Организирайте се: как да направите ключови документи за спешни случаи в дома и бизнеса за по-малко от час

Ако управлявате офис, имате ли запазен план на етажа, запазен онлайн, в случай, че има катастрофа или друга причина, че хората, които не са запознати с пространството, трябва да влязат в него? Ако наемете ваканционен имот или дори просто стаи в дома си, предоставяте ли на гостите си адекватна спешна информация? Къде е вашата карта за спешен изход за вашето семейство и всички гости, които може да останат с вас?

Мисленето за готовност за спешни случаи никога не е забавно, но да планирате напред и да сте подготвени е много по-добре, отколкото да желаете това да сте направили след катастрофа. Ето един прост проект, който ще ви помогне да бъдете по-добре подготвени: Създайте карти за авариен изход, етажни планове и останалите документи, от които се нуждаете, и го направете за около час.

Тайната за поддържането на този проект кратък е да се използват приложения за диаграми, които са свободно достъпни онлайн и мъртви, лесни за използване. Също толкова важно, тези приложения се предлагат с шаблони за всички видове диаграми, карти, диаграми и т.н.

Когато работите от тези шаблони, всичко, което трябва да направите, е да пренаредите мебелите, както е било. Не е нужно да рисувате нищо от нулата.

Кое приложение за диаграми да използвате?

Ако приемем, че изобщо не знаете нищо за софтуера за дизайн или векторно рисуване, има две приложения, които препоръчвам да използвате за изработка на планове за аварийно излизане, карти на етажа и други ключови документи за вашия дом, ваканционен имот и бизнес. Те са Lucidchart и SmartDraw.

Според моя опит с тези приложения, Lucidchart е незначително по-лесен за използване, но SmartDraw има повече шаблони за готовност за спешни случаи. И двамата обаче са изключително полезни. И двете имат безплатно ниво на обслужване, така че не е нужно да плащате нищо, за да направите тези критични файлове. И двамата имат уеб приложение, така че можете да използвате приложението направо във вашия браузър, без да инсталирате никакъв софтуер.

Документи за аварийна готовност

Искам да дам някои примери за документи за готовност за спешни случаи, защото често не знаете кои от тях се нуждаете, докато не имате възможност да разгледате някои от опциите. Няколко често срещани са:

• План / карта за евакуация на етаж,
• Изграждане на план / карта за евакуация, включително безопасно място за среща,
• План / карта за домашна евакуация, включително безопасно място за среща,
• План за непрекъснатост на бизнеса,
• Списък за контакти при спешни случаи (всеки дом трябва да има такъв в хладилник или публикуван някъде силно видим),
• Аварийно дърво на телефона,
• Информационни графики за първа помощ и CPR и
• Огнени пожари, наводнения, земетресения и подслони.

Бих могъл да продължа и продължавам, но се надяваме този списък да задейства някои идеи за документи и диаграми, които са подходящи за вашето конкретно местоположение и обстоятелства. Не всеки документ е подходящ за всеки дом или бизнес, разбира се. Някои от тези документи са достъпни за просто отпечатване, като CPR и диаграми за първа помощ. Други са толкова прости и ясни, че дори можете да ги очертаете бързо в приложение за обработка на Word. Може дори да се изкушите да ги напишете на ръка. Препоръчвам обаче да отидете цифрово вместо това, защото тогава е по-лесно да запазите цифровите копия, запазени в облака. Наличието на цифрови копия в облака означава 1) можете да ги актуализирате лесно и 2) можете да получите информацията, дори и да не сте пред отпечатания лист хартия.

Как се правят спешни документи

Използването на едно от тези две приложения, за които споменах по-рано, SmartDraw или Lucidchart, ще направи този проект бърз и ефективен. Може дори да се насладите на използването на инструментите.

Започнете, като разгледате шаблоните, които приложението предоставя. В софтуера за диаграми "шаблон" означава примерен документ, така че получавате много повече от просто файл с правилно форматиране. Нека вземем за пример карта за евакуация в офиса. Шаблонът всъщност има примерен план на етажа и маршрут за евакуация, който вече е начертан (вместо да ви дава празно платно и библиотека с подходящи предмети, които да плеснете върху него). Всичко, което трябва да направите, буквално и метафорично, е да местите мебелите наоколо. Премествате и премествате предмети, които представляват врати, прозорци, бюра, столове, саксийни растения, охладители за вода, бани, килери и т.н., докато примерният план на етаж не се превърне в представяне на действителното ви офисно пространство. По същия начин се движите и завъртате, удължавате или скъсявате червените стрелки, насочени към най-близките изходи.

Може да не успеете да намерите точния шаблон, който искате, но винаги можете да избирате други подобни диаграми за вашата цел. Например вертикалната org диаграма не е толкова различно, схематично казано, от телефонното дърво.

Отделете един час, за да бъдете по-добре подготвени

Приложенията за диаграми правят толкова лесно да извадите няколко документа за готовност за спешни случаи, че трябва да можете да извадите много от най-важните, от които се нуждаете за час или повече. Вземете всеки петък следобед в офиса, когато се чувствате изгорени от други работи или в събота сутрин у дома за лични документи и направете няколко критични досиета.

Разбира се, това е само върхът на айсберга, когато става дума за планиране на най-лошото. Какво ще направите, ако захранването угасне? Какво става, ако компютрите ви бъдат поразени от откупи? Всичките ви данни са архивирани в облака? Когато времето позволява, трябва да прочетете как да защитите бизнеса си от бедствия, което включва информация за планирането, изпълнението и обучението за бедствия.