Съдържание:
- Защо мигрирах към Google Drive
- Съвети за мигриране към облака
- Работа в облака: плюсове
- Работа в облака: Минуси
- Трябва ли да се движите към облака?
Видео: 5 НОВЫХ ЛАЙФХАКОВ С КОНСТРУКТОРОМ LEGO 4K (Септември 2024)
След години работа в хибридна система, където някои файлове бяха локални, а други - в облака, наскоро преминах към работа изцяло онлайн. Избрах да използвам Google Drive, но можеше също толкова лесно да бъде всяка подобна услуга, като Microsoft Office Online.
Ето как мигрирах към новата среда, някои от плюсовете и минусите на работата изцяло онлайн и съвети, ако мислите и за превключване.
Защо мигрирах към Google Drive
Отдавна използвам Google Диск, включително Google Документи, Таблици и Слайдове. Но никога не съм го използвал изключително за цялата си работа доскоро.
Една от основните причини реших да се преместя изцяло в облака беше, защото използвам много различни устройства, много повече от всякога. Във всеки един ден може да искам да свърша работа от някое от около пет различни устройства, в зависимост от това дали съм вкъщи, на среща, пътуване или някъде другаде. Имам десктоп Mac, Chromebook Pixel, който е преносим, но не е чудесен за срещи, смартфон и лаптоп. И от време на време работя на компютъра на някой друг.
Когато е възможно, предпочитам да правя бележки и редакции директно на моите файлове, вместо да правя отделна бележка в приложение за водене на бележки за това, което трябва да направя по-късно във файла. Работата в облака отговаря на тази нужда и Google Drive също отговаряше на повечето ми други нужди, като съвместимост с файлови формати на Microsoft Office, много място за съхранение и поддръжка за всички устройства, които имам.
Когато цялата ви работа е в облака, имате директен достъп до файловете. Докато имате връзка с Интернет (а понякога дори и когато нямате), можете да редактирате файловете. Отне няколко години, докато Google Drive стигна до този момент, но сега, когато е тук, го използвам с чудесни резултати.
Съвети за мигриране към облака
Когато решите да запазите цялата си работа в облака и да не съхранявате локално нищо, ще се сблъскате с едно голямо предизвикателство: да разберете какво да направите с всичките си стари файлове. Моят съвет е да не се притеснявате за старите файлове твърде много. Не губете времето си, опитвайки се да мигрирате перфектно или реорганизирате всичките си стари данни, които може би никога няма да погледнете отново.
Вместо това се съсредоточете върху това как ще организирате или съхранявате нови данни напред. В моя случай започнах незабавно да използвам Google Drive за всичките си нови документи. Създадох нови папки в Google Drive онлайн, които отразяват същата организационна система, която използвах на работния си плот. Когато стартирах нов файл, го направих като Google Doc. Обърнах повече внимание на настоящето, отколкото на миналото.
Имах няколко файла, които бих класифицирал като нито стари, нито нови, но „текущи“. Продължаващ файл е този, който създадох отдавна, но това е все още актуално и се използва днес. В моя случай те са склонни да бъдат електронни таблици, в които регистрирам работа, докато я попълвам. Например, имам текущ файл, в който следя статиите, които пиша, датите, които публикуват, и други метаданни. Непрекъснато го добавям и винаги е полезно и уместно, въпреки че го създадох преди години.
За да мигрирам тези текущи файлове, просто ги качих в Google Drive, един по един и ги преобразувах във файлове, форматирани от Google. Файловете в Excel станаха Google Таблици. Лесно.
Причината да ги направя една по една беше да проверя и да се уверя, че ще се отворят и че съдържанието не е скрито. За щастие всичко се прехвърли гладко. И все пак запазих тези изключително ценни оригинални копия на файловете на компютъра ми за около месец, за всеки случай, което ме води до още един съвет: Запазете оригинални копия на важните си файлове за период на припокриване.
Ако нещо се обърка с вашата миграция, ще искате оригиналите. Това е нещо като, когато депозирате хартиен чек от разстояние с помощта на мобилно приложение, а банката ви избутва съобщение, което казва: „Защо не закачите този чек, докато се изчисти?“
Друг съвет е да проверите дали услугата работи на всички ваши устройства. Отваряне на различни файлове. Сега изключете Wi-Fi и се опитайте да ги отворите. Възможно ли е, т.е. имали ли сте офлайн копия на файлове, които очаквате да имате (повече за офлайн достъп за момент)? Можете ли да редактирате? Трябва ли да инсталирате приложения или приставки, за да вършите работата, която искате да вършите? По-трудно е, отколкото може би си мислите, за да направите време за провеждане на тези изпитания, но със сигурност бие се показва някъде и не е в състояние да направи всичко, което сте планирали.
След като започнах да се движа с новата си система за работа изцяло в Google Drive (но все пак през този период на припокриване, преди да изтрия всичките си локално съхранени данни), инсталирах компонента за синхронизиране на Google Drive на компютъра си и направих резервно копие през последните две години. " стойност на данни в облака. Не тествах всеки файл, за да се уверя, че те са преобразували чисто в Google Drive, както постъпих с важните ми текущи файлове, но се почувствах по-добре да знам, че съм извадил голяма част от старите си данни, само в случай, че някога ми трябват. Съветът на този фронт: архивирайте стари файлове, но не прекарвайте много време за него.
При претегляне на рискове и ползи, удобства и неудобства почувствах, че архивирането на старите ми данни, които вероятно няма да се нуждаят никога повече от Google Drive, и да го наричам на ден, ми беше достатъчно.
Има и други плюсове и минуси. Обърнете внимание, че аз не изброявам всички за и против, но само няколко, които са от значение за използването на Google Drive изключително за работни файлове.
