи, е ограничаването на работата в течение и потока.“

Линден-Рийд обясни, че канбанът е по-скоро дърпаща система. "Вие поемате само толкова работа, колкото можете да се справите във всеки даден момент", каза тя. "Ако искате да имате само три задачи в даден момент, имате своите три, а когато приключите с една, можете да изтеглите следващата. С наличието на ограничена система за изтегляне, тя може да ви помогне да останете фокусирани и организирани." С други думи, ако имате настройката To Do, Doing, Done, никога няма да имате повече от три карти в колоната си Doing.

Когато говорих с Pryor за канбан и личен канбан, той обясни, че целта на инструмента на неговата компания, Trello, е „да се дестилира до нещо много просто, което е просто списък със списъци, по същия начин, по който електронната таблица е група от числа и ако промените една клетка, тогава друга клетка се променя. Това е просто начин за визуално организиране на всичко, за което мислите. " В този смисъл Trello е чудесен за управление на личния ви живот, тъй като не ви помага да използвате структурата и езика, който ще намерите в приложенията на kanban, направени за управление на бизнес проекти.

Защо личните Kanban работи

Основна причина канбанът е ефективен за подпомагане на хората да останат организирани е, че ги принуждава да обмислят каквото искат да управляват, за да го насочат към борда на kanban.

Да вземем за пример използването на личен канбан за организиране на семейни дела. Първо, трябва да разберете какви ще бъдат колоните. Те може да са To-Do, Doing, Done, но могат да бъдат и по-сложни. Вместо една колона To-Do може да имате ежедневно To-Do ежедневно, To-Do Week и To-Do месечно. Може би първата неделя на месеца вашето дете е отговорно за издърпването на една дръжка от месечната колона. Може би всяка събота партньорът ви е отговорен за тегленето на две седмични дела. Каквото и да решите, записването на процеса чрез картографирането му в борда на канбана ви принуждава да помислите как работата се случва естествено, както и как искате да се управлява.

Линден-Рийд използвала личен канбан, за да управлява домакинствата, когато дъщеря й била само на шест години. Това даде агенция на дъщеря й и също я научи как да се справя само с една задача в даден момент.

Тониан Демария Бари е автор на „ Личен Канбан: Картиране на работата“ Навигация в живота . Тя казва, че личният канбан създава разказ за работа. "Личният Kanban превръща работата ни в история, система. Тя отнема дори най-досадни задачи и ги превръща в игра, подходяща и завладяваща за всички възрасти", каза ми тя по имейл. Когато някой изброи списъка си със задачи на борда, „работата престава да бъде съвкупност от несвързани задачи и вместо това се превръща в серия от събития и опции, които се влияят един върху друг и преминават от едно към друго“.

Личен Канбан в действие

Един от най-добрите начини да придобиете представа за това как канбанът може да се използва за организиране и управление на аспекти от личния живот е да чуете как други хора го използват. По-долу ще намерите някои примери, както и връзки, които допълнително обясняват как работят в канбанова система:

• планиране и организиране на сватба
• управление на инвентара на винарска изба
• управление на домакинските задължения (виж по-горе)
• съставяне на фентъзи спортен екип
• спестяване на идеи за ваканции и пътувания (вижте изображението по-долу).

Кой може да се възползва от използването на личен Kanban?

Различни видове хора гравитират към различни видове софтуер, за да им помогнат да бъдат организирани. Попитах Линден-Рийд и Прайър мнението им за видовете хора, които са най-подходящи за канбан. И двамата казаха, че визуално ориентираните хора се справят добре с канбан, след което добавиха още няколко мисли.

„Всеки, който се бори с проблемите на претоварване или проблеми с качеството в работата си, хора, които пропускат срокове, хора, които имат проблеми с изпълнението на очакванията“, всички могат да се възползват от канбан, според Linden-Reed.

ДеМариа Бари отбеляза, че децата с Аспергер често се справят добре, когато използват личен канбан. „Кинестетичната обратна връзка и засилването на серотонина, които получават, когато влязат и видят работата си в колоната„ Готово “, ги принуждават да завършат, а не интензивно да се съсредоточат върху или да разминат върху само една задача“, каза тя. Тя каза още, че децата с ADHD често успяват с него, тъй като "прилагането на ограничението за незавършено производство ги принуждава да се съсредоточат върху задачите, които са на разположение, а не да се разсейват, като започнат много, но не изпълняват нито една".

Прайор каза, че почти всеки е подходящ за канбан, защото той е направен така, че да съответства на това, което вече мислим.

„Ако погледнете начина, по който хората се опитват да организират живота си - ако погледнете компютър с бележките на Post-It навсякъде, хладилник с бележки на вратата, хората, които правят индексни карти и ги поставят пред тях“ имаме много пространствена памет “, каза Прайор. "Визуалната организация на идеите може да бъде много полезна за хората."

За повече съвети прочетете тези съвети за организиране на бележките на писателя, как да организирате ваканционното си пазаруване и трикове за мотивиране.