Работа в облака: плюсове
Автоматично архивиране. Знам, че повечето хора, които сега не архивират данните си, няма да започнат скоро. Когато работите в Google Drive, не е нужно да мислите за архивиране. Случва се автоматично и често.
Толкова място! Google Drive се предлага с много място. Всеки с акаунт в Google получава поне 15 GB, но купуването на повече е евтино. Плюс това има и други вратички, които ви дават много повече място. Например файловете, които създавате в Google Drive, като Google Документи, не се отчитат до ограничението ви за съхранение! Това е огромно.
Съвместим с Office. Докато създавам и редактирам файлове изключително в Google Drive, не всички, с които си сътруднича. Много хора все още използват Microsoft Office. С Google Drive можете да експортирате всеки тип файл на Google във формат на Microsoft. Само с няколко щраквания мога да превърна Google Doc във Word.docx файл на Word.
Сътрудничество. За сътрудничество в реално време, нищо не бие Google Drive. Можете да споделяте файлове с други потребители, да управлявате кой може да ги преглежда и редактира и дори да провеждате чат с вашите сътрудници, докато работите върху файл заедно.
Локално синхронизиране. Както споменах, успях бързо да архивирам старите си файлове в Google Drive, тъй като има локален компонент за синхронизиране. Тази функция позволява на Google Drive да изпълнява двойно задължение като онлайн офис пакет за сътрудничество и програма за синхронизиране на файлове и архивиране.
Цена. Google Диск е безплатен. Microsoft Office струва около 100 долара годишно. Трябва ли да кажа повече?
Работа в облака: Минуси
Проблеми с поверителността и сигурността. Хората, които изобщо не искат да използват облачна услуга, почти винаги са загрижени за поверителността и сигурността. Някой друг съхранява вашите данни на място, което вероятно не можете да определите точно. Google криптира файловете ви, съхранявани в Диск по подразбиране, но компанията управлява и ключовете за вас, което е червен флаг за някои. Ако не вярвате на компанията, която съхранява вашите файлове, или ако вашите файлове съдържат силно чувствителна информация, мигрирането към облака може да не е за вас.
Офлайн достъп. Работата в облака означава, че имате нужда от интернет връзка. Навигирането в онлайн и офлайн правила и конфигурации може да бъде истинска болка. Понякога нещата се объркат или не, както сте очаквали.
С Google Drive е възможно да работите офлайн, което е чудесно, освен че има много предупреждения и честно казано, аз не ги запаметявам. Знам, че трябва да използвам браузъра Chrome, за да работи, но често забравям детайлите. Открих, че зареждането на файловете, върху които искам да работя, преди да напусна зона с Wi-Fi, е добро решение, но отново, само ако използвам Chrome. Тогава мога да работя с тези файлове с лекота (стига случайно да не затворя раздела).
Но може да стане разхвърлян.
Когато завърша редактирането офлайн, все още трябва да свържа устройството към интернет, за да вкарам промените в облака. Понякога причинява проблеми. Да речем, че работя офлайн на лаптоп, докато съм в самолет. Самолетът каца, качвам се в такси и тогава си спомням друга промяна, която искам да направя. Ако отворя телефона си и заредя файла с помощта на връзка за данни, ще видя старото копие преди всички промени, които направих в самолета, защото още не съм ги синхронизирал. Да речем, че забравям тази точка и правя няколко промени по телефона. Когато най-накрая свържа моя лаптоп с интернет, Google ще ми каже, че нещо не е на косъм. Има решения, но нито едно от тях не е чисто или просто. Пригответе се за копиране и поставяне.
Търсенето работи, освен когато не. Когато съхранявате вашите файлове с Google, първото име в интернет търсенето, имате големи очаквания за инструмента за търсене. Намирането на файлове в Google Диск ми беше ударено или пропуснато. Когато търся по име на файла, вероятно ще намеря това, което ми трябва, но не винаги. Подчертанията на имената на имена на файлове изглежда изглежда хвърлят Google за цикъл. Имам файл, наречен 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, но когато търся „Сътрудничество“, изображението по-долу показва какво се появява.
Google търси съдържанието на вашите файлове, което помага, но все пак може да е необходим опит и грешка, за да намерите това, от което се нуждаете. Когато други сътрудници споделят файлове с вас, това са тези, които най-често намирам най-трудно, със или без търсене. В крайна сметка разчитам на файлове, маркирани със звезда (любими), както и на списъка с последните файлове, които Google Drive предлага доста.
Онлайн разсейване. За да работите в Google Документи, трябва да имате отворен прозорец на браузъра, а за някои хора да бъдете онлайн е хлъзгав склон. За мен не е кой знае какъв проблем. Използвам няколко инструмента и трика, за да увелича производителността и да минимизирам разсейването. Но за други просто да сте онлайн е покана да сърфирате в мрежата и да не свършите истинска работа. Ако по-добре се справяте с работата, когато изключите интернет, работата в облака вероятно не е за вас.
Трябва ли да се движите към облака?
Работата изключително в облака има своите предимства, но също така идва и с някои фрустрации. Както казах, работата в интернет не означава непременно използването на Google Drive, но много от плюсовете и минусите ще бъдат еднакви при подобни решения. Някои въпроси, които трябва да си зададете, преди да преминете към облака, са:
- Имам ли надежден достъп до Интернет през повечето време?
- Готов ли съм да науча правила за работа офлайн срещу онлайн?
- Дали работата в облака ще ми даде достъп до файлове по начин, който нямам сега и който всъщност ще използвам?
- Готов ли съм да организирам мястото, където се съхранява работата ми, така че да мога лесно да го намеря?
- Ще мога ли да устоя на изкушенията за сърфиране в мрежата, ако винаги съм свързан?
За повече съвети вижте 30 съвета от Google Drive.